Писмо кой какво трябва да направи. Мотивационно писмо до работодателя относно наемане на работа. Когато чувствата са охладнели

16апр

Здравейте! В тази статия ще говорим за бизнес писма.

Днес ще научите:

1. Защо бизнес кореспонденцията не е загубила своята актуалност;
2. Какви видове бизнес писма има и как се оформят;
3. Как да напиша правилно бизнес писмо.

Сега зад прозорците ни е времето на високите технологии и интернет. Но бизнес кореспонденцията не е загубила своята важност и уместност, тя просто се е преместила в други медии. Нека днес да поговорим защо е важно да можем да съставяме и форматираме бизнес писма.

Защо се нуждаете от бизнес кореспонденция?

На първо място, това е възможност за обмен на мнения, предложения и мисли със служители или бизнес партньори. С помощта на кореспонденция те заявяват оплаквания, искания и изясняват недоразумения между компаниите.

Бизнес кореспонденцията е един от видовете официална кореспонденция.

Разлики между бизнес писма и др

Основните разлики са следните:

• Стилистика на изложението;
• Речник, който не позволява ясно изразяване на емоциите;
• Съставено на официалната бланка на дружеството;
• Шрифтът не е много дребен, но не е и голям и е еднакъв в целия текст;
• Рядко заемат повече от 1 страница;
• Наличие на строга официална верига на командване.

Видове бизнес писма

Всички бизнес писма могат да бъдат разделени на няколко групи. Ще се спрем на всеки по-подробно и ще дадем кратко описание.

Писма, на които не е необходимо да се отговаря.

• Гаранция;
• Придружаващ;
• Информационни;
• Предупредително писмо;
• Напомнящо писмо.

Писма, които изискват отговор.

• Обжалване;
• Оферта;
• Заявка;
• Изискване;
• Петиция.

Нетърговски писма.

• Писмо-покана;
• Писма, изразяващи съболезнования;
• Писма, изразяващи благодарност;
• Писма, информиращи за нещо;
• Писма с препоръки;
• Гаранционни писма;
• Писма, потвърждаващи, че стоките са получени, услугата е предоставена и т.н.;
• Поздравителни писма по различни поводи;
• Писмо-заявка;
• Писма с инструкции;
• Мотивационни писма.

Търговски писма.

Обикновено се използват преди сключване на договор, както и по време на действие на договора.

Те включват:

• Писма в отговор на запитвания;
• Директна заявка;
• – писмо, в което се предлага извършване на сделка или сключване на договор;
• иск;
• Напомняне;
• Писмо, съдържащо предупреждение за прекратяване на договори или необходимост от изпълнение на задължения и др.

Ако говорим за класификация по структура, има 2 вида бизнес писма:

• Съдържащи авторски текст и написани в свободна форма;
• Съставен по строг модел.

По адресат.

• Циркулярно – писмо, което се изпраща до няколко адресата;
• Обикновен – изпраща се до един получател от името на едно лице;
• Колективно – изпраща се до един получател, но от няколко лица.

Писмата се разделят и според формата, в която са изпратени:

• Изпратено като факс съобщение;
• Изпратено по имейл;
• Тези, изпратени в обикновени пликове.

Има видове писма, които по етични причини трябва да бъдат написани на ръка, а не напечатани. Това важи за съболезнованията и поздравленията.

Тайните на правилния дизайн

Текстът на писмото е разделен на уводна, основна и заключителна част. Те са логически свързани помежду си. Уводната част включва обстоятелствата, довели до създаването на писмото, а основната част представя самото съдържание. В заключителната част се обобщават резултатите, които изразяват искане, отказ и др.

Като цяло бизнес кореспонденцията с цялата отговорност може да се нарече изкуство, защото е необходимо да се научите как да я водите правилно, в съответствие с всички изисквания. В крайна сметка най-често мислим само за това, че информацията е представена ясно и забравяме за факта, че писмото може да се счита за лицето на компанията.

Стилистика.

Всяко писмо е издържано в строг бизнес стил, използвайки речеви средства, характерни за официалните документи.

Изисквания за представяне на информацията.

Цялата информация, съдържаща се в писмото, е представена по следния начин:

• Адресно, предназначено за конкретно лице;
• Цялата информация трябва да е актуална към датата на писане;
• Надежден;
• Безпристрастно;
• Обосновано;
• Колкото е възможно по-пълно, за да може въз основа на него да се вземе решение.

форма.

Първо, писмото се изготвя на бланка, която е собственост на компанията.

• За написване на бизнес писмо се използват листове с размер А4;
• Лявото поле на формуляра трябва да бъде поне 3 см, тъй като след известно време те ще бъдат изпратени във файла;
• Посочват се наименованието на фирмата, нейният юридически и действителен адрес и имейл адрес;
• По-добре е да използвате стандартния шрифт Times New Roman, размер 12. Той е най-оптималният и лесен за четене;
• Разрешено е изготвянето на бизнес писма без използване на бланка, но тогава все пак трябва да предоставите информацията от формуляра.

