Cilat janë dokumentet parësore? Dokumentacioni parësor i kontabilitetit është...

Dokumentacioni, kuptimi i dokumenteve parësore

Detajet e dokumenteve parësore, unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve

Llojet e dokumenteve të kontabilitetit

Procedura e regjistrimit, pranimit, verifikimit, përpunimit dhe ruajtjes së dokumenteve

Organizimi i rrjedhës së dokumenteve

1. Dokumentacioni, kuptimi i dokumenteve parësore

Për një pasqyrim të plotë dhe të vazhdueshëm të objekteve kontabël, është e nevojshme para së gjithash të regjistrohet çdo transaksion biznesi. Për ta bërë këtë, elementi i parë i metodës së kontabilitetit është dokumentacioni. Dokumentacioni- një metodë e pasqyrimit parësor të objekteve të kontabilitetit, duke lejuar monitorimin e vazhdueshëm dhe të vazhdueshëm të tyre.

Sipas Rregullores për kontabilitetin dhe raportimin financiar në Federatën Ruse (miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse nr. 34-n, datë 29 korrik 1998), “të gjitha transaksionet e biznesit duhet të dokumentohen me dokumente mbështetëse. Këto dokumente shërbejnë si dokumente parësore kontabël mbi bazën e të cilave kryhet kontabiliteti.”

Dokument i përkthyer nga latinishtja documentum do të thotë dëshmi, provë.

Dokumenti kryesor i kontabilitetit - një vërtetim me shkrim që konfirmon faktin e një transaksioni biznesi ose të drejtën për ta kryer atë.

Kontabiliteti parësor - Ky është një proces i vetëm, i përsëritur me kalimin e kohës, i organizuar i mbledhjes, matjes, regjistrimit, grumbullimit dhe ruajtjes së informacionit për aktivitetet ekonomike.

Rëndësia e dokumenteve të kontabilitetit parësor në aktivitetet financiare dhe ekonomike të një ndërmarrje:

Dokumentet shërbejnë si bazë dhe konfirmim i saktësisë së të dhënave të kontabilitetit.

Ato përdoren për udhëzim dhe menaxhim operacional.

Në bazë të dokumenteve, kryhet monitorimi i objekteve të kontabilitetit.

Dokumentet kanë rëndësi juridike. Ato përdoren si provë në mosmarrëveshjet në gjykatë.

Dokumentet kanë vlerë kontrolli.

1. Detajet e dokumenteve parësore, unifikimi dhe standardizimi i dokumenteve

Rekuizita e përkthyer nga latinishtja requisitum do të thotë e nevojshme, e nevojshme.

Kushtet– treguesit që karakterizojnë transaksionin e biznesit të pasqyruar në dokument.

Detajet janë të detyrueshme dhe fakultative.

Sipas paragrafit 2 të nenit 9 të Ligjit Federal "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ datë 6 dhjetor 2011. Detajet e detyrueshme të dokumentit parësor të kontabilitetit janë:

1) emri i dokumentit;

2) data e përgatitjes së dokumentit;

3) emrin e organizatës;

5) sasia e matjes natyrore dhe (ose) monetare të një fakti të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;

6) emrat e pozitave të personave përgjegjës për realizimin e një fakti të jetës ekonomike;

7) nënshkrimet personale të personave të treguar që tregojnë mbiemrat dhe inicialet.

Detajet shtesë nuk janë miratuar ligjërisht. Ato futen nga vetë ndërmarrja sipas dëshirës në të gjitha dokumentet, përveç dokumenteve për kontabilitetin parësor të fondeve. Detajet shtesë mund të përfshijnë: adresën dhe numrin e telefonit të organizatës, mbiemrin e palëve të përfshira në transaksion, etj.

Para hyrjes në fuqi të Ligjit të ri Federal "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ, datë 6 dhjetor 2011. (ky ligj ka hyrë në fuqi më 1 janar 2013), i është kushtuar shumë vëmendje unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Dokumentet pranoheshin për kontabilitet nëse ato ishin hartuar në përputhje me formularin e përfshirë në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit. Këto albume u zhvilluan nga Komiteti Shtetëror i Statistikave Ruse (tani Rosstat) në marrëveshje me Ministrinë Ruse të Financave. Janë miratuar rreth 250 forma të unifikuara dokumentesh.

Dokumentet e unifikuara janë dokumente standarde të destinuara për regjistrimin e transaksioneve homogjene në organizata me forma të ndryshme të pronësisë dhe përkatësisë në industri.

Gjithashtu, ministritë e linjës kanë zhvilluar dokumente të unifikuara për ndërmarrjet në industritë e tyre. Për shembull, Ministria Ruse e Bujqësisë zhvilloi dokumente të unifikuara për regjistrimin e produkteve bujqësore, kafshëve, tokës, etj.

