Платежный календарь как инструмент финансового планирования. Как составить платежный календарь. Пример в Excel Оперативный платежный календарь таблица в эксель

Таблица с суммарными денежными потоками рассмотренная в главе 19, служит больше, для отображения суммарного ежедневного денежного потока (ДП) и остатков денежных средств (ДС), по которым, при их недостатке, можно произвести расчет и стоимость привлекаемых заемных средств. Специалисты финансового отдела задумались над противоположной задачей - отсутствием детализации или аналитики этих денежных потоков в разрезе одного банковского дня. Такая детализация необходима для анализа проводимых кассовых операций и, при необходимости, последующего внесения корректировок в принимаемые управленческие решения, исправляющих возможные неприятности. Поэтому решено дополнить модель прогнозирования движения денежных потоков еще одним рабочим листом с таблицей платежного календаря, который будет отображать:

• остаток ДС на начало каждого дня;
• поступление и списание ДС в течение каждого дня как суммарного потока, так и в разрезе управленческих статей их учета;
• чистый денежный поток за день, как разность между поступлением и списанием ДС;
• поступление и списание ДС нарастающим итогом за день;
• суммарные обороты ДС за месяц по всем статьям управленческого учета.

Стратегический смысл самого платежного календаря заключается в том, чтобы найти узкие места в детализированных потоках ДС и по возможности устранить их. Ведь при положительном потоке за месяц в целом, могут быть всплески остатков ДС ниже нулевой отметки внутри этого месяца. Такая ситуация, когда не хватает денег для ведения оперативной хозяйственной деятельности, называется кассовым разрывом. Не применяя моделирования спрогнозировать возможное поведение наличности практически невозможно, да и исправить тоже. А это невыполнение взятых на себя обязательств с возможным последующим срывом бизнеса в целом или же дополнительными издержками для устранения нежелательных последствий, когда таковые становятся известны слишком поздно. Ведь известно, что стоимость приобретаемых товаров и услуг зачастую зависит от выполнения партнером взятых на себя обязательств.

Другой возможный смысл платежного календаря - оптимизация движения денежных средств (ДДС) с целью максимальной эффективности использования ресурсов, коими и являются деньги. Статьи ДДС в платежном календаре позволяют более эффективно взглянуть на происходящие процессы с целью создания бездефицитного платежного календаря, основанного на анализе предшествующих событий и прогнозировании будущих. Могут существовать различные подходы, например, желание "уложиться" в планируемые денежные ресурсы или расчет минимально возможных сумм привлекаемых кредитов и их стоимости при нехватке ДС. Платежный календарь позволит моделировать будущие потоки ДС по принципу "что-если" и находить более оптимальные варианты, например, в сроках оплаты. При кратковременном избытке денег, принимается решение не размещать их на депозите, а оплатить поставщикам за материалы (товары, услуги) с определенной заранее оговоренной скидкой. Или наоборот, предварительно провести переговоры с покупателем, с целью оплаты им товара ранее установленного срока с предоставлением ему скидки, а не привлекать краткосрочный кредит.

Пример классического платежного календаря

По логике в состав денежных потоков, как средства оплаты, входят непосредственно денежные средства - товар, обладающий мгновенной ликвидностью, так и их эквиваленты. В качестве эквивалентов выступают различные активы, полученные в качестве оплаты за реализованный товар (услуги). Это, как правило, другой товар (взаимозачет, бартер), векселя и пр. Но при поступлении этих эквивалентов сумма на банковском счете остается неизменной и ликвидность эквивалентов не является мгновенной. Поэтому рассматриваем платежный календарь, только для прогнозирования и фиксации непосредственно движения наличности.

В составе классического платежного календаря (рис. 21.1.) можно выделить три составляющих ДДС:

• денежный поток от основной деятельности;
• денежный поток от инвестиционной деятельности;
• денежный поток от финансовой деятельности
• с детализацией их на отдельные статьи.

Заполнение платежного календаря и расчеты, которые в нем производятся можно осуществлять самыми различными методами. Например, ввод данных в календарь с клавиатуры на основании произведенных ранее расчетов или предположений. Но этот метод при проведении предприятием активной и многоплановой деятельности не устраивает финансовый отдел. Должна присутствовать определенная стройная система, которая позволит как изменять одновременно массивы данных в платежном календаре, так и анализировать эти данные. Предполагается, что данные в календаре будут обновляться автоматически, на основании разработанного алгоритма и в качестве исходных данных будут использованы все полученные ранее результаты в модели прогнозирования денежных потоков.

Платежный календарь выступает как самый итоговый отчет, на основании которого будет планироваться и контролироваться кассовая жизнь предприятия. В качестве примера возможной автоматизации заполнения платежного календаря рассмотрим операцию поставки товара и получения средств по кредитной линии, рассмотренные в прошлых главах.

Рис. 21.1. Пример классического платежного календаря

Задачи автоматизации формирования платежного календаря

У модели ДенежныеПотоки присутствует существенный недостаток - невозможность просмотра проводимых операций в разрезе одного банковского дня при достаточном количестве введенных записей о проводимых операциях в исходную таблицу на рабочем листе ИсхДанные. Для этой цели введите в состав модели рабочий лист ПК с платежным календарем (рис. 21.2.). Непосредственные задачи автоматизации формирования платежного календаря:

• автоматически определить наименования приходных и расходных статей операций с наличностью и ввести их в графу Наименование, учитывая при этом принадлежность их либо к приходной либо к расходной составляющей платежного календаря;
• на основании введенного номера месяца, за который формируется платежный календарь, произвести выборку операций с наличностью только за этот месяц;
• определить номер года, за который проводится формирование платежного календаря и сформировать даты каждого дня в формате Excel;
• провести суммирование потоков операций с наличностью за каждый день по каждой статье платежного календаря и ввести эту сумму в платежный календарь на пересечении строки с наименованием этой операции и столбца с указанием этого номера дня месяца, в котором проведена операция;
• определить сумму ежедневных поступлений и расходования денежных средств, а также чистый денежный поток за день;
• определить с начала месяца по нарастающей суммы поступлений и расходования денежных средств;
• провести окончательные итоговые расчеты платежного календаря.

Рис. 21.2. Рабочий лист ПК с созданным платежным календарем и числовым примером за февраль месяц

Создание платежного календаря

Таблица непосредственно платежного календаря расположена в области ячеек С6:AI83. Строки 12:29 календаря выделены для формирования постатейно данных поступивших денежных средств, а строки 32:79 - для списанных.

