Kas ir primārie dokumenti? Primārā grāmatvedības dokumentācija ir...

Dokumentācija, primāro dokumentu nozīme

Sīkāka informācija par primārajiem dokumentiem, dokumentu unifikācija un standartizācija

Grāmatvedības dokumentu veidi

Dokumentu reģistrācijas, saņemšanas, pārbaudes, apstrādes un uzglabāšanas kārtība

Dokumentu plūsmas organizēšana

1. Dokumentācija, primāro dokumentu nozīme

Pilnīgai un nepārtrauktai grāmatvedības objektu atspoguļošanai, pirmkārt, nepieciešams reģistrēt katru saimniecisko darījumu. Lai to izdarītu, pirmais grāmatvedības metodes elements ir dokumentācija. Dokumentācija- grāmatvedības objektu primārās atspoguļošanas metode, kas ļauj tos nepārtraukti un nepārtraukti uzraudzīt.

Saskaņā ar Noteikumiem par grāmatvedības un finanšu pārskatu sagatavošanu Krievijas Federācijā (apstiprināts ar Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas rīkojumu Nr. 34-n, datēts ar 1998. gada 29. jūliju), “visi saimnieciskie darījumi ir jādokumentē ar apliecinošiem dokumentiem. Šie dokumenti kalpo kā primārie grāmatvedības dokumenti, uz kuru pamata tiek veikta grāmatvedība.”

Dokuments tulkojumā no latīņu valodas documentum nozīmē pierādījums, pierādījums.

Primārais grāmatvedības dokuments - rakstisku apliecinājumu, kas apliecina saimnieciskā darījuma faktu vai tiesības to veikt.

Primārā grāmatvedība - Tas ir vienots, laika gaitā atkārtots, organizēts informācijas par saimniecisko darbību vākšanas, mērīšanas, reģistrēšanas, uzkrāšanas un uzglabāšanas process.

Grāmatvedības primāro dokumentu nozīme uzņēmuma finansiālajā un saimnieciskajā darbībā:

Dokumenti kalpo par pamatu un apstiprinājumu grāmatvedības datu pareizībai.

Tos izmanto darbības vadībai un vadībai.

Uz dokumentu pamata tiek veikta grāmatvedības objektu uzraudzība.

Dokumentiem ir juridiska nozīme. Tie tiek izmantoti kā pierādījumi strīdos tiesā.

Dokumentiem ir kontroles vērtība.

1. Sīkāka informācija par primārajiem dokumentiem, dokumentu unifikācija un standartizācija

Rekvizīti tulkojumā no latīņu valodas requisitum nozīmē vajadzīgs, vajadzīgs.

Rekvizīti– dokumentā atspoguļoto saimniecisko darījumu raksturojošie rādītāji.

Sīkāka informācija ir obligāta un nav obligāta.

Saskaņā ar Federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ 9. panta 2. punktu, datēts ar 2011. gada 6. decembri. Primārā grāmatvedības dokumenta obligātā informācija ir:

1) dokumenta nosaukums;

2) dokumenta sagatavošanas datums;

3) organizācijas nosaukums;

5) saimnieciskās dzīves fakta dabiskā un (vai) monetārā mērījuma apjoms, norādot mērvienības;

6) par saimnieciskās dzīves fakta izpildi atbildīgo personu amatu nosaukumi;

7) norādīto personu personīgie paraksti, norādot uzvārdus un iniciāļus.

Papildu informācija nav juridiski apstiprināta. Tos pats uzņēmums pēc vēlēšanās ieraksta visos dokumentos, izņemot dokumentus par līdzekļu primāro uzskaiti. Papildu informācija var ietvert: organizācijas adresi un tālruņa numuru, darījumā iesaistīto pušu uzvārdus utt.

Pirms jaunā federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ spēkā stāšanās 2011.gada 6.decembrī. (šis likums stājās spēkā 2013. gada 1. janvārī), liela uzmanība tika pievērsta primāro grāmatvedības dokumentu unifikācijai un standartizācijai. Dokumenti tika pieņemti uzskaitei, ja tie bija sastādīti pēc veidlapas, kas atrodas primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto veidlapu albumos. Šos albumus izstrādāja Krievijas Valsts statistikas komiteja (tagad Rosstat), vienojoties ar Krievijas Finanšu ministriju. Tika apstiprinātas aptuveni 250 vienotas dokumentu formas.

Vienotie dokumenti ir standarta dokumenti, kas paredzēti viendabīgu darījumu reģistrācijai organizācijās ar dažādām īpašuma formām un nozaru piederību.