Standardizimi i dokumenteve është vendosja e madhësive standarde identike për dokumentet standarde. Kjo është bërë për të reduktuar konsumin e letrës dhe për të thjeshtuar përpunimin dhe ruajtjen e dokumenteve.

Me hyrjen në fuqi të Ligjit Federal "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ, datë 6 dhjetor 2011. Ndërmarrjet lirohen nga detyrimi për të përdorur dokumente të unifikuara të zhvilluara nga Goskomstat dhe ministritë e linjës. Sipas paragrafit 4 të nenit 9 të këtij ligji, formularët e dokumenteve parësore miratohen nga titullari i ndërmarrjes me rekomandimin e llogaritarit kryesor (ose personit të cilit i është besuar kontabiliteti). Kur zhvillon formularët e dokumenteve, një kontabilist duhet të përfshijë të gjitha detajet e kërkuara dhe t'i bëjë ato kompakte. Kontabilistët kryesorë, si rregull, paraqesin forma të unifikuara të dokumenteve për miratim.

Dokumentet primare të kontabilitetit ose regjistrimet parësore, siç i quajnë kontabilistët, janë baza e kontabilitetit, si kontabiliteti ashtu edhe tatimor. Pa regjistrim të duhur, mirëmbajtje dhe dokumente parësore, është e pamundur të kryhen aktivitete të ligjshme biznesi.

Ligji “Për Kontabilitetin” i datës 6 dhjetor 2011 Nr. 402-FZ tregon se “çdo fakt i jetës ekonomike i nënshtrohet regjistrimit si dokument parësor kontabël”.

Për t'u siguruar që i keni të gjitha dokumentet e nevojshme, duhet të kontrolloni rregullisht kontabilitetin tuaj dhe për ata që nuk kanë kohë për këtë, ne rekomandojmë një shërbim falas të auditimit të kontabilitetit.

Dokumenti parësor vërteton me shkrim faktin e një transaksioni biznesi, konfirmon kryerjen e shpenzimeve të biznesit gjatë llogaritjes së bazës tatimore dhe përcakton përgjegjësinë e interpretuesve për kryerjen e transaksioneve të biznesit. Dokumentet parësore kërkohen nga inspektorët tatimorë gjatë kontrollit të deklaratave dhe raporteve dhe janë të nevojshme kur kalojnë kontrollet.

Duke pasur parasysh që jo vetëm kontabilistët, por edhe menaxherët, sipërmarrësit individualë, menaxherët e shitjeve dhe punonjësit e tjerë plotësojnë dhe përgatisin dokumentet parësore, ju ftojmë të njiheni me kërkesat për këto dokumente.

Kush i zhvillon format e dokumenteve parësore?

Dokumentet primare të kontabilitetit janë të unifikuar(forma e së cilës u zhvillua nga Rosstat (ish Goskomstat i Federatës Ruse) ose Banka Qendrore) dhe zhvilluar në mënyrë të pavarur nga tatimpaguesit.

Neni 9 i ligjit nr. 402-FZ përmban listën e mëposhtme të detajeve të detyrueshme të dokumenteve parësore (të unifikuara ose të zhvilluara në mënyrë të pavarur):

• Titulli i dokumentit;
• data e përgatitjes së dokumentit;
• emri i subjektit ekonomik që ka përpiluar dokumentin;
• përmbajtja e faktit të jetës ekonomike;
• vlera e matjes natyrore dhe (ose) monetare të një fakti të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;
• emrin e pozicionit të personit që ka përfunduar transaksionin, operacionin dhe personin përgjegjës për ekzekutimin e tij;
• nënshkrimet e këtyre personave.

Për sa i përket vulës, megjithëse nuk renditet në detajet e kërkuara, nëse ka një fushë "M.P." (hapësirë ​​për printim) kërkohet stampimi i tij.

Nëse tatimpaguesi është i kënaqur me formularët e unifikuar nga Goskomstat (për fat të mirë, lista e tyre është e madhe), atëherë nuk është e nevojshme të zhvilloni formularët tuaj. Ekziston edhe koncepti i "parësores së modernizuar", d.m.th. dokumentet parësore të unifikuara në të cilat tatimpaguesi ka bërë shtesat e veta.

Shënim, Ju nuk mund të zhvilloni dhe miratoni në mënyrë të pavarur format e dokumenteve kryesore të mëposhtme:

• dokumente cash;
• urdhërpagesë dhe dokumente të tjera shlyerje bankare;
• formularët e unifikuar për pagesat duke përdorur një arkë;
• fletëpagesa;
• listën e pagave dhe listën e pagave.

Dokumentet e tilla parësore mund të unifikohen vetëm.

Ku mund të gjej mostra të dokumenteve parësore të unifikuara?