Перед автоматическим заполнением платежного календаря в ячейку D2 с клавиатуры вводится номер месяца, за который будет формироваться платежный календарь. Промежуточные расчеты при формировании платежного календаря будут производиться в столбцах ВА:ВС.

Формирование наименований статей платежного календаря

Для формирования наименований статей платежного календаря предназначена подпрограмма ФормированиеСтатейКалендаря (рис. 21.3.). Статьи формируются на основании наименований операций, введенных в исходную таблицу на рабочем листе ИсхДанные. Причем, если наименование операции присутствует в исходной таблице, но не проводилась в месяце, за который формируется платежный календарь, эта статья будет все равно присутствовать в календаре. Это объясняется необходимостью унификации платежных календарей за любой период времени. Смысл такой унификации заключается, прежде всего, в наглядности, или желании человека искать вещи на привычном для него месте. Например, в одном месяце предприятие вело активную финансово-хозяйственную деятельность и статей расхода, по которым проводились операции, было 50, а в другом месяце всего 10, и в календаре отражены только статьи с проводимыми операциями. Руководитель, положив на стол два листа бумаги с распечатанными платежными календарями, больше времени потратит на поиск идентичных статей в этих таблицах, чем непосредственно на анализ содержащейся информации и принятие решений.

В подпрограмму входят на две других процедуры: ввод формул выбора наименований статей поступления (ДоходнаяЧасть) и статей списания денежных средств (РасходнаяЧасть). Сама же подпрограмма осуществляет только вставку выбранного текста наименований статей непосредственно в календарь.

В нашем примере в создаваемом платежном календаре можно разместить до 18 статей в доходной части календаря и 48 статей в расходной. При необходимости количество статей может быть уменьшено или увеличено, но тогда необходимо будет редактировать описанные далее макросы формирования платежного календаря и размеры таблицы, в которой календарь размещен.

Если нет необходимости в постоянном обновлении наименования статей при формировании платежного календаря, то тогда выполнение этой подпрограммы можно не производить, поставив перед ее именем в рассматриваемой далее подпрограмме ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.5.) знак примечания.

Рис. 21.3. Подпрограмма ФормированиеСтатейКалендаря для формирования наименования статей поступления денежных средств

Формирование наименования статей поступления денежных средств

Прежде чем приступить к записи макроса ДоходнаяЧасть, введите формулы в ячейку ВА12:

=ЕСЛИ(ИсхДанные!I10=0;"";ЕСЛИ(ИсхДанные!H10=1;ИсхДанные!C10;0))

которая вначале проверяет - отличается ли значение в ячейке I10 рабочего листа ИсхДанные (поступление денежных средств) от значения 0. Если отличается, то проводится дополнительная проверка - введен ли признак денежных потоков в ячейку Н10 рабочего листа ИсхДанные. При выполнении этих условий формула возвращает текст наименования операции, введенную в ячейку С10 рабочего листа ИсхДанные.

И в ячейке ВВ12 формула:

=ЕСЛИ(BA12=BA13;0;BA12)

которая вступает в свои полномочия после замены содержимого диапазона ячеек ВА12:ВА5002, содержащих первую формулу на определенные ею значения и последующую их сортировку (по убыванию не считая первую строку строкой заголовка). После сортировки значений, текст одинаковых наименований статей будет содержаться только в смежных ячейках. Тогда эта формула, сравнив значения в двух смежных ячейках, при идентичном тексте возвратит значение 0, а при несовпадении - текст наименования статьи в ячейке находящейся выше. Таким образом, из всех ячеек, содержащим одинаковый текст наименования статьи во всем массиве данных будет выбрана только одна.

Для записи подпрограммы выполните следующие действия после начала записи макроса:

• выделите область ячеек ВА12:ВА22 и нажмите клавишу F2, после чего комбинацию клавиш Ctrl+Enter;
• не перемещая табличного курсора, скопируйте выделенный диапазон в буфер обмена и произведите вставку в тот же диапазон, вызвав диалоговое окно Специальная вставка, в котором активизируйте переключатель Значения;
• не перемещая табличного курсора, выполните сортировку выделенного диапазона по убыванию нажав кнопку Сортировка по убыванию на Стандартной панели инструментов. Таким образом, весь имеющийся список операций, связанных с поступлением наличности соберется в верхней части выделенного диапазона, причем в убывающем алфавитном порядке;
• выделите область ячеек ВВ12:ВВ22 и повторите все описанные действия;
• остановите запись макроса и, открыв Редактор Visual Basic, произведите редактирование выделяемых диапазонов ячеек, заменив их адреса на ВА12:ВА5002 и ВВ12:ВВ5002, а также отредактируйте текст кода VBA и введите примечания.

Рис. 21.4. Макрос ДоходнаяЧасть

Формирование наименования статей списания денежных средств

При создании макроса РасходнаяЧасть нет необходимости повторять все действия, выполненные при записи предыдущего. Скопируйте макрос ДоходнаяЧасть в Редакторе Visual Basic и заменив имя отредактируйте его, что заключается в замене ссылки на ячейку с I10 при вводе формулы в диапазон ячеек ВА:

""=IF(ИсхДанные!R[-2]C[-44]=0, ......"

""=IF(ИсхДанные!R[-2]C[-43]=0, ...."

Это относительная система ссылок и указывает на то что столбец I находится 44-м, а столбец J 43-м слева по отношению к столбцу ВА, в ячейки которого вводятся формулы.

Заполнение платежного календаря суммами ежедневных оборотов денежных средств

Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам (рис. 21.5.) состоит из трех составляющих:

• подпрограммы ФормулыЗаполненияПлатежногоКалендаря непосредственно для ввода формул, производящих расчет;
• цикла For-Next для последовательного ввода рассчитанных ежедневных оборотов ДС по каждой статье в платежный календарь;
• очистки содержимого области с введенными формулами промежуточных расчетов.

Критериями при выборе данных служат:

• номер месяца, введенный в ячейку D2 перед началом вычислений;
• номер дня выбранного месяца, вводимого циклом For-Next с помощью переменной X в ячейку ВА1, и при выполнении подпрограммы изменяющего значение от 1 до31;
• наименование статьи управленческого учета, сформированных ранее в платежном календаре в диапазоне ячеек С12:С79.

