هنگام کار با اسناد، دیر یا زود با نیاز به انجام مواجه می شوید، اگر این دانش در بازرسی بعدی برخی از ارگان های مجاز به دست نیاید. سیستم عامل یک عنصر مهم در کار اداری است که بهتر است نادیده گرفته نشود تا "جریمه" نشوید. اگر سند به اشتباه دوخته شده باشد، در آینده اثبات اینکه هیچ جایگزینی اطلاعات وجود نداشته است مشکل خواهد بود. این نشریه نحوه صحیح دوخت و شماره گذاری یک مجله را شرح می دهد.
مسئوليت
برخی از اسناد اهمیت فزاینده ای دارند و بنابراین نیاز به توجه بیشتر به ذخیره سازی و اجرا دارند. سفت‌افزار و شماره‌گذاری اسناد به هیچ وجه یک هوی و هوس نیست، بلکه محافظت در برابر ایجاد تغییرات غیرقانونی با پاره کردن/افزودن صفحات و سایر اقدامات غیرمجاز است.
آیا فلش کردن مجلات در دفتر خصوصی ضروری است؟ پاسخ بله است. اصلاً مهم نیست که سازمان چه شکلی از مالکیت دارد، حسابرسی می تواند به راحتی به یک کارآفرین فردی عادی برسد، زیرا قانون برای همه یکسان است.
هنگام استخدام منشی یا کارمند، بهتر است بلافاصله مشخص شود که آیا داوطلب صحافی کتاب را می داند و چگونه این کار را انجام می دهد؟ در صورت بروز مشکل در پاسخ به این سوال، به خاطر داشته باشید: این متقاضی به یک شریک قابل اعتماد تبدیل نخواهد شد، زیرا مهارت سیستم عامل کمتر از توانایی نوشتن صحیح حروف یا تایپ سریع متون در رایانه با استفاده از "ده کور" نیست. روش انگشت.» و خبر خوب این است که پس از پرداختن به این موضوع می توان به راحتی به این دانش دست یافت.
در برخی از ساختارها، به عنوان مثال نیروهای امنیتی، حسابرسی داخلی همیشه با اشتیاق خاصی ممیزی انجام می دهد و اول از همه به این موضوع نگاه می کند که آیا لاگ ها به درستی فرمت شده اند یا خیر.
تمام صندوق‌های نقدی باید ابتدا دوخته شوند. لازم است هم حسابداری سفارشات و هم ژورنال ها برای یادداشت ها و موارد دیگر فلش شود.
برخی از مجلات برای سال ها در شرکت ها نگهداری می شوند، در این موارد اتفاق می افتد که رشته سیستم عامل کمک می کند تا کتاب به دلیل کهولت سن به سادگی در قسمت های تشکیل دهنده خود قرار نگیرد.
نحوه دوخت و شماره گذاری یک مجله: دستورالعمل های گام به گام
در واقع، فلش کردن تنها سند اول دشوار است. از این گذشته، شما نمی دانید از کجا شروع کنید و چگونه یک مجله را به درستی بدوزید، یا به طور کلی چگونه به آن نزدیک شوید. اما کار با اسناد بعدی یک دستکاری معمولی خواهد بود و نه بیشتر.
چگونه یک مجله را فلش کنیم؟ یک نمونه در عکس زیر قابل مشاهده است.
شماره گذاری
اگر حداقل یک برگه از سیاهه وجود نداشته باشد، این بلافاصله سازمان بازرسی را وادار می کند تا در مورد جعل رسمی در شرکت فکر کند. اگر برگه ها پاره شد، به این معنی است که برخی از اطلاعات پنهان شده است، و سپس متوجه می شوند که چه کسی و چرا از این کار سود می برد. اگر بازرس قطعاً بخواهد شرکت را برای چیزی مجازات کند ، اسناد بدون بند به یک "سرنخ" عالی در فعالیت های او تبدیل می شوند.
شما می توانید یک کتاب را به صورت دستی شماره گذاری کنید، این برگه ها هستند، نه صفحات. روکش یک ورق نیست، معمولاً در گوشه پایین سمت راست قرار می گیرد. اگر در شماره‌گذاری دستی خطایی رخ داده است، می‌توانید شماره را با خودکار تصحیح کنید و در کنار آن امضای یکی از مقامات، به عنوان مثال یک منشی، که مسئول بایگانی مجلات در شرکت است، قرار دهید.
بازار مدرن بیش از حد از کالاها اشباع شده است. این بدون شک راحت است، زیرا نوشتن اعداد از یک تا صد هیجان انگیزترین فعالیت نیست.
تاپیک برای سیستم عامل
نخ معمولی، مثل نخی که روی دکمه ها می دوزیم و در زندگی روزمره از آن استفاده می کنیم، برای کار مناسب نیست. اگر یک نمونه نازک بردارید، با گذشت زمان ممکن است نخ پاره شود و سپس باید مجله را دوباره بخیه بزنید و این چند دقیقه نیست.
بیشتر اوقات، منشی در زرادخانه خود دارد که آنقدر قوی است که به سادگی غیرممکن است که آن را با دستان خالی پاره کنید، حتی اگر مجله به طور تصادفی بیفتد.