Zhvillimi dhe miratimi i formularëve për dokumentet parësore është përgjegjësi e Goskomstat (tani Rosstat). Sot vazhdojnë të përdoren format e unifikuara të zhvilluara në vitet '90 të shekullit të kaluar. Vetëm dokumentet e shlyerjes (pagesave) të zhvilluara nga Banka e Rusisë kanë një botim relativisht të ri - nga 2012.

Dokumentet e tilla quhen ndryshe: akte, ditar, fatura, deklarata, urdhra, libra, udhëzime, përllogaritje, prokura, urdhra etj. Duke përdorur këtë tabelë do të gjeni se në cilën Rezolutë të Komitetit Shtetëror të Statistikave janë format e unifikuara të parësisë. dokumentet që ju nevojiten janë publikuar.

Në faqen tonë të internetit mund të shkarkoni formularët e dokumenteve parësore të unifikuara dhe nga .

Një formular i rreptë i raportimit (SRF) është gjithashtu një dokument parësor, por ka kërkesa të veçanta për të. Lista e detajeve të detyrueshme të BSO është më e gjerë se lista e dokumenteve të zakonshme parësore, në veçanti, kërkohet TIN dhe prania e një vule.

Në artikullin "" mund të zbuloni se në cilat raste është e nevojshme të përdorni formën e unifikuar të këtij dokumenti dhe kur mund ta zhvilloni vetë.

Gabimet në dokumentet parësore

Para së gjithash, dokumentet burimore duhet të përmbajnë detaje të detyrueshme të specifikuara saktë. Sipas Ministrisë së Financave, një tatimpagues mund të marrë parasysh shpenzimet në deklaratën tatimore parësore nëse ajo përmban vetëm gabime të vogla.

Gabime të tilla nuk duhet të ndërhyjnë në identifikimin e saktë të shitësit dhe blerësit, emrin e mallrave dhe vlerën e tyre, si dhe rrethana të tjera të faktit të dokumentuar të jetës ekonomike (nga shkresa e Ministrisë së Financave të datës 4 shkurt 2015 Nr. 03-03-10/4547).

Fatkeqësisht, formulimi tipik i thjeshtë i shpjegimeve të zyrtarëve shpesh nuk bën të mundur që të kuptohet qartë se cilat pasaktësi ose gabime në dokumentet parësore do të konsiderohen të parëndësishme.

Për shembull, a është një gabim i vogël nëse emri i një tatimpaguesi është me shkronja të vogla në vend të shkronjave të mëdha? Në një shkresë tjetër - datë 05/02/2012 Nr. 03-07-11/130, Ministria e Financave tregon se gabime si zëvendësimi i shkronjave të mëdha me shkronja të vogla dhe anasjelltas; kthimi i shkronjave; tregimi i pasaktë i formës organizative dhe ligjore nuk është pengesë për identifikimin e tatimpaguesit (nëse TIN-i dhe detajet e tjera tregohen saktë).

Por gabimet e mëposhtme mund të konsiderohen të rëndësishme për dokumentet parësore:

• gabime aritmetike (çmimi/sasia e mallrave ose shuma e tatimit tregohet gabimisht);
• emra të ndryshëm të të njëjtit produkt (për shembull, në specifikimet për kontratën e furnizimit, ëmbëlsirat quhen "Bambole vaffle në çokollatë", dhe në faturë - "Bear në veri");
• titujt e pasaktë të punës së atyre që nënshkruajnë dokumentet parësore (për shembull, në prokurën thuhet "Zëvendësdrejtor i Përgjithshëm", dhe në certifikatën e pranimit thuhet "Zëvendësdrejtor");
• shumat në shifra nuk përkojnë me të njëjtat shuma të treguara me fjalë (në vend të 155,000 rubla (njëqind e pesëdhjetë e pesë mijë rubla), janë shkruar 155,000 rubla (pesëdhjetë e pesë mijë rubla).

Zyra e taksave mund të mos pranojë shpenzime për dokumente të tilla parësore, pala tjetër mund të ketë probleme gjatë zbritjes së TVSH-së.

Ju mund të korrigjoni dokumentet kryesore vetëm në mënyrë korrigjuese(teksti i pasaktë kryqëzohet me një vijë të hollë dhe teksti i saktë shkruhet sipër). Korrigjimet shoqërohen me mbishkrimin “E korrigjuar”, datën dhe nënshkrimet e personave përgjegjës. Korrigjimet e porosive hyrëse dhe dalëse, dokumenteve bankare dhe BSO janë të papranueshme. Ato duhet të përpilohen përsëri.

Kushtojini vëmendje faktit që dokumentet parësore nënshkruhen gjatë periudhës së vlefshmërisë së prokurës së lëshuar për nënshkrimin e tyre, përndryshe inspektorët do të konsiderojnë se dokumentet janë nënshkruar nga një punonjës i paautorizuar. E njëjta gjë duhet të monitorohet në lidhje me nënshkrimet në dokumentin tuaj parësor të përfaqësuesve të palëve: autorizimet e lëshuara ndaj tyre duhet të jenë aktuale.