Рис.21.5. Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам

Формулы расчета ежедневных оборотов денежных средств

Для ввода формул определения ежедневных оборотов денежных средств запишите макрос ФормулыЗаполненияПлатежногоКалендаря, предварительно введя следующие формулы. В ячейке ВА10 формула:

=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ИсхДанные!D10)=$D$2;ЕСЛИ(ДЕНЬ(ИсхДанные!D10)=$BA$1;ИсхДанные!C10;0);0)

которая сначала определяет, соответствует ли номер месяца в дате, находящейся в ячейке D10 рабочего листа ИсхДанные номеру месяца, введенному в ячейку D2 рабочего листа ПК. При выполнении этого условия проверяется следующее условие - соответствует ли номер дня месяца этой даты номеру дня месяца, вводимого в ячейку ВА1 рабочего листа ПК. При выполнении этих условий формула возвращает наименование проводимой операции, введенной в ячейку D10 рабочего листа ИсхДанные. В противном случае формула возвращает значение 0.

Формула в ячейке ВВ10:

=ЕСЛИ(BA10=0;0;СУММ(ИсхДанные!I10:J10))

проверяет результат вычисления формулы в ячейке ВА10. Если результат не равен нулю, то формула суммирует значение поступления и списания денежных средств по этой операции, содержащихся в ячейках I10:J10 рабочего листа ИсхДанные. Суммирование значений доходных и расходных статей объясняется тем, что в ячейках I10:J10 значения одновременно содержаться не могут. Это должно обязательно учитываться при формировании таблицы на листе ИсхДанные, ведь иначе такая запись не будет иметь никакого смысла.

Формула в ячейке ВС12:

=СУММЕСЛИ($BA$10:$BA$5000;$C12;$BB$10:$BB$5000)

суммирует обороты движения денежных средств в области ячеек ВВ10:ВВ5000 за номер дня месяца, введенного в ячейку ВА1 и при условии, что текст наименования статьи в ячейке С12 идентичен тексту наименования статьи в области ячеек ВА10:ВА5000.

Запись макроса заключается в последовательном вводе этих формул в диапазоны ячеек BC12:BC79, ВА10:ВА5000 и ВВ10:ВВ5000.

Рис. 21.6. Подпрограмма ввода формул определения оборотов за день по каждой статье управленческого учета

Цикл заполнения платежного календаря ежедневными оборотами движения денежных средств

Основным элементом автоматического заполнения платежного календаря ежедневными оборотами ДДС является цикл For-Next. Последовательность выполняемых циклом операций в подпрограмме ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам (рис. 21.5.) следующая:

• предварительно переменной Row (номер строки) присваивается значение 12, что соответствует номеру строки, с которой начинает формироваться текст наименований статей управленческого учета;
• задается выполнение циклов от 1 до 31, что соответствует максимальному количеству дней в месяце;
• переменной Х присваивается значение равное его предыдущему значению, увеличенному на единицу. Значение Х не было задано и в начале выполнения цикла оно будет равно нулю;
• текущее значение переменной Х присваивается ячейке ВА1 (номер дня месяца), по которой будет производиться выборка данных ранее введенными формулами в диапазоне ячеек ВА10:ВА5000;
• задается перерасчет введенных формул;
• копируется содержимое диапазона ячеек BC12:BC79, формулы которых возвращают различные значения при изменении значения ячейки ВА1;
• определяется ячейка в рабочей области платежного календаря с адресом на пересечении номера строки (Row) и номера столбца, равного значению 3 (столбцы А:С), увеличенному на значение переменной Х. Строка кода VBA Cells(Row, 3 + X). В эту ячейку производится вставка значений скопированного диапазона BC12:BC79. Переменная Х с каждым циклом увеличивается на единицу и происходит с каждым циклом переход на одну ячейку правее - D12. E12, F12, G12 и т.д. Переменную Row в этой подпрограмме можно не использовать, а просто указать значение 12, но так нагляднее.

Ввод дат и сальдо на начало дня

Задачей макроса КалендарьДатыСальдо (рис. 21.7.) является ввод формул:

• определения номера года, в котором может находиться вводимый в ячейку D2 номер месяца;
• даты, за которую производятся ежедневные расчеты в платежном календаре;
• остатков денежных средств на начало каждого дня.

Как помните, при создании таблицы на листе СуммПотоки было задано ограничение вертикального расположения таблицы строкой 200 или, исходя из рабочей области, таблица охватывает временной интервал в 198 дней. Ограничение было связано с увеличением скорости обработки информации. Причем алгоритм создания этой таблицы, самостоятельно определяет дату, с которой будет начинается этот временной интервал. Как следствие, если начальная дата находится во второй половине года, то временной интервал перейдет и на следующий год.

Кроме того, создавая различные приложения и модели, на протяжении всей книги, мы стремились к тому, чтобы пользователь при работе с компьютером делал как можно меньше ненужных движений. К таким "движениям" можно отнести и ввод номера года, за который будет формироваться платежный календарь. Поручим Excel самостоятельно производить выбор года. Основной критерий - год должен находиться во временном диапазоне, формируемом на листе СуммПотоки и определяться номером вводимого месяца в ячейку D2 на листе ПК.

Несмотря на кажущуюся сложность, задача довольно проста и определяется одной формулой, по критериям: заданный временной диапазон и значение номера месяца. Формула определения номера года в ячейке D3:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ГОД(МИН(СуммПотоки!B3:B200))=ГОД(МАКС(СуммПотоки!B3:B200));МЕСЯЦ(МИН(СуммПотоки!B3:B200))

в первом аргументе функции ЕСЛИ функция ИЛИ проверяет два условия:

• равен ли максимальный год в области дат на рабочем листе СуммПотоки минимальному номеру года в том же диапазоне. Простыми словами - будет ли в этом интервале встреча Нового года?;
• больше или равен минимальный номер месяца в этой же области дат номеру месяца в ячейке D2.

При соблюдении одного из условий, или обоих одновременно, формула возвращает минимальное значение года в области дат на рабочем листе СуммПотоки. В противном случае возвращается номер максимального года в этой же области.

