نامه که چه کسی باید چه کار کند. ارائه نامه به کارفرما در مورد استخدام. وقتی احساسات سرد شد

16آوریل

سلام! در این مقاله در مورد نامه های تجاری صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. چرا مکاتبات تجاری ارتباط خود را از دست نداده است.
2. انواع نامه های تجاری وجود دارد و چگونه قالب بندی می شوند.
3. نحوه صحیح نوشتن نامه تجاری

اکنون در خارج از پنجره های ما زمان فناوری پیشرفته و اینترنت است. اما مکاتبات تجاری اهمیت و ارتباط خود را از دست نداده است، به سادگی به رسانه های دیگر منتقل شده است. بیایید امروز در مورد اینکه چرا نوشتن و قالب بندی نامه های تجاری مهم است صحبت کنیم.

چرا به مکاتبات تجاری نیاز دارید؟

اول از همه، این فرصتی برای تبادل نظر، پیشنهادات و افکار با کارمندان یا شرکای تجاری است. آنها با کمک مکاتبات، شکایات، درخواست ها را بیان می کنند و سوء تفاهمات بین شرکت ها را روشن می کنند.

مکاتبات تجاری یکی از انواع مکاتبات رسمی است.

تفاوت بین نامه های تجاری و سایر نامه ها

تفاوت های اصلی به شرح زیر است:

• سبک شناسی ارائه؛
• واژگانی که اجازه بیان واضح احساسات را نمی دهد.
• انجام شده در سربرگ رسمی شرکت؛
• فونت خیلی کوچک نیست، اما بزرگ هم نیست، و در تمام متن یکسان است.
• به ندرت بیش از 1 صفحه را اشغال می کند.
• وجود زنجیره فرماندهی رسمی.

انواع نامه های تجاری

تمام نامه های تجاری را می توان به چند گروه تقسیم کرد. ما در مورد هر یک با جزئیات بیشتر صحبت خواهیم کرد و توضیح مختصری ارائه خواهیم داد.

نامه هایی که نیازی به پاسخگویی ندارند.

• ضمانت نامه؛
• مشایعت؛
• اطلاعاتی؛
• اخطاریه؛
• نامه یادآوری.

نامه هایی که نیاز به پاسخ دارند.

• درخواست؛
• پیشنهاد؛
• درخواست؛
• مورد نیاز؛
• دادخواست.

نامه های غیر تجاری

• دعوتنامه؛
• نامه های تسلیت؛
• نامه های سپاسگزاری؛
• نامه هایی که در مورد چیزی خبر می دهند.
• نامه های حاوی توصیه ها؛
• ضمانت نامه؛
• نامه هایی مبنی بر دریافت کالا، ارائه خدمات و غیره؛
• نامه های تبریک به مناسبت های مختلف؛
• نامه درخواست؛
• نامه دستورالعمل؛
• نامه های پوششی

نامه های تجاری

معمولاً قبل از انعقاد قرارداد و همچنین در طول مدت اعتبار قرارداد استفاده می شوند.

این شامل:

• نامه های پاسخ به سؤالات؛
• درخواست مستقیم؛
• - نامه ای که در آن پیشنهاد انجام معامله یا انعقاد توافق شده است.
• مطالبه؛
• یادآور؛
• نامه ای حاوی هشدار در مورد فسخ قراردادها یا لزوم انجام تعهدات و غیره.

اگر در مورد طبقه بندی بر اساس ساختار صحبت کنیم، 2 نوع نامه تجاری وجود دارد:

• حاوی متن نویسنده و نوشته شده به صورت آزاد.
• بر اساس یک الگوی دقیق تدوین شده است.

توسط مخاطب

• بخشنامه - نامه ای که برای چندین مخاطب ارسال می شود.
• منظم - از طرف یک شخص به یک گیرنده ارسال می شود.
• جمعی - ارسال شده به یک گیرنده، اما از چند نفر.

نامه ها نیز بر اساس فرم ارسال شده تقسیم می شوند:

• ارسال به صورت فکس؛
• ارسال از طریق ایمیل؛
• آنهایی که در پاکت های معمولی ارسال می شوند.

انواع حروفی وجود دارد که به دلایل اخلاقی، به جای تایپ، باید دست نویس باشد. این در مورد تسلیت و تبریک صدق می کند.

اسرار طراحی مناسب

متن نامه به قسمت های مقدماتی، اصلی و پایانی تقسیم می شود. آنها از نظر منطقی به یکدیگر متصل هستند. قسمت مقدماتی شامل شرایطی است که منجر به ایجاد نامه شده است و قسمت اصلی بیانگر خود محتوا است. بخش پایانی نتایج را خلاصه می کند که درخواست، امتناع و غیره را بیان می کند.

به طور کلی، مکاتبات تجاری با مسئولیت کامل را می توان یک هنر نامید، زیرا یادگیری نحوه انجام صحیح آن با رعایت تمام الزامات ضروری است. از این گذشته ، اغلب ما فقط به اطلاعات ارائه شده به وضوح فکر می کنیم و این واقعیت را فراموش می کنیم که نامه را می توان چهره شرکت در نظر گرفت.

سبک شناسی.

هر نامه با استفاده از ابزارهای گفتاری مشخصه اسناد رسمی در یک سبک تجاری دقیق نگهداری می شود.

الزامات ارائه اطلاعات

کلیه اطلاعات مندرج در نامه به شرح زیر است:

• خطاب شده، در نظر گرفته شده برای یک شخص خاص؛
• تمام اطلاعات باید از تاریخ نگارش به روز باشد.
• قابل اعتماد؛
• بی طرفانه؛
• مستدل؛
• تا حد امکان کامل، تا بتوان بر اساس آن تصمیم گرفت.

فرم.