Ако писмото се отнася до големи транзакции, свързани с финанси или поверителна информация от друго естество, не се препоръчва да изпращате такива писма по факс или по електронен път. По-добре е по старомодния начин, в обикновен хартиен плик.

Номерация.

Ако писмото се състои от няколко страници, те се номерират от втората. Цифрите са отбелязани горе в средата с арабски цифри. До номера няма точки.

Разделяне на части.

Това означава разделяне на писмото на параграфи. Текстът не трябва да тече в непрекъснат поток, в противен случай просто няма да бъде възприет. Благодарение на разделянето на параграфи можете да видите къде свършва една мисъл и започва друга.

Наличие на корекции.

Не е препоръчително да позволявате корекции, печатни грешки или изтривания. Буквата трябва да бъде написана правилно, а текстът да е отпечатан на интервали от 1,5 - 2.

Използвани детайли.

Ще посочим само основните, тъй като вече говорихме накратко за тях малко по-рано:

• Ако предприятието е държавно, се използва гербът на Руската федерация. Намира се в средата на официалния формуляр;
• Пълно име на фирмата;
• Факс и телефонни номера;
• Номер на банкова сметка;
• Адресат - и името на фирмата получател се използва в именителен падеж, за да посочи длъжността и фамилията на получателя, използвайте дателен падеж;
• Ако получателят има научна степен или звание, посочете го пред фамилията на лицето;
• Всички подробности се изписват на нов ред и с главна буква.

Бизнес писмо след среща

Проведохте бизнес среща, имаше някаква перспектива. Ще обсъдим допълнително как да отразим това в писмо.

1. На първо място, в началото на писмото посочете датата и часа на комуникацията с вашия потенциален партньор, дори ако са изминали няколко дни от срещата.
2. Избягвайте грешки или прекалено сложни фрази: дръжте писмото кратко и ясно, но по такъв начин, че получателят да иска да го прочете.
3. Споменете за какво е бил разговорът. Напр.: " Обсъдихме колко би струвала ваза във венециански стил.
4. Уверете се, че получателят на писмото изразява мнението си по темата на срещата.
5. Посочете време, когато можете да общувате по телефона или да се срещнете лично.
6. Кажете на получателя, че очаквате с нетърпение да работите с него: „ Очаквам с нетърпение бъдещи бизнес отношения с вас«.
7. Завършете писмото си със следната или подобна фраза: „ Най-добри пожелания за теб...».

Електронни бизнес писма

Невъзможно е да се пренебрегнат изискванията за техния дизайн, тъй като сега все повече писма се издават в електронна форма, а не на хартиен носител. Все пак е 21 век.

Изготвянето на електронно бизнес писмо не е трудно; изискванията за форматиране са идентични с традиционните писма. Единственото нещо е, че такова писмо винаги трябва да има заглавие (или тема), така че просто да не се изгуби в потока от документи.

Освен това, когато се отговори на такова писмо, е по-добре да не променяте темата на писмото, така че бързо ще разберете какво се казва, ако получавате много имейли.

Също така, не трябва да използвате най-съвременен софтуер, когато създавате прикачени файлове към такива писма, далеч не е факт, че вашият получател има същото. Ако не е там, писмото просто няма да се отвори.

Не използвайте емотикони, когато пишете бизнес писмо по електронен път. Технологията е страхотна, но дръжте я бизнес, когато пишете.

Какъв е срокът за отговор на писмо?

Ако писмото е класифицирано като изискващо отговор, тогава кога да се отговори зависи от информацията, съдържаща се в писмото:

• Ако получите заявка, моля, потвърдете, че е получена в рамките на следващите три дни от получаването. И окончателният отговор може да бъде даден в рамките на един месец;
• Ако говорим за съболезнования, те могат да бъдат изпратени в рамките на десет дни след тъжното събитие;
• Допустимо е да изпращате поздравления в рамките на 8 дни от момента, в който сте научили за специалната дата;
• Ако говорим за общите правила на добрите нрави, тогава е по-добре да отговаряте на писма в рамките на седем дни.

Как да напиша бизнес писмо: на прост език за сложни неща

Правете разлика между бизнес писмо и лична кореспонденция. Днес вече сме говорили повече от веднъж за това какви са тези различия, не бива да ги забравяме. Сега нека разгледаме писането на писмо стъпка по стъпка.

Етап 1. Посочваме адресата.

В горния десен ъгъл на формата изписваме фамилията, инициалите и длъжността на лицето, до което адресираме писмото. Ако адресатът е организация, посочете нейния юридически адрес.

