Când lucrați cu documentație, mai devreme sau mai târziu vă confruntați cu necesitatea de a conduce. Firmware-ul este un element important în munca de birou, care este mai bine să nu fie ignorat, pentru a nu fi „amendat”. Dacă documentul este cusut incorect, atunci în viitor va fi problematic să se dovedească că nu a existat nicio înlocuire a informațiilor. Această publicație descrie cum să cusați și să numerotați corect o revistă.
Responsabilitate
Unele documente au o importanță sporită și, prin urmare, necesită o atenție mai mare la depozitare și execuție. Firmware-ul și numerotarea documentației nu este deloc un capriciu, ci protecție împotriva modificărilor ilegale prin ruperea/adăugarea de pagini și alte acțiuni neautorizate.
Este necesar să flash reviste într-un birou privat? Raspunsul este da. Nu contează deloc ce formă de proprietate are organizația, un audit poate ajunge cu ușurință la un antreprenor individual obișnuit, deoarece legea este aceeași pentru toată lumea.
Când angajați o secretară sau un funcționar, este mai bine să clarificați imediat dacă candidatul știe să lege cărți și cum o face? Dacă apar dificultăți în a răspunde la această întrebare, rețineți: acest solicitant nu va deveni un partener de încredere, deoarece priceperea firmware-ului nu este mai puțin importantă decât abilitatea de a scrie litere corect sau de a tasta rapid texte pe un computer folosind „zece oarbe”. metoda degetelor.” Și vestea bună este că aceste cunoștințe pot fi obținute cu ușurință odată ce ați rezolvat această problemă.
În unele structuri, de exemplu forțele de securitate, serviciul de audit intern efectuează întotdeauna un audit cu o pasiune deosebită, și în primul rând se uită la formatarea corectă a jurnalelor, chiar verifică șiretul notelor de personal!
Toate casele de marcat trebuie să fie cusute mai întâi tot ceea ce este legat de finanțe este întotdeauna în centrul serviciilor de control. Este necesar să flashați atât contabilitatea comenzilor, cât și jurnalele pentru note și alte lucruri.
Unele jurnale sunt păstrate la întreprinderi de ani de zile, în aceste cazuri, se întâmplă că firul de firmware ajută cartea să nu se destrame în părțile sale componente din cauza bătrâneții.
Cum să coaseți și să numerotați o revistă: instrucțiuni pas cu pas
De fapt, este dificil să flashezi doar primul tău document. La urma urmei, nu știi de unde să începi și cum să cusezi corect o revistă sau cum să o abordezi în general. Dar lucrul cu documentele ulterioare va fi o manipulare obișnuită de rutină și nimic mai mult.
Cum să flash o revistă? O mostră poate fi văzută în fotografia de mai jos, un ajutor vizual funcționează întotdeauna mai bine decât mii de cuvinte scrise.
Numerotare
Dacă cel puțin o foaie lipsește din jurnal, acest lucru va determina imediat organismul de inspecție să se gândească la falsificarea oficială la întreprindere. Dacă foile au fost rupte, înseamnă că unele informații au fost ascunse și atunci își vor da seama cine beneficiază de asta și de ce. Dacă inspectorul dorește cu siguranță să pedepsească compania pentru ceva, atunci documentele nestrânse vor deveni un „indiciu” excelent în activitățile sale.
Poți numerota o carte manual în acest caz, cele care sunt numerotate sunt foile, nu paginile. Coperta nu este o foaie, de obicei este plasată în colțul din dreapta jos. Dacă s-a făcut o eroare în timpul numerotării manuale, puteți corecta numărul cu un stilou și puteți pune lângă el semnătura unui funcționar, de exemplu un secretar, care este responsabil cu depunerea jurnalelor la întreprindere.
Piața modernă este suprasaturată cu mărfuri, puteți cumpăra cu ușurință imediat o revistă frumos numerotată. Acest lucru este, fără îndoială, convenabil, deoarece notarea numerelor de la unu la o sută nu este cea mai interesantă activitate.
Thread pentru firmware
Un fir obișnuit, precum cel pe care îl coasem nasturii și îl folosim în viața de zi cu zi, nu este potrivit pentru muncă. Dacă luați o probă subțire, atunci, în timp, firul se poate rupe și atunci va trebui să coaseți din nou revista, iar acest lucru este departe de a fi o chestiune de minute.
Cel mai adesea, funcționarul are în arsenal unul atât de puternic încât este pur și simplu imposibil să îl rupi cu mâinile goale, cu siguranță va ține toate foile împreună, chiar dacă revista va cădea accidental.
