اسناد اولیه چیست؟ اسناد اولیه حسابداری ...

اسناد، معنای اسناد اولیه

جزئیات اسناد اولیه، یکسان سازی و استانداردسازی اسناد

انواع اسناد حسابداری

مراحل ثبت، دریافت، تأیید، پردازش و ذخیره اسناد

سازماندهی جریان اسناد

1. اسناد، معنای اسناد اولیه

برای انعکاس کامل و مستمر اشیاء حسابداری، قبل از هر چیز لازم است هر معامله تجاری ثبت شود. برای این کار اولین عنصر روش حسابداری مستندسازی است. مستندات- روشی برای بازتاب اولیه اشیاء حسابداری که امکان نظارت مستمر و مستمر از آنها را فراهم می کند.

طبق مقررات مربوط به حسابداری و گزارشگری مالی در فدراسیون روسیه (مصوب به دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه شماره 34-n مورخ 29 ژوئیه 1998)، "کلیه معاملات تجاری باید با اسناد پشتیبان مستند شوند. این اسناد به عنوان اسناد اولیه حسابداری عمل می کنند که بر اساس آنها حسابداری انجام می شود.

سند ترجمه شده از لاتین documentum به معنای مدرک، مدرک است.

سند اولیه حسابداری -گواهی کتبی که واقعیت یک معامله تجاری یا حق انجام آن را تأیید می کند.

حسابداری اولیه –این یک فرآیند سازماندهی شده و واحد که در طول زمان تکرار می شود، جمع آوری، اندازه گیری، ثبت، انباشت و ذخیره اطلاعات در مورد فعالیت های اقتصادی است.

اهمیت اسناد اولیه حسابداری در فعالیت های مالی و اقتصادی یک شرکت:

اسناد به عنوان مبنای و تأیید صحت داده های حسابداری است.

آنها برای هدایت و مدیریت عملیاتی استفاده می شوند.

بر اساس اسناد، نظارت بر اشیاء حسابداری انجام می شود.

اسناد دارای اهمیت حقوقی هستند. آنها به عنوان مدرک در اختلافات در دادگاه استفاده می شوند.

اسناد دارای ارزش کنترلی هستند.

1. جزئیات اسناد اولیه، یکسان سازی و استانداردسازی اسناد

لوازم جانبی ترجمه شده از لاتین requisitum به معنای مورد نیاز، ضروری است.

ملزومات- شاخص های مشخص کننده تراکنش تجاری که در سند منعکس شده است.

جزئیات اجباری و اختیاری است.

طبق بند 2 ماده 9 قانون فدرال "در مورد حسابداری" شماره 402-FZ مورخ 6 دسامبر 2011. جزئیات اجباری سند حسابداری اولیه عبارتند از:

1) نام سند؛

2) تاریخ تنظیم سند؛

3) نام سازمان؛

5) مقدار اندازه گیری طبیعی و (یا) پولی یک واقعیت زندگی اقتصادی که واحدهای اندازه گیری را نشان می دهد.

6) نام موقعیت های افرادی که مسئول انجام یک واقعیت زندگی اقتصادی هستند.

7) امضای شخصی افراد مشخص شده با ذکر نام خانوادگی و حروف اول.

جزئیات اضافی از نظر قانونی تایید نشده است. آنها توسط خود شرکت به میل خود در تمام اسناد وارد می شوند، به جز اسناد مربوط به حسابداری اولیه وجوه. جزئیات اضافی ممکن است شامل: آدرس و شماره تلفن سازمان، نام خانوادگی طرفین درگیر در معامله و غیره باشد.

قبل از لازم الاجرا شدن قانون فدرال جدید "در مورد حسابداری" شماره 402-FZ مورخ 6 دسامبر 2011. (این قانون از اول ژانویه 2013 لازم الاجرا شد)، توجه زیادی به یکسان سازی و استانداردسازی اسناد حسابداری اولیه شد. اسناد در صورتی برای حسابداری پذیرفته می شوند که مطابق فرم موجود در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه تنظیم شده باشند. این آلبوم ها توسط کمیته آمار دولتی روسیه (در حال حاضر Rosstat) با توافق وزارت دارایی روسیه تهیه شده است. حدود 250 فرم یکپارچه از اسناد تصویب شد.

اسناد یکپارچه اسناد استانداردی هستند که برای ثبت معاملات همگن در سازمانهایی با اشکال مختلف مالکیت و وابستگی صنعتی در نظر گرفته شده است.

علاوه بر این، وزارتخانه های خط نیز اسناد واحدی را برای شرکت های صنایع خود تهیه کردند. به عنوان مثال، وزارت کشاورزی روسیه اسناد یکپارچه برای ثبت محصولات کشاورزی، حیوانات، زمین و غیره ایجاد کرد.