Turklāt arī nozaru ministrijas izstrādāja vienotus dokumentus savu nozaru uzņēmumiem. Piemēram, Krievijas Lauksaimniecības ministrija izstrādāja vienotus dokumentus lauksaimniecības produktu, dzīvnieku, zemes utt.

Dokumentu standartizācija ir vienādu standarta izmēru noteikšana standarta dokumentiem. Tas tika darīts, lai samazinātu papīra patēriņu un vienkāršotu dokumentu apstrādi un uzglabāšanu.

Ar 2011. gada 6. decembra federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ spēkā stāšanos. Uzņēmumi tiek atbrīvoti no pienākuma izmantot vienotos Goskomstat un nozaru ministriju izstrādātos dokumentus. Atbilstoši šā likuma 9.panta ceturtajai daļai primāro dokumentu veidlapas apstiprina uzņēmuma vadītājs pēc galvenā grāmatveža (vai grāmatvedības uzskaiti uzticētās personas) ieteikuma. Izstrādājot dokumentu veidlapas, grāmatvedim ir jāiekļauj visas nepieciešamās detaļas un tās jākomplicē. Galvenie grāmatveži, kā likums, apstiprināšanai iesniedz vienotas dokumentu formas.

Sākotnējie grāmatvedības dokumenti jeb primārie ieraksti, kā tos sauc grāmatveži, ir grāmatvedības, gan grāmatvedības, gan nodokļu pamats. Bez pienācīgas reģistrācijas, uzturēšanas un primārajiem dokumentiem nav iespējams veikt legālu uzņēmējdarbību.

2011.gada 6.decembra likumā “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ ir norādīts, ka “katrs saimnieciskās dzīves fakts ir jāreģistrē kā primārais grāmatvedības dokuments”.

Lai pārliecinātos, ka jums ir visi nepieciešamie dokumenti, regulāri jāpārbauda grāmatvedība, savukārt tiem, kam tam nav laika, iesakām bezmaksas grāmatvedības audita pakalpojumu.

Primārais dokuments rakstveidā pierāda saimnieciskās darbības faktu, apliecina saimnieciskās darbības izdevumu komisiju, aprēķinot nodokļa bāzi, un nosaka izpildītāju atbildību par saimniecisko darījumu veikšanu. Primāros dokumentus nodokļu inspektori pieprasa, pārbaudot deklarācijas un pārskatus, un tie ir nepieciešami, izejot auditu.

Ņemot vērā, ka primāros dokumentus aizpilda un sagatavo ne tikai grāmatveži, bet arī vadītāji, individuālie uzņēmēji, pārdošanas vadītāji un citi darbinieki, aicinām iepazīties ar šo dokumentu prasībām.

Kas izstrādā primāro dokumentu veidlapas?

Primārie grāmatvedības dokumenti ir vienota(kuras formu izstrādāja Rosstat (agrāk Krievijas Federācijas Goskomstat) vai Centrālā banka) un neatkarīgi izstrādājuši nodokļu maksātāji.

Likuma Nr. 402-FZ 9. pantā ir ietverts šāds primāro dokumentu (vienotu vai neatkarīgi izstrādātu) obligāto rekvizītu saraksts:

• dokumenta nosaukums;
• dokumenta sagatavošanas datums;
• tās saimnieciskās vienības nosaukums, kura sastādījusi dokumentu;
• saimnieciskās dzīves fakta saturs;
• saimnieciskās dzīves fakta dabiskā un (vai) monetārā mērījuma vērtību, norādot mērvienības;
• darījuma, operācijas pabeigušās personas un par tās izpildi atbildīgās personas nosaukums;
• šo personu paraksti.

Attiecībā uz zīmogu, lai gan tas nav norādīts starp nepieciešamajām detaļām, ja ir lauks “M.P.” (vieta drukāšanai) ir nepieciešams tās nospiedums.

Ja nodokļu maksātāju apmierina Goskomstat vienotās veidlapas (par laimi, to saraksts ir milzīgs), tad nav nepieciešams izstrādāt savas veidlapas. Ir arī jēdziens “modernizētā primārā”, t.i. vienoti primārie dokumenti, kuriem nodokļu maksātājs ir veicis savus papildinājumus.

Piezīme, Jūs nevarat patstāvīgi izstrādāt un apstiprinātšādu primāro dokumentu veidlapas:

• skaidras naudas dokumenti;
• maksājuma uzdevums un citi bankas norēķinu dokumenti;
• vienotas veidlapas norēķiniem, izmantojot kases aparātu;
• pavadzīme;
• algas un algas.