Cum să faci găuri?
Puteți face găuri într-o revistă sau caiet subțire cu o punte și treptat, pas cu pas, pagină cu pagină, să străpungeți toate foile. Dar dacă trebuie să aveți de-a face cu o copie de mai multe pagini, atunci de obicei iau un exercițiu pentru a vă ajuta. Este deosebit de fascinant să vezi cât de îndemânatic poate gestiona instrumentul fragila contabilă. Și totuși, atunci când recurgeți la artilerie atât de grea, este mai bine să obțineți sprijin masculin.
Pentru ca revista ta să arate îngrijită, nu perfora coperta, chiar dacă vrei neapărat. Găurile trebuie făcute cât mai aproape de cotor (legare), apoi la deschiderea paginilor firele vor fi practic invizibile și nu vor ocupa zona utilă a graficului.
De obicei sunt două găuri, distanța dintre ele este de 6-10 centimetri. Găurile sunt situate aproximativ în mijlocul cărții.
Odată ce găurile sunt făcute, firul este introdus într-un ac mare și tras prin găuri. Ambele cozi de fir trebuie să rămână în spatele revistei (între ultima foaie și coperta din spate).
Lungimea firului
De asemenea, trebuie să vă dați seama imediat cât timp să tăiați firul, ambele „cozi” vor trebui să rămână libere cu aproximativ 15 centimetri, dar este mai bine să acționați cu o rezervă, milimetrii suplimentari pot fi întotdeauna tăiați. Capetele sunt necesare pentru ca deasupra lor să poată fi lipită o foaie de control cu numărul de pagini numerotate.
Lista de verificare
Scopul revistelor intermitente este de a folosi un fel de „sigiliu” de casă pentru a fixa pentru totdeauna numărul de foi care ar trebui să fie prezente într-un anumit document în orice circumstanțe.
Vom avea nevoie de o foaie tăiată, de aproximativ 10*10 cm, pe ea trebuie să scriem de mână sau să tipărim pe calculator următorul text: „În această revistă, „...” este numerotat și dantelat. pagini. Șeful întreprinderii trebuie să-și pună rezoluția pe un pătrat de hârtie, fiind indicată și data operațiunii.
Firul este legat într-un nod, iar capetele rămân libere; După ce lipiciul s-a uscat, managerul pune o ștampilă pe foaia de control, astfel încât să se extindă dincolo de marginile sale, iar semnul să fie prezent pe capac. Aceasta este schema elementară folosită pentru a proteja împotriva atacurilor asupra integrității jurnalelor.
- Chiar și cel mai obișnuit caiet de elev poate deveni jurnal.
- După ce ați cercetat informații despre cum să flashați o revistă, este posibil să nu găsiți întotdeauna următoarele sfaturi utile. Urmăriți tensiunea; cusăturile trebuie să fie suficient de lejer, altfel dantela/firul se va tăia în găuri și va rupe paginile, sau cartea nu va putea fi deschisă complet. Un jurnal strâns legat nu permite scrierea în centrul difuzării.
- De asemenea, puteți găsi formularul standard necesar pe Internet, îl puteți imprima, îl puteți perfora cu un perforator, îl puteți coase și îl puteți lipi pe un „comand”.
- Este recomandabil să atașați foaia de control cu un clei: PVA durează mult să se usuce, iar umezeala estompează adesea semnătura și sigiliul puse în grabă de manager.
- Există situații când este încă necesar să faceți unele modificări în jurnal. De exemplu, din cauza unei neglijeri nefericite sau a iresponsabilității unui oficial, au fost introduse date incorecte sau nu există deloc informații de înregistrare, caz în care uneori este necesar să rescrieți complet jurnalul.
De unde să cumpăr reviste?
Apropo, acum există o mulțime de portaluri pe Internet care vă pot oferi să cumpărați orice probă pe bani puțini și într-un timp scurt. Avantajul unei astfel de achiziții este că revistele vă vor veni deja cu găuri pentru ață sau chiar deja complet cusate și nu va trebui să vă gândiți cum să cusați singur revista.