استانداردسازی اسناد، ایجاد همان اندازه های استاندارد برای اسناد استاندارد است. این کار برای کاهش مصرف کاغذ و ساده سازی پردازش و ذخیره سازی اسناد انجام شد.

با لازم الاجرا شدن قانون فدرال "در مورد حسابداری" شماره 402-FZ مورخ 6 دسامبر 2011. شرکت ها از تعهد استفاده از اسناد یکپارچه توسعه یافته توسط Goskomstat و وزارتخانه های خط خلاص می شوند. طبق بند 4 ماده 9 این قانون، صورت‌های اسناد اولیه به پیشنهاد حسابدار ارشد (یا شخصی که حسابداری به او سپرده می‌شود) به تأیید رئیس مؤسسه می‌رسد. هنگام تهیه فرم های اسناد، حسابدار باید تمام جزئیات مورد نیاز را درج کند و آنها را فشرده کند. حسابداران ارشد، به عنوان یک قاعده، فرم های یکپارچه اسناد را برای تایید ارائه می کنند.

اسناد حسابداری اولیه یا سوابق اولیه، به قول حسابداران، اساس حسابداری اعم از حسابداری و مالیاتی است. بدون ثبت، نگهداری و مدارک اولیه، انجام فعالیت های تجاری قانونی غیرممکن است.

قانون "درباره حسابداری" مورخ 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ نشان می دهد که "هر واقعیت زندگی اقتصادی منوط به ثبت به عنوان سند اولیه حسابداری است."

برای اطمینان از در اختیار داشتن تمام مدارک لازم، باید به طور مرتب حسابداری خود را چک کنید و برای کسانی که برای این کار وقت ندارند، خدمات حسابرسی حسابداری رایگان را توصیه می کنیم.

سند اولیه واقعیت یک معامله تجاری را به صورت کتبی ثابت می کند، کمیسیون هزینه های تجاری را هنگام محاسبه پایه مالیاتی تأیید می کند و مسئولیت مجریان را برای انجام معاملات تجاری تعیین می کند. اسناد اولیه در هنگام بررسی اظهارنامه ها و گزارش ها توسط بازرسان مالیاتی درخواست می شود و هنگام گذراندن حسابرسی ضروری است.

با توجه به اینکه نه تنها حسابداران، بلکه مدیران، کارآفرینان فردی، مدیران فروش و سایر کارکنان مدارک اولیه را تکمیل و آماده می کنند، از شما دعوت می کنیم تا با الزامات این اسناد آشنا شوید.

چه کسی اشکال اسناد اولیه را توسعه می دهد؟

اسناد اولیه حسابداری هستند متحد شده است(شکل آن توسط Rosstat (سابق Goskomstat فدراسیون روسیه) یا بانک مرکزی توسعه یافته است) و به طور مستقل توسط مالیات دهندگان توسعه یافته است.

ماده 9 قانون شماره 402-FZ شامل فهرست زیر از جزئیات اجباری اسناد اولیه (یکپارچه یا مستقل توسعه یافته) است:

• عنوان سند؛
• تاریخ تهیه سند؛
• نام نهاد اقتصادی که سند را تنظیم کرده است.
• محتوای واقعیت زندگی اقتصادی؛
• ارزش اندازه گیری طبیعی و (یا) پولی یک واقعیت از زندگی اقتصادی که واحدهای اندازه گیری را نشان می دهد.
• نام موقعیت شخصی که معامله، عملیات و شخص مسئول اجرای آن را انجام داده است.
• امضای این افراد

در مورد مهر، اگر چه فیلد «M.P» وجود دارد، اگرچه جزو جزئیات مورد نیاز ذکر نشده است. (فضای چاپ) چاپ آن الزامی است.

اگر مالیات دهنده از فرم های یکپارچه Goskomstat راضی باشد (خوشبختانه لیست آنها بسیار زیاد است) ، لازم نیست فرم های خود را ایجاد کنید. همچنین مفهوم "ابتدای مدرن" وجود دارد، یعنی. اسناد اولیه یکپارچه که مؤدی مالیات خود را به آنها اضافه کرده است.

توجه داشته باشید، شما نمی توانید به طور مستقل توسعه و تأیید کنیدفرم های اسناد اولیه زیر:

• اسناد نقدی؛
• دستور پرداخت و سایر اسناد تسویه حساب بانکی؛
• فرم های یکپارچه برای پرداخت با استفاده از صندوق نقدی؛
• بارنامه;
• حقوق و دستمزد و حقوق و دستمزد.