اول از همه، نامه بر روی سربرگ که متعلق به شرکت است تنظیم می شود.

• برای نوشتن نامه تجاری از برگه های اندازه A4 استفاده می شود.
• حاشیه سمت چپ فرم باید حداقل 3 سانتی متر باشد، زیرا پس از مدتی به پرونده ارسال می شود.
• نام شرکت، آدرس قانونی و واقعی آن و آدرس ایمیل ذکر شده است.
• بهتر است از فونت استاندارد Times New Roman با اندازه 12 استفاده کنید.
• تنظیم نامه های تجاری بدون استفاده از سربرگ مجاز است، اما همچنان باید اطلاعات را از فرم ارائه دهید.

اگر نامه مربوط به معاملات بزرگ مربوط به امور مالی یا اطلاعات محرمانه با ماهیت دیگر باشد، ارسال این گونه نامه ها از طریق فکس یا الکترونیکی توصیه نمی شود. به روش قدیمی بهتر است، در یک پاکت کاغذی معمولی.

شماره گذاری.

اگر نامه از چند صفحه تشکیل شده باشد، آنها از صفحه دوم شماره گذاری می شوند. اعداد در بالا در وسط با اعداد عربی مشخص شده اند. هیچ نقطه ای در کنار عدد وجود ندارد.

تقسیم به قطعات.

این به معنای تقسیم نامه به پاراگراف است. متن نباید در یک جریان مداوم جریان داشته باشد، در غیر این صورت به سادگی درک نخواهد شد. به لطف تقسیم بندی به پاراگراف ها، می توانید ببینید که یک فکر در کجا به پایان می رسد و فکر دیگری شروع می شود.

در دسترس بودن اصلاحات

توصیه نمی شود که اجازه اصلاحات، اشتباهات تایپی یا پاک کردن را بدهید. نامه باید به درستی نوشته شود و متن باید در فواصل 1.5 - 2 چاپ شود.

جزئیات استفاده شده

ما فقط موارد اصلی را نشان خواهیم داد، زیرا قبلاً به طور خلاصه در مورد آنها صحبت کردیم:

• اگر شرکت دولتی باشد، از نشان رسمی فدراسیون روسیه استفاده می شود. در وسط فرم رسمی قرار دارد.
• نام کامل شرکت؛
• شماره فکس و تلفن؛
• شماره حساب بانکی؛
• مخاطب - و نام شرکت گیرنده در حالت اسمی برای نشان دادن موقعیت و نام خانوادگی گیرنده استفاده می شود.
• اگر دریافت‌کننده مدرک یا عنوان علمی دارد، آن را قبل از نام خانوادگی شخص ذکر کنید.
• هر گونه جزئیات در خط جدید و با حروف بزرگ نوشته می شود.

نامه تجاری پس از جلسه

شما یک جلسه کاری برگزار کردید، چشم اندازی برای آن وجود داشت. ما بیشتر در مورد چگونگی انعکاس این در نامه صحبت خواهیم کرد.

1. اول از همه در ابتدای نامه به تاریخ و ساعت ارتباط خود با شریک احتمالی تان اشاره کنید، حتی اگر چند روز از ملاقات گذشته باشد.
2. از اشتباهات یا عبارات بیش از حد پیچیده اجتناب کنید: نامه را کوتاه و واضح نگه دارید، اما به گونه ای که گیرنده بخواهد آن را بخواند.
3. ذکر کنید که گفتگو در مورد چه چیزی بود. به عنوان مثال: " ما بحث کردیم که یک گلدان به سبک ونیزی چقدر هزینه دارد.
4. اطمینان حاصل کنید که گیرنده نامه نظر خود را در مورد موضوع جلسه بیان می کند.
5. زمانی را مشخص کنید که می توانید از طریق تلفن ارتباط برقرار کنید یا حضوری ملاقات کنید.
6. به گیرنده اجازه دهید بداند که مشتاقانه منتظر کار با او هستید: من مشتاقانه منتظر روابط تجاری آینده با شما هستم«.
7. نامه خود را با عبارت زیر یا مشابه پایان دهید: بهترین آرزوها برای شما...».

نامه های تجاری الکترونیکی

نادیده گرفتن الزامات طراحی آنها غیرممکن است، زیرا اکنون نامه های بیشتری به جای کاغذ به شکل الکترونیکی صادر می شود. بالاخره قرن بیست و یکم است.

تهیه نامه تجاری الکترونیکی دشوار نیست. تنها نکته این است که چنین نامه ای همیشه باید یک عنوان (یا موضوع) داشته باشد تا به سادگی در جریان اسناد گم نشود.

علاوه بر این، زمانی که به چنین نامه ای پاسخ داده می شود، بهتر است موضوع نامه را تغییر ندهید، بنابراین در صورت دریافت ایمیل های زیاد، به سرعت متوجه خواهید شد که چه چیزی گفته می شود.

همچنین، هنگام ایجاد پیوست‌هایی برای چنین حروفی، نباید از نرم‌افزارهای پیشرفته استفاده کنید. اگر آنجا نباشد، نامه به سادگی باز نمی شود.

هنگام نوشتن نامه تجاری به صورت الکترونیکی از شکلک استفاده نکنید. فناوری عالی است، اما هنگام نوشتن، آن را مانند کاری حفظ کنید.

مهلت پاسخگویی به نامه تا چه زمانی است؟

اگر نامه به عنوان نیاز به پاسخ طبقه بندی شود، زمان پاسخ به اطلاعات موجود در نامه بستگی دارد:

• اگر درخواستی دریافت کردید، لطفاً تأیید کنید که ظرف سه روز آینده پس از دریافت درخواست دریافت شده است. و جواب نهایی را می توان ظرف یک ماه داد;
• اگر در مورد تسلیت صحبت می کنیم، می توان آن را ظرف ده روز پس از وقوع حادثه غم انگیز ارسال کرد.
• ارسال تبریک در عرض 8 روز از لحظه اطلاع از تاریخ ویژه مجاز است.
• اگر در مورد قوانین کلی اخلاق خوب صحبت می کنیم، بهتر است در عرض هفت روز به نامه ها پاسخ دهید.