چگونه سوراخ ایجاد کنیم؟
می توانید روی یک مجله یا دفترچه نازک با یک سوهان سوراخ هایی ایجاد کنید و به تدریج و مرحله به مرحله و صفحه به صفحه همه ورق ها را سوراخ کنید. اما اگر مجبور باشید با یک نسخه چند صفحه‌ای سر و کار داشته باشید، آنها معمولاً یک مته برای کمک می‌گیرند. تماشای اینکه یک دختر حسابدار شکننده چقدر ماهرانه می تواند با این ابزار کار کند بسیار جذاب است. و با این حال ، هنگام توسل به چنین توپخانه سنگین ، بهتر است از پشتیبانی مرد استفاده کنید.
برای اینکه مجله خود را مرتب نشان دهید، حتی اگر واقعاً می خواهید، جلد آن را سوراخ نکنید. سوراخ ها باید تا حد امکان نزدیک به ستون فقرات (صحافی) ایجاد شوند، سپس هنگام باز کردن صفحات، نخ ها عملا نامرئی خواهند بود و منطقه مفید نمودار را اشغال نمی کنند.
معمولاً دو سوراخ وجود دارد که فاصله بین آنها 6-10 سانتی متر است. سوراخ ها تقریباً در وسط کتاب قرار دارند.
پس از ایجاد سوراخ ها، نخ را در یک سوزن بزرگ فرو کرده و از طریق سوراخ ها کشیده می شود. هر دو دم نخ باید در پشت مجله (بین آخرین ورق و جلد پشتی) باقی بمانند.
طول نخ
همچنین باید فوراً بفهمید که چه مدت باید نخ را برش دهید ، هر دو "دم" آن باید حدود 15 سانتی متر آزاد بماند ، اما بهتر است با یک ذخیره عمل کنید ، میلی مترهای اضافی را همیشه می توان کوتاه کرد. انتهای آن لازم است تا یک صفحه کنترل با تعداد صفحات شماره گذاری شده روی آنها چسبانده شود.
چک لیست
تمام هدف مجلات چشمک زن این است که از نوعی "مهر" خانگی استفاده کنید تا برای همیشه تعداد برگه هایی را که تحت هر شرایطی باید در یک سند وجود داشته باشد، ثابت کنید.
ما به یک تکه ورق بریده به ابعاد تقریباً 10*10 سانتی متر نیاز داریم، روی آن باید متن زیر را با دست بنویسیم یا روی رایانه چاپ کنیم: "در این مجله "..." شماره گذاری و توری شده است. صفحات رئیس شرکت باید تصمیم خود را بر روی یک کاغذ مربع قرار دهد و تاریخ عملیات نیز مشخص شده است.
نخ به یک گره گره خورده است و انتهای آن آزاد می مانند. پس از خشک شدن چسب، مدیر بر روی صفحه کنترل مهر می گذارد تا از لبه های آن فراتر رود و علامت روی خود جلد وجود داشته باشد. این طرح اولیه ای است که برای محافظت در برابر حملات به یکپارچگی لاگ ها استفاده می شود.
- حتی معمولی ترین دفترچه یادداشت دانش آموزی می تواند تبدیل به یک مجله شود.
- پس از بررسی اطلاعات در مورد نحوه فلش کردن یک مجله، ممکن است همیشه با توصیه های مفید زیر مواجه نشوید. به کشش دقت کنید، دوخت باید به اندازه کافی شل انجام شود، در غیر این صورت توری/نخ در سوراخ ها بریده می شود و صفحات را پاره می کند، در غیر این صورت کتاب نمی تواند به طور کامل باز شود. یک ژورنال محکم بسته شده اجازه نوشتن در مرکز گسترش را نمی دهد.
- همچنین می‌توانید فرم استاندارد مورد نیاز را در اینترنت پیدا کنید، آن را پرینت بگیرید، آن را با سوراخ سوراخ کنید، آن را بدوزید و روی یک «کنترل» بچسبانید.
- توصیه می شود ورق کنترل را با چسب چسب بچسبانید: خشک شدن PVA مدت زیادی طول می کشد و رطوبت اغلب امضا و مهر و موم قرار داده شده توسط مدیر را با عجله محو می کند.
- شرایطی وجود دارد که هنوز لازم است تغییراتی در گزارش ایجاد شود. به عنوان مثال، به دلیل یک نظارت ناخوشایند یا عدم مسئولیت یک مسئول، داده های نادرستی وارد شده است یا اصلاً اطلاعات ثبت نام وجود ندارد، در این صورت گاهی اوقات لازم است که لاگ به طور کامل بازنویسی شود.
از کجا مجلات بخریم؟
به هر حال، در حال حاضر درگاه های زیادی در اینترنت وجود دارد که می توانند به شما پیشنهاد دهند هر نمونه ای را با هزینه کم و در مدت زمان کوتاه خریداری کنید. مزیت چنین خریدی این است که مجلات از قبل با سوراخ هایی برای نخ یا حتی از قبل کاملاً دوخته شده به سراغ شما می آیند و نیازی نیست خودتان به نحوه دوخت مجله فکر کنید.