چنین اسناد اولیه فقط می توانند یکپارچه شوند.

از کجا می توانم نمونه اسناد اولیه یکپارچه را پیدا کنم؟

توسعه و تایید فرم ها برای اسناد اولیه مسئولیت Goskomstat (در حال حاضر Rosstat) است. امروزه، فرم های یکپارچه توسعه یافته در دهه 90 قرن گذشته همچنان مورد استفاده قرار می گیرند. فقط اسناد تسویه (پرداخت) توسعه یافته توسط بانک روسیه دارای نسخه نسبتاً جدیدی است - از سال 2012.

چنین اسنادی به طور متفاوتی نامیده می شوند: اعمال، مجلات، صورتحساب ها، بیانیه ها، دستورات، کتاب ها، دستورالعمل ها، محاسبات، وکالتنامه ها، دستورات و غیره. اسناد مورد نیاز شما منتشر می شود

در وب سایت ما می توانید فرم های اسناد اولیه یکپارچه را دانلود کنیدو توسط .

فرم گزارش دقیق (SRF) نیز یک سند اولیه است، اما الزامات خاصی برای آن وجود دارد. لیست جزئیات اجباری BSO گسترده تر از لیست اسناد اولیه معمولی است، به ویژه، TIN و وجود مهر و موم مورد نیاز است.

در مقاله "" می توانید دریابید که در چه مواردی لازم است از فرم یکپارچه این سند استفاده کنید و چه زمانی می توانید خودتان آن را توسعه دهید.

خطا در اسناد اولیه

اول از همه، اسناد منبع باید حاوی جزئیات اجباری به درستی مشخص شده باشند. به گفته وزارت دارایی، اگر اظهارنامه مالیاتی اولیه حاوی اشتباهات جزئی باشد، یک مؤدی می تواند هزینه ها را در نظر بگیرد.

این گونه اشتباهات نباید در شناسایی دقیق فروشنده و خریدار، نام کالا و ارزش آنها و سایر شرایط مستند زندگی اقتصادی (از نامه وزارت دارایی مورخ 4 فوریه 2015 شماره 1394) تداخل داشته باشد. 03-03-10/4547).

متأسفانه، فرمول بندی ساده و معمولی توضیحات مقامات اغلب این امکان را نمی دهد که به وضوح بفهمیم کدام نادرستی یا اشتباه در اسناد اولیه ناچیز تلقی می شود.

به عنوان مثال، اگر نام مؤدی به جای حروف بزرگ با حروف کوچک باشد، اشتباه جزئی است؟ وزارت دارایی در نامه دیگری به تاریخ 05/02/1391 به شماره 03-07-11/130 اعلام کرده است که اشتباهاتی از قبیل جایگزینی حروف بزرگ با حروف کوچک و بالعکس؛ حروف معکوس؛ نشان دادن نادرست شکل سازمانی و قانونی مانعی برای شناسایی مالیات دهنده نیست (در صورتی که TIN و سایر جزئیات به درستی نشان داده شده باشد).

اما خطاهای زیر را می توان برای اسناد اولیه مهم در نظر گرفت:

• خطاهای حسابی (قیمت / مقدار کالا یا مقدار مالیات به اشتباه نشان داده شده است)؛
• نام های مختلف همان محصول (به عنوان مثال، در مشخصات قرارداد تامین آب نبات ها "آب نبات وافل در شکلات" و در فاکتور - "خرس در شمال" نامیده می شود).
• عناوین شغلی نادرست کسانی که اسناد اولیه را امضا می کنند (مثلاً در وکالت نامه "معاون مدیر کل" و در گواهی قبولی "معاون مدیر" ذکر شده است).
• مقادیر در ارقام با همان مقادیر ذکر شده در کلمات مطابقت ندارد (به جای 155000 روبل (یکصد و پنجاه و پنج هزار روبل)، 155000 روبل (پنجاه و پنج هزار روبل) نوشته شده است).

ممکن است اداره مالیات برای چنین اسناد اولیه ای هزینه هایی را قبول نکند.

می توانید اسناد اولیه را تصحیح کنید فقط به صورت اصلاحی(متن نادرست با یک خط نازک خط زده می شود و متن صحیح در بالا نوشته می شود). اصلاحات با کتیبه "تصحیح"، تاریخ و امضای افراد مسئول همراه است. تصحیح سفارشات ورودی و خروجی، اسناد بانکی و BSO غیر قابل قبول است. آنها باید از نو جمع آوری شوند.