نحوه نوشتن نامه تجاری: به زبان ساده در مورد چیزهای پیچیده

بین نامه تجاری و مکاتبات شخصی تمایز قائل شوید. امروز بیش از یک بار در مورد این تفاوت ها صحبت کرده ایم، نباید آنها را فراموش کنیم. حالا بیایید مرحله به مرحله نوشتن نامه را بررسی کنیم.

مرحله ی 1. مخاطب را نشان می دهیم.

در گوشه سمت راست بالای فرم، نام خانوادگی، حروف اول و موقعیت شخصی را که نامه را به او خطاب می کنیم، می نویسیم. اگر مخاطب یک سازمان است، آدرس قانونی آن را ذکر کنید.

مرحله 2.

درخواست.

وسط فرم قرار می دهیم. به شیوه ای محترمانه و بدون اختصار و یا پاک کردن انجام می شود.: مثالعزیز (نام، نام خانوادگی)!

همچنین مخاطب را می توان با نشان دادن جایگاه وی مورد خطاب قرار داد. اما وقتی فردی را با نام خطاب می‌کنید، استرس روانی را کاهش می‌دهد و نشان می‌دهد که رابطه تجاری پایدار و برقرار است.

هدف نامه، ماهیت و ایده های اصلی آن را توضیح دهید. این قسمت اصلی است. در مورد آنچه می خواهید بگویید بنویسید، دلیل درخواست تجدید نظر شما چیست. اما سبک رسمی و خنثی را فراموش نکنید.

مرحله 4. ارائه پیشنهادات و پیشنهادات.

تقریباً هر نامه تجاری نشان می دهد که مخاطب به آن پاسخ خواهد داد. این معمولاً فقط توسط نامه هایی با ماهیت اطلاعاتی مورد نیاز نیست. بنابراین، فقط مشکل را توصیف نکنید، بلکه راه حل آن را نیز پیشنهاد دهید.

در صورت ارائه شکایت، بخواهید اقدامات خاصی انجام شود، اگر پیشنهاد همکاری دارید، به ما بگویید چه گزینه هایی در دسترس است.

به عبارت ساده، کسی که نامه را دریافت می کند باید ببیند که نه تنها چیزی از او می خواهد، بلکه بفهمد که چگونه می توان این کار را انجام داد.

نحوه پایان دادن به نامه تجاری

نامه تجاری باید کاملاً نوشته شود. اگر قوانین نوشتن رعایت نشود، می تواند بر شهرت شرکت در کل تأثیر منفی بگذارد. بنابراین، اکنون پیشنهاد می کنیم که با جزئیات بیشتری در مورد طراحی قسمت پایانی یک نامه تجاری صحبت کنیم.

در پایان نامه، همه آنچه را که قبلاً صحبت شد، خلاصه کنید. اما شما نباید نتیجه گیری خود را به 10 جمله تبدیل کنید، خلاصه و مختصر در نامه های تجاری ارزش دارد. بهتر است خود را به عبارات ساده محدود کنید.

ما پایان را بر اساس 2 شاخص قرار می دهیم: باید تا حد امکان مؤدبانه و صحیح باشد. گزینه های مختلفی برای نحوه ساخت آن وجود دارد.

در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• با تشکر از توجه یا کمک شما: متشکرم! (اجازه دهید از شما تشکر کنم ...)
• امیدهای خود را برای آینده بیان کنید: ما امیدواریم برای همکاری متقابل سودمند (ما امیدواریم در آینده نزدیک پاسخ دریافت کنیم...)
• می توانید یک عبارت بسازید تا مخاطب را از چیزی مطمئن کنید: ما خوشحال خواهیم شد که با شما همکاری کنیم.
• درخواست دادن: ما از شما می خواهیم که نتایج را گزارش دهید.
• بابت هر گونه ناراحتی ایجاد شده عذرخواهی کنید: بابت تاخیر غیرمنتظره در پرداخت مطالب پوزش می طلبم.

چگونه با گیرنده خداحافظی کنیم.

با وجود رسمی بودن مکاتبات، می توانید به روش های مختلف خداحافظی کنید.

در اینجا چند گزینه وجود دارد:

• با احترام به شما...;
• با آرزوی موفقیت...;
• بهترین آرزوها…

ما درست امضا می کنیم.

هنگام امضای نامه، موقعیت، نام و نام خانوادگی خود را مشخص کنید. اگر به مناسب بودن عبارتی مانند: ارادتمند شما" -فقط از آن استفاده نکنید

می توانید مخاطبین، شماره تلفن اضافی یا آدرس ایمیل خود را در امضا مشخص کنید، بنابراین به گیرنده نشان می دهید که آماده ارتباط و همکاری با او هستید.

در قسمت بعدی مقاله ما می خواهم در مورد نامه های تجاری به زبان انگلیسی صحبت کنم.

نامه های تجاری به زبان انگلیسی

هیچ فرم تنظیم شده ای برای نوشتن چنین حروفی وجود ندارد. همه چیز به هدف نامه و اینکه مخاطب آن کیست بستگی دارد. در اینجا چند توصیه مختصر برای تهیه پیش نویس آورده شده است.

تاریخ نگارش.