Inginerii pentru protecția vieții și a sănătății lucrătorilor sunt de obicei interesați de modul de a afișa un jurnal de securitate a muncii, dar nu există o înțelepciune specială aici - toate aceste documente sunt împletite după același principiu. Apropo, jurnalul de securitate a muncii este unul dintre cele pe care angajatorul trebuie să le „îngrijească și să le prețuiască”, pentru că dacă la locul de muncă i se întâmplă ceva cu un angajat, primul lucru pe care autoritățile de reglementare îl vor întreba despre cartea în care aceiași angajați au citit și au semnat. cel
Informații către ofițerul de personal
Dar cartea de înregistrare a cărților de lucru și inserțiile în ele trebuie nu numai cusute, ci și prinse sau sigilate. Schema standard a modului în care să flashați un jurnal pentru a introduce informații despre cărțile de lucru nu va funcționa aici.
Câteva rezultate
Să repetăm regulile de bază menționate mai sus:
- Înainte de muncă, studiați cu atenție instrucțiunile despre cum să flashizați revista.
- Alegeți un instrument de „piercing”.
- Nu perforați capacul (doar foile în sine).
- Nu faceți găuri departe de capac - revista va fi incomod de deschis.
- Firul trebuie să fie puternic.
- Nu calculați greșit lungimea firului, pentru a nu reface totul din nou.
- Numărează revista.
- Lipiți o foaie de control, care va indica numărul de pagini care trebuie cusate și data cusăturii.
- Sigilați-o.
Sperăm că, după ce ați citit articolul, nu aveți întrebări despre cum să flashați jurnalul de bord și documente similare.
Unde este folosit formularul Cusut și numerotat? Acest formular este necesar pentru pregătirea documentelor pentru orice concurs sau cerere de propuneri. Acest formular este utilizat pentru a certifica documente dacă documentele constau din mai multe sau un număr mare de foi.
Exemplu Word cusut și numerotat
În ce ordine se utilizează această formă? Mai întâi trebuie să cusezi documentul folosind sfoară. Apoi, sfoara este legată într-un nod. Acest lucru trebuie făcut pe exteriorul ultimei foi. Va trebui apoi să atașați un autocolant cu numele „cusut și numerotat” la ansamblul rezultat. După acești pași, trecem la completarea foilor și punem o semnătură sau un sigiliu pe colțul autocolantului.
Mulți oameni se întreabă de ce este necesar să flash documente? În plus, oamenii se ceartă în mod constant despre cum să le flash corect? Disputele despre soarta documentelor pe hârtie au loc de mulți ani. Uneori, documentele trebuie să fie capsate pe mai multe coli. Lipirea nu este o opțiune; nici un capsator nu este permis să fie folosit în astfel de scopuri.
Într-o astfel de situație, există o singură cale de ieșire - documentele trebuie cusute. Întrebarea cum să capsați corect documentele este foarte populară și există o explicație bună pentru aceasta. Autoritățile care solicită ca documentele să fie legate și numerotate nu oferă instrucțiuni precise. De asemenea, aceste autorități nu vă vor ajuta să obțineți probe sau să vă familiarizeze cu regulile. Această formă de documente este necesară pentru a salva un document format dintr-un număr mare de pagini. Capsarea corectă a documentelor protejează și împotriva falsificării, deoarece acest lucru este extrem de dificil de realizat. Nu există reguli clare sau instrucțiuni stricte cu privire la legarea documentelor. Diverse autorități prezintă doar cerințe generale, care se disting prin unele trăsături subiective.
Descărcați exemplu de cuvânt Cusut și numerotat
Capacitatea de a coase corect documentele poate fi utilă de mai multe ori în viață. Documentele trebuie să fie capsate pentru a fi transmise la organul fiscal. Această necesitate apare și la depunerea rapoartelor către Fondul de pensii. Mai sunt multe astfel de exemple care pot fi date. Pentru a preveni orice greșeală, puteți descărca un exemplu de cuvânt „cusut și numerotat”. În cazul în care documentele trebuie depuse, acestea vor trebui, de asemenea, numerotate și cusute. Documentele contabile sau de numerar sunt, de asemenea, cusute în mod constant.
Contabilii moderni lucrează cu programe de calculator și s-ar părea că această formă de pregătire a documentelor ar trebui să-și piardă relevanța. Dacă comparăm documentele pe hârtie cu cele electronice, atunci cel mai adesea primele sunt cele care au semnificație juridică. Un document electronic va fi dotat cu putere juridică numai dacă pe acesta este plasată o semnătură electronică.