توجه داشته باشید که اسناد اولیه در طول مدت اعتبار وکالتنامه صادر شده برای امضای آنها امضا می شود، در غیر این صورت بازرسان تشخیص می دهند که اسناد توسط کارمند غیر مجاز امضا شده است. همین مورد باید در مورد امضاهای سند اصلی شما از نمایندگان طرف مقابل نظارت شود: وکالتنامه صادر شده برای آنها باید جاری باشد.

هنگام تهیه اسناد اولیه، نه تنها باید مراقب پر کردن آنها باشید، بلکه در مورد مطابقت تاریخ و سایر جزئیات آنها با سایر اسناد، به عنوان مثال، قراردادها و فاکتورها نیز دقت کنید. بنابراین، کسر مالیات بر ارزش افزوده در فاکتوری که زودتر از برگه تحویل تنظیم شده است، بحث برانگیز خواهد بود.

سؤالات مقامات مالیاتی توسط صورتحساب ها یا اقداماتی که زودتر از توافق امضا شده اند، که اجرای آنها توسط اسناد اولیه تأیید شده است، مطرح می شود. راهی برای خروج از این وضعیت وجود دارد که در بند 2 هنر پیش بینی شده است. 425 قانون مدنی فدراسیون روسیه: در متن توافقنامه بند زیر را ذکر کنید: "شرایط این توافقنامه در مورد روابط طرفین که قبل از انعقاد آن ایجاد شده است نیز اعمال می شود."

یا مثلاً در قانون آمده است که کار در بازه زمانی 10 تا 30 مارس به پایان رسیده است، در حالی که در قرارداد مدت کار از 10 آوریل تا 30 آوریل تعیین شده است. در این حالت ، می توانید یک توافق نامه اضافی برای قرارداد تنظیم کنید که نشان دهنده مهلت واقعی تکمیل کار است یا در خود عمل نشان می دهد که کار قبل از برنامه به اتمام رسیده است.

زمانی که مشتری گواهی پایان کار را امضا می کند، پیمانکاران باید مراقب باشند. اگر پیمانکاران فرعی تحت قرارداد مشارکت داشتند، پیمانکار باید قبل از تحویل کار به مشتری با آنها قرارداد امضا کند. اگر این تاریخ ها مطابقت نداشته باشند، مقامات مالیاتی ممکن است هزینه های پیمانکار فرعی را غیرقابل توجیه در نظر بگیرند و آنها را هنگام محاسبه پایه مالیاتی شناسایی نکنند.

جریان اسناد اسناد اولیه

جریان اسناد اسناد اولیه شامل مراحل زیر است:

• تهیه سند اولیه؛
• انتقال سند به بخش حسابداری ، جایی که بررسی می شود و در دفاتر ثبت می شود.
• ذخیره سازی فعلی و انتقال بعدی سند به بایگانی.

این یک سوال بیهوده نیست: اسناد اولیه چه زمانی باید تنظیم شوند؟ پاسخ به این موضوع در ماده 9 قانون شماره 402-FZ آمده است: «سند حسابداری اولیه باید تنظیم شود. هنگام ارتکاب یک واقعیت از زندگی اقتصادیو در صورت عدم امکان بلافاصله پس از اتمام آن.»

تنظیم اسناد اولیه چندین روز پس از معامله تجاری غیرقابل قبول است. تمام کارمندانی که حق ثبت نام اولیه را دارند باید از برنامه جریان اسناد پیروی کنند که در آن می توانید به عنوان مثال مهلت های زیر را برای ارسال اسناد به بخش حسابداری تعیین کنید:

• سفارشات نقدی ورودی و خروجی - در روز آماده سازی؛
• اسناد مربوط به ثبت نام فروش - حداکثر تا روز کاری بعدی؛
• پیش گزارشات - حداکثر سه روز کاری پس از خرج شدن وجوه.
• گواهی ناتوانی در کار - حداکثر تا روز کاری بعد از بازگشت به کار و غیره.

در مورد اسناد امضا شده توسط طرفین، تعهد به انتقال به موقع آنها را می توان در متن قرارداد پیش بینی کرد، به عنوان مثال، به شرح زیر: «خریدار متعهد می شود که اصل اسناد تحویل امضا شده را به تأمین کننده منتقل کند، اقدامات و فاکتورها حداکثر تا دو روز کاری از تاریخ امضای آنها.

هنگام ارسال یک سند اولیه امضا شده، بخش حسابداری فرم سند را بررسی می کند. در دسترس بودن جزئیات مورد نیاز؛ قانونی بودن معامله تجاری؛ محاسبات حسابی داده های اسناد اولیه تأیید شده در ثبت حسابداری وارد می شود.