Етап 2. Обжалване.

Поставяме го в средата на формата. Извършва се по уважителен начин, без съкращения или изтривания.

Пример: Уважаеми (име, отчество)!Също така адресатът може да бъде адресиран чрез посочване на неговата позиция. Но когато се обръщате към човек по име, това намалява психологическия стрес и показва, че бизнес отношенията са стабилни и установени.

Етап 3. Изявление за целта.

Обяснете целта на писмото, неговата същност и основни идеи. Тази част е основната. Напишете какво искате да кажете, каква е причината за вашето обръщение. Но не забравяйте за официалния и неутрален стил.

Етап 4. Изготвяне на предложения и препоръки.

Почти всяко бизнес писмо предполага, че адресатът ще отговори на него. Това обикновено не се изисква само от писма с информационен характер. Затова не просто опишете проблема, но и предложете как може да бъде решен.

Ако подадете жалба, поискайте да бъдат предприети определени мерки; ако предложите сътрудничество, кажете ни какви възможности има.

Просто казано, този, който получава писмото, трябва да види, че те не само искат нещо от него, но и да разбират как това може да се постигне.

Как да завършим бизнес писмо

Бизнес писмото трябва да бъде написано перфектно. Ако правилата за писане не се спазват, това може да повлияе негативно на репутацията на компанията като цяло. Ето защо сега предлагаме да се спрем по-подробно на дизайна на последната част на бизнес писмо.

В края на писмото обобщете всичко, което беше обсъдено по-рано. Но не бива да разтягате заключенията си в 10 изречения; в края на краищата краткостта и сбитостта се ценят в бизнес писмата. По-добре е да се ограничите до прости фрази.

Ще базираме края на 2 показателя: той трябва да бъде възможно най-учтив и коректен. Има различни варианти за изграждането му.

Ето няколко примера:

• Благодаря ви за вниманието или помощта: Благодаря ти! (Позволете ми да ви благодаря...);
• Изразете надеждите си за бъдещето: Надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество (Надяваме се да получим отговор в близко бъдеще...);
• Можете да създадете фраза, за да уверите адресата в нещо: Ще се радваме да си сътрудничим с вас;
• Обръщам се с молба: Молим ви да докладвате резултатите;
• Извинете се за причиненото неудобство: Извинявам се за неочакваното забавяне на плащането на материала.

Как да се сбогуваме с получателя.

Въпреки факта, че кореспонденцията е официална, можете да кажете сбогом по различни начини.

Ето няколко опции:

• С уважение към Вас...;
• С пожелания за успех...;
• Най-добри пожелания…

Подписваме правилно.

Когато подписвате писмото, посочете вашата длъжност, име и фамилия. Ако се съмнявате в уместността на фраза като: „ Искрено Ваш" -просто не го използвай.

Можете да посочите вашите контакти, допълнителен телефонен номер или имейл адрес в подписа, така че демонстрирате на получателя, че сте готови да общувате и да си сътрудничите с него.

В следващата част на нашата статия бих искал да говоря за бизнес писма на английски език.

Бизнес писма на английски език

Няма регламентирана форма за съставяне на такива писма. Всичко ще зависи от целта на писмото и кой е неговият адресат. Ето някои кратки препоръки за изготвяне.

Дата на писане.

Ако пишем в САЩ, тогава при посочване на датата първо поставяме месеца, след това деня и едва след това годината. Ако за Обединеното кралство, датата се въвежда като в Руската федерация. В този случай напишете месеца с букви, за да избегнете объркване.

Данни за получателя.

• Ако пишете на мъж, свържете се с него така: г-н (посочете фамилия);
• Ако жена, която е омъжена: г-жа (посочете фамилия);
• На неомъжена дама: госпожица (посочете фамилия);
• Ако не знаете статуса на дамата: Г-жа (посочете фамилия).

Посочване на адреса.

Редът е обратен на приетия в Руската федерация: офис, номер на къща, име на улица, пощенски код, име на щат (ако се пише в САЩ), име на окръг и име на държава (ако се пише в Обединеното кралство).

Как да се свържете с получателя.

Стандартни разговори:

• Уважаема госпожо;
• Уважаеми господине;
• Уважаеми Господине или Госпожо;
• Уважаема Г-жо;
• скъпи

След адреса поставяме запетая (ако пишем за Великобритания) или двоеточие (ако пишем за САЩ). Не е обичайно да се поставя удивителен знак.

Предмет.

Не забравяйте да посочите темата на писмото, точно както в Руската федерация.

Основен текст.

Разделете го на параграфи. Или пишете всяко изречение на нов ред.

Как да се сбогуваме.

Например така: „ Благодарим ви за съдействието, оставаме искрено ваши"– Благодаря ти, моя всеотдайна... макар и по-малко формално.