Šādi primārie dokumenti var būt tikai vienoti.

Kur var atrast vienotu primāro dokumentu paraugus?

Par primāro dokumentu veidlapu izstrādi un apstiprināšanu atbild Goskomstat (tagad Rosstat). Mūsdienās turpina izmantot vienotās formas, kas izstrādātas pagājušā gadsimta 90. gados. Tikai Krievijas Bankas izstrādātajiem norēķinu (maksājumu) dokumentiem ir salīdzinoši jauns izdevums - no 2012. gada.

Šādi dokumenti tiek saukti dažādi: akti, žurnāli, pavadzīmes, izziņas, rīkojumi, grāmatas, instrukcijas, aprēķini, pilnvaras, rīkojumi utt. Izmantojot šo tabulu, jūs atradīsiet, kurā Valsts statistikas komitejas rezolūcijā ir vienotas primāro dokumentu formas. jums nepieciešamie dokumenti tiek publicēti.

Mūsu vietnē varat lejupielādēt vienoto primāro dokumentu veidlapas un pēc .

Stingra ziņošanas veidlapa (SRF) arī ir primārais dokuments, taču tai ir īpašas prasības. Obligāto BSO rekvizītu saraksts ir plašāks nekā parasto primāro dokumentu saraksts, jo īpaši ir nepieciešams TIN un zīmoga klātbūtne.

Rakstā “” varat uzzināt, kādos gadījumos ir jāizmanto šī dokumenta vienotā forma un kad to var izstrādāt pats.

Kļūdas primārajos dokumentos

Pirmkārt, avota dokumentos ir jābūt pareizi norādītām obligātajām detaļām. Kā norāda FM, nodokļu maksātājs primārajā nodokļu deklarācijā var ņemt vērā izdevumus, ja tajā ir tikai nelielas kļūdas.

Šādām kļūdām nevajadzētu traucēt precīzi identificēt pārdevēju un pircēju, preču nosaukumu un vērtību, kā arī citus dokumentētā saimnieciskās dzīves fakta apstākļus (no Finanšu ministrijas 2015. gada 4. februāra vēstules Nr. 03-03-10/4547).

Diemžēl amatpersonu skaidrojumu tipiskais racionalizētais formulējums nereti neļauj skaidri saprast, kuras neprecizitātes vai kļūdas primārajos dokumentos tiks uzskatītas par nebūtiskām.

Piemēram, vai tā ir neliela kļūda, ja nodokļu maksātāja vārds ir rakstīts ar mazajiem, nevis lielajiem burtiem? Citā vēstulē - 05/02/2012 Nr.03-07-11/130 Finanšu ministrija norādīja, ka tādas kļūdas kā lielo burtu aizstāšana ar mazajiem un otrādi; burtu maiņa; nepareiza organizatoriskās un juridiskās formas norādīšana nav šķērslis nodokļu maksātāja identificēšanai (ja ir pareizi norādīts TIN un citi rekvizīti).

Bet šādas kļūdas var uzskatīt par būtiskām primārajiem dokumentiem:

• aritmētiskās kļūdas (nepareizi norādīta preces cena/daudzums vai nodokļa summa);
• viena un tā paša produkta dažādi nosaukumi (piemēram, piegādes līguma specifikācijā konfektes nosauktas “Vafeļu konfektes šokolādē”, bet rēķinā – “Lācis ziemeļos”);
• neprecīzi primāro dokumentu parakstītāju amatu nosaukumi (piemēram, pilnvarā ir “ģenerāldirektora vietnieks”, bet pieņemšanas aktā “direktora vietnieks”);
• summas skaitļos nesakrīt ar vienādām summām, kas norādītas ar vārdiem (155 000 rubļu (simt piecdesmit pieci tūkstoši rubļu) vietā rakstīti 155 000 rubļu (piecdesmit pieci tūkstoši rubļu).

Nodokļu iestāde var nepieņemt izdevumus par šādiem primārajiem dokumentiem, arī darījuma partnerim var rasties problēmas ar PVN atskaitīšanu.

Jūs varat labot primāros dokumentus tikai koriģējošā veidā(nepareizs teksts tiek izsvītrots ar vienu tievu līniju, un pa virsu tiek uzrakstīts pareizais teksts). Labojumiem pievienots uzraksts “Labots”, datums un atbildīgo personu paraksti. Ienākošo un izejošo pasūtījumu, bankas dokumentu un BSO labojumi nav pieņemami. Tie ir jāapkopo no jauna.