Kur përgatitni dokumente parësore, duhet të keni kujdes jo vetëm për plotësimin e tyre, por edhe për korrespondencën e datave të tyre dhe detajeve të tjera me dokumente të tjera, për shembull, kontratat dhe faturat. Kështu, zbritja e TVSH-së në një faturë të hartuar më herët se fletëdorëzimi do të jetë e diskutueshme.

Pyetjet nga organet tatimore do të ngrihen me fatura ose akte të nënshkruara më herët se marrëveshja, ekzekutimi i të cilave vërtetohet me dokumente parësore. Ekziston një rrugëdalje nga kjo situatë, e parashikuar në paragrafin 2 të Artit. 425 i Kodit Civil të Federatës Ruse: tregoni në tekstin e marrëveshjes klauzolën e mëposhtme: "Kushtet e kësaj marrëveshje zbatohen gjithashtu për marrëdhëniet e palëve që lindën para përfundimit të saj".

Ose, për shembull, në akt thuhet se puna ka përfunduar në periudhën nga 10 mars deri më 30 mars, ndërsa në kontratë periudha e punës është caktuar nga 10 prilli deri më 30 prill. Në këtë rast, ju mund të hartoni një marrëveshje shtesë të kontratës, e cila tregon afatin aktual për përfundimin e punës ose tregon në vetë aktin që puna është përfunduar përpara afatit.

Kontraktorët duhet të jenë të kujdesshëm kur klienti nënshkruan certifikatat e përfundimit të punës. Nëse nënkontraktorët janë përfshirë sipas kontratës, kontraktuesi duhet të nënshkruajë marrëveshje me ta përpara se puna t'i dorëzohet klientit. Nëse këto data nuk korrespondojnë, autoritetet tatimore mund të konsiderojnë kostot e nënkontraktorit të pajustifikuara dhe të mos i njohin ato gjatë llogaritjes së bazës tatimore.

Rrjedha e dokumenteve të dokumenteve parësore

Rrjedha e dokumenteve të dokumenteve parësore përfshin fazat e mëposhtme:

• përgatitja e dokumentit parësor;
• transferimi i dokumentit në departamentin e kontabilitetit, ku kontrollohet dhe futet në regjistra;
• ruajtja aktuale dhe transferimi i mëvonshëm i dokumentit në arkiv.

Nuk është një pyetje kot: kur duhet të hartohen dokumentet parësore? Përgjigja për këtë është në nenin 9 të ligjit nr. 402-FZ “Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të hartohet kur kryen një fakt të jetës ekonomike, dhe nëse kjo nuk është e mundur, menjëherë pas përfundimit të tij.”

Është e papranueshme të hartohen dokumente parësore disa ditë pas një transaksioni biznesi. Të gjithë punonjësit që kanë të drejtë të hartojnë regjistrimin parësor duhet të respektojnë një plan të rrjedhës së dokumenteve, në të cilin mund të vendosni, për shembull, afatet e mëposhtme për paraqitjen e dokumenteve në departamentin e kontabilitetit:

• urdhërat hyrëse dhe dalëse të parave të gatshme - në ditën e përgatitjes;
• dokumentet në lidhje me regjistrimin e shitjeve - jo më vonë se ditën tjetër të punës;
• raporte paraprake - jo më vonë se tre ditë pune pas shpenzimit të mjeteve;
• vërtetimet e paaftësisë për punë - jo më vonë se ditën tjetër të punës pas kthimit në punë, etj.

Për sa i përket dokumenteve të nënshkruara nga palët, detyrimi për t'i transferuar ato në kohën e duhur mund të parashikohet në tekstin e kontratës, për shembull, si më poshtë: "Blerësi merr përsipër t'i transferojë Furnizuesit origjinalet e fletëdorëzimit të nënshkruar, aktet dhe faturat jo më vonë se dy ditë pune nga data e nënshkrimit të tyre.”

Kur dorëzoni një dokument parësor të nënshkruar, departamenti i kontabilitetit kontrollon formën e dokumentit; disponueshmëria e detajeve të kërkuara; ligjshmëria e transaksionit të biznesit; llogaritjet aritmetike. Të dhënat nga dokumentet parësore të verifikuara futen në regjistrat kontabël.

Ruajtja aktuale e dokumenteve parësore zakonisht kryhet në departamentin e kontabilitetit, dhe në fund të vitit, dokumentet grupohen sipas datës, mblidhen në pako dhe transferohen në arkiv. Dokumentet kryesore duhet të ruhen për të paktën pesë vjet.

Dokumentet janë pika fillestare e kontabilitetit.