اگر در ایالات متحده آمریکا می نویسیم، پس هنگام نشان دادن تاریخ، ابتدا ماه، سپس روز و تنها پس از آن سال را قرار می دهیم. اگر در انگلستان هستید، تاریخ مانند فدراسیون روسیه وارد می شود. در این صورت ماه را با حروف بنویسید تا دچار سردرگمی نشوید.

جزئیات گیرنده

• اگر به مردی نامه می نویسید، اینگونه با او تماس بگیرید: آقای (درج نام خانوادگی)؛
• اگر زن متاهل: خانم (نام خانوادگی را وارد کنید)؛
• خطاب به یک خانم مجرد: خانم (نام خانوادگی را ذکر کنید)؛
• اگر از وضعیت خانم اطلاعی ندارید: خانم (نام خانوادگی را وارد کنید).

مشخص کردن آدرس

ترتیب برخلاف آنچه در فدراسیون روسیه پذیرفته شده است است: دفتر، شماره خانه، نام خیابان، کد پستی، نام ایالت (اگر در ایالات متحده آمریکا بنویسید)، نام شهرستان و نام کشور (در صورت نوشتن در بریتانیا).

نحوه تماس با گیرنده

تماس های استاندارد:

• خانم عزیز؛
• آقای محترم؛
• آقا یا خانم عزیز؛
• خانم عزیز؛
• عزیز

بعد از آدرس یک کاما (اگر نوشتن به انگلستان) یا دو نقطه (اگر نوشتن به ایالات متحده آمریکا) قرار می دهیم. گذاشتن علامت تعجب مرسوم نیست.

موضوع.

حتماً موضوع نامه را دقیقاً مانند فدراسیون روسیه مشخص کنید.

متن اصلی

آن را به پاراگراف ها تقسیم کنید. یا هر جمله را در یک خط جدید بنویسید.

چگونه خداحافظی کنیم.

به عنوان مثال، مانند این: با تشکر از شما برای کمک، ما واقعا از شما باقی می ماند."– متشکرم، فداکار من...، هرچند می تواند کمتر رسمی باشد.

ثبت امضا.

ما امضای خود را زیر پاراگراف خداحافظی می گذاریم، نام و نام خانوادگی، نام شرکت و موقعیت خود را نشان می دهیم.

طراحی اپلیکیشن ها.

اگر مدارکی را ضمیمه می کنید، لطفاً این را در انتهای نامه ذکر کنید: Enc."و لیست برنامه ها

با حروف بزرگ چه بنویسیم.

• نام خانوادگی و حروف اول؛
• نام شرکت ها؛
• نام شهرها، ایالت ها و غیره؛
• هر کلمه ای که نشان دهنده موقعیت شغلی باشد.
• اولین کلمات در خداحافظی؛
• باز کردن آدرس ها

قبل از پایان گفتگو، در اینجا چند نمونه از نامه های تجاری به زبان روسی و انگلیسی آورده شده است.

نمونه نامه های تجاری به زبان روسی و انگلیسی

نتیجه

به طور خلاصه می خواهم بگویم که نامه تجاری ابزاری برای برقراری ارتباط در هر زمینه ای از فعالیت است. اگر به درستی نوشته شود، قطعا شرکت شما را با دید مثبتی نشان خواهد داد.

از طرف دیگر، نامه ای که به صورت شلخته و با اشتباه نوشته شده باشد، می تواند امیدوار کننده ترین تجارت را کاملاً نابود کند. حروف را به درستی بنویسید، و ما سعی کردیم به شما بگوییم چگونه این کار را انجام دهید.

در نظر بگیرید که نامه چقدر باید رسمی باشد.این با ارتباط با گیرنده نامه تعیین می شود. به عنوان مثال:

• اگر به یک مقام رسمی، یک کارفرمای آینده، یک ناظر علمی یا شخص دیگری که با او رابطه ای کاملاً حرفه ای و کاری دارید نامه می نویسید، پس نامه باید رسمی باشد.
• اگر برای کارفرما، همکار، خویشاوند فعلی خود یا شخصی که خیلی نمی شناسید نامه می نویسید، سبک نوشتن نیمه رسمی قابل قبول است.

به نحوه ارسال نامه، از طریق ایمیل یا روی کاغذ فکر کنید.این نیز بر میزان رسمی بودن نامه تأثیر می گذارد.

• بیشتر نامه‌های رسمی باید در رایانه تایپ شوند، چاپ شوند و پست شوند، مگر اینکه، البته، موضوع فوری باشد یا گیرنده ایمیل را ترجیح دهد.
• برای نامه های غیررسمی، ایمیل یا نامه های دست نویس نیز مناسب هستند.
• در مورد نامه های نیمه رسمی باید تماس تلفنی برقرار شود. اگر در طول مکالمه تصمیم گرفتید که مکاتبات باید از طریق ایمیل انجام شود، خوب، همینطور باشد. اگر در این مورد مطمئن نیستید، نامه های منظم بنویسید.

اثربخشی مکاتبات تجاری الکترونیکی تا حد زیادی به موضوع مناسب بستگی دارد. پس از بررسی لیست پیام های ارسال شده، گیرنده احتمالاً نامه ای را بدون موضوع تا پایان روز کاری باقی می گذارد و عناوین مهم تر را ترجیح می دهد.

موضوعات در قالب "از اسکندر"، "برای ویتالی" و سایر عناوین انتزاعی فقط در صورتی مناسب هستند که گیرنده منتظر نامه باشد و در گفتگوی اخیر مطلع شده باشد که اطلاعات مهم به زودی ارسال خواهد شد. برای همه موارد دیگر، چنین موضوعاتی ناموفق هستند. آنها دلیل تجدید نظر، ماهیت نامه و اهمیت آن را منعکس نمی کنند.