Pievērsiet uzmanību tam, ka primārie dokumenti tiek parakstīti to parakstīšanai izsniegtās pilnvaras derīguma laikā, pretējā gadījumā inspektori uzskatīs, ka dokumentus parakstījis nepilnvarots darbinieks. Tas pats ir jāuzrauga attiecībā uz parakstiem uz jūsu primārā dokumenta darījuma partneru pārstāvju pārstāvjiem: viņiem izsniegtajām pilnvarām ir jābūt aktuālām.

Sagatavojot primāros dokumentus, jābūt uzmanīgiem ne tikai ar to aizpildīšanu, bet arī to datumu un citu rekvizītu atbilstību citiem dokumentiem, piemēram, līgumiem un rēķiniem. Līdz ar to PVN atskaitīšana rēķinam, kas sastādīts agrāk par pavadzīmi, būs pretrunīga.

Jautājumus no nodokļu iestādēm radīs agrāk par līgumu parakstīti rēķini vai akti, kuru izpildi apliecina primārie dokumenti. No šīs situācijas ir izeja, kas paredzēta Art. 2. punktā. Krievijas Federācijas Civilkodeksa 425. pants: līguma tekstā norādiet šādu punktu: "Šī līguma noteikumi attiecas arī uz pušu attiecībām, kas radušās pirms tā noslēgšanas."

Vai, piemēram, aktā norādīts, ka darbi pabeigti laika posmā no 10. marta līdz 30. martam, savukārt līgumā darba laiks noteikts no 10. līdz 30. aprīlim. Tādā gadījumā pie līguma var sastādīt papildu vienošanos, kurā norādīts faktiskais darba izpildes termiņš vai pašā aktā norādīts, ka darbi pabeigti pirms termiņa.

Būvuzņēmējiem jābūt uzmanīgiem, kad pasūtītājs paraksta darbu pabeigšanas sertifikātus. Ja saskaņā ar līgumu tika piesaistīti apakšuzņēmēji, darbuzņēmējam jāparaksta līgumi ar tiem pirms darbu nodošanas pasūtītājam. Ja šie datumi nesakrīt, nodokļu iestādes var uzskatīt apakšuzņēmēja izmaksas par nepamatotām un, aprēķinot nodokļa bāzi, tās neatzīt.

Primāro dokumentu dokumentu plūsma

Primāro dokumentu dokumentu plūsma ietver šādus posmus:

• primārā dokumenta sagatavošana;
• dokumenta nodošana grāmatvedībai, kur tas tiek pārbaudīts un ievadīts reģistros;
• pašreizējā dokumenta glabāšana un sekojoša nodošana arhīvā.

Tas nav tukšs jautājums: kad būtu jāsagatavo primārie dokumenti? Atbilde uz to ir likuma Nr.402-FZ 9.pantā “Jānoformē primārais grāmatvedības dokuments veicot saimnieciskās dzīves faktu, un, ja tas nav iespējams, tūlīt pēc tā pabeigšanas.

Ir nepieņemami primāro dokumentu noformēšana vairākas dienas pēc biznesa darījuma. Visiem darbiniekiem, kuriem ir tiesības noformēt primāro reģistrāciju, ir jāievēro dokumentu plūsmas grafiks, kurā varat noteikt, piemēram, šādus dokumentu iesniegšanas termiņus grāmatvedībā:

• ienākošie un izejošie kases orderi - sagatavošanas dienā;
• ar pārdošanas reģistrāciju saistītie dokumenti - ne vēlāk kā nākamajā darba dienā;
• avansa atskaites - ne vēlāk kā trīs darba dienas pēc līdzekļu izlietošanas;
• darbnespējas lapas - ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc atgriešanās darbā u.c.

Kas attiecas uz darījuma partneru parakstītajiem dokumentiem, tad pienākums tos savlaicīgi nodot var tikt paredzēts līguma tekstā, piemēram, šādi: “Pircējs apņemas nodot Piegādātājam parakstīto pavadzīmju, aktu oriģinālus. un rēķinus ne vēlāk kā divu darba dienu laikā no to parakstīšanas dienas.”

Iesniedzot parakstītu primāro dokumentu, grāmatvedība pārbauda dokumenta formu; nepieciešamo detaļu pieejamība; saimnieciskā darījuma likumību; aritmētiskie aprēķini. Dati no pārbaudītiem primārajiem dokumentiem tiek ievadīti grāmatvedības reģistros.

Kārtējā primāro ierakstu glabāšana parasti tiek veikta grāmatvedībā, un gada beigās dokumenti tiek sagrupēti pēc datuma, savākti saišķos un nodoti arhīvā. Sākotnējie dokumenti jāglabā vismaz piecus gadus.