În ciuda varietății de programe de contabilitate, departamentele de contabilitate vor continua să se ocupe de documente pe hârtie pentru o lungă perioadă de timp. Necesitatea capsării documentelor are, de asemenea, unele dificultăți. Documentele pot avea semnificații diferite și pot diferi și prin forma foilor. Recomandările și regulile pentru pregătirea documentelor într-o astfel de situație pot diferi, de asemenea, ușor. Obiectele de cusut pot fi împărțite în mai multe categorii principale. Prima categorie include foi în formate precum A4. A doua categorie va include toate documentele de numerar și contabile. Judecând după diferențele externe, primele documente vor fi cusute singure. De obicei, trebuie să coaseți fiecare foaie separat. Hârtiile de numerar trebuie adesea capsate în dosare. Numărul de documente pentru fiecare caz poate varia semnificativ.
Înregistrarea charterului
Mulți antreprenori se confruntă adesea cu nevoia de a capsa documente. Înainte de a începe instalarea firmware-ului, trebuie să pregătiți toate documentele. Documentele sunt de obicei cusute în trei găuri. Mulți oameni nu știu cum se face acest lucru, dar nu există dificultăți aici. După clipire, va trebui să numerotați foile. În mod tradițional, pentru cusături se folosesc fire mai grele. Documentele pot fi cusute de două ori și atunci nu va exista nicio îndoială cu privire la puterea lor. Certificarea documentelor este un alt punct important. Acest fenomen devine relevant dacă documentele sunt cusute pentru organul fiscal. Este necesar să se confirme cine a ștampilat documentele și când s-a întâmplat acest lucru. Dacă un antreprenor este familiarizat cu o procedură precum intermiterea documentelor, atunci va putea evita multe probleme și va putea să-și mențină nervii în ordine.
Uneori devine necesar să flash-ul charter. Dacă este gata, va trebui să fie cusut și numerotat. Un exemplu de cuvânt „cusut și numerotat” pentru charter vă va ajuta să înțelegeți toate nuanțele și regulile. Nu este nevoie să numerotați prima foaie a charterului. Este necesar, însă, să se țină cont de faptul că numerotarea trebuie luată în considerare în viitor. În locul în care este cusută cartea, adică pe reversul, trebuie să lipiți un sigiliu, adică o bucată de hârtie care conține următoarea inscripție „cusut și numerotat”. Inscripția trebuie să conțină și informații despre numărul de foi conținut în charter. De asemenea, se aplică sigiliul directorului societății și semnătura acestuia.
Mulți antreprenori se întreabă cum se întocmește o fotocopie a chartei? În acest caz, se utilizează o metodă similară de firmware. Trebuie făcută o fotocopie a documentului pentru toate paginile, inclusiv pagina de titlu. De asemenea, fotocopia trebuie să fie capsată și o foaie de sigilare lipită pe document. Singura diferență este că copia nu necesită ștampile sau semnături pe foaia de sigilare. De asemenea, nu este nevoie să lăsați note pe această foaie. Documente care confirmă plata statului îndatoririle trebuie, de asemenea, cusute corect. Chitanța de plată se capsează pe formularul de cerere, iar taxa de navlosire se capsează la cererea de eliberare a acesteia.
Este necesar să cusăm documentele pentru a le organiza.
Companiile și instituțiile împletesc documente care trebuie transferate în arhivă.
Este convenabil să păstrați documentele legate și, dacă este necesar, să le prezentați autorităților de inspecție fără să vă faceți griji cu privire la siguranța lor și posibilitatea de înlocuire.
Ce standarde guvernează cusăturile?
Teoretic, o chestiune atât de simplă precum documentele obligatorii nu este reglementată de reglementări. Există doar instrucțiuni despre cum să faci asta:
- Recomandări metodologice aprobate prin Ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009;
- GOST 51141 pentru munca de birou;
- De asemenea, regulile de lucru de birou care conțin cerințe pentru depunerea documentației elaborate de departamentele din industrie (Banca Centrală a Federației Ruse, Ministerul Taxe și Taxe etc.).
Ce documente necesită o astfel de înregistrare?
În instituții și companii, documentele sunt cusute de aproape toate diviziile structurale.
Angajații serviciul de personal Următoarele documente sunt sistematizate și cusute separat la sfârșitul anului calendaristic: 
- ordine de personal,
- ordine generale,
- masa de personal.
Contabili coase:
- rapoarte de cheltuieli,
- fișe de cifra de afaceri pentru active materiale,
- facturi,
- facturi,
- certificate de lucru finalizat,
- borderouri,
- carte de numerar,
- declarații de primire a salariilor de către angajații instituției în cazul în care salariile sunt eliberate salariaților în mâinile acestora.
Grefieri: documentația de intrare și de ieșire.
Puteți flash documente folosind următoarele instrumente:
- Capsator;
- Fire;
- Echipament special.