ذخیره سازی فعلی اسناد اولیه معمولاً در بخش حسابداری انجام می شود و در پایان سال اسناد بر اساس تاریخ گروه بندی می شوند و در بسته ها جمع آوری شده و به بایگانی منتقل می شوند. اسناد اولیه باید حداقل به مدت پنج سال ذخیره شوند.

اسناد نقطه شروع حسابداری هستند.

اسناد حسابداری بخشی از سیستم اسناد مدیریت سازمان مطابق با طبقه بندی کننده اسناد مدیریت همه روسی (OKUD) است که توسط فرمان استاندارد دولتی روسیه در 30 دسامبر 1993 شماره 299 تأیید شده است.

اسناد حسابداری را می توان به سه سطح تقسیم کرد: اسناد حسابداری اولیه، ثبت حسابداری و اسناد حسابداری گزارشی.

بیایید روی اسناد اولیه حسابداری تمرکز کنیم. اینها اسنادی هستند که حقایق یک معامله تجاری را ثبت می کنند. سند حسابداری اولیه باید در زمان معامله تنظیم شود و در صورت عدم امکان بلافاصله پس از اتمام آن.

نمونه فرم های اسناد مورد تایید سازمان های دولتی می باشد. به این گونه اسناد استاندارد یا یکپارچه می گویند.

اسناد حسابداری بر اساس چندین معیار طبقه بندی می شوند:

بر اساس هدف:

اداری. به عنوان مثال: دستورات در مورد سیاست های حسابداری، در مورد اعطای مرخصی، در مورد موجودی و غیره.

برائت کننده (اجرایی). به عنوان مثال: سفارشات نقدی ورودی و خروجی، کالاها و فاکتورهای حمل و نقل، فاکتورها، اعمال، فاکتورها و غیره. فاکتور ضمیمه بارنامه است. در راستای منافع اداره مالیات تدوین شده است

اسناد حسابداری به عنوان مثال: فیش حقوقی، محاسبه حقوق مرخصی، محاسبه مزایای از کارافتادگی موقت، محاسبه استهلاک و غیره.

اسناد ترکیبی - شامل هر دو عنصر است. مثلاً رسیدهای نقدی.

بر اساس محل تالیف:

درونی؛ داخلی.

به عنوان مثال: فاکتور برای جابجایی داخلی، PKO، RKO، اعمال.

خارجی به عنوان مثال: TTN، فاکتور

با توجه به درجه تعمیم عملیات تجاری؛

اولیه. به عنوان مثال: PKO، RKO، TTN، اعمال، فاکتورها.

خلاصه. به عنوان مثال: گزارش نقدی، گزارش کالا، پیش گزارش، گزارش مواد.

به سفارش استفاده؛

سر وقت به عنوان مثال: PKO، RKO، عمل می کند.

انباشته.

به عنوان مثال: برگه تحویل روزانه، کارت وانت محدود.

2.2. جزئیات اسناد حسابداری

اسناد از شاخص های فردی تشکیل شده است که به آنها جزئیات می گویند (از کلمه لاتین "لازم، ضروری").

مجموعه جزئیات یک سند، شکل آن را مشخص می کند.

برای اینکه یک سند به هدف خود برسد، باید مطابق فرم پذیرفته شده برای این دسته از اسناد تنظیم شود.

اما در هر صورت، سند باید حاوی جزئیات اجباری زیر باشد:

نام سند (فرم)

کد فرم

تاریخ تهیه

نام سازمانی که سند را تنظیم کرده است

متر معاملات تجاری

نام خانوادگی و سمت افراد مسئول، امضای شخصی آنها.

در صورتی که سند، سند خارجی باشد، باید علاوه بر امضای شخصی، مهر گرد سازمان نیز بر روی سند الصاق شود.

یک سند الکترونیکی حاوی همان اطلاعات یک سند کاغذی است. محتوای یک سند الکترونیکی را می توان بر روی صفحه نمایش کامپیوتر مشاهده کرد. یک سند الکترونیکی را می توان به صورت کاغذی چاپ کرد. یک سند الکترونیکی را می توان در تعداد زیادی کپی کاملاً یکسان تکثیر کرد و می تواند فوراً با استفاده از ایمیل به رایانه دیگری در هر نقطه از جهان ارسال شود.

اسناد الکترونیکی در حال حاضر به طور گسترده در ارتباطات شرکت ها با بانک ها و مقامات مالیاتی استفاده می شود.

کلیه اسناد در واحد حسابداری از سه جهت حقوقی، از نظر ثبتی و حسابی به دقت بررسی می شود.

اسناد تایید شده در لاگ ثبت اسناد ثبت می شود.