Grāmatvedības sākumpunkts ir dokumenti.

Grāmatvedības dokumentācija ir daļa no organizācijas vadības dokumentācijas sistēmas saskaņā ar Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru (OKUD), kas apstiprināts ar 1993. gada 30. decembra Krievijas valsts standarta dekrētu Nr. 299.

Grāmatvedības dokumentus var iedalīt trīs līmeņos: primārā grāmatvedības dokumentācija, grāmatvedības reģistri un atskaites grāmatvedības dokumentācija.

Koncentrēsimies uz primāro grāmatvedības dokumentāciju. Tie ir dokumenti, kas fiksē saimnieciskā darījuma faktus. Primārais grāmatvedības dokuments jāsastāda darījuma veikšanas brīdī un, ja tas nav iespējams, uzreiz pēc tā pabeigšanas.

Dokumentu veidlapu paraugus apstiprina valsts aģentūras. Šādas dokumentu formas sauc par standarta vai vienotām.

Grāmatvedības dokumentus klasificē pēc vairākiem kritērijiem:

Pēc mērķa:

Administratīvā. Piemēram: Rīkojumi par grāmatvedības politikām, par atvaļinājuma piešķiršanu, par inventarizāciju utt.

Atvainojošs (izpildvaras). Piemēram: ienākošie un izejošie kases pasūtījumi, preču un transporta rēķini, rēķini, akti, rēķini utt. Rēķins ir pavadzīmes pielikums. Sastādīts nodokļu inspekcijas interesēs

Grāmatvedības dokumenti. Piemēram: algas lapas, atvaļinājuma naudas aprēķins, pagaidu invaliditātes pabalstu aprēķins, nolietojuma aprēķins un citi.

Apvienotie dokumenti – satur abus elementus. Piemēram, kases čeki.

Pēc apkopošanas vietas:

iekšējais. Piemēram: rēķins par iekšējo kustību, PKO, RKO, akti.

ārējā. Piemēram: TTN, rēķins

Atbilstoši biznesa darījumu vispārinājuma pakāpei;

primārs. Piemēram: PKO, RKO, TTN, akti, rēķini.

kopsavilkums. Piemēram: Kases pārskats, preču pārskats, avansa ziņojums, materiālu pārskats.

Pēc lietošanas secības;

vienreizējs Piemēram: PKO, RKO, akti.

kumulatīvs. Piemēram: ikdienas paņemšanas lapa, limita paņemšanas karte.

2.2. Sīkāka informācija par grāmatvedības dokumentiem

Dokumenti sastāv no atsevišķiem rādītājiem, kurus sauc par detaļām (no latīņu vārda “vajadzīgs, nepieciešams”).

Dokumenta detaļu kopums nosaka tā formu.

Lai dokuments pildītu savu mērķi, tam jābūt noformētam atbilstoši šai dokumentu kategorijai pieņemtajai veidlapai.

Bet jebkurā gadījumā dokumentā jābūt šādai obligātai informācijai:

Dokumenta nosaukums (veidlapa)

Veidlapas kods

Sagatavošanas datums

Tās organizācijas nosaukums, kura sastādīja dokumentu

Biznesa darījumu skaitītāji

Atbildīgo personu uzvārdi un amati, viņu personīgie paraksti.

Ja dokuments ir ārējais dokuments, tad papildus personīgajiem parakstiem uz dokumenta ir jāliek organizācijas apaļais zīmogs.

Elektroniskā dokumentā ir tāda pati informācija kā papīra dokumentā Elektroniskā dokumenta saturu var apskatīt datora ekrānā. Elektronisko dokumentu var izdrukāt papīra formā. Elektronisku dokumentu var pavairot milzīgā skaitā pilnīgi identisku kopiju, un to var uzreiz nosūtīt uz citu datoru jebkurā pasaules vietā, izmantojot e-pastu.

Taču elektronisku dokumentu ir vieglāk viltot nekā papīra, ja vien, protams, netiek veikti īpaši drošības pasākumi.

Var tikt atrisinātas problēmas ar aizsardzību pret elektronisko dokumentu viltošanu. Krievijā, tāpat kā daudzās citās pasaules valstīs, ir pieņemts Elektronisko parakstu likums, kura mērķis ir atrisināt šo problēmu.

Elektroniskie dokumenti jau tiek plaši izmantoti uzņēmumu saziņā ar bankām un nodokļu iestādēm.

Visi dokumenti grāmatvedībā tiek rūpīgi pārbaudīti no trim pusēm: juridiskā, no reģistrācijas un aritmētiskā.