Dar documentele cusute cu fire sunt garantate că nu vor fi înlocuite, ceea ce este important în realitatea modernă.
Fixarea lucrurilor cu fir este considerată cea mai fiabilă.
Reguli generale de proiectare
Documentele care ulterior vor trebui legate sunt mai întâi sortate după dată, atașate cu atenție unele de altele, iar fiecare foaie este numerotată în dreapta cu cifre arabe. Numerotarea începe cu numărul 1. Inventarul nu este numerotat.
Pentru husă, alegeți o husă specială din carton „Business”. Vine în diferite dimensiuni și calități. Pentru a capsa documentele standard, se folosește un liant obișnuit în format A4.
Plicurile sunt, de asemenea, numerotate în documente. În acest caz, plicul este numerotat mai întâi, urmat de foile și fotografiile care erau în el.
Dacă a fost făcută o eroare la numerotarea documentelor, aceasta este tăiată cu un rând și numerotarea continuă. În acest caz, foaia va trebui să fie certificată cu inscripția „Believe Corrected”, semnată de persoana responsabilă și sigilată.
Instrucțiuni pas cu pas pentru această procedură
Înainte de a capsa documentele, trebuie să scoateți toate agrafele și capsele din capsator. Organizați după dată sau importanță și numerotați fiecare foaie a documentului. Dacă fișierul rezultat este format din mai multe foi, atunci puteți uni documentele cu agrafe speciale și puteți începe cusătura.
Pregătiți următoarele unelte și materiale:
- Fire. Este mai bine să folosiți cele din nailon.
- Ac. Selectați dimensiunea în funcție de grosimea documentelor care sunt capsate.
- Lipici de hârtie.
- O coală de hârtie goală.
- Hârtie, mapă din carton.
Procedură:
- Scoateți agrafele și capsele din document.
- Așezați foile ordonat și uniform, verificați numerotarea pentru fiabilitate.
- În funcție de grosimea mănunchiului rezultat, luați o punte sau un ac și, dând un pas înapoi de la margine, faceți cel puțin 3 găuri de trecere Găurile trebuie să fie pe rând, verticale față de marginea hârtiei, la o distanță de 2,5-3 centimetri unul de celălalt. Orificiul din mijloc ar trebui să fie centrat.
- În funcție de grosimea teancului de hârtie rezultat, luați un fir de 70-80 de centimetri lungime.
- Introduceți acul din partea de jos a spatelui documentului în orificiul central.
- Treceți de sus în gaura cea mai de sus.
- Apoi, prin spatele documentului până în partea de jos extremă.
- Ne întoarcem la cea centrală prin partea din față.
- După o astfel de cusătură, firul va fi pe partea din spate. Dacă coaseți un document cu un număr mare de foi, atunci această manipulare ar trebui efectuată de mai multe ori pentru a le asigura.
- Faceți un nod pe spate. Restul ar trebui să aibă cel puțin 8 centimetri lungime.
- Lipiți o bucată de hârtie sub formă de dreptunghi pe nodul rezultat. Pe care se realizează în prealabil inscripția: „Lipoat și numerotat.____ foi Director____Nume I.O.”. Daca pozitia managerului este diferita, aceasta este indicata corespunzator conform documentatiei.
- O semnătură și un sigiliu sunt puse pe documentul legat, foaia de hârtie specificată. O parte a semnăturii și a sigiliului trebuie să fie pe o bucată de hârtie și pe spatele documentului.
Trebuie spus că dacă trebuie să coaseți un număr mai mare de foi în același timp, trebuie să faceți cel puțin 4 găuri. Acest lucru va oferi stabilitate și fiabilitate la stocarea documentului legat.
O metodă simplificată pentru intermiterea documentelor este dată în această instrucțiune video:
Cine asigură și cum
Documentele sunt certificate de către conducătorul întreprinderii sau întreprinzătorul individual. Este important ca o parte din semnătură să fie atât pe hârtie lipită, cât și pe document.
Merită spus că prin semnarea documentelor legate, managerul își asumă obligații pentru conținutul acestora sau numește o persoană autorizată prin ordin pentru exactitate.
Caracteristici de înregistrare a documentației contabile
Capsarea documentației contabile este similară cu coaserea documentelor obișnuite. Dar există o singură diferență. Pentru cusatura documentelor contabile se fac 5 gauri deoarece dosarele ajung sa fie mai groase. Doar un angajat autorizat poate capsa documentele. Adesea persoana responsabilă este contabilul care gestionează afacerile.