مهندسان برای محافظت از جان و سلامت کارگران معمولاً علاقه مند هستند که چگونه یک سیاهه ایمنی کار را فلش کنند ، اما در اینجا حکمت خاصی وجود ندارد - همه این اسناد طبق همان اصل بسته شده اند. به هر حال، مجله ایمنی شغلی یکی از مواردی است که کارفرما باید آن را «آرامش و گرامی بدارد»، زیرا اگر برای کارمندی در محل کار اتفاقی بیفتد، اولین چیزی که مقامات نظارتی در مورد کتابی که همین کارمندان خوانده و امضا کرده اند می پرسند. را
اطلاعات به افسر پرسنل
اما دفتر ثبت دفاتر کار و درج در آنها نه تنها باید دوخت، بلکه بست یا مهر و موم شود. طرح استاندارد نحوه فلش کردن یک مجله برای وارد کردن اطلاعات مربوط به کتاب های کاری در اینجا کار نخواهد کرد.
برخی از نتایج
اجازه دهید قوانین اساسی ذکر شده در بالا را تکرار کنیم:
- قبل از کار، دستورالعمل های مربوط به نحوه فلش کردن مجله را به دقت مطالعه کنید.
- در مورد ابزار " سوراخ کردن " تصمیم بگیرید.
- پوشش را سوراخ نکنید (فقط خود ورق ها).
- سوراخ های دور از جلد ایجاد نکنید - مجله برای باز کردن ناخوشایند خواهد بود.
- نخ باید محکم باشد.
- طول نخ را اشتباه محاسبه نکنید تا دوباره همه چیز را تکرار نکنید.
- مجله را شماره گذاری کنید
- یک صفحه کنترل را بچسبانید که تعداد صفحاتی که باید بخیه شوند و تاریخ دوخت را نشان می دهد.
- مهر و موم کنید.
امیدواریم پس از مطالعه مقاله هیچ سوالی در مورد نحوه فلش کردن دفترچه یادداشت و اسناد مشابه نداشته باشید.
فرم Stitched and Numbered کجا استفاده می شود؟ این فرم برای تهیه مدارک برای هر مسابقه یا درخواست پیشنهاد ضروری است. در صورتی که مدارک شامل چندین یا تعداد زیادی برگه باشد، از این فرم برای تأیید اسناد استفاده می شود.
نمونه ورد دوخته شده و شماره گذاری شده
این فرم به چه ترتیبی استفاده می شود؟ ابتدا باید سند را با استفاده از ریسمان بدوزید. بعد، ریسمان به یک گره بسته می شود. این کار باید در قسمت بیرونی آخرین برگه انجام شود. سپس باید یک برچسب با نام "دوخته و شماره گذاری شده" را به مجموعه حاصل بچسبانید. بعد از این مراحل به پرکردن برگه ها اقدام می کنیم و گوشه استیکر را امضا یا مهر می زنیم.
بسیاری از مردم تعجب می کنند که چرا فلش کردن اسناد ضروری است؟ علاوه بر این، مردم دائماً در مورد نحوه صحیح فلش کردن آنها بحث می کنند؟ اختلافات در مورد سرنوشت اسناد کاغذی سالهاست که ادامه دارد. گاهی اوقات لازم است اسناد روی بیش از یک برگ منگنه شوند. استفاده از منگنه نیز برای چنین مقاصدی مجاز نیست.
در چنین شرایطی، تنها یک راه وجود دارد - اسناد باید دوخته شوند. این سوال که چگونه اسناد را به درستی منگنه کنیم بسیار محبوب است و توضیح خوبی برای آن وجود دارد. مقاماتی که اسناد را ملحق و شماره گذاری می کنند دستورالعمل دقیقی ارائه نمی دهند. همچنین این مراجع به دریافت هیچ نمونه یا آشنایی شما با قوانین کمکی نخواهند کرد. این شکل از کاغذبازی برای ذخیره یک سند متشکل از تعداد زیادی صفحه ضروری است. منگنه کردن صحیح اسناد همچنین از جعل محافظت می کند، زیرا انجام این کار بسیار دشوار است. هیچ قانون روشن یا دستورالعمل دقیقی در مورد صحافی اسناد وجود ندارد. مقامات مختلف فقط الزامات کلی را ارائه می دهند که با برخی ویژگی های ذهنی متمایز می شوند.
دانلود نمونه کلمه دوخته شده و شماره گذاری شده
توانایی دوخت صحیح اسناد می تواند بیش از یک بار در زندگی مفید باشد. اسناد برای ارائه به سازمان مالیاتی باید منگنه باشد. این نیاز هنگام ارائه گزارش به صندوق بازنشستگی نیز به وجود می آید. از این دست نمونه های بسیار بیشتری وجود دارد که می توان به آنها اشاره کرد. به منظور جلوگیری از هر گونه اشتباه، می توانید یک نمونه کلمه دوخته شده و شماره گذاری شده را دانلود کنید. در صورت نیاز به واریز اسناد، اوراق نیز باید شماره گذاری و دوخت شوند. اسناد حسابداری یا نقدی نیز دائماً به هم می چسبند.
حسابداران مدرن با برنامه های رایانه ای کار می کنند و به نظر می رسد که این شکل از تهیه اسناد باید ارتباط خود را از دست بدهد. اگر اسناد کاغذی را با اسناد الکترونیکی مقایسه کنیم، بیشتر اوقات این اولی است که اهمیت قانونی دارد. سند الکترونیکی تنها در صورت امضای الکترونیکی بر روی آن دارای قدرت قانونی خواهد بود.