Pārbaudītie dokumenti tiek ierakstīti dokumentu reģistrācijas žurnālā.

Skaidras naudas un bankas dokumentu labojumi nav atļauti. Labojumi citos primārajos grāmatvedības dokumentos var tikt veikti tikai ar saimniecisko darījumu dalībnieku piekrišanu, kas jāapliecina ar to pašu personu parakstiem, kuras parakstīja dokumentus, norādot labojumu izdarīšanas datumu.

Šobrīd īpaša uzmanība tiek pievērsta dokumentu unifikācijai un standartizācijai. Dokumentu unifikācija ir vienotas Krievijas dokumentu formas izstrāde viendabīgu biznesa darījumu reģistrēšanai dažādās organizācijās. Krievijā ir vienotas kases dokumentu veidlapas, bankas dokumenti u.c.

Tie ir obligāti visās darbības jomās. Līdzās unifikācijai svarīga ir dokumentu standartizācija. Standartizācija ir vienādu standarta izmēru standarta dokumentu veidlapu noteikšana. Veicot grāmatvedības uzskaiti, ir svarīgi izveidot racionālu dokumentu plūsmu, t.i. optimāla sistēma grāmatvedības dokumentu ģenerēšanai, pieņemšanai uzskaitei, pārvietošanai pa uzņēmumu, kārtējai uzglabāšanai un nodošanai arhīvā. Tas nodrošina augstu grāmatvedības uzticamības pakāpi ar minimālu laika un naudas ieguldījumu.

Sākotnējā dokumentācija ieņem diezgan nozīmīgu vietu starp visu grāmatvedības departamenta uzturēto dokumentāciju. To pastāvīgi pārbauda nodokļu dienests, un tas ir jāsagatavo saskaņā ar nepieciešamajām normām un likumiem, kas ir spēkā Krievijas Federācijā. Mūsu rakstā mēs apspriedīsim, kas attiecas uz primāro dokumentāciju, kā to pareizi noformēt un noformēt, lai vēlāk nerastos problēmas ar nodokļu inspekciju.

Primārā dokumentācija grāmatvedībā - kas tas ir?

Pamatdokumenti ir pamats, uz kura var veikt grāmatvedības ierakstus un ievadīt tos vispārējā reģistrā. Šī ir svarīga uzņēmuma vai organizācijas vadības dokumentācijas daļa.

Visos uzņēmumos, kurus valsts piespieda kārtot grāmatvedības uzskaiti, saimnieciskās darbības jāformulē saskaņā ar primāro dokumentāciju. Ar saimniecisko darījumu saprot jebkuru uzņēmuma darbību, kas ietver naudas līdzekļu apriti vai tā aktīvu struktūru.

Saskaņā ar grāmatvedības likumu primārās dokumentācijas sagatavošanai jānotiek vienlaikus ar saimnieciskajām darbībām, tas ir, tā nekavējoties jādokumentē. Bet, ja tas nav iespējams, varat veikt dokumentāciju tūlīt pēc darbības beigām.

Primāro dokumentāciju var sagatavot gan uz papīra, gan elektroniski. Bet otrajā variantā visiem papīriem jābūt apliecinātiem ar elektronisko parakstu, pretējā gadījumā tiem vienkārši nebūs juridiska spēka. Bet, ja līgumā ir skaidri norādīts, ka ir dokumenta papīra versija, tad tam ir jābūt pieejamam.

Sākotnējie dokumenti tiks glabāti 4 gadus. Šajā periodā nodokļu iestādei ir tiesības jebkurā laikā pieprasīt, lai viņi pārbaudītu jūs un jūsu darījuma partneri. Īpaši uzmanīgiem jābūt dokumentiem, kuros kaut ko pērkat. Atcerieties, ka tieši pateicoties viņiem varēsiet vērsties tiesā, ja radīsies tāda nepieciešamība.

Dokumentu atdalīšana pēc uzņēmējdarbības posmiem

Visus darījumus, ko veic uzņēmums vai organizācija, var iedalīt 3 posmos:

1. Darījuma nosacījumu apspriešana. Šajā laikā jums ir jāpārrunā visas nianses un jārod kopīgs viedoklis. Šī posma rezultāts būs līguma parakstīšana un rēķina izrakstīšana apmaksai.
2. Apmaksa saskaņā ar darījumu. Tas jāapstiprina ar izrakstu no Jūsu norēķinu konta, ja maksājums veikts ar bankas pārskaitījumu, vai ar čekiem un stingrām atskaites veidlapām, ja maksājums veikts skaidrā naudā.
   Otro iespēju bieži izmanto organizācijas darbinieki, kad viņi ņem līdzekļus kontā.
3. Apmaksātu preču vai pakalpojumu saņemšana. Jābūt pierādījumiem, kas apliecina, ka prece ir saņemta vai pakalpojums sniegts, pretējā gadījumā nodokļu dienests vienkārši neļaus samazināt iekasējamo nodokļu summu.