Numerotarea se face cu un simplu creion. La capsarea documentelor se întocmește un inventar al documentelor din dosar.
Inventar constă din următoarele secțiuni:
- Titlul documentului,
- data la care a fost întocmit inventarul,
- lista de documente,
- semnătura persoanei responsabile.
Caracteristici de pregătire a documentelor pentru depunerea la arhivă
Documentele pentru depunerea la arhivă sunt pregătite de angajații diviziilor structurale. Preparatul în sine include: 
- Sistematizarea documentelor.
- Numerotare.
- Arhivarea documentelor într-un singur folder în funcție de scopul lor.
- Completarea inventarului.
- Design coperta documentului.
Procedura de mai sus pentru depunerea documentelor presupune păstrarea lor pe termen lung, adică. cel putin 25 de ani.
Dacă documentele vor fi păstrate în arhivele organizaţiei mai putin de 10 ani, sunt permise unele relaxări și anume, pot să nu fie efectuate următoarele:
- Numerotarea foilor din dosar.
- Sistematizarea foilor în caz.
- Coaseți cu fire și lăsați pentru depozitare într-un liant.
Procedura de cusătură este aceeași ca și pentru cusăturile normale. Dacă într-un caz supus cusăturii peste 250 de coli, apoi trebuie să-l împărțiți în mai multe volume. Fiecare volum este legat.
Dacă documentele sunt planificate să fie stocate mai mult de 25 de ani, apoi în pregătirea cusăturii, pe carcasă se pune o husă suplimentară din carton, care protejează documentele și firele de frecare excesivă și conferă carcasei un aspect mai frumos.
Când depuneți fișiere pentru arhivă, trebuie să vă asigurați că textul rămâne lizibil. Numerotare efectuată cu un simplu creion în colțul din dreapta sus. Nu se recomandă folosirea pixurilor cu bilă și gel, creioane colorate și pixuri cu pâslă în aceste scopuri.
Foaie A3 numerotate ca o singură foaie și tivite pe marginea stângă și pliate. Dacă foaia este tituită la mijloc, atunci vor fi numărate 2 foi.
Fotografii sau poze, și diagrame și hărți numerotate în spate în colțul din stânga sus. Plicurile sunt numerotate mai întâi și separat de carcasele lor de hârtie.
Dacă cazul este compilat din mai multe volume, atunci acestea (volumele) sunt numerotate fiecare separat.
Acoperi formatat după cum urmează:
- Indicați numele organizației sau instituției.
- Subdiviziune.
- Termen de valabilitate.
- Numele cazului.
Este important să respectați anumite cerințe. Numele instituției s-ar putea schimba. Prin urmare, la compilarea copertei unui document, este necesar să indicați 2 titluri. Numele instituțiilor sunt indicate în cazul nominativ. Numele vechi este luat între paranteze, cel nou va trebui să fie sub el.
În plus, este indicat subiectul cazului. Acestea pot fi acte, facturi, comenzi etc. apoi unitatea structurală și perioada pentru care se află documentele în ea sau anul calendaristic. Acestea sunt primele și ultimele date ale documentelor.
Dacă documentele sunt cusute pentru un an calendaristic, atunci ar trebui să indicați, de exemplu, „Comenzile din 20015”. De asemenea, indicat termen de valabilitate: permanent sau definit.
Inventarul nu este luat în considerare la numerotarea foilor din dosar. Cazurile pot fi enumerate în ordinea importanței. De exemplu, charter, protocoale, planuri.
Un tutorial video despre cum să proiectați un folder pentru arhivare este revizuit aici:
Pregatire pentru depunerea la fisc
Pentru a vă înregistra ca întreprinzător sau persoană juridică, precum și pentru a efectua modificări ale informațiilor de la biroul fiscal, documentele depuse sunt cusute în prezența unui notar. Inovațiile nu se aplică în acest caz, deoarece în acest fel notarul garantează că nu vor urma corecții după certificarea semnăturii solicitantului.
Din iulie 2013, puteți depune un raport la fisc fără a cusă documentul. Acest articol este exclus din Recomandările metodologice. La discreția antreprenorilor, acum există posibilitatea de a depune documentele pur și simplu capsate sau cusute.
Cu toate acestea, nimeni nu a anulat regulile muncii de birou. Și, prin urmare, este recomandabil să cusezi manual documentele constitutive.