علیرغم تنوع برنامه های حسابداری، دپارتمان های حسابداری برای مدت طولانی با اسناد کاغذی سروکار خواهند داشت. نیاز به منگنه کردن اسناد نیز مشکلاتی دارد. اسناد می توانند معانی مختلفی داشته باشند و همچنین می توانند در شکل برگه ها متفاوت باشند. توصیه ها و قوانین برای تهیه اسناد در چنین شرایطی نیز ممکن است کمی متفاوت باشد. اجسام دوخت را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد. دسته اول شامل برگه هایی با فرمت هایی مانند A4 می شود. دسته دوم شامل کلیه اسناد و مدارک نقدی و حسابداری خواهد بود. با قضاوت بر اساس تفاوت های خارجی، اولین اسناد به خودی خود دوخته می شوند. معمولاً باید هر ورق را جداگانه بدوزید. اسناد نقدی اغلب باید در پرونده ها منگنه شوند. تعداد اسناد برای هر مورد ممکن است به طور قابل توجهی متفاوت باشد.
ثبت قولنامه
بسیاری از کارآفرینان اغلب با نیاز به منگنه کردن اسناد روبرو هستند. قبل از شروع نصب فریمور، باید تمام اوراق را آماده کنید. اسناد معمولاً در سه سوراخ دوخته می شوند. بسیاری از مردم نمی دانند چگونه این کار انجام می شود، اما هیچ مشکلی در اینجا وجود ندارد. پس از چشمک زدن، باید برگه ها را شماره گذاری کنید. به طور سنتی از نخ های سنگین تر برای دوخت استفاده می شود. اسناد را می توان دو بار دوخت و پس از آن شکی در استحکام آنها وجود نخواهد داشت. تایید مدارک از دیگر نکات مهم است. این پدیده در صورتی مرتبط می شود که اسناد برای سازمان مالیاتی دوخته شود. باید تأیید شود که چه کسی اسناد را مهر زده و چه زمانی این اتفاق افتاده است. اگر یک کارآفرین با روشی مانند چشمک زدن اسناد آشنا باشد، می تواند از بسیاری از مشکلات جلوگیری کند و اعصاب خود را مرتب نگه دارد.
گاهی اوقات فلش کردن منشور ضروری می شود. اگر آماده است باید دوخت و شماره گذاری شود. یک کلمه نمونه "دوخته شده و شماره گذاری شده" برای منشور به شما کمک می کند تا تمام تفاوت های ظریف و قوانین را درک کنید. نیازی به شماره گذاری برگه اول قولنامه نیست. با این حال، باید در نظر گرفت که شماره گذاری باید در آینده در نظر گرفته شود. در جایی که منشور دوخته شده است، یعنی در سمت عقب آن، باید یک مهر و موم بچسبانید، یعنی یک تکه کاغذ که حاوی کتیبه زیر است "دوخته و شماره گذاری شده". کتیبه همچنین باید حاوی اطلاعاتی در مورد تعداد برگه های مندرج در منشور باشد. همچنین مهر مدیر عامل و امضای وی درج شده است.
بسیاری از کارآفرینان تعجب می کنند که چگونه یک فتوکپی از منشور تهیه می شود؟ در این مورد، از یک روش سیستم عامل مشابه استفاده می شود. فتوکپی منشور باید برای تمام صفحات از جمله صفحه عنوان تهیه شود. فتوکپی نیز باید منگنه شود و یک برگه مهر و موم روی سند چسبانده شود. تنها تفاوت این است که کپی نیازی به مهر یا امضا در برگه مهر و موم ندارد. همچنین نیازی به گذاشتن یادداشت در این برگه نیست. اسنادی که پرداخت دولت را تأیید می کند وظایف نیز باید به درستی دوخته شوند. رسید پرداخت در فرم درخواست منگنه می شود و هزینه قولنامه در درخواست صدور آن منگنه می شود.
برای سازماندهی آنها لازم است که اسناد را دوخت کنید.
شرکت ها و موسسات اسنادی را که باید به بایگانی منتقل شوند، کوک می کنند.
نگهداری اسناد صحافی شده و در صورت لزوم ارائه آنها به مقامات بازرسی بدون نگرانی در مورد ایمنی آنها و امکان تعویض راحت است.
چه استانداردهایی بر دوخت حاکم است؟
از لحاظ نظری، موضوع ساده ای مانند اسناد الزام آور توسط مقررات تنظیم نمی شود. فقط دستورالعمل هایی در مورد نحوه انجام این کار وجود دارد:
- توصیه‌های روش‌شناختی که توسط دستور آرشیو فدرال در 23 دسامبر 2009 تأیید شد.
- GOST 51141 برای کارهای اداری؛
- همچنین، قوانین کار اداری حاوی الزامات مربوط به پرونده سازی اسناد و مدارک توسعه یافته توسط بخش های صنعت (بانک مرکزی فدراسیون روسیه، وزارت مالیات و عوارض و غیره).
چه مدارکی نیاز به چنین ثبت نامی دارد؟
در موسسات و شرکت ها، اسناد تقریباً توسط تمام بخش های ساختاری دوخته می شود.
کارمندان خدمات پرسنلیاسناد زیر به طور جداگانه در پایان سال تقویمی منظم و دوخته می شوند: 
- دستورات پرسنل،
- سفارشات عمومی
- میز پرسنل
حسابدارانکوک:
- گزارش هزینه،
- برگه های گردش مالی برای دارایی های مادی،
- فاکتورها،
- فاکتورها،
- گواهی انجام کار،
- بارنامه،
- کتاب نقدی،
- اظهارنامه های دریافت دستمزد توسط کارکنان موسسه در صورت صدور دستمزد برای کارکنان در دست آنها.