Dokumentacioni i kontabilitetit është pjesë e sistemit të dokumentacionit të menaxhimit të organizatës në përputhje me Klasifikuesin Gjith-Rus të Dokumentacionit të Menaxhimit (OKUD), miratuar me Dekret të Standardit Shtetëror të Rusisë të 30 dhjetorit 1993 Nr. 299.

Dokumentet kontabël mund të ndahen në tre nivele: dokumentacioni parësor kontabël, regjistrat kontabël dhe dokumentacioni kontabël raportues.

Le të përqendrohemi në dokumentacionin parësor të kontabilitetit. Këto janë dokumente që regjistrojnë faktet e një transaksioni biznesi. Dokumenti kryesor i kontabilitetit duhet të hartohet në momentin e transaksionit, dhe nëse kjo nuk është e mundur, menjëherë pas përfundimit të tij.

Modelet e formularëve të dokumenteve miratohen nga agjencitë qeveritare. Forma të tilla të dokumenteve quhen standarde ose të unifikuara.

Dokumentet e kontabilitetit klasifikohen sipas disa kritereve:

Sipas qëllimit:

Administrative. Për shembull: Urdhra për politikat kontabël, për dhënien e lejes, për marrjen e inventarit, etj.

Shfajësues (ekzekutiv). Për shembull: porositë hyrëse dhe dalëse në para, fatura mallrash dhe transporti, fatura, akte, fatura etj. Një faturë është një shtojcë e një faturë ngarkese. Hartuar në interes të zyrës së taksave

Dokumentet e kontabilitetit. Për shembull: fletëpagesat, llogaritja e pagesës së pushimeve, llogaritja e përfitimeve të paaftësisë së përkohshme, llogaritja e zhvlerësimit dhe të tjera.

Dokumentet e kombinuara - përmbajnë të dy elementët. Për shembull, faturat e parave të gatshme.

Sipas vendit të përpilimit:

e brendshme. Për shembull: faturë për lëvizje të brendshme, PKO, RKO, akte.

e jashtme. Për shembull: TTN, faturë

Sipas shkallës së përgjithësimit të operacioneve të biznesit;

fillore. Për shembull: PKO, RKO, TTN, akte, fatura.

përmbledhje. Për shembull: Raporti i parave të gatshme, raporti i mallit, raporti paraprak, raporti material.

Sipas rendit të përdorimit;

një herë Për shembull: PKO, RKO, vepron.

kumulative. Për shembull: fleta e marrjes ditore, karta e marrjes së limitit.

2.2. Detajet e dokumenteve të kontabilitetit

Dokumentet përbëhen nga tregues individualë, të cilët quhen detaje (nga fjala latine "e nevojshme, e nevojshme").

Grupi i detajeve të një dokumenti përcakton formën e tij.

Në mënyrë që një dokument t'i shërbejë qëllimit të tij, ai duhet të hartohet në përputhje me formularin e miratuar për këtë kategori dokumentesh.

Por në çdo rast, dokumenti duhet të përmbajë detajet e mëposhtme të detyrueshme:

Emri i dokumentit (formulari)

Kodi i formularit

Data e përgatitjes

Emri i organizatës që ka përpiluar dokumentin

Matësit e transaksioneve të biznesit

Mbiemrat dhe pozicionet e personave përgjegjës, nënshkrimet e tyre personale.

Nëse dokumenti është një dokument i jashtëm, atëherë përveç nënshkrimeve personale, në dokument duhet të vendoset edhe vula e rrumbullakët e organizatës.

Një dokument elektronik përmban të njëjtin informacion si një dokument në letër Përmbajtja e një dokumenti elektronik mund të shihet në një ekran kompjuteri. Një dokument elektronik mund të printohet në formë letre. Një dokument elektronik mund të riprodhohet në një numër të madh kopjesh plotësisht identike dhe mund të dërgohet menjëherë në një kompjuter tjetër kudo në botë duke përdorur email.

Por një dokument elektronik është më i lehtë për t'u falsifikuar sesa ai në letër, përveç nëse, natyrisht, merren masa të veçanta sigurie.

Problemet e mbrojtjes nga falsifikimi i dokumenteve elektronike mund të zgjidhen. Në Rusi, si në shumë vende të tjera të botës, është miratuar Ligji për Nënshkrimet Elektronike, që synon zgjidhjen e këtij problemi.

Dokumentet elektronike tashmë përdoren gjerësisht në komunikimin e ndërmarrjeve me bankat dhe organet tatimore.

Të gjitha dokumentet në departamentin e kontabilitetit kontrollohen me kujdes nga tre anë: ligjore, nga pikëpamja e regjistrimit dhe aritmetike.

Dokumentet e verifikuara regjistrohen në regjistrin e regjistrimit të dokumenteve.