یک جمله به وضوح فرموله شده از 2-4 کلمه یک موضوع موفق در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال: "پیش نویس گزارش برای تصویب"، "پیشنهاد تجاری از Business-Trade LLC"، "در مورد موضوع عرضه تخته سنگ"، "Slate. پیشنهاد برای بررسی."

صرف نظر از هدف پیام، نامه نویس باید مراقب جلب توجه باشد. بنابراین، یادداشت های "فوری!"، "به شخص کارگردان"، "مهم!" فقط در مواردی که پیام واقعاً از اهمیت بالایی برخوردار است، نه تنها برای فرستنده، بلکه برای گیرنده نیز باید در خط موضوع نامه ذکر شود. اگر هر نامه از همان فرد تماس با توجهات ناموجه همراه باشد، گیرنده پاسخ به آنها را متوقف می کند و در موارد شدید، آنها را به لیست سیاه ارسال می کند یا برای زیردستان ارسال می کند.

درخواست

ایمیل باید با درخواست تجدیدنظر شروع شود. استفاده از نام کامل گیرنده و نوشتن صحیح آن بسیار مهم است. مخاطب دقیقی که متوجه اشتباه املایی در نام خود می شود، احتمالاً اعتماد خود را به نویسنده پیام و علاقه به ادامه گفتگو را از دست می دهد.

برای جلوگیری از این اتفاق، حتی در هنگام ارسال نامه انبوه، نباید از تصحیح متن جلد نامه قبل از ارسال آن غافل شوید. هنگام آدرس دادن و نوشتن نام‌های خانوادگی پیچیده، خطاها اغلب در انتهای حروف پنهان می‌شوند. صرف نظر از وضعیت گیرنده، بهتر است آنها را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید، در این صورت استفاده از ساختارهای سنتی خنثی قابل قبول است: "عصر بخیر"، "سلام". اگر نویسنده و گیرنده نامه در مناطق زمانی مختلف زندگی می کنند، آدرس زیر مجاز است: "روز بخیر"، "ساعت بخیر".

برای وقت خود و دیگران ارزش قائل باشید

ایمیل باید کوتاه، واضح و عاری از جزئیات زیاد یا غیر ضروری باشد. این کیفیت به ویژه در مواردی که مکاتبات الکترونیکی به عنوان آغاز همکاری تجاری عمل می کند و نه ادامه آن مهم است.

در بند اول تجدیدنظر، نویسنده باید خود را معرفی کند اگر مکاتبات قبلاً انجام نشده یا مدتها قبل قطع شده باشد. طراحی بهینه برای این عبارت سنتی است: "شما نگران یکی از کارمندان شرکت تجارت تجاری، واسیلی کوزنتسوف هستید. مایلم به گفتگوی خود در مورد بررسی پیشنهاد تامین کانال ادامه دهم."

تمام افکار کامل در یک جمله باید به طور منطقی به پاراگراف ها تقسیم شوند، فهرست ها وارد شوند، و به طور مناسب از خط برجسته و خط دار استفاده شود که درک خواننده از اطلاعات را بهبود می بخشد و زمان غوطه ور شدن در موضوع را کاهش می دهد. به عنوان یک قاعده، یک ایمیل به ندرت از بیش از 3-5 پاراگراف تشکیل شده است.

طرح نهایی

منطقی است که نامه های ایمیل را با یک خداحافظی تجاری به این سبک پایان دهید: "با بهترین آرزوها، ..."، "با احترام به شما، ..."، و غیره. اما با کلمات خداحافظی مانند "همیشه مال شما، .. .»، باید تا حد امکان مراقب باشید، زیرا لحن غیر رسمی است و نزدیکی بیش از حد ممکن است به طور مبهم برای گیرنده درک شود.

امضا باید همراه با اطلاعات تماس باشد. ذکر شماره تلفن، شماره فکس، وب سایت رسمی سازمان نمایندگی و همچنین آدرس ایمیل پشتیبان مهم است، زیرا گیرنده آدرس تماس را در خود نامه می بیند.

افکاری که در حین تهیه سند ظاهر می شوند نباید به عنوان یک پس نوشته رسمی شوند. همانطور که می دانید، چنین بیان ایده های دیرهنگام برای نوشتن فقط در مکاتبات شخصی مناسب است. و تایپ الکترونیکی به شما امکان می دهد محتوای متن درخواست تجدید نظر را در هر زمان تغییر دهید. استفاده در نوشتن P.S. ممکن است توسط گیرنده منفی تلقی شود، که نه بدون دلیل، ممکن است احساس کند که مخاطب وقت گذاشته و اطلاعات اضافی را به طور هماهنگ در نامه گنجانده و تصمیم گرفته است خود را به اضافه کردن عجولانه محدود کند.

گاهی اوقات وقتی نامه جدیدی را باز می کنم، این تصور برایم ایجاد می شود که آن شخص نوشته و گریه کرده است. و او اصلاً نمی خواست این نامه را بفرستد، اما مجبور شد. و او مطمئناً انتظار پاسخ به این نامه را ندارد.

معمولاً من به چنین نامه هایی پاسخ نمی دهم. زیرا اگر شخصی برای من نامه "لعنتی" بنویسد، واضح است که من نمی خواهم با او کار کنم.

در کل من از آن دسته افرادی هستم که معتقدم اطرافیانم به اندازه من همه چیز را می دانند. و اگر من چیزهای بدیهی را درک کنم، اطرافیانم نیز آن را درک می کنند. به همین دلیل است که گاهی اوقات وقتی نامه به من می رسد، کمی درک نمی کنم ...
گاهی به نظر می رسد مردم چیزی از من می خواهند، اما طوری می نویسند که انگار من چیزی به آنها بدهکارم.