Apstiprinājums var būt pavadzīme vai kvīts preču saņemšanas gadījumā vai sertifikāts par darbu izpildi pakalpojuma sniegšanas gadījumā.

Kādi dokumenti ir nepieciešami?

Atkarībā no operācijas, kas tiks veikta, nepieciešamo dokumentu saraksts var atšķirties. Apskatīsim visizplatītāko nepieciešamo dokumentu sarakstu. Parasti visus dokumentus sagatavo vai nu darbuzņēmējs, vai preču piegādātājs.

Dokumentu saraksts izskatās šādi:

Grāmatvedības reģistra iezīmes

Pēc primāro dokumentu sagatavošanas tiek pārbaudīta to forma un saturs. Pēc tam, ja viss ir izdarīts pareizi, tie tiek formalizēti, un notiek tajā ietverto datu ekonomiskā grupēšana vispārējā grāmatvedības sistēmā. Lai to izdarītu, uz grāmatvedības reģistriem tiek pārsūtīta visa informācija par uzņēmuma īpašuma, skaidras naudas un saimniecisko darījumu atlikumiem no primārajiem (bezmaksas) dokumentiem.

Paši grāmatvedības reģistri ir specializētas tabulas, kas tiek veidotas stingri noteiktā formā, pilnībā ievērojot informācijas ekonomisko grupējumu par uzņēmuma īpašumu un tā rašanās avotiem.

Visi esošie reģistri ir sadalīti 3 grupās:

• Pēc pieraksta. Atkarībā no šī kritērija reģistrus iedala hronoloģiskajos, sistemātiskajos un kombinētajos. Katram atsevišķam tipam ir sava datu saglabāšanas secība.
• Pamatojoties uz datu vispārinājumu, reģistrus iedala integrētajos un diferencētajos. Katru var aplūkot no konkrētā uz vispārīgo vai otrādi, no ziņošanas līdz primārajiem dokumentiem.
• Pēc izskata. Tiem var būt gandrīz patvaļīga forma: grāmata, žurnāls, kartīte, drukātas lapas.

Grāmatvedības reģistros jābūt:

• Pilns nosaukums.
• Norādītais saimniecisko darījumu reģistrēšanas periods un uz kuru norēķinu periodu tas attiecas.
• Atbildīgo personu paraksti un iniciāļi. Tas dod iespēju strīdīgu jautājumu gadījumā atrast un norādīt personas, kas piedalījušās darījumā.

Veiktie biznesa darījumi precīzi jāatspoguļo periodā, kurā tie tika veikti. Ja dokumentāro atspoguļojumu nevar veikt tieši saimnieciskā darījuma laikā, tad reģistrācija jāveic uzreiz pēc tās pabeigšanas.

Parasti grāmatvedības reģistri tiek veidoti, lai uzkrātu un sistematizētu informāciju par reģistrācijai pieņemtajiem primārajiem dokumentiem finanšu pārskatu attēlošanai. Ja uzņēmuma finanšu un primārā dokumentācija tiek glabāta drukātā veidā, tad pēc citu saimnieciskās darbības dalībnieku vai tiesībaizsardzības iestāžu pieprasījuma (ja tas ir viņu kompetencē) kopijas ir jānodrošina tās sastādītājam un iesniedza tos parakstīšanai.

1c grāmatvedības primārā dokumentācija

Veicot finanšu un saimnieciskās darbības, grāmatvedim būs jāstrādā ar milzīgu daudzumu dokumentācijas. Tās ir dažādas veidlapas, līgumi, atskaites dokumentācija, tāmes un aprēķini. Dažiem no tiem nav lielas nozīmes un tie ir sekundāri, taču ir arī ļoti svarīgi dokumenti, kuros pat neliela kļūda var radīt postošas ​​sekas visam uzņēmumam un atsevišķām amatpersonām. Šie ir organizācijas primārie dokumenti.

Ar programmas 1C palīdzību jūs varēsiet tos kontrolēt un darbināt daudz vienkāršāk. Tās funkcijās ietilpst nosūtīšanas un naudas dokumentu, noliktavas dokumentu un ar mazumtirdzniecību saistīto dokumentu pārvaldība.