Формула формирования даты в ячейке D6:

=ЕСЛИ(ЕОШ(СЦЕПИТЬ(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1);0;СЦЕПИТЬ(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1)

с помощью функции СЦЕПИТЬ соединяет в единое целое день (ячейка D7), месяц (ячейка D2) и год (ячейка D2). Алгоритм вычислений таких формул описан в главе 7. Цикл заполнения платежного календаря предполагает, что в месяце 31 день. Следовательно, как в нашем примере, если формировать календарь за февраль, в котором 28 дней, то, в этом месяце, начиная с 29-го числа, будет возвращаться значение ошибки #ЗНАЧ. Поэтому функцию СЦЕПИТЬ в первом аргументе функции ЕСЛИ проверяет функция ЕОШ, которая при обнаружении ошибки возвратит значение ИСТИНА. В таком случае функция ЕСЛИ возвратит значение 0, в противном - значение даты в формате Excel, созданной функцией СЦЕПИТЬ.

По этой дате формулой в ячейке D9 определяется остаток денежных средств на начало дня, используя остаток денежных средств в таблице денежных потоков на рабочем листе СуммПотоки:

=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(D6-1;СуммПотоки!$B$3:$E$200;4;ЛОЖЬ));0;ВПР(D6-1;СуммПотоки!$B$3:$E$200;4;ЛОЖЬ))

Основная функция поиска данных формулы - функция ВПР. При отсутствии даты в диапазоне поиска, для устранения возвращаемого формулой значения ошибки, в первом аргументе функции ЕСЛИ применена функция ЕНД. А функция ЕСЛИ выбирает - при отсутствии даты, возвращает значение 0, в противном случае значение остатка денежных средств на заданную дату, найденное функцией ВПР.

Запись макроса КалендарьДатыСальдо заключается в последовательном вводе этих формул в ячейки D3, D6:AH6 и D9:AH9 и последующем редактировании кода VBA после записи макроса.

Рис. 21.7. Подпрограмма КалендарьДатыСальдо

Итоговые расчеты платежного календаря

Подпрограмма КалендарьИтоговыеРасчеты (рис. 21.8.) довольно проста и заключается во вводе всех суммирующих формул в соответствующие диапазоны ячеек. В заключение подпрограмма выделяет весь рабочий лист и заменяет формулы на значения, после чего вводит в ячейку С1 формулу определения текущей даты и времени.

Рис. 21.8. Подпрограмма КалендарьИтоговыеРасчеты

Полный цикл заполнения платежного календаря

Для того чтобы все операции по заполнению платежного календаря происходили автоматически, напишите подпрограмму ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.9.). Эта подпрограмма состоит из имен записанных ранее макросов, выполняющих заданные им процедуры расчетов. Для запуска макроса на выполнение создайте кнопку Заполнение платежного календаря (рис. 21.2.) и назначьте ей созданную подпрограмму.

Рис. 21.9. Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаря

Полный цикл расчета денежных потоков

Для полного расчета всей модели от перерасчета данных на листе ИсхДанные до расчета кредитной линии и заполнения платежного календаря запишите подпрограмму ПолныйРасчетДенежныхПотоков (рис. 21.10.), которая осуществляет весь цикл расчетов, описанный в главах создания модели ДенежныеПотоки. Запуск подпрограммы на выполнение поручите кнопке Полный расчет денежных потоков (рис. 21.2.).

Рис. 21.10. Подпрограмма ПолныйРасчетДенежныхПотоков полного расчета модели денежных потоков

Подпрограмма перепоручает созданным ранее процедурам УточненныйРасчетКредитнойЛинии (рис. 20.12.) и ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.9.) выполнение всего цикла вычислений с момента перерасчета таблицы на листе ИсхДанные до заполнения платежного календаря. Кроме этого подпрограмма дополнена сервисными функциями:

• таймером, фиксирующем время выполнения всего цикла расчета;
• диалоговым окном, всплывающем при окончании вычислений;
• сворачиванием окна Excel на все время выполнения вычислений и последующем восстановлении его на весь экран по завершению выполнения подпрограммы.

Скорость выполнения вычислений всей модели зависит от мощности компьютера и может колебаться от десятков секунд до нескольких минут. В нашей подпрограмме внедрение таймера носит больше обучающий характер.

Работа таймера основана на функции Timer, которая возвращает значение, представляющее число секунд, прошедших после полуночи. Вначале выполнения подпрограммы переменной Х присваивается значение функции Timer в момент нажатия на кнопку, запускающую выполнение вычислений. После выполнения подпрограммы переменной Х присваивается разность между текущим значением функции Timer и зафиксированном ранее значением переменной Х. Полученное значение округляется с помощью функции Round:

X = Application.Round((Timer - X), 0)

Иначе в диалоговом окне показывающим окончание цикла вычислений после целого значения секунд будет присутствовать несколько десятичных знаков.

Создание диалогового окна с помощью функции MsgBox

О возможности создания в Excel пользовательских диалоговых окон с помощью Редактора Visual Basic было написано в главе 5 (рис. 5.16.). Рассмотрим создание и применение диалогового окна с помощью функции MsgBox. Функция MsgBox выводит на экран диалоговое окно, содержащее сообщение и устанавливает режим ожидания нажатия кнопки пользователем.

Синтаксис функции:

MsgBox(prompt[, buttons] [, title] [, helpfile, context])

содержит следующие основные именованные аргументы:

• prompt - обязательный аргумент. Это строковое выражение, отображаемое как сообщение в диалоговом окне. Максимальная длина строки prompt составляет приблизительно 1024 символов и зависит от ширины используемых символов.
• buttons - необязательный аргумент. Это числовое выражение, представляющее сумму значений, которые указывают число и тип отображаемых кнопок, тип используемого значка, основную кнопку и модальность окна сообщения. Для получения справки по этому аргументу поместите курсор на эту функцию и нажмите клавишу F1 для вызова справки Редактора Visual Basic. Значение этого аргумента по умолчанию равняется 0.
• title - необязательный аргумент. Это строковое выражение, отображаемое в строке заголовка диалогового окна. Если этот аргумент опущен, в строку заголовка помещается имя приложения, например, Microsoft Excel.

В нашей подпрограмме в строке кода VBA:

MsgBox "Полная продолжительность расчета - " & X & " секунд(а/ы)", 0, "Модель прогнозирования движения денежных потоков"

у функции MsgBox имеются следующие аргументы:

• prompt - отображаемое текстовое сообщение, содержащее текст - Полная продолжительность расчета, затем значение переменной - X и текст - секунд(а/ы);
• buttons - присвоено значение 0, что говорит о том, что количество отображаемых кнопок одно - отображается только кнопка OK;
• title - текстовое выражение, отображаемое в строке заголовка диалогового окна: Модель прогнозирования движения денежных потоков.