منشی ها: اسناد ورودی و خروجی.
می توانید اسناد را با استفاده از ابزارهای زیر فلش کنید:
- منگنه؛
- موضوعات؛
- تجهیزات خاص.
اما اسناد دوخته شده با نخ ها تضمین می شود که جایگزین نشوند، که در واقعیت مدرن مهم است.
سیم پیچی چیزها با نخ قابل اطمینان ترین در نظر گرفته می شود.
قوانین کلی طراحی
اسنادی که متعاقباً باید صحافی شوند، ابتدا بر اساس تاریخ مرتب می شوند، به دقت به یکدیگر متصل می شوند و هر برگه در سمت راست با اعداد عربی شماره گذاری می شود. شماره گذاری با شماره 1 شروع می شود. موجودی شماره گذاری نشده است.
برای جلد، یک جلد مقوایی مخصوص "کسب و کار" را انتخاب کنید. در اندازه ها و کیفیت های مختلف عرضه می شود. برای منگنه کردن اسناد استاندارد، یک کلاسور با فرمت A4 معمولی استفاده می شود.
پاکت ها نیز در اسناد شماره گذاری شده اند. در این حالت ابتدا پاکت شماره گذاری می شود و سپس برگه ها و عکس هایی که در آن بود.
اگر در شماره گذاری مدارک خطایی رخ داد با یک خط خط زده می شود و شماره گذاری ادامه می یابد. در این مورد، برگه باید با کتیبه "باور تصحیح شده" تایید شود، توسط شخص مسئول امضا شده و مهر و موم شده باشد.
دستورالعمل های گام به گام برای این روش
قبل از منگنه کردن اسناد، باید تمام گیره ها و منگنه ها را از منگنه جدا کنید. بر اساس تاریخ یا اهمیت سازماندهی کنید و هر برگ سند را شماره گذاری کنید. اگر فایل حاصل از تعداد زیادی برگه تشکیل شده باشد، می توانید اسناد را با گیره های مخصوص کاغذ بپیوندید و شروع به دوخت کنید.
موارد زیر را آماده کنید ابزار و مواد:
- موضوعات. بهتر است از انواع نایلونی استفاده کنید.
- سوزن. بسته به ضخامت اسنادی که منگنه می شوند، اندازه را انتخاب کنید.
- چسب کاغذ.
- یک ورق کاغذ خالی
- کاغذ، پوشه مقوا.
روش:
- گیره ها و منگنه ها را از سند جدا کنید.
- ورق ها را مرتب و یکنواخت قرار دهید، شماره گذاری را برای قابلیت اطمینان بررسی کنید.
- بسته به ضخامت دسته به دست آمده، یک سوله یا یک سوزن بردارید و با عقب رفتن از لبه، حداقل 3 سوراخ در یک ردیف، عمودی تا لبه کاغذ، با فاصله ایجاد کنید 2.5-3 سانتی متر از یکدیگر. سوراخ وسط باید در مرکز قرار گیرد.
- بسته به ضخامت پشته کاغذهای به دست آمده، یک نخ به طول 70-80 سانتی متر بردارید.
- سوزن را از پایین پشت سند وارد سوراخ مرکزی کنید.
- از بالا به بالاترین سوراخ عبور دهید.
- سپس از پشت سند به انتهای انتهایی آن بروید.
- از قسمت جلویی به قسمت مرکزی برمی گردیم.
- پس از چنین دوختی، نخ در قسمت پشتی قرار می گیرد. اگر یک سند را با تعداد زیادی ورق دوختید، این دستکاری باید چندین بار برای ایمن کردن آنها انجام شود.
- یک گره از پشت ببندید. باقی مانده باید حداقل 8 سانتی متر طول داشته باشد.
- یک تکه کاغذ را به شکل مستطیل روی گره به دست آمده بچسبانید. که روی آن نوشته از قبل نوشته شده است: "Lapped and numbered.____ sheets Director____Last name I.O.". اگر موقعیت مدیر متفاوت باشد، مطابق با مستندات مشخص می شود.
- روی سند صحافی شده، برگه مشخص شده، امضا و مهر قرار می گیرد. قسمتی از امضا و مهر باید روی یک کاغذ و پشت سند باشد.
باید گفت که در صورت نیاز به دوخت تعداد بیشتری ورق به طور همزمان، باید حداقل 4 سوراخ ایجاد کنید. این باعث ثبات و اطمینان در هنگام ذخیره سند صحافی می شود.
یک روش ساده برای فلش کردن اسناد در این دستورالعمل ویدیویی ارائه شده است:
چه کسی و چگونه اطمینان می دهد
مدارک توسط رئیس شرکت یا کارآفرین فردی تأیید شده است. مهم است که بخشی از امضا هم روی کاغذ چسبانده شده باشد و هم روی سند.
شایان ذکر است مدیر با امضای اسناد صحافی تعهداتی را در قبال مندرجات آنها به عهده می گیرد و یا به دستور اصالت فرد مجاز را تعیین می کند.
ویژگی های ثبت اسناد حسابداری
منگنه کردن اسناد حسابداری شبیه به دوخت اسناد معمولی است. اما یک تفاوت وجود دارد. برای دوخت اسناد حسابداری 5 سوراخ ایجاد می شود زیرا پرونده ها ضخیم تر می شوند. فقط یک کارمند مجاز می تواند اسناد را منگنه کند. غالباً مسئول، حسابدار است که امور را مدیریت می کند.