Printre lucrările curente și de arhivă, există adesea documente pe spatele cărora se află inscripția „numerotate, dantelate și sigilate”. Când și în ce scopuri este utilizată această metodă de proiectare? Acest lucru merită analizat mai detaliat.
Necesitatea de a flash documente
În procesul de desfășurare a muncii de birou, specialiștii trebuie uneori să se ocupe de documente cu mai multe pagini. Dacă aceasta este corespondență obișnuită sau hârtie pentru uz zilnic, atunci foile din ea sunt de obicei îmbinate folosind agrafe sau un capsator. Această metodă face posibilă împărțirea documentului în părți sau schimbul de foi în orice moment. Cu toate acestea, în unele cazuri, acest lucru este absolut inacceptabil. Este necesar să se mențină integritatea documentului:
- la transferul în arhivă;
- pentru certificarea copiilor individuale;
- pentru depunerea rapoartelor la fisc și alte fonduri;
- la depunerea unui pachet de documente pentru înregistrare.
În acest caz, se obișnuiește să coaseți hârtiile de afaceri de mai multe pagini și, în cele din urmă, să plasați pe spatele lor o inscripție de certificare, cum ar fi „numerotat, dantelat și sigilat”.
O opțiune de proiectare similară a fost introdusă pe baza GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare”, precum și Ordinul Arhivelor Federale nr. 76 din 23 decembrie 2009. Aceste reglementări detaliază cerințele pentru documentele în curs de procesare, precum și metodologia și recomandările pentru firmware-ul acestora. Un element obligatoriu în acest caz este o fișă de certificare pe care este scris „numerotat, dantelat și sigilat”.
Reguli de firmware
Pentru a combina pagini individuale într-un singur document cu mai multe foi, veți avea nevoie de:
- fire dense;
- ac cu ochiul larg;
- sulă;
- foarfece;
- coală de hârtie albă.
Cea mai simplă opțiune de cusătură este realizată cu trei găuri. Toate lucrările se desfășoară în mai multe etape:
- În primul rând, în partea stângă a teancului de documente, trebuie să faceți 3 găuri folosind o punte, situate la aceeași distanță unul de celălalt.
- Treceți firul în ac și treceți-l, începând din spate, în locul puncției din mijloc. În acest caz, ar trebui să rămână în stoc cel puțin 7 centimetri de fir.
- Din partea din față, treceți acul în orificiul situat în stânga. Ar trebui să existe o cusătură.
- Din partea din spate, treceți acul și treceți în gaura liberă rămasă situată în dreapta.
- Treceți firul în mijloc (la începutul cusăturii).
- Legați cele două fire rămase pe dos cu un nod, astfel încât ochiul să fie pe interior.
- Cu ajutorul foarfecelor, tăiați o bucată dreptunghiulară de 2 x 8 centimetri dintr-o foaie întreagă de hârtie, apoi lipiți-o pe nodul și capetele firelor.
- Pe foaia lipită, faceți inscripția „numerotate, dantelate și sigilate”, indicând numărul de foi conectate (în cifre și în cuvinte). Mai jos este semnătura și explicația acesteia.
Un document cusut în acest fel poate fi trimis în siguranță la destinație.
Jurnalele de firmware
Conform regulilor de evidență, multe registre contabile în care angajații responsabili înregistrează documentele primite necesită și firmware. Acest lucru este necesar pentru protecția informațiilor conținute în acestea și pentru ușurința căutării. Desigur, este mai ușor să răsfoiți câteva pagini la momentul potrivit decât să revizuiți un teanc de documente care, de exemplu, nu ar trebui să fie disponibile terților. În astfel de scopuri, multe întreprinderi încep această carte cu o evidență permanentă a documentelor de un anumit tip (carte de muncă, împuterniciri emise, ordine, instrucțiuni introductive privind siguranța muncii și altele).
Jurnalul de bord trebuie să aibă o copertă suficient de dur pentru a-l proteja de uzura normală. În plus, toate foile din interiorul acestuia trebuie să fie numerotate și cusute cu ață puternică. Capetele șireturilor trebuie să rămână pe interiorul capacului și sigilate cu o foaie goală de hârtie, pe care este scrisă de obicei o inscripție standard de certificare.
Fișa de certificare
După instalarea firmware-ului, documentele trebuie să fie certificate prin semnătura șefului companiei și sigiliul întreprinderii. Aceasta este o măsură necesară care este utilizată pentru a preveni ca unii angajați fără scrupule să comită falsuri și să înlocuiască o parte din evidențele de înregistrare. De regulă, o bucată de hârtie dreptunghiulară goală este folosită ca foaie de certificare. Trebuie lipit în așa fel încât să acopere cât mai mult posibil elementele firmware-ului (reziduuri de nod de conectare și filet). Pe deasupra, angajatul responsabil trebuie să facă o inscripție de un anumit tip. La unele întreprinderi, se folosește pentru aceasta o formă specială „dantelă, numerotată și sigilată”.