و گاهی طوری می نویسند که انگار برای هر کلمه ای از آنها پول می گیرند، مثل تلگرام. به همین دلیل پس انداز می کنند. بنابراین چیزی از نامه آنها مشخص نیست. " سلام! طراح گلافیرا تسوتکووا جواهرات بسیار جالبی می سازد! آنها توسط استایلیست یولیانا پوتاپوا ستایش می شوند" اوه... باحاله. تبریک می گویم! اما دقیقا از من چه می خواهید؟ نتیجه گیری خود نشان می دهد که آرزوی اصلی شما این است که من به شما پاسخ دهم و در مورد زندگی با شما صحبت کنم. یا اینکه همه چیز را رها کنم و بروم در اینترنت ببینم گلفیرا و یولیانا چه کسانی هستند.

ضمناً من اصلاً از دریافت نامه ها بدم نمی آید. من حتی خیلی دوستش دارم. و من واقعاً دوست دارم و قدردانی می کنم که خود طراحان یا دوستان یا طرفدارانشان برای ما نامه می نویسند و خود را معرفی می کنند. اغلب اتفاق می افتد که این طراحان واقعا باحال هستند و من خوشحالم که در مورد آنها می نویسم به مجله .

و بعد از صدمین حرف "درباره هیچ" فکر کردم: شاید مردم واقعاً نمی دانند، برای دریافت پاسخ چگونه باید نامه بنویسید؟

اگر کسی به آن نیاز دارد، به شما می گویم!))
(البته من نمی توانم تضمین کنم که یک نامه از این نوع مثلاً VVP پاسخ داده شود، اما حتماً جواب می دهم)))

1. قوانین موضوع!
موضوع ایمیل نباید خالی باشد. خود موضوع باید به طور خلاصه در آنجا مشخص شود که چرا اصلاً می نویسید. "رزومه"، "سوالات مصاحبه"، "انتشار در ..."، "می خواهم در مجله شما گنجانده شوم"، "جزئیات من".
اگر این یک خبرنامه هفتگی یا یک پیشنهاد تجاری نیست، پس هدف در اینجا این نیست که تیتر مجللی ارائه کنیم که شخص را مورد توجه قرار دهد و او را مجبور به باز کردن نامه کند. بیشتر اوقات، یک موضوع مورد نیاز است تا پیدا کردن آنچه بعداً نیاز دارید را در انبوهی از حروف بدون باز کردن همه چیز آسان‌تر کند. خوب، و به این ترتیب که نامه ای با موضوع خالی از یک آدرس ناآشنا بدون باز شدن به اسپم ارسال نمی شود.

2. احوالپرسی
تعجب آور است، اما به دلایلی تعداد کمی از مردم با نامه سلام می کنند. البته، اگر این قبلاً مکاتبات و گفتگو است، لازم نیست هر نامه را با "سلام" شروع کنید. اما اگر این نامه اول باشد و حتی به یک غریبه و حتی برای کار ... در کل هیچ کس ادب را لغو نکرد.
اما "سلام" خواهد بود، "عصر بخیر" یا "سلام"، به نظر من، در حال حاضر ثانویه است. بستگی به این دارد که چه کسی، چه کسی و چرا می نویسد.

3. خودتان را معرفی کنید
البته بسیاری از افراد در انتهای نامه دارای امضای خودکار هستند. با این حال، اگر این حرف اول است، باز هم بهتر است در همان ابتدا به طور خلاصه خود را معرفی کنید تا فرد بلافاصله با شما ارتباط شخصی برقرار کند. در غیر این صورت، برای مدت طولانی فکر می کند که در حال خواندن نوعی خبرنامه است و نمی فهمد چیست.
به عنوان مثال، من چنین حروفی را با عبارت "اسم من النا است، من نماینده مجله لوازم جانبی littlething.ru" شروع می کنم.

4. چه کسی اطلاعات را درز کرده است؟
اگر شخصی مخاطبین خود را در حوزه عمومی منتشر نکرده است، بهتر است بلافاصله به او بگویید چه کسی او را تحویل داده است)) و ذکر یک دوست مشترک باعث ایجاد ارتباط دوستانه می شود.
"واسیا پتروف آدرس شما را به من داد" "من شما را در اینستاگرام پیدا کردم" "پست شما را در جامعه دیدم..."

5. درباره خودتان با جزئیات بگویید (اما بدون تعصب)
در اینجا می‌توانید خودتان را به‌طور دقیق‌تر معرفی کنید و پیوندهایی را به همه سایت‌ها، آثار، نمونه کارها و هر چیزی که می‌تواند ویژگی مثبت شما را نشان دهد، پیوست کنید. از این گذشته ، شما باید به نامه پاسخ دهید ، به این معنی که باید خود را در مطلوب ترین نور نشان دهید.

6. اصلا چرا می نویسی؟
هنگامی که خود را معرفی کردید و همه چیز را در مورد خود گفتید، وقت آن است که به اصل مطلب برسید و آنچه را که نیاز دارید به وضوح یادداشت کنید.
من یک عکاسی می خواهم، می خواهم از شما یاد بگیرم، می خواهم به مجله شما بپیوندم ...
البته جمله بندی بستگی به این دارد که چه چیزی و برای چه کسی می نویسید. اگر نامه بسیار رسمی است، بهتر است به جای "من می خواهم" بنویسید: "اگر به من بگویید چگونه می توانم در دوره های شما ثبت نام کنم، از شما بسیار سپاسگزار خواهم بود."
اما اگر از طرف دیگر شما هم سن و سال هستید و مطمئناً می دانید که در همان طول موج خوش اخلاق و ساده هستید، می توانید مانند یک انسان بنویسید. از نظر انسانی، حتی بهتر است.