شماره گذاری با یک مداد ساده انجام می شود. هنگام منگنه کردن اسناد، فهرستی از اسناد موجود در پرونده جمع آوری می شود.
فهرستشامل بخش های زیر است:
- عنوان سند،
- تاریخ جمع آوری موجودی،
- لیست اسناد،
- امضای مسئول
ویژگی های آماده سازی اسناد برای ارسال به آرشیو
اسناد برای ارسال به بایگانی توسط کارکنان بخش های ساختاری تهیه می شود. خود آماده سازی شامل: 
- سیستم سازی اسناد
- شماره گذاری.
- بایگانی اسناد در یک پوشه بسته به هدف آنها.
- پر کردن موجودی
- طراحی جلد سند.
روش فوق برای بایگانی اسناد شامل ذخیره طولانی مدت آنها می شود، یعنی. حداقل 25 سال
در صورتی که اسناد در بایگانی سازمان ذخیره شود کمتر از 10 سال، برخی از استراحت ها مجاز هستند، یعنی موارد زیر ممکن است انجام نشوند:
- شماره گذاری برگه ها در فایل.
- سیستم سازی ورق ها در مورد.
- با نخ ها بخیه بزنید و برای نگهداری در یک کلاسور بگذارید.
روش دوخت مانند دوخت معمولی است. اگر در یک مورد در معرض دوخت بیش از 250 برگ، سپس باید آن را به چندین جلد تقسیم کنید. هر جلد صحافی است.
اگر قرار است اسناد ذخیره شوند بیش از 25 سالسپس به منظور آماده سازی برای دوخت، روکش مقوایی اضافی روی قاب قرار داده می شود که از اسناد و نخ ها در برابر اصطکاک بیش از حد محافظت می کند و ظاهر زیباتری به کیس می دهد.
هنگام بایگانی فایل ها برای آرشیو، باید مطمئن شوید که متن قابل خواندن باقی می ماند. شماره گذاریبا یک مداد ساده در گوشه سمت راست بالا انجام می شود. استفاده از خودکار و ژل، مداد رنگی و خودکار برای این کارها توصیه نمی شود.
ورق A3به صورت یک ورق شماره گذاری شده و به لبه سمت چپ لبه دار شده و تا شده است. اگر ورق از وسط سجاف شده باشد، 2 ورق حساب می شود.
عکس یا عکس، و نمودارها و نقشه هاشماره در پشت در گوشه سمت چپ بالا. پاکت ها ابتدا و جدا از محفظه کاغذی خود شماره گذاری می شوند.
اگر پرونده از چندین جلد تنظیم شده باشد، آنگاه آنها (جلدها) هر کدام جداگانه شماره گذاری می شوند.
پوششفرمت شده به صورت زیر:
- نام سازمان یا موسسه را ذکر کنید.
- زير مجموعه.
- ماندگاری.
- نام مورد.
رعایت برخی الزامات مهم است. نام موسسهممکن است تغییر کند. بنابراین در تنظیم جلد یک سند لازم است 2 عنوان ذکر شود. نام مؤسسات در حالت اسمی مشخص شده است. نام قدیمی در پرانتز گرفته شده است، نام جدید باید در زیر آن باشد.
علاوه بر این، نشان داده شده است موضوع پرونده. اینها می توانند اعمال، فاکتورها، سفارشات و غیره باشند. سپس واحد ساختاری و دوره ای که اسناد در آن وجود دارد یا سال تقویمی. این اولین و آخرین تاریخ اسناد است.
اگر اسناد برای یک سال تقویم دوخته شده است، باید به عنوان مثال، "سفارشات 20015" را نشان دهید. همچنین اشاره کرد ماندگاری: دائمی یا قطعی.
هنگام شماره گذاری برگه ها در پرونده، موجودی در نظر گرفته نمی شود. موارد را می توان به ترتیب اهمیت فهرست کرد. به عنوان مثال، منشور، پروتکل ها، طرح ها.
آموزش تصویری نحوه طراحی یک پوشه برای بایگانی در اینجا مرور شده است:
آماده سازی برای ارائه به اداره مالیات
برای ثبت نام به عنوان کارآفرین یا شخص حقوقی و همچنین ایجاد تغییرات در اطلاعات در اداره مالیات، مدارک ارسالی در حضور سردفتر دوخته می شود. نوآوری ها در این مورد اعمال نمی شود، زیرا به این ترتیب سردفتر تضمین می کند که پس از تأیید امضای متقاضی، هیچ اصلاحی انجام نخواهد شد.
از ژوئیه 2013 می توانید بدون دوخت سند به اداره مالیات گزارش دهید. این مورد از توصیه های روش شناختی مستثنی شده است. بنا به صلاحدید کارآفرینان، اکنون یک انتخاب برای ارسال اسناد به سادگی منگنه یا دوخته شده وجود دارد.
با این حال ، هیچ کس قوانین کار اداری را لغو نکرد. و بنابراین توصیه می شود که اسناد تشکیل دهنده را به صورت دستی دوخت کنید.
در میان اوراق فعلی و آرشیوی، اغلب اسنادی وجود دارد که در پشت آنها کتیبه "شماره دار، توری و مهر و موم شده" وجود دارد. چه زمانی و برای چه اهدافی از این روش طراحی استفاده می شود؟ این ارزش را دارد که با جزئیات بیشتری بررسی شود.