Puteți să tastați textul pe un computer și apoi să imprimați mostre gata făcute în cantitatea necesară. Sub inscripția principală, de regulă, este indicată poziția angajatului responsabil (manager), precum și semnătura acestuia cu o explicație detaliată. O astfel de fișă de certificare se încheie cu data firmware-ului acestui document.
Volumul documentelor certificate
Înainte de a începe să flashizați firmware-ul, trebuie să numerotați toate foile incluse în acest document. Există anumite reguli pentru aceasta:
- Nu paginile sunt numerotate, ci foile.
- Numerele sunt de obicei plasate în colțul din dreapta sus, în ordine crescătoare.
- Înscrierile se fac cu cifre arabe (în cazuri rare este permisă utilizarea cifrelor romane).
- Foaia care conține fragmente individuale este numerotată în ordine generală. În plus, inventarul său este întocmit separat.
- Dacă există lipiri, întregii foi i se atribuie un număr regulat.
- Dacă documentul conține anexe interne, acestea trebuie, de asemenea, numerotate separat.
- Uneori, la arhivare există litere în fișier. În acest caz, plicul este numerotat mai întâi și apoi ce este în el.
Numărul total de foi este indicat de două ori în textul certificării. În primul rând, se notează valoarea numerică, iar apoi în paranteze - în cuvinte.
Din 2013, în Rusia au intrat în vigoare noi cerințe pentru executarea documentelor transferate către alte organizații. Dar, în ciuda faptului că nu spune nimic despre firmware-ul obligatoriu, multe întreprinderi continuă să folosească această metodă de pregătire a documentelor în mod vechi.
În viața unui contabil se întâmplă întotdeauna diverse incidente. Fie nu găsesc facturile (poate s-au rostogolit sub dulap), fie dintr-o dată fiscul nu a avut un stilou cu ele, fie dintr-o dată nu au documentul necesar la îndemână. În astfel de cazuri, credinciosul nostru asistent Google vine în ajutor. Indispensabil în vremea noastră de super-viteze și World Wide Web care a învăluit întregul glob. Puteți găsi totul în ea. Ei bine, sau aproape totul. Și puteți descărca gratuit o mostră a etichetei „Cusute, numerotate” într-un format convenabil „Word” direct de pe site-ul nostru.
Așa că a trebuit să întâlnesc complet accidental un astfel de fleac ca o etichetă care trebuia să fie lipită pe spatele revistei. Așa că mi-am dat deodată seama că o asemenea prostie aparent ca o etichetă cu inscripția „Totul este cusut, numerotat și sigilat...” nu era acolo exact când aveam nevoie. Am petrecut ore întregi cățărând întinderile nesfârșite ale World Wide Web. Nu am găsit nimic potrivit. Doar imagini și desene în alte formate. Toate acestea sunt frumoase, dar pentru mine nu sunt foarte practice. Și apoi mi-a dat seama. Sau poate cineva în afară de mine va trebui să se confrunte cu o problemă similară.
În general, m-am așezat, am lucrat puțin cu capul și am făcut-o singur. Apoi m-am hotărât să îl postez ca să vadă toată lumea. Personal, mi s-a părut foarte convenabil să fie așa. Fiecare poate intra cum vrea aici. Orice dată, orice numere, orice nume. Font, dimensiunea literei, culoarea, umplerea, grosimea și dimensiunile etichetei în sine. Puteți, dacă doriți, chiar să introduceți o față zâmbitoare. Pe scurt, orice îți dorește inima.
Vă aducem la cunoștință un scurt videoclip cu tema „Cum să coaseți și să sigilați corect un document”:
Ei bine, aici sunt scurte sfaturi video „Cum să flash corect documentele”
De asemenea, pe site-ul nostru în secțiunea „Documentare”, puteți găsi, vizualiza și descărca tot felul de documente diferite. Șabloane, formulare, mostre de contracte, scrisori, scrisori de felicitare și împuterniciri pentru toate ocaziile. Îndrăznesc să sper că măcar o parte din această varietate vă va fi de folos.
Descărcați și utilizați. Accept mulțumiri și urări. Nu beau flori sau dulciuri.