Рис. 21.11. Созданное диалоговое окно Модель прогнозирования движения денежных потоков для отображения времени расчета модели и показывающее окончание проведения расчетов

Сворачиванием окна Excel на все время выполнения вычислений

Полный цикл расчета модели может длиться более одной минуты, и для того чтобы это не утомляло глаза при расчете параметров кредитной линии, применялось отключение обновления экрана (рис. 20.12.). Более эффективный способ - сворачивание окна Excel на время выполнения процедуры вычисления. Поэтому допишите две строчки кода VBA. В начале подпрограммы:

Application.WindowState = xlMinimized

и в конце:

Application.WindowState = xlMaximized

Присвоение свойству WindowState значения xlMinimized позволит свернуть окно Excel перед выполнением вычислений, а значение xlMaximized восстановит его во весь экран. В это время можно работать в других программах.

Итоги

Итак, на протяжении пяти глав постепенно создавалась модель прогнозирования денежных потоков. Эта глава как завершающая создания модели для проведения необходимых вычислений.

В этой главе был описан процесс от необходимости применения платежного календаря в деятельности предприятия по управлению наличностью до реализации проекта по его автоматическому формированию. Он несколько отличается от классического (рис. 21.1.), но это легко исправляется, например, организовав экспорт данных из созданного календаря в классический.

Практическое применение платежного календаря для производственного предприятия рассмотрено в главе 26.

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и помогает оперативно управлять финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации должно быть достаточное количество средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - (рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

• Оплата от покупателей ;
• Прочие поступления ;
• Налоги и взносы ;
• Платежи поставщикам;
• Периодические платежи .

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю , Реализация (акты, накладные) , Оказание производственных услуг , Передача ОС , Передача НМА . Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк. Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика , Поступление (акты, накладные) , Поступление доп. расходов , Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

В раздел включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж?. Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу / расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации.

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором кассовые разрывы отсутствуют.

Платежный календарь - это инструмент оперативного планирования движений и остатков денежных средств предприятия в краткосрочной перспективе (день, неделя, месяц), позволяющий прогнозировать и контролировать исполнение предприятием и его контрагентами платежей, обеспечивать достаточность платежных средств и предотвращать кассовые разрывы. Рассмотрим, как пользоваться платежным календарем в 1с 8.3 на примерах.

Ручное составление календаря платежей в 1С или календарное планирование - достаточно трудоемкая задача, так как приходится ежедневно много тратить времени на обработку и анализ информации о плановых платежах, их исполнении, учитывать заявки на платежи от различных ЦФО, проверять их на соответствие платежным лимитам и регулярно пересчитывать плановые и фактические остатки денежных средств. И все это нужно делать оперативно и регулярно, так как данные по регламенту требуются ежедневно, бывает и по несколько раз в день. Ситуация отягощается, если на предприятии существует много различных средств оплаты (р/с, касса и т. п.), траншевые платежи, офшоры, купля-продажа валюты и т. п.

Ввиду описанных выше моментов конкурентоспособному предприятию не обойтись без автоматизации платежного календаря 1С.

Для его автоматизации разработана подсистема «ИТАН: Управление денежными средствами», которая позволяет существенно повысить качество и оперативность составления платежного календаря, автоматизировать и регламентировать процесс календарного планирования. Рассмотрим несколько примеров платежного календаря предприятия.

После автоматизации календаря платежей все движения и остатки денежных средств компании становятся прогнозируемыми и контролируемыми. Кроме того становятся прозрачными все платежи, а задача сотрудников сводится к тому, чтобы руководствоваться данными утвержденного 1С платежного календаря и обеспечивать его исполнение.

Рис. 1. Платежный календарь.

При этом также автоматизируется управление расходами в компании, путем формирования и визирования заявок на платежи от ЦФО, по установленным для них лимитами в бюджете движения денежных средств. Утвержденные заявки автоматически попадают в платежный календарь, и далее по ним формируются фактические платежные документы, необходимые для их исполнения.

Рис. 2. Заявка на платеж, и маршрут ее визирования.

Платежный календарь в 1С 8 и регламент подсистемы «ИТАН: Управление денежными средствами» позволяет управлять входящими платежами:

1. Планировать поступление от покупателей на основании: заказов, счетов, реализаций и любых других документов учетной системы, служащих для построения прогнозов.
2. Учитывать фактическое поступление денежных средств, осуществлять автоматическую актуализацию планов поступлений календаря.
3. Контролировать своевременность и полноту поступлений от контрагентов в календаре, анализировать своих дебиторов.

Рис. 3. Просроченные платежи.

Данные в календаре платежном могут быть представлены в графическом виде, для того чтобы было наглядно видно плановые остатки денежных средств или, например, динамику запланированных поступлений от покупателей.

Рис. 4. Диаграмма платежного календаря.

Платежный календарь в 1С - это инструмент оперативного планирования поступлений и расходов, с автоматической актуализацией плана относительно факта денежных средств. Это очень важный аспект при автоматизации, так как существенно сокращает время на корректировку и настройку платежного календаря.

С чего начать?

Мы понимаем, что выбор программного обеспечения и его поставщика – очень ответственное занятие, поэтому мы максимально комфортно предлагаем вам ознакомиться с нашей компанией, ее продуктами и услугами, любым описанным ниже способом.