7. خداحافظی کنید
اغلب یک امضای خودکار این کار را عالی انجام می دهد. مانند، با احترام، ماشا ایوانووا. اما اگر به اقدام خاصی نیاز دارید (به طوری که قبل از فلان تاریخ یا چیز دیگری با شما تماس بگیرند یا پاسخ دهند)، قطعاً این موضوع قابل ذکر است.

در نتیجه، اگر نکات را مرور کنید، یک حرف خوب به این صورت می شود:

1. طراح مارگاریتا سیواکووا. من می خواهم در مجله شما باشم!
2. سلام!
3. نام من مارگاریتا سیواکووا است، من یک طراح جواهرات هستم.
4. من در اینترنت به دنبال مقالاتی در مورد جواهرات بودم و مجله شما را پیدا کردم. و حاوی آدرس شما و پیامی در مورد آنچه می توانید بنویسید!
5. من 100500 سال است که با تکنیک Suntundai جواهرات می سازم. آثار من را می توانید اینجا و اینجا ببینید.
6. لطفاً به ما بگویید تحت چه شرایطی اطلاعات طراحان را در مجله منتشر می کنید؟
7. من واقعاً منتظر پاسخ شما هستم! خالصانه……

خیلی ساده به نظر می رسد، اما در واقعیت به دلایلی برای همه کار نمی کند))

و در مورد مکاتبات بیشتر، به هر حال، 2 جایزه دیگر وجود دارد.

من. هرگز ایمیل اصلی را حذف نکنید!بگذارید یک نوار بزرگ در آنجا کشیده شود، اما زمانی که تمام مکاتبات طولانی در یک حرف باشد، بسیار راحت تر است. و شما می توانید شماره تلفن یا جزئیات مورد نیاز خود را با باز کردن آخرین صندوق ورودی خود بیابید و تمام مکاتبات خود را برای جستجوی همان نامه لعنتی مرور نکنید.

II. همیشه پاسخ خود را در بالای صفحه بنویسید!فقط به این دلیل که یک نوار بزرگ در زیر آن کشیده شده است. و وقتی نامه ای دریافت کردید، کل این فید لعنتی را به پایین اسکرول کنید، و در آنجا فقط "ok" را می بینید، می خواهید فرستنده را برای همیشه ممنوع کنید.

همه ما در یک زمان از کسی چیزی خواسته ایم. غافلگیر نشو. حتی کسانی که اکنون سرسختانه واقعیت هر درخواستی را انکار می کنند.

به یاد بیاورید که چگونه در کودکی از والدینمان برای بستنی پول می خواستیم، سپس وقتی کمی کوتاه آمدیم از معلمان درخواست نمره خوب می کردیم و بعداً برای یک روز مرخصی بیشتر از محل کار التماس می کردیم...

با این حال، مسائل روزمره و روزمره تنها «همراهان» درخواست ها نیستند.

زندگی تجاری یک فرد مدرن نیز از نزدیک با دادخواست ها مرتبط است. و نامه درخواست مدتهاست ابزاری قدرتمند برای فرستنده برای دستیابی به یک هدف معین.

این بخش جدایی ناپذیر و بسیار مهم از مکاتبات تجاری است. بر این اساس، نتیجه نهایی به نحوه نگارش نامه بستگی دارد - آیا درخواست اعطا می شود یا یک امتناع مودبانه دریافت خواهید کرد:

مدیر محترم شرکت ____!

ما برای دستیابی به ____ نیاز فوری به بودجه داریم. آیا مایل به شرکت هستید؟

خالصانه، ____.

به نظر شما چنین نامه ای می تواند پاسخ مثبت داشته باشد؟ می توان فرض کرد که حتی امتناع در اینجا کاملاً مؤدبانه نخواهد بود.

مهم است که بتوانید یک نامه درخواست را به درستی تنظیم کنید تا تا حد امکان به هدف مورد نظر نزدیک شوید. در غیر این صورت نادیده گرفته می شوید و فقط وقت خود را تلف می کنید.

شماره 1. درخواست تجدید نظر شخصی

اینجا هیچ چیز خارق العاده ای وجود ندارد. همه این تکنیک را به خوبی می شناسند. اما بسیاری از مردم آن را فراموش می کنند. حیف است! زیرا یک جذابیت شخصی بسیار بهتر از جذابیت بدون چهره "کار می کند".

چه کسی دوست دارد به طور کلی با او خطاب شود؟! مثل یک خیابان «هی...» است. موافقم، بیشتر احتمال دارد که به نام خود پاسخ دهید تا تماسی به سبک "هی، عزیزم!"

بنابراین در نامه درخواست آمده است. شما در حال درخواست از شخص خاصی هستید، بنابراین سعی کنید نام کامل گیرنده نامه را پیدا کنید.

البته شرایطی وجود دارد که این رویکرد امکان پذیر نیست. در هر صورت سعی کنید تا حد امکان پیام خود را شخصی سازی کنید.

می توان:« خانم ها و آقایان!" اما بهتر: " همکاران فرهنگی و معلمان عزیز!».

می توان: « بچه های عزیز!" اما بهتر: " پسران و دختران عزیز ما!».

ما فکر می کنیم شما ایده اصلی را دریافت کرده اید.

شماره 2. چرا دقیقا او؟

به گیرنده نامه درخواست توضیح دهید که چرا درخواست خود را برای او ارسال کرده اید. یک فرد باید درک کند که او منحصر به شماست و موفقیت این یا آن رویداد به او بستگی دارد.

• شما در زمینه ____ متخصص هستید.
• شرکت شما در بخش ____ موقعیت پیشرو دارد.
• فقط بخش شما بدون ____ کار می کند.

سعی کنید گیرنده را به دست آورید - با دقت تعارف را اضافه کنید (در حد منطق):

• شما در یک زمان ____ را به خوبی تکمیل کردید.
• شما استاد بی نظیر ____ در شهر ما هستید.
• پروژه های شما خدمات ارزشمندی ارائه کردند ____.