Nuk lejohen korrigjimet e parave të gatshme dhe dokumenteve bankare. Korrigjimet mund të bëhen në dokumentet e tjera të kontabilitetit parësor vetëm me marrëveshjen e pjesëmarrësve në transaksionet e biznesit, të cilat duhet të konfirmohen me nënshkrimet e të njëjtëve persona që kanë nënshkruar dokumentet, duke treguar datën e korrigjimeve.

Aktualisht vëmendje e veçantë i kushtohet unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve. Unifikimi i dokumenteve është zhvillimi i një forme të unifikuar të dokumenteve ruse për regjistrimin e transaksioneve homogjene të biznesit në organizata të ndryshme. Në Rusi janë unifikuar format e dokumenteve të parave të gatshme, dokumentet bankare etj.

Ato janë të detyrueshme për të gjitha fushat e veprimtarisë. Së bashku me unifikimin, standardizimi i dokumenteve është i rëndësishëm. Standardizimi është vendosja e madhësive standarde identike të formularëve standard të dokumenteve. Gjatë mbajtjes së regjistrave kontabël, është e rëndësishme të krijohet një rrjedhë racionale e dokumenteve, d.m.th. një sistem optimal për gjenerimin e dokumenteve të kontabilitetit, pranimin e tyre për kontabilitet, lëvizjen e tyre nëpër ndërmarrje, ruajtjen e tyre aktuale dhe transferimin në arkiv. Kjo siguron një shkallë të lartë të besueshmërisë së kontabilitetit me investim minimal në kohë dhe para.

Dokumentacioni parësor zë një vend mjaft të rëndësishëm midis të gjithë dokumentacionit të mbajtur nga departamenti i kontabilitetit. Ai kontrollohet vazhdimisht nga shërbimi tatimor dhe duhet të hartohet në përputhje me normat dhe ligjet e nevojshme në fuqi në Federatën Ruse. Ne do të diskutojmë në artikullin tonë se çfarë lidhet me dokumentacionin parësor, si ta zyrtarizojmë dhe hartojmë saktë, në mënyrë që të mos kemi probleme me inspektoratin tatimor më vonë.

Dokumentacioni parësor në kontabilitet - çfarë është?

Dokumentet primare janë baza mbi të cilën mund të bëhen regjistrimet kontabël dhe të regjistrohen në regjistrin e përgjithshëm. Kjo është një pjesë e rëndësishme e dokumentacionit të menaxhimit të një ndërmarrje ose organizate.

Në të gjitha ndërmarrjet që shteti i detyroi të mbajnë evidencë kontabël, transaksionet e biznesit duhet të formalizohen në përputhje me dokumentacionin parësor. Një transaksion biznesi kuptohet si çdo aktivitet i një ndërmarrje që përfshin lëvizjen e fondeve ose strukturën e aktiveve të saj.

Sipas ligjit të kontabilitetit, përgatitja e dokumentacionit parësor duhet të bëhet njëkohësisht me veprimet e biznesit, pra të dokumentohet menjëherë. Por nëse kjo nuk është e mundur, ju mund të bëni dokumentacion menjëherë pas përfundimit të veprimit.

Dokumentacioni parësor mund të përgatitet si në letër ashtu edhe në mënyrë elektronike. Por në opsionin e dytë, të gjitha letrat duhet të jenë të certifikuara me nënshkrim elektronik, përndryshe thjesht nuk do të kenë fuqi ligjore. Por, nëse kontrata përcakton qartë praninë e një versioni letre të dokumentit, atëherë ai duhet të jetë i disponueshëm.

Dokumentet primare do të ruhen për 4 vjet. Gjatë kësaj periudhe, zyra e taksave ka të drejtë t'u kërkojë atyre në çdo kohë që të kontrollojnë ju dhe palën tjetër. Duhet të jeni veçanërisht të kujdesshëm për dokumentet në të cilat blini diçka. Mos harroni, është falë tyre që ju do të jeni në gjendje të shkoni në gjykatë nëse lind nevoja.

Ndarja e dokumenteve sipas fazave të biznesit

Të gjitha transaksionet e kryera nga një ndërmarrje ose organizatë mund të ndahen në 3 faza:

1. Diskutimi i kushteve të marrëveshjes. Në këtë kohë, duhet të diskutoni të gjitha nuancat dhe të arrini në një mendim të përbashkët. Rezultati i kësaj faze do të jetë nënshkrimi i një marrëveshjeje dhe lëshimi i një faturë për pagesë.
2. Pagesa sipas marrëveshjes. Duhet të konfirmohet nga një ekstrakt nga llogaria juaj rrjedhëse nëse pagesa është bërë me transfertë bankare, ose me çeqe dhe formularë të rreptë raportimi nëse pagesa është bërë me para në dorë.
   Opsioni i dytë përdoret shpesh nga punonjësit e një organizate kur marrin fonde në llogari.
3. Pranimi i mallrave ose shërbimeve të paguara. Duhet të ketë prova që konfirmojnë se mallrat janë marrë ose shërbimi është ofruar, përndryshe shërbimi tatimor thjesht nuk do t'ju lejojë të zvogëloni shumën e mbledhjes së taksave.