Решение по автоматизации:

МОНИТОР ВНЕДРЕНИЙ

Компания «ИТАН» начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей 11.1» в компании АМАРЕ.Компания «ИТАН» начала работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление тор

Команда внедренцев "ИТАН" начала работы по автоматизации оперативного управления денежными средствами в группе компаний "Актион". Внедрение будет проводится по методологии типового проекта, гарантирующего успешное внедрение.Команда внедренцев "ИТАН" начала работы по автоматизации оперативного управления денежными средствами в группе компаний "Актион". Внедрение будет проводится по методологии типового проекта, гар

Компания «ИТАН» завершила первый этап работ по настройке системы управленческого учета и разработке блока управления имуществом ОАО «Военторг». Компания «ИТАН» завершила первый этап работ по настройке системы управленческого учета и разработке блока управления имущест

Специалисты компании «ИТАН» внедряют типовую модель управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» для конфигурации «1С: Управление торговлей 10.3» в компании «ТелекомИнвест». Специалисты компании «ИТАН» начали проводить совместные с Заказчиком работы по внедрению типовой модели управленческого учета подсистемы «ИТАН: Управленческий ба

Всего за 2 месяца, буквально с нуля, наши специалисты «ИТАН» написали подсистему для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом. Теперь система позволяет правильное разнесение по учету статей, с удобным сценарным планированием бюджета на год. Дополнительно, мы подключили способ двойной проверки для надежности правильного расчета, следовательно, для эффективности финансового управления. Сотрудники «СТС Эвентим ру» уже успешно работают

Специалисты «ИТАН» завершили работы по автоматизации управления денежными средствами и перевода бухгалтерского учета на единую базу для компании «ВИКИМАРТ». В процессе проекта внедрения были выполнены следующие работы: Написано техническое задание по правилам конвертации 4 баз «1С:Бухгалтерия

Сотрудничество компаний «ИТАН» и «Альпен фарма» началось с реализации первой тестового примера учета по МСФО Заказчика в системе «ИТАН: Управленческий баланс».Сотрудничество компаний «ИТАН» и «Альпен фарма» началось с реализации первой тестового примера учета по МСФО Заказчика в системе «ИТАН: У

«ТатСоцБанк» провел тендер на предмет автоматизации казначейства банка. Банку требовался современный инструмент по решению задач. Подробнее.«ТатСоцБанк» провел тендер на предмет автоматизации казначейства банка. Банку требовался современный инструмент по решению задач: Бюджетного контроля БДДС по лимитам. Формирования и согласования заявок на платежи и их проверку на лимиты. Построение платежного календаря. Контрол

Компания «ИТАН» и компания «Балтис» заключили договор о внедрении управленческого учета на базе «1С: Управление торговлей» и «ИТАН: Управленческий баланс». Основные работы по внедрению завершены, система проходит опытную эксплуатацию. «Балтис» - поставщик консервации из Латвии и продуктов питания оптом.

Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». Подробнее.Бухгалтерия НПФ Сбербанка обратилась к копании «ИТАН» для решения задач формирования сложного балансового отчета «Расчет собственных средств». К отчету был

В 2104 году компанией ПЛПК было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного продукта ИТАН: Управленческий баланс.Основными задачами являются автоматизация управления денежными средствами, бюджетирования и регламент документов. Систему управленческого учета планируется построить на имеющейся типовой конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 1.3» с внедрением в нее конфигурации «ИТАН: Управленческий баланс 2.4». Внедрение будет выполнено

Компания «ИТАН» и компания «BI Partner», заключили договор о сотрудничестве и партнерстве.В рамках сотрудничества, компания «BI Partner» будет продвигать программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс». На данный момент, ведутся переговоры о совместном участии в проектах по автоматизации управленческого учета в нескольких компаниях, на базе программного прод

ИТ отдел «УК Райффайзен Капитал» запусти процесс перевода существующей в компании «1С:Бухгалтерии 2.0» на «1С:Бухгалтерии 3.0». подробнееИТ отдел «УК Райффайзен Капитал» запусти процесс перевода существующей в компании «1С:Бухгалтерии 2.0» на «1С:Бухгалтерии 3.0». В связи с этим, для поддержания текущей учетной системы по МСФО на базе «ИТАН: Управленческий баланс» ее также необходимо было обновить. Но при этом сохрани

В октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». Подробнее.Финансовый отдел «НТЗ Волхов» уже давно рассматривали систему «ИТАН: Управленческий баланс» как хороший вариант решения задач авт

В начале 2013 года группой компаний «Мегалекс» было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». Основными задачами являются автоматизация управленческого учета, управления денежными средствами и бюджетирования. Систему управленческого

В 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс».ПодробнееВ 2011 году мы начали сотрудничество с компанией «Эдил-Импорт». В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета, в связи с чем был приобретен прогр

Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по МСФО будет выполнено специалистами компании «ИТАН» по методике типового проекта на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». ПодробнееКомпания «PARTER.RU» обратилась к нам по рекомендации наших клиентов. В компании стоит задача по автоматизации учета и отчетности по МСФО. Внедрение автоматизированной системы учета и отчетности по&nb

Старт совместного проекта по автоматизации управленческого учета в компании Музей на базе «ИТАН: Управленческий баланс». Интеграцию управленческой системы планируется проводить с «1С: Торговля и склад 7.7». Основными направлениями деятельности компании Музей является чай и кофе для предприятий сегмента HoReCa.

Компаний «ИТАН» выиграла конкурс на предмет автоматизации системы управленческого учета в холдинге «Yellow, Black and White». Подробнее.Компаний «ИТАН» выиграла конкурс на предмет автоматизации системы управленческого учета в холдинге «Yellow, Black and White». Руководство ГК Yellow, Black and White искало на рынке решение, которое сможет решить в короткие сроки следующие задачи: Осуществить загрузку бухгалтерских данных из текущих систем 1С. Реализовать сложную мет

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по перевод и адаптации модели управленческого учета и бюджетирования выполненной на «ИТАН: Управленческий баланс» и «1С:Бухгалтерия 2.0» под редакцию 3.0 конфигурации «1С: Бухгалтерия» в компании «Табер Трейд» (сеть магазинов «Подружка»). Сеть магазинов «Подружка» - это активная и успешная российская сеть магазино

Автоматизация бюджетирования и казначейства в консалтинговой компании «Редль и партнеры» на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» Внедрена подсистема бюджетирования для планирования и контроля доходов и расходов. Подсистема управления денежными средствами проходит опытную эксплуатацию. Редль и Партнеры является многопрофильной консалтинговой компанией, специализирующейся на оказании профессионал

Проектный отдел «ИТАН» завершил доработку и внедрение системы управления договорами под специфику «Терра аури». В процессе настроек выполнены работы: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроена модель управления договорами. Выполнена доработка по заполнению бухгалтерских документов из договоров. Настроен учет первичных документов по договорам. Расширена аналитика учета и планирования

В рамках проекта внедрены следующие функциональные блоки: Бюджетирования движения денежных средств, Казначейство, Визирование документов.Клиент: АО «В.И.П. Сервис» / «V.I.P. Сервис» Проект:Автоматизация управления денежными средствами на конфигурации «ИТАН: Управленческий баланс» и «1С: Управление

В октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». подробнееВ октябре 2015 года руководство «НТЗ Волхов» приняло решение о внедрение автоматизированной системы от компании «ИТАН». Проект в целом планировался реализовать за 6 месяцев. В марте 2016 года «НТЗ Волхов» был запущен второй этап проекта: автоматизация консолидированной отчётности. В рамках данного этапа, специалисты «ИТАН» произведут настройку уп

Завершено внедрение системы управленческого учета на базе 1С управление торговлей 11 и итан управленческий баланс в кпи. Внедрение специалистами Итан было выполнено за 4 месяца. В результате кпи получил современный средство по ведению управленческого учета, и формированию управленческой отчетности. "Койл Продактс Интернэ

Дочернее предприятие Либхерр русланд инициировало комплексный проект по автоматизации финансового управления. Проект начнется с формализации учетной политики по МСФО. В настоящее время группа компаний включает десять отраслевых подразделений. Холдинговой компанией группы компаний Liebherr является Liebherr-International AG в Бюле (Швейцария), которая полностью принадлежит членам семьи Liebherr.

ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И НА "ИТАН: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС" В «ГК СУМОТОРИ» Успешно завершено самостоятельное внедрение системы «ИТАН: Управленческий баланс» в «ГК СУМОТОРИ». Задачи автоматизации финансового учета ГК Сумотори: Автоматизация процесса подготовки индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности на осн

Специалисты проектной команды «ИТАН» завершили проект внедрения автоматизированной системы бюджетирования в розничной сети Подружка. Специалисты проектной команды «ИТАН» завершили проект внедрения автоматизированной системы бюджетирования в розничн

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке системы «ИТАН: Управленческий баланс» в части ведения управленческого учета согласно учетной политики «HOMAX GROUP». Продукт «ИТАН: Управленческий баланс интегрирован в рабочую базу «1С:Управление производственным предприятием». В рамках настройки модели управл

Компании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управленческий учет торгового предприятия. подробнееКомпании «Миркон» ранее работала на программе «ИТАН: Оптовый торговый дом 7.7», которая в комплексе автоматизировала оперативный и управ

Компания «ACCOR» обратилась к нам в начале 2016 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. подробнееКомпания «ACCOR» обратилась к нам в начале 2016 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. Руководством компании было принято решение об автоматизации учета по МСФО на базе конфигураций «ИТАН: Управленческий баланс». Система «ИТАН: Управленческий баланс» повышает точность и своевременность финансовых планов, бюд

Компания «ИТАН» выиграла тендер на предмет «Автоматизации казначейства и перевода бухгалтерского учета на единую базу», проводимый компанией «ВИКИМАРТ». В основе системы учета поставлена конфигурация «1С:Комплексная автоматизация», с внедренной в нее подсистемой «ИТАН: Управленческий

Компания «ИТАН» завершила внедрение типовой модели по МСФО подсистемы «ИТАН: Управленческий баланс» в компании «КВИНГРУПП». Модель МСФО установлена в рабочую базу "1С:Бухгалтерия 8", проведено обучение пользователей, осуществлен ввод начальных остатков. «КВИНГРУПП» успешная российская компания, работающая в сфере оптовых продаж автомобилей, транспортных услуг, автомобильных запчастей и аксессуаров.

Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в промышленную эксплуатацию.Специалисты компании «ИТАН» успешно завершили проект по постановке и автоматизации системы финансового управления в «АКТИОН-ДЕВЕЛОПМЕНТ» и запустили системы в пром

Проектная команда «ИТАН» завершила проект по автоматизации бюджетирования по сложной экономической модели планирования в розничной сети Подружка. Проект внедрения осуществлялся по методике типового проекта и завершился через 6 месяцев. В результате модель бюджетирования прошла опытную эксплуатацию и Подружка сформировала бюджет на 2013 год уже в новой системе. В дальнейшем планируются работы по внедрению подсистемы «Управления денежными

«Очаковский комбинат ЖБИ» внедряет современные технологии автоматизации управленческого учета на базе «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ». Внедрение планируется собственной службой ИТ. История «Очаковского комбината ЖБИ» началась в 1990 году, когда на базе цеха №3 «ЖБИ-10» образовалось самостоятельное предприятие.Из небольшой фирмы, в прайс-л

В рамках проекта по автоматизации финансового управления компанией «ИТАН» завершен первый этап - автоматизация взаиморасчетов в управленческом учете. Далее планируется доработка оперативного учета, комплексное внедрение управленческого учета, бюджетирование и казначейство. «Али

В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD.В компании «Миллхаус» уже была внедрена типовая модель по МСФО, для формирования отчетности по МСФО в USD. В связи с отличной от регламентированной функциональной валютой МСФО, в учете возникали расхождения сумм по применению положений по МСФО. Для решения данной задач

Специалисты компании «ИТАН» завершили работы по настройке модели управления денежными средствами под специфику «HOMAX GROUP». В рамках настройки модели проведены следующие работы: Настроена аналитика ДДС и приоритеты платежей. Настроена модель бюджета ДДС. Выделены виды платежных операций и заявок. Настроена орг. структура и маршруты визирования заявок на платежи. Определены уровни доступа к заявкам и разделам бюджета ДДС. На

Компания «Дизайн-Мода» обратилась к нам в сентябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета группы компаний. Руководством компании было принято решение об автоматизации управленческой учетной системы на базе программного прод

Компания «ИТАН» выполнила настройку и доработку системы управления денежными средствами для холдинга «Терра аури». В проекты выполнены следующие настройки: Система «ИТАН: Управленческий баланс» в «1С:Бухгалтерию 3.0» Заказчика. Настроена модель бюджета движения денежных средств. Доработан документ «Месячный платежный план ЦФО» под бизнес-процессы Заказчика. Настроены виды заявок и маршруты их визирования. Доработаны отчеты по платежн

Компания «ИТАН» и «Ginza Project» начинает работы по внедрению программы «ИТАН: Управленческий баланс» для повышения эффективности финансового управления.Руководство холдинга "Ginza Project" приняло решение о внедрении комплексной системы бюджетирования, управленческого учета