اصلاح وجه نقد و اسناد بانکی مجاز نیست. اصلاحات در سایر اسناد حسابداری اولیه فقط با توافق شرکت کنندگان در معاملات تجاری قابل انجام است که باید با امضای همان افرادی که اسناد را امضا کرده اند با ذکر تاریخ اصلاحات تأیید شود.

در حال حاضر توجه ویژه ای به یکسان سازی و استانداردسازی اسناد می شود. یکسان سازی اسناد توسعه یک شکل واحد از اسناد روسی برای ثبت معاملات تجاری همگن در سازمان های مختلف است. در روسیه، اشکال اسناد نقدی، اسناد بانکی و غیره یکسان شده است.

آنها برای تمام زمینه های فعالیت اجباری هستند. در کنار یکسان سازی، استانداردسازی اسناد مهم است. استاندارد سازی عبارت است از ایجاد اندازه های استاندارد یکسان فرم های اسناد استاندارد. هنگام نگهداری سوابق حسابداری، مهم است که یک جریان سند منطقی ایجاد شود، به عنوان مثال. یک سیستم بهینه برای تولید اسناد حسابداری، پذیرش آنها برای حسابداری، جابجایی آنها در شرکت، ذخیره سازی فعلی و انتقال آنها به بایگانی. این امر درجه بالایی از قابلیت اطمینان حسابداری را با حداقل سرمایه گذاری زمان و پول تضمین می کند.

اسناد اولیه جایگاه نسبتاً مهمی در بین تمام اسنادی که توسط بخش حسابداری نگهداری می شود را اشغال می کند. این به طور مداوم توسط خدمات مالیاتی بررسی می شود و باید مطابق با هنجارها و قوانین لازم در فدراسیون روسیه تنظیم شود. ما در مقاله خود در مورد آنچه که به اسناد اولیه مربوط می شود ، نحوه رسمی کردن و تنظیم صحیح آن بحث خواهیم کرد تا بعداً با بازرسی مالیاتی مشکلی نداشته باشیم.

اسناد اولیه در حسابداری - چیست؟

اسناد اولیه مبنایی است که بر اساس آن می توان ثبت های حسابداری را انجام داد و در ثبت عمومی ثبت کرد. این بخش مهمی از مستندات مدیریت یک شرکت یا سازمان است.

در تمام شرکت هایی که دولت مجبور به نگهداری سوابق حسابداری می شود، معاملات تجاری باید مطابق با اسناد اولیه رسمی شود. یک معامله تجاری به عنوان هر فعالیت یک شرکت که مستلزم جابجایی وجوه یا ساختار دارایی های آن است، تلقی می شود.

مطابق قانون حسابداری، تهیه اسناد اولیه باید همزمان با اقدامات تجاری انجام شود، یعنی باید بلافاصله مستند شود. اما اگر این امکان پذیر نیست، می توانید بلافاصله پس از پایان عمل، مستندسازی کنید.

اسناد اولیه را می توان هم بر روی کاغذ و هم به صورت الکترونیکی تهیه کرد. اما در گزینه دوم، تمام اوراق باید با امضای الکترونیکی تایید شده باشند، در غیر این صورت به سادگی وجه قانونی ندارند. اما اگر در قرارداد به وضوح وجود نسخه کاغذی سند ذکر شده باشد، باید در دسترس باشد.

اسناد اولیه به مدت 4 سال حفظ می شود. در این مدت، اداره مالیات این حق را دارد که در هر زمان از آنها درخواست کند تا شما و طرف مقابل شما را بررسی کنند. شما باید به ویژه در مورد اسنادی که در آنها هر چیزی را خریداری می کنید مراقب باشید. به یاد داشته باشید، به لطف آنها است که می توانید در صورت نیاز به دادگاه بروید.

تفکیک اسناد بر اساس مرحله تجاری

تمام معاملات انجام شده توسط یک شرکت یا سازمان را می توان به 3 مرحله تقسیم کرد:

1. بحث در مورد شرایط معامله در این زمان، شما باید تمام تفاوت های ظریف را مورد بحث قرار دهید و به یک نظر مشترک برسید. نتیجه این مرحله امضای قرارداد و صدور فاکتور برای پرداخت خواهد بود.
2. پرداخت طبق قرارداد اگر پرداخت از طریق حواله بانکی انجام شده باشد، یا اگر پرداخت به صورت نقدی انجام شده باشد، باید با عصاره ای از حساب جاری شما تأیید شود.
   گزینه دوم اغلب توسط کارمندان یک سازمان هنگام دریافت وجوه به حساب استفاده می شود.
3. دریافت کالا یا خدمات پرداخت شده. باید شواهدی وجود داشته باشد که تأیید کند کالا دریافت شده یا خدمات ارائه شده است، در غیر این صورت خدمات مالیاتی به سادگی به شما اجازه نمی دهد که میزان جمع آوری مالیات را کاهش دهید.