Konfirmimi mund të jetë një faturë ngarkese ose një faturë në rastin e marrjes së mallrave, ose një certifikatë e përfundimit të punës në rastin e ofrimit të një shërbimi.

Cilat dokumente kërkohen?

Në varësi të operacionit që do të kryhet, lista e dokumenteve të kërkuara mund të ndryshojë. Le të shohim listën më të zakonshme të letrave të kërkuara. Në mënyrë tipike, të gjitha dokumentet përgatiten ose nga kontraktori ose nga furnizuesi i mallrave.

Lista e dokumenteve duket si kjo:

Karakteristikat e regjistrit kontabël

Pasi të jenë përgatitur dokumentet parësore, ato kontrollohen për formën dhe përmbajtjen. Pas kësaj, nëse gjithçka është bërë si duhet, ato zyrtarizohen dhe bëhet grupimi ekonomik i të dhënave që përmban në sistemin e përgjithshëm të kontabilitetit. Për ta bërë këtë, të gjitha informacionet në lidhje me bilancin e pronës së kompanisë, parave të gatshme dhe transaksioneve të biznesit nga dokumentet primare (falas) transferohen në regjistrat e kontabilitetit.

Vetë regjistrat e kontabilitetit janë tabela të specializuara që janë bërë në një formë të specifikuar rreptësisht, në përputhje të plotë me grupimin ekonomik të informacionit për pasurinë e kompanisë dhe burimet e shfaqjes së tij.

Të gjithë regjistrat ekzistues ndahen në 3 grupe:

• Me takim. Në varësi të këtij kriteri, regjistrat ndahen në kronologjikë, sistematikë dhe të kombinuar. Çdo lloj individual ka rendin e vet të ruajtjes së të dhënave.
• Në bazë të përgjithësimit të të dhënave, regjistrat ndahen në të integruar dhe të diferencuar. Secila mund të konsiderohet nga e veçanta në të përgjithshme, ose anasjelltas, nga raportimi në dokumentet parësore.
• Nga pamja. Ato mund të kenë një formë pothuajse arbitrare: një libër, një revistë, një kartë, fletë të shtypura.

Regjistrat e kontabilitetit duhet të kenë:

• Titulli i plotë.
• Periudha kohore e specifikuar për regjistrimin e transaksioneve të biznesit dhe me cilën periudhë faturimi lidhet.
• Nënshkrimet dhe inicialet e personave përgjegjës. Kjo bën të mundur që në rast të çështjeve të diskutueshme të gjenden dhe të tregohen personat që kanë marrë pjesë në transaksion.

Transaksionet e biznesit të kryera duhet të pasqyrohen pikërisht në periudhën në të cilën janë kryer. Nëse pasqyrimi dokumentar nuk mund të bëhet drejtpërdrejt gjatë një transaksioni biznesi, atëherë regjistrimi duhet të bëhet menjëherë pas përfundimit të tij.

Në përgjithësi, regjistrat e kontabilitetit krijohen për të grumbulluar dhe sistemuar informacione rreth dokumenteve parësore të pranuara për regjistrim për të shfaqur pasqyrat financiare. Nëse dokumentacioni financiar dhe parësor i një ndërmarrje ruhet në formë të shtypur, atëherë, me kërkesë të pjesëmarrësve të tjerë në operacionet e biznesit ose agjencive të zbatimit të ligjit (nëse kjo është në kompetencën e tyre), kopjet duhet të sigurohen nga personi që i ka përpiluar dhe i paraqiti për nënshkrim.

1c dokumentacioni primar i kontabilitetit

Gjatë kryerjes së aktiviteteve financiare dhe afariste, një kontabilist do të duhet të punojë me një sasi të madhe dokumentacioni. Këto janë forma të ndryshme, kontrata, dokumentacion raportues, vlerësime dhe llogaritje. Disa prej tyre nuk kanë rëndësi të madhe dhe janë dytësore, por ka edhe dokumente shumë të rëndësishme në të cilat edhe një gabim i vogël mund të çojë në pasoja katastrofike për të gjithë ndërmarrjen dhe për zyrtarët individualë. Këto janë dokumentet kryesore të organizatës.

Me ndihmën e programit 1C do të jeni në gjendje t'i kontrolloni dhe t'i përdorni ato shumë më lehtë. Funksionet e tij përfshijnë menaxhimin e dokumenteve të transportit dhe monetar, dokumentet e magazinës dhe ato që lidhen me tregtinë me pakicë.

Sot, softueri 1C zë një pozicion udhëheqës midis programeve të kontabilitetit që përdoren vazhdimisht në vendin tonë.