Компания «ИТАН» и холдинг «Регент» запускают совместный проект по автоматизации управленческого учета, бюджетирования и управления денежными средствами. Внедрение будет выполнено в основном отделом ИТ холдинга «Регент» с участием консультантов «ИТАН» по обучению и&n

Компания «ИТАН» выиграла тендер на выполнение работ по созданию информационной системы управления имуществом, консолидированного управленческого учета и бюджетирования для группы ОАО «Военторг.Компания «ИТАН» выиграла тендер на выполнение работ по созданию информационной системы управления имуществом, консолидированного управленческого учета и бю

Компания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО.ПодробнееКомпания «Омсан Ложистик» начала сотрудничать с нами в середине 2011 года. Основной задачей была автоматизация системы учета и отчетности по МСФО. Руководством компании было принято решение об автоматизации МСФО на базе программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс», с использован

Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе "Актион". В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств в разрезе статей, ЦФО и проектов.Проектная команда "ИТАНа" завершила работы по автоматизации бюджетирования в медиагруппе «Актион». В результате проекта было автоматизировано формирование бюджетов доходов и расходов и движения д

Фирма TEL повышает эффективность финансового управления при использовании системы «ИТАН: управленческий баланс ПРОФ». Внедрение будет осуществляться силами ит-службы фирмы TEL. Сегодня группа TEL обладает собственной оптоволоконной сетью, которая охватывает всю Москву и ближайшее Подмосковье, с общей протяженностью свыше

Автоматизация бюджетного управления выполняется при помощи подсистемы «Бюджетирование», являющейся важным компонентом программно-методической системы «ИТАН: Управленческий баланс».Реализовано: 1. Автоматический расчет бюджета движения денежных средств на основании бюджета прибылей и убытков, с учетом коэффициентов, расчета НДС, расчета графиков платежей и планирования кассовых разрывов.

В 2012 году компания «Лендор» приобрела программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс», с целью автоматизации системы учета и отчетности по МСФО. В 2012 году компания «Лендор» приобрела программный продукт «ИТАН: Управленческий баланс», с целью автоматизации системы

20.01.2016. Стандартное внедрение управленческого учета в «Магурос» Подробнее.Сотрудничество с компанией «Магурос» началось с реализации тестового примера специалистами компании «ИТАН» по данным Заказчика. После реализации тестового примера, руководство компании «Магурос» приняло окончательное решение о внедрении ПП «ИТАН: Управленческий баланс». В компании «Магурос» будет решена задач

Компанией «ИТАН» выполнен проект по постановке финансового учета и отчётности по МСФО в филиале компании «Альпен фарма» - «Альпен Фарма Украина».подробнееКомпанией «ИТАН» выполнен проект по постановке финансового учета и отчётности по МСФО в филиал

Руководство компании "Холодильник.ру" приняло решение о внедрении подсистем бюджетирования и управления денежными средствами на базе системы "ИТАН: Управленческий баланс". Внедрению будет производиться специалистами "Холодильник.ру" на базе типовых моделей компании ИТАН. Холодильник.РУ - российский интернет-магазин, специализирующийся на продаже всех видов бытовой техники отечественного и зарубежного производства. Проект отк

В июле 2016 года в НПФ Сбербанка осуществился плановый переход на новую редакцию бухгалтерской программы: 1С:Бухгалтерия 3.0 + 1С:Управление НПФ 4.0, в которую встроена подсистема "ИТАН: Управленческий баланс", данная система применяется для бюджетирования, к

Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования группы компаний "АГАМА".Компания "ИТАН" начинает работы по проекту автоматизации консолидированного управленческого учета и бюджетирования групп

Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была настроена модель управленческого учета.Компания "ИТАН" завершила работы по настройке системы управленческого учета для компании "Музей". Проект внедрения длился два месяца, и в результате под потребности Заказчика была нас

Компания «ИТАН» выиграла тендер на разработку и внедрение информационной системы корпоративного финансового управления в ГК «Терра Аури». Целью создания и внедрения информационной системы корпоративного финансового управления является автоматизация процесс

Специалисты компании «ИТАН» автоматизировали управление денежными средствами в медиагруппе «Актион». В результате «Типового проекта» были автоматизированы следующие бизнес-процессы по управлению денежными средствами: 1. Установка бюджетных лимитов по ЦФО, статьям бюджета и проектам; 2. Формирование, бюджетный контроль и электронное визированию заявок на платежи; 3. Формирование реестра платежей; 4. Постро

Специалисты компании "ИТАН" завершили работы по внедрению и настройке типовой модели "Консолидация данных" системы "ИТАН: Управленческий баланс" и типовой модели "Консолидация данных" для 11 информационных баз компаний, входящих в банковскую группу КБ "Энерготрансбанк" (АО).Специалисты компании "ИТАН" завершили работы по внедрению и настройке типовой модели "Консолидация данных" системы "ИТАН: Управленческий баланс" и типовой модели "Консолидация данных" для 11 информационных баз компаний, входя

Компания "Автобау" обратилась к специалистам компании "ИТАН" по рекомендации, для решения проблем формирования точной и оперативной управленческой отчетности.Компания "Автобау" обратилась к специалистам компании "ИТАН" по рекомендации, для решения проблем формирования точной и оперативной упр

В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководством компании было принято решение о приобретении программного продукта «ИТАН: Управленческий баланс». Сотрудничество с компанией «МИР ГАЗА» началось в ноябре 2014 года. В компании стояла задача по автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Для реализации этих задач, руководст

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи :

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.
Показатель	Неделя, итого	1-й день	2-й день	3-й день	4-й день	5-й день
Остаток денежных средств на начало периода	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Положительный денежный поток	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
В том числе выручка от продажи запчастей
Отрицательный денежный поток	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
В том числе: арендная плата
госпошлина в суд
доставка груза
заработная плата
компьютер, оргтехника, программное обеспечение
монтаж вывески
обслуживание контрольно-кассовых машин
оплата поставщикам запчастей
социальные взносы
страхование
услуги банка
услуги связи
хозяйственные нужды
электроэнергия
Чистый денежный поток	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Остаток денежных средств на конец периода	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности

Оперативное планирование

В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.

Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.

Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).

Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Задачи, которые позволит решить платежный календарь

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор.

Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

Принципы, правила, последовательность формирования

При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

1. Формирование плановых данных

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение перечня аналитик

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:

• достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
• организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
• возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
• динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).

5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.