تاییدیه ممکن است بارنامه یا رسید در صورت دریافت کالا و یا گواهی پایان کار در صورت ارائه خدمات باشد.

چه مدارکی لازم است؟

بسته به عملیاتی که انجام خواهد شد، فهرست مدارک مورد نیاز ممکن است متفاوت باشد. بیایید به رایج ترین لیست مقالات مورد نیاز نگاه کنیم. به طور معمول، تمام اسناد یا توسط پیمانکار یا تامین کننده کالا تهیه می شود.

لیست اسناد به شکل زیر است:

ویژگی های ثبت حسابداری

پس از تهیه مدارک اولیه، از نظر شکل و محتوا بررسی می شود. پس از این، اگر همه چیز به درستی انجام شود، رسمی می شوند و گروه بندی اقتصادی داده هایی که در سیستم حسابداری عمومی موجود است انجام می شود. برای انجام این کار، کلیه اطلاعات موجودی دارایی، نقدینگی و معاملات تجاری شرکت از اسناد اولیه (رایگان) به دفاتر ثبت حسابداری منتقل می شود.

ثبت های حسابداری خود جداول تخصصی هستند که به شکل کاملاً مشخص و مطابق با گروه بندی اقتصادی اطلاعات مربوط به اموال شرکت و منابع وقوع آن ساخته شده اند.

تمامی رجیسترهای موجود به 3 گروه تقسیم می شوند:

• با تعیین وقت قبلی. بسته به این معیار، ثبت ها به ترتیب زمانی، سیستماتیک و ترکیبی تقسیم می شوند. هر نوع فردی ترتیب خاص خود را برای ذخیره داده دارد.
• بر اساس تعمیم داده ها، ثبات ها به یکپارچه و متمایز تقسیم می شوند. هر یک را می توان از جزئی به کلی و یا بالعکس از گزارش تا اسناد اولیه در نظر گرفت.
• از نظر ظاهری آنها می توانند شکل تقریبا دلخواه داشته باشند: یک کتاب، یک مجله، یک کارت، ورق های چاپ شده.

دفاتر ثبت حسابداری باید دارای:

• عنوان کامل
• مدت زمان مشخص شده برای ثبت معاملات تجاری و دوره صورتحساب مربوط به آن.
• امضا و حروف اول افراد مسئول. این امکان را فراهم می کند که در صورت بروز مسائل بحث برانگیز، افراد شرکت کننده در معامله را پیدا کرده و نشان دهید.

معاملات تجاری انجام شده باید دقیقاً در دوره ای که در آن انجام شده است منعکس شود. اگر در حین معامله تجاری نمی توان مستقیماً انعکاس اسنادی را انجام داد، ثبت نام باید بلافاصله پس از اتمام آن انجام شود.

به طور کلی، ثبت‌های حسابداری به منظور جمع‌آوری و سیستم‌بندی اطلاعات در مورد اسناد اولیه پذیرفته شده برای ثبت به منظور نمایش صورت‌های مالی ایجاد می‌شوند. اگر اسناد مالی و اولیه یک شرکت به صورت چاپی ذخیره می شود، بنا به درخواست سایر شرکت کنندگان در عملیات تجاری یا سازمان های اجرای قانون (اگر این در صلاحیت آنها باشد)، باید نسخه هایی توسط شخصی که آنها را گردآوری کرده است ارائه شود. آنها را برای امضا ارائه کرد.

1c اسناد اولیه حسابداری

در حین انجام فعالیت های مالی و تجاری، یک حسابدار باید با حجم عظیمی از اسناد کار کند. اینها اشکال مختلف، قراردادها، اسناد گزارشگری، برآوردها و محاسبات هستند. برخی از آنها اهمیت چندانی ندارند و ثانویه هستند، اما اسناد بسیار مهمی نیز وجود دارد که در آنها حتی یک اشتباه جزئی می تواند منجر به عواقب فاجعه بار برای کل شرکت و برای مقامات فردی شود. اینها اسناد اولیه سازمان هستند.

با کمک برنامه 1C قادر خواهید بود آنها را بسیار ساده تر کنترل و کار کنید. وظایف آن شامل مدیریت اسناد حمل و نقل و پولی، اسناد انبار و موارد مربوط به تجارت خرده فروشی است.

امروزه نرم افزار 1C در بین برنامه های حسابداری که به طور مداوم در کشور ما مورد استفاده قرار می گیرند، جایگاه پیشرو را به خود اختصاص داده است.