Ndër funksionet më të njohura 1C janë këto:

• Automatizimi i plotë i të gjitha llojeve të kontabilitetit.
• Llogaritja e listës së pagave për punonjësit.
• Menaxhimi i kontabilitetit të personelit dhe prodhimit.

Programi ka një numër të madh mënyrash dhe cilësimesh, me të cilat mund ta personalizoni plotësisht për veten tuaj, ta rregulloni në një mënyrë të përshtatshme për ju.

Përgatitja e dokumentacionit parësor është një detyrë komplekse dhe e mundimshme, por thjesht e nevojshme. Teknologjitë moderne kompjuterike dhe punonjësit shumë të kualifikuar do t'ju ndihmojnë. Nëse i qaseni me gjithë përgjegjësinë dhe njohurinë e çështjes, atëherë nuk do të ketë probleme.

Në kontakt me

1. Çdo fakt i jetës ekonomike i nënshtrohet regjistrimit me dokument kontabël parësor. Nuk lejohet të pranohen për dokumente kontabël dokumente që dokumentojnë fakte të jetës ekonomike që nuk kanë ndodhur, duke përfshirë ato në themel të transaksioneve imagjinare dhe të rreme.

2. Detajet e detyrueshme të dokumentit të kontabilitetit parësor janë:

1) emri i dokumentit;

2) data e përgatitjes së dokumentit;

3) emrin e subjektit ekonomik që e ka përpiluar dokumentin;

5) vlera e matjes natyrore dhe (ose) monetare të një fakti të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;

6) emri i pozitës së personit (personave) që përfundoi transaksionin, operacionin dhe personin(ët) përgjegjës për ekzekutimin e tij, ose emrin e pozicionit të personit(ve) përgjegjës për ekzekutimin e ngjarjes së kryer ;

(shih tekstin në botimin e mëparshëm)

7) nënshkrimet e personave të parashikuar në paragrafin 6 të kësaj pjese, duke treguar mbiemrat dhe inicialet e tyre ose të dhënat e tjera të nevojshme për identifikimin e këtyre personave.

3. Dokumenti parësor kontabël duhet të hartohet kur kryhet një fakt i jetës ekonomike dhe nëse kjo nuk është e mundur, menjëherë pas përfundimit të tij. Personi përgjegjës për regjistrimin e faktit të jetës ekonomike siguron transferimin në kohë të dokumenteve të kontabilitetit parësor për regjistrimin e të dhënave që përmbahen në to në regjistrat kontabël, si dhe besueshmërinë e këtyre të dhënave. Personi të cilit i është besuar mbajtja e regjistrave kontabël dhe personi me të cilin është lidhur një marrëveshje për ofrimin e shërbimeve të kontabilitetit nuk janë përgjegjës për përputhshmërinë e dokumenteve të kontabilitetit parësor të përpiluara nga persona të tjerë me fakte të realizuara të jetës ekonomike.

(shih tekstin në botimin e mëparshëm)

4. Format e dokumenteve të kontabilitetit parësor përcaktohen nga titullari i subjektit ekonomik me rekomandimin e zyrtarit përgjegjës për mbajtjen e regjistrave kontabël. Format e dokumenteve të kontabilitetit parësor për organizatat e sektorit publik përcaktohen në përputhje me legjislacionin buxhetor të Federatës Ruse.

(shih tekstin në botimin e mëparshëm)

5. Dokumenti kryesor i kontabilitetit hartohet në letër dhe (ose) në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik.

6. Nëse legjislacioni i Federatës Ruse ose një marrëveshje parashikon paraqitjen e një dokumenti parësor të kontabilitetit një personi tjetër ose një organi shtetëror në letër, një subjekt ekonomik është i detyruar, me kërkesë të një personi ose organi tjetër qeveritar, me kërkesën e tij. me shpenzimet e veta, për të bërë kopje në letër të dokumentit kryesor të kontabilitetit të hartuar në formën e një dokumenti elektronik.

7. Korrigjimet lejohen në dokumentin parësor të kontabilitetit, përveç nëse përcaktohet ndryshe nga ligjet federale ose aktet rregullatore ligjore të organeve shtetërore rregullatore të kontabilitetit. Korrigjimi në dokumentin parësor të kontabilitetit duhet të përmbajë datën e korrigjimit, si dhe nënshkrimet e personave që kanë përpiluar dokumentin në të cilin është bërë korrigjimi, duke treguar mbiemrat dhe inicialet e tyre ose detaje të tjera të nevojshme për identifikimin e këtyre personave.

8. Nëse, në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse, janë sekuestruar dokumentet kryesore të kontabilitetit, përfshirë në formën e një dokumenti elektronik, kopjet e dokumenteve të sekuestruara, të bëra në mënyrën e përcaktuar me legjislacionin e Federatës Ruse, janë të përfshira në dokumentet e kontabilitetit.