یاد آوردن! باید سزاوار تعریف و تمجیدها باشد (ویژگی های واقعی، اعمال، افتخارات) و نه "دور از ذهن".

شماره 3. و باز هم مزایا

فواید. بله راه فراری نیست هر کس به دنبال منافع خود است، و نه همیشه "از لحاظ پولی".

دلایل و دلایل اصلی را که بر اساس آن برای گیرنده نامه درخواست منفعت است، درخواست شما را برآورده کنید. «بازی» روی نقاط ضعف انسان.

چه خواهد بود؟ همه چیز به موقعیت خاص بستگی دارد.

اعتراف شما به عنوان یک ____ شایسته، از تماشای زمین های بازی مخصوص مجهز و حصارکشی شده در شهر خود خوشحال خواهید شد...

هدف - آرزو. متخصصانی که فردا باید با آنها کار کنید باید امروز تشکیل شوند. بنابراین، می توانید ____ دانش، تجربه و ... را سرمایه گذاری کنید.

ابراز همدردی. متأسفانه امروزه مشکل کودکان خیابانی به‌ویژه اهمیت دارد. تعداد کودکانی که در خیابان های شهر ما زندگی می کنند در حال حاضر به ____ نزدیک می شود. کودکان به مشارکت، کمک، همدلی نیاز دارند. آنها بدون ما نمی توانند کنار بیایند ...

شماره 4. موفقیت های شما

مخاطب باید به وضوح درک کند که او با یک فرد جدی سروکار دارد که اولین روز "در کار" خود نیست (بسیاری از آنها موافقت نمی کنند با تازه واردان "آزموده نشده" همکاری کنند).

بنابراین، اگر موفقیت ها و دستاوردهایی در "کارنامه" شما وجود دارد، بهتر است آنها را در نامه درخواست ذکر کنید. به این ترتیب با خیال راحت بر سد بی اعتمادی و شک غلبه خواهید کرد.

در مورد "دستاوردها" در پروژه ای که در مورد آن با مخاطب تماس می گیرید فراموش نکنید. طبیعت انسان به گونه ای است که شروع از صفر برای ما بسیار دشوار است. اما ادامه دادن (یا به پایان رساندن) کاری که شروع کرده اید موضوع دیگری است.

• ساخت و ساز ____ در حال حاضر 87٪ تکمیل شده است. اما بدون کمک شما به موقع تکمیل نخواهد شد. ما به شما پیشنهاد می کنیم…
• ما قبلاً ____ را در اختیار داریم. برای رسیدن به یک هدف معین، ما فقط به ____ نیاز داریم.

شماره 5. درخواست خاص

دور بوته نکوبید. درخواست خود را با انبوهی از کلمات غیر ضروری و مبهم نپوشانید. موضوع را به وضوح بیان کنید.

این در چه چیزی باید بیان شود؟

اولاً، مخاطب پس از باز کردن نامه، باید بفهمد که از او چه می‌خواهد و معماهایی با موضوع "از من می‌خواهند یا به من می‌دهند" حل نکند. ثانیاً درخواست شما باید با اعداد و اقدامات دقیق بیان شود.

آیا کمک خاصی می خواهید؟ سپس از گیرنده نامه بخواهید اقدامات خاصی را انجام دهد.

• قبل از تکمیل پروژه ____، به 3250 دلار برای ____ نیاز داریم.
• ما در ____ منتظر شما هستیم. رویداد مجموعه ____ در تاریخ 17 نوامبر ساعت 2:30 بعد از ظهر در ____ برگزار می شود.
• ما از شما می خواهیم هزینه کرایه اتومبیل خود را به 10 دلار در روز کاهش دهید.

شماره 6. نام های بزرگ

تکنیک جالب دیگری که اثربخشی نامه درخواست را افزایش می دهد. این شامل افراد (شرکت‌هایی) است که قبلاً رضایت خود را برای شرکت در پروژه اعلام کرده‌اند.

با انجام این کار، گیرنده را تشویق می کنید تا نتیجه مثبت را بپذیرد (" آره اگه ____ موافقت کرد پس چرا من بدترم؟!»).

• ____ قبلاً فعالانه در ____ ما شرکت می کنند.
• مردم قبلاً برای "ماراتن" حرفه ای که در موضوع ____ اعلام کردیم ثبت نام کرده اند. ____.

شماره 7. نتایج مهم

اینجا همه چیز ساده است. حتماً نتایج (نکات مهم و تاکیدات اصلی) را در انتهای نامه خلاصه کنید.

• تکمیل موفقیت آمیز و رفاه بیشتر ____ اکنون به تصمیم شما بستگی دارد.
• ____ حرفه ای های جوان امید خود را به شما بسته اند.
• مادران جوان و نوزادانشان مشتاق حضور در شهر ما هستند ____.

شماره 8. مخاطب

« و خیلی واضح است!"، تو بگو. قابل درک است، اما نه برای همه. اطلاعات تماس باید به طور کامل ارائه شود.

با این حال، نیازی به "اغراق" و نشان دادن تمام اشکال احتمالی بازخورد نیست، یا برعکس - هنگام ارسال یک ایمیل، ساده لوحانه است که باور کنیم آدرس بازگشت کاملاً کافی است.

برای اطلاعات تماس گزینه های 2-3 را به گیرنده نامه درخواست ارائه دهید. این کاملاً کافی است.

رمارک

از همین رو…

هنگام نوشتن نامه درخواست خود تا حد امکان باز و صمیمانه رفتار کنید.

این اولین قانون نتیجه است.

روز خوبی داشته باشید و همیشه در روحیه خوبی باشید!