نیاز به فلش کردن اسناد
در فرآیند انجام کارهای اداری، متخصصان گاهی اوقات باید با اسناد چند صفحه ای سر و کار داشته باشند. اگر این مکاتبات یا کاغذ معمولی برای استفاده روزانه است، معمولاً ورق های موجود در آن با استفاده از گیره های کاغذ یا منگنه به هم متصل می شوند. این روش امکان تقسیم سند به قطعات یا تعویض برگه ها را در هر زمان ممکن می سازد. با این حال، در برخی موارد این کاملا غیر قابل قبول است. حفظ یکپارچگی سند ضروری است:
- هنگام انتقال آن به بایگانی؛
- برای تأیید نسخه های فردی؛
- برای ارائه گزارش به اداره مالیات و سایر صندوق ها؛
- هنگام ارسال بسته ای از اسناد برای ثبت نام.
در این مورد، مرسوم است که اوراق تجاری چند صفحه ای را بخیه می زنند و در نهایت در پشت آنها یک نوشته گواهی مانند «شماره، توری و مهر و موم شده» قرار می دهند.
یک گزینه طراحی مشابه بر اساس GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی" و همچنین دستور آرشیو فدرال شماره 76 در 23 دسامبر 2009 معرفی شد. این مقررات الزامات اسنادی که در حال پردازش هستند و همچنین روش‌شناسی و توصیه‌هایی برای سیستم‌افزار آنها را شرح می‌دهد. یک عنصر اجباری در این مورد یک برگه گواهی است که روی آن نوشته شده است: "شماره بندی، توری و مهر و موم شده".
قوانین سیستم عامل
برای ترکیب صفحات جداگانه در یک سند چند برگه، به موارد زیر نیاز دارید:
- نخ های متراکم؛
- سوزن با چشم گشاد؛
- سوله
- قیچی؛
- ورق کاغذ سفید
ساده ترین گزینه دوخت با سه سوراخ ساخته می شود. تمام کارها در چند مرحله انجام می شود:
- ابتدا، در سمت چپ پشته اسناد، باید 3 سوراخ با استفاده از یک جفت ایجاد کنید که در همان فاصله از یکدیگر قرار دارند.
- نخ را داخل سوزن بکشید و از پشت شروع کنید و از محل سوراخ وسط عبور دهید. در این صورت باید حداقل 7 سانتی متر نخ در انبار باقی بماند.
- از سمت جلو، سوزن را به سوراخ واقع در سمت چپ بکشید. باید یک بخیه وجود داشته باشد.
- از پشت، سوزن و نخ را به سوراخ آزاد باقی مانده در سمت راست رد کنید.
- نخ را از وسط (در ابتدای دوخت) رد کنید.
- دو نخ باقی مانده را در سمت عقب با گره ببندید تا بخیه در داخل باشد.
- با استفاده از قیچی یک تکه مستطیلی به ابعاد 2×8 سانتی متر را از یک ورق کامل برش دهید و سپس آن را روی گره و انتهای نخ ها بچسبانید.
- روی ورق چسب زده، کتیبه "شماره دار، توری و مهر و موم شده" را ایجاد کنید که تعداد ورق های متصل (به اعداد و کلمات) را نشان می دهد. در زیر امضا و توضیحات آن آمده است.
سندی که به این شکل دوخته شده است را می توان با خیال راحت به مقصد ارسال کرد.
لاگ های سیستم عامل
طبق قوانین ثبت سوابق، بسیاری از دفاتر حسابداری که در آن کارکنان مسئول اسناد دریافتی را ثبت می کنند نیز نیازمند سیستم عامل هستند. این برای محافظت از اطلاعات موجود در آنها و سهولت جستجو ضروری است. البته، ورق زدن چند صفحه در زمان مناسب آسان‌تر از بررسی مجموعه‌ای از اسناد است که مثلاً نباید در دسترس اشخاص ثالث باشد. برای چنین اهدافی، بسیاری از شرکت ها این کتاب را با یک رکورد دائمی از اسناد یک نوع خاص (دفتر کار، وکالتنامه صادر شده، دستورات، دستورالعمل های مقدماتی ایمنی شغلی و موارد دیگر) شروع می کنند.
دفترچه ثبت باید دارای جلدی باشد که به اندازه کافی سخت باشد تا از سایش و پارگی معمولی محافظت کند. ضمناً تمامی ورق های داخل آن باید شماره گذاری شده و با نخ محکم دوخته شوند. انتهای توری باید در قسمت داخلی جلد باقی بماند و با یک ورق کاغذ خالی که معمولاً یک کتیبه گواهی استاندارد روی آن نوشته می شود مهر و موم شود.
برگه گواهینامه
پس از نصب سیستم عامل، اسناد باید با امضای رئیس شرکت و مهر شرکت تأیید شود. این اقدامی ضروری است که برای جلوگیری از جعل و جایگزینی بخشی از سوابق ثبت نام توسط برخی کارمندان غیر وجدان انجام می شود. به عنوان یک قاعده، یک تکه کاغذ مستطیلی خالی به عنوان برگه گواهی استفاده می شود. باید به گونه ای چسبانده شود که تا حد امکان عناصر سیستم عامل (بقایای گره و نخ اتصال) را بپوشاند. کارمند مسئول باید کتیبه ای از نوع خاصی در بالای آن ایجاد کند. در برخی از شرکت ها، از یک فرم خاص "بنددار، شماره گذاری و مهر و موم شده" برای این استفاده می شود.