از محبوب ترین توابع 1C می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اتوماسیون کامل انواع حسابداری.
• محاسبه حقوق و دستمزد برای کارکنان
• مدیریت حسابداری پرسنل و تولید.

این برنامه دارای تعداد زیادی حالت و تنظیمات است که با استفاده از آنها می توانید آن را به طور کامل برای خود شخصی سازی کنید، آن را به گونه ای تنظیم کنید که برای شما راحت باشد.

تهیه اسناد اولیه یک کار پیچیده و پر دردسر است، اما به سادگی ضروری است. فن آوری های کامپیوتری مدرن و کارمندان بسیار ماهر به شما کمک خواهند کرد. اگر با تمام مسئولیت و آگاهی از موضوع به آن نزدیک شوید، هیچ مشکلی وجود نخواهد داشت.

در تماس با

1. هر واقعیت زندگی اقتصادی منوط به ثبت با سند حسابداری اولیه است. پذیرش اسناد حسابداری که واقعیت های زندگی اقتصادی را که اتفاق نیفتاده است، از جمله موارد زیربنایی معاملات خیالی و ساختگی را مستند کند، مجاز نیست.

2. جزئیات اجباری سند حسابداری اولیه عبارتند از:

1) نام سند؛

2) تاریخ تنظیم سند؛

3) نام واحد اقتصادی که سند را تنظیم کرده است.

5) ارزش اندازه گیری طبیعی و (یا) پولی یک واقعیت زندگی اقتصادی که واحدهای اندازه گیری را نشان می دهد.

6) نام موقعیت شخص (افراد) که معامله، عملیات و شخص یا افراد مسئول اجرای آن را انجام داده اند یا نام موقعیت شخص یا افراد مسئول اجرای رویداد انجام شده. ;

(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)

7) امضای اشخاص مقرر در بند 6 این قسمت با ذکر نام خانوادگی و حروف اول یا سایر مشخصات لازم برای شناسایی این افراد.

3. سند حسابداری اولیه باید زمانی تنظیم شود که یک واقعیت حیات اقتصادی انجام شود و در صورت عدم امکان بلافاصله پس از تکمیل آن. شخص مسئول ثبت واقعیت زندگی اقتصادی از انتقال به موقع اسناد حسابداری اولیه برای ثبت داده های موجود در آنها در دفاتر حسابداری و همچنین قابلیت اطمینان این داده ها اطمینان می دهد. شخصی که مسئولیت نگهداری سوابق حسابداری را بر عهده دارد و شخصی که با او قراردادی برای ارائه خدمات حسابداری منعقد شده است مسئولیتی در قبال انطباق اسناد حسابداری اولیه که توسط سایر افراد تنظیم شده است با واقعیت های انجام شده زندگی اقتصادی ندارد.

(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)

4. صورت های اسناد حسابداری اولیه به پیشنهاد مقام مسئول نگهداری سوابق حسابداری توسط رئیس واحد اقتصادی تعیین می شود. اشکال اسناد حسابداری اولیه برای سازمان های بخش دولتی مطابق با قانون بودجه فدراسیون روسیه ایجاد می شود.

(به متن در نسخه قبلی مراجعه کنید)

5. سند حسابداری اولیه بر روی کاغذ و (یا) در قالب یک سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی تنظیم می شود.

6. اگر قانون فدراسیون روسیه یا توافقنامه ارائه یک سند حسابداری اولیه را به شخص دیگری یا به یک ارگان دولتی بر روی کاغذ ارائه دهد، یک نهاد اقتصادی به درخواست شخص یا ارگان دولتی دیگر موظف است به درخواست خود. با هزینه شخصی، از سند حسابداری اولیه که در قالب یک سند الکترونیکی تهیه شده است، کپی برداری کنید.

7. اصلاحات در سند حسابداری اولیه مجاز است، مگر اینکه توسط قوانین فدرال یا قوانین قانونی نظارتی نهادهای نظارتی حسابداری ایالتی تعیین شده باشد. تصحیح در سند حسابداری اولیه باید حاوی تاریخ اصلاح و همچنین امضای افرادی باشد که سندی را که در آن اصلاح انجام شده تنظیم کرده اند که نام خانوادگی و حروف اول آنها یا سایر مشخصات لازم برای شناسایی این افراد را ذکر می کند.

8. اگر مطابق با قوانین فدراسیون روسیه، اسناد حسابداری اولیه، از جمله در قالب یک سند الکترونیکی، توقیف شود، کپی هایی از اسناد توقیف شده، به روشی که توسط قانون فدراسیون روسیه تعیین شده است، تهیه می شود. در اسناد حسابداری گنجانده شده است.