Mūsdienās 1C programmatūra ieņem vadošo pozīciju starp mūsu valstī pastāvīgi izmantotajām grāmatvedības programmām.

Starp populārākajām 1C funkcijām ir šādas:

• Pilnīga visu veidu grāmatvedības automatizācija.
• Algu aprēķins darbiniekiem.
• Personāla un ražošanas uzskaites vadība.

Programmai ir liels skaits režīmu un iestatījumu, ar kuriem jūs varat to pilnībā pielāgot sev, pielāgot sev ērtā veidā.

Primārās dokumentācijas sagatavošana ir sarežģīts un rūpīgs uzdevums, taču vienkārši nepieciešams. Jums palīdzēs mūsdienīgas datortehnoloģijas un augsti kvalificēti darbinieki. Ja uz to vērsīsies ar visu atbildību un zināšanām par lietu, tad problēmu nebūs.

Saskarsmē ar

1. Katrs saimnieciskās dzīves fakts ir jāreģistrē ar primāro grāmatvedības dokumentu. Uzskaites dokumentiem nav atļauts pieņemt dokumentus, kas dokumentē nenotikušus saimnieciskās dzīves faktus, tai skaitā iedomātu un fiktīvu darījumu pamatā.

2. Primārā grāmatvedības dokumenta obligātās ziņas ir:

1) dokumenta nosaukums;

2) dokumenta sagatavošanas datums;

3) tās saimnieciskās vienības nosaukums, kura sastādījusi dokumentu;

5) saimnieciskās dzīves fakta dabiskā un (vai) monetārā mērījuma vērtību, norādot mērvienības;

6) darījumu, operāciju pabeigušās personas(-u) un par tā izpildi atbildīgās(-o) personas(-u) amata nosaukums vai par paveiktā notikuma izpildi atbildīgās(-o) personas(-u) amata nosaukums. ;

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

7) šīs daļas 6.punktā paredzēto personu paraksti, norādot viņu uzvārdus un iniciāļus vai citus rekvizītus, kas nepieciešami šo personu identificēšanai.

3. Grāmatvedības primārais dokuments jāsastāda, kad izdarīts saimnieciskās dzīves fakts, un, ja tas nav iespējams, uzreiz pēc tā pabeigšanas. Par saimnieciskās dzīves fakta reģistrēšanu atbildīgā persona nodrošina savlaicīgu grāmatvedības primāro dokumentu nodošanu tajos esošo datu reģistrēšanai grāmatvedības reģistros, kā arī šo datu ticamību. Persona, kurai uzticēta grāmatvedības uzskaite, un persona, ar kuru ir noslēgts līgums par grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu, nav atbildīgs par citu personu sastādīto grāmatvedības primāro dokumentu atbilstību saimnieciskās dzīves faktiem.

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

4. Grāmatvedības primāro dokumentu formas nosaka saimnieciskās vienības vadītājs pēc par grāmatvedības uzskaites kārtošanu atbildīgās amatpersonas ieteikuma. Primāro grāmatvedības dokumentu formas valsts sektora organizācijām ir noteiktas saskaņā ar Krievijas Federācijas budžeta tiesību aktiem.

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

5. Primārais grāmatvedības dokuments tiek sastādīts uz papīra un (vai) elektroniska dokumenta veidā, kas parakstīts ar elektronisko parakstu.

6. Ja Krievijas Federācijas tiesību akti vai līgums paredz primārā grāmatvedības dokumenta iesniegšanu citai personai vai valsts iestādei papīra formā, saimnieciskajai vienībai ir pienākums pēc citas personas vai valsts iestādes pieprasījuma pēc savas par saviem līdzekļiem izgatavot elektroniskā dokumenta veidā noformētā primārā grāmatvedības dokumenta kopijas uz papīra.

7. Primārajā grāmatvedības dokumentā ir pieļaujami labojumi, ja vien federālajos likumos vai valsts grāmatvedības regulējošo institūciju normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Labojumā primārajā grāmatvedības dokumentā jābūt labojuma datumam, kā arī to personu parakstiem, kuras sastādīja dokumentu, kurā labojums izdarīts, norādot viņu uzvārdus un iniciāļus vai citus rekvizītus, kas nepieciešami šo personu identificēšanai.

8. Ja saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem tiek izņemti primārie grāmatvedības dokumenti, tostarp elektroniskā dokumenta veidā, tiek izņemtas izņemto dokumentu kopijas, kas izgatavotas Krievijas Federācijas tiesību aktos noteiktajā kārtībā. iekļauts grāmatvedības dokumentos.