می توانید متن را در رایانه تایپ کنید و سپس نمونه های آماده را به مقدار لازم چاپ کنید. در زیر کتیبه اصلی، به عنوان یک قاعده، موقعیت کارمند مسئول (مدیر) و همچنین امضای او با توضیح دقیق مشخص شده است. چنین برگه گواهی با تاریخ سیستم عامل این سند به پایان می رسد.
حجم اسناد تایید شده
قبل از شروع به فلش کردن سیستم عامل، باید تمام برگه های موجود در این سند را شماره گذاری کنید. قوانین خاصی برای این وجود دارد:
- این صفحات نیستند که شماره گذاری می شوند، بلکه برگه ها هستند.
- اعداد معمولا در گوشه سمت راست بالا به ترتیب صعودی قرار می گیرند.
- ورودی ها با اعداد عربی انجام می شود (در موارد نادر استفاده از اعداد رومی مجاز است).
- برگه حاوی قطعات منفرد به ترتیب کلی شماره گذاری می شود. علاوه بر این، موجودی آن به طور جداگانه تدوین شده است.
- در صورت وجود چسباندن، به کل ورق یک عدد معمولی اختصاص داده می شود.
- اگر سند حاوی ضمائم داخلی است، آنها نیز باید جداگانه شماره گذاری شوند.
- گاهی اوقات هنگام بایگانی نامه هایی در پرونده وجود دارد. در این حالت ابتدا پاکت شماره گذاری می شود و سپس آنچه در آن است.
تعداد کل برگه ها دو بار در متن گواهینامه ذکر شده است. اول از همه، مقدار عددی ذکر شده است، و سپس در پرانتز - در کلمات.
از سال 2013، الزامات جدید برای اجرای اسناد منتقل شده به سازمان های دیگر در روسیه لازم الاجرا شده است. اما، علیرغم این واقعیت که در مورد سیستم عامل اجباری چیزی نمی گوید، بسیاری از شرکت ها همچنان از این روش برای تهیه اسناد به روش قدیمی استفاده می کنند.
همیشه در زندگی یک حسابدار حوادث مختلفی اتفاق می افتد. یا نمی توانند صورتحساب ها را پیدا کنند (شاید زیر کمد غلتیده اند)، یا ناگهان اداره مالیات یک خودکار همراه خود نداشته است، یا ناگهان سند لازم را در دست ندارند. در چنین مواردی، دستیار وفادار ما Google به کمک می آید. در زمان ما با سرعت های فوق العاده و شبکه جهانی وب که کل جهان را در برگرفته است ضروری است. شما می توانید همه چیز را در آن پیدا کنید. خوب، یا تقریباً همه چیز. و می توانید نمونه ای از برچسب "دوخته شده، شماره گذاری شده" را در قالب مناسب "Word" به صورت رایگان مستقیماً از وب سایت ما دانلود کنید.
و بنابراین من مجبور شدم کاملاً تصادفی با چنین چیز به ظاهر جزئی مانند برچسبی که باید در پشت مجله چسبانده می شد روبرو شوم. بنابراین ناگهان متوجه شدم که چنین به ظاهر مزخرفی مانند برچسبی با نوشته "همه چیز دوخته شده، شماره گذاری شده و مهر و موم شده است..." دقیقاً در زمانی که ما به آن نیاز داشتیم وجود نداشت. ساعت‌ها را صرف بالا رفتن از پهنه‌های بی‌پایان شبکه جهانی وب کردم. چیز مناسبی پیدا نکرد فقط تصاویر و نقاشی ها در قالب های دیگر. همه اینها زیباست، اما برای من خیلی کاربردی نیست. بعدش برایم روشن شد. یا شاید کسی غیر از من نیز با مشکل مشابهی روبرو شود.
در کل نشستم با سرم کمی کار کردم و خودم انجام دادم. سپس تصمیم گرفتم آن را پست کنم تا همه ببینند. من شخصاً فکر می کردم خیلی راحت است که اینگونه است. هر کس هر چیزی را که می خواهد اینجا وارد کند. هر تاریخ، هر عدد، هر نام. فونت، اندازه حرف، رنگ، پر کردن، ضخامت و ابعاد خود برچسب. در صورت تمایل می توانید حتی یک صورتک هم قرار دهید. خلاصه هر چی دلت بخواد.
ما یک ویدیوی کوتاه با موضوع "نحوه درست دوختن و مهر و موم کردن یک سند" را مورد توجه شما قرار می دهیم:
خوب، در اینجا نکات ویدیویی کوتاهی وجود دارد "چگونه اسناد را به درستی فلش کنیم"
همچنین در وب سایت ما در بخش "اسناد"، می توانید انواع اسناد مختلف را پیدا، مشاهده و دانلود کنید. قالب ها، فرم ها، نمونه قراردادها، نامه ها، تبریک نامه ها و وکالت نامه ها برای همه مناسبت ها. به جرات می توانم امیدوار باشم که حداقل مقداری از این تنوع برای شما مفید باشد.
دانلود و استفاده کنید. سپاس و آرزوها را می پذیرم. گل و شیرینی نمیخورم