Регистрация на подпис.

Поставяме подписа си под параграфа за сбогуване, посочваме нашето име и фамилия, име на фирма и длъжност.

Дизайн на приложения.

Ако прилагате документи, моля, посочете това в края на писмото: „ Enc.”и списък с приложения.

Какво се пише с главна буква.

• Фамилии и инициали;
• Имена на фирми;
• Имена на градове, щати и др.;
• Всички думи, които показват заеманата позиция;
• Първите думи на сбогом;
• Отваряне на адреси.

Преди да приключим разговора, ето няколко примера за бизнес писма на руски и английски език.

Образци на бизнес писма на руски и английски език

Заключение

Обобщавайки, бих искал да кажа, че бизнес писмото е инструмент за комуникация във всяка сфера на дейност. Ако е написано правилно, определено ще представи вашата компания в положителна светлина.

От друга страна, писмо, написано небрежно и с грешки, може напълно да унищожи най-обещаващия бизнес. Пишете писма правилно и ние се опитахме да ви кажем как да го направите.

Помислете колко официално трябва да бъде писмото.Това се определя от връзката с получателя на писмото. например:

• Ако пишете на длъжностно лице, бъдещ работодател, научен ръководител или някой друг, с когото имате чисто професионални и бизнес отношения, то писмото трябва да е официално.
• Ако пишете на настоящия си работодател, колега, роднина или някой, когото не познавате много добре, полуофициалният стил на писане е приемлив.

Помислете как ще изпратите писмото, по имейл или на хартия.Това се отразява и на степента на официалност на писмото.

• Повечето официални писма трябва да бъдат въведени на компютър, отпечатани и изпратени по пощата, освен ако, разбира се, няма належаща нужда или получателят предпочита имейл.
• За неофициални писма, имейл или ръкописни писма също са подходящи.
• В случай на полуофициални писма трябва да се проведе телефонно обаждане. Ако по време на разговора решите, че кореспонденцията трябва да се води по имейл, добре, така да бъде. Ако не сте сигурни в това, пишете редовно писма.

Ефективността на електронната бизнес кореспонденция до голяма степен зависи от правилната тема. След като прегледа списъка с изпратени съобщения, получателят вероятно ще остави писмо без тема до самия край на работния ден, като ще даде предпочитание на по-важните заглавия.

Теми във формат „от Александър“, „за Виталий“ и други абстрактни заглавия са подходящи само ако получателят чака писмо и е бил информиран в скорошен разговор, че важна информация ще бъде изпратена скоро. За всички останали случаи такива теми са неуспешни. Те не отразяват причината за жалбата, същността на писмото и неговата важност.

Ясно формулирано изречение от 2-4 думи се счита за успешна тема. Например: „Проект на доклад за одобрение“, „Търговско предложение от Business-Trade LLC“, „По въпроса за доставката на шисти“, „Шисти. Предложение за разглеждане."

Независимо от целта на съобщението, авторът на писмото трябва да внимава да привлича вниманието. И така, бележките "Спешно!", "Лично на директора", "Важно!" трябва да се посочва в темата на писмото само в случаите, когато съобщението наистина е от изключителна важност не само за подателя, но и за получателя. Ако всяко писмо от едно и също лице за контакт е придружено от неоправдано внимание, получателят ще спре да отговаря на тях и в краен случай ще ги изпрати в черен списък или ще ги препрати на подчинени.

Обжалване

Имейлът трябва да започва с обжалване. Изключително важно е да използвате пълното име на получателя и да го напишете правилно. Внимателен адресат, който забележи правописна грешка в името си, вероятно ще загуби доверие в автора на съобщението и интерес към продължаване на диалога.

За да предотвратите това да се случи, дори когато изпращате масова поща, не трябва да пренебрегвате да коригирате текста на мотивационното писмо, преди да го изпратите. Най-често грешките могат да се скрият в падежните окончания при адресиране и писане на сложни фамилни имена. Независимо от статуса на получателя, по-правилно е да се обърнете към него по име и бащино име, ако не са известни, тогава е приемливо да използвате традиционно неутрални конструкции: „Добър ден“, „Здравейте“. Ако авторът и получателят на писмото живеят в различни часови зони, се допуска следното обръщение: „Добър ден“, „Добър час“.

Ценете своето и времето на другите хора

Имейлът трябва да е кратък, ясен и без прекомерни или ненужни подробности. Това качество е особено важно в случаите, когато електронната кореспонденция служи като начало на бизнес сътрудничество, а не като продължение.

В първия параграф на жалбата авторът трябва да се представи, ако кореспонденцията не е била водена преди това или е била прекъсната отдавна. Оптималният дизайн за това е традиционната фраза: „Вие се тревожите за служител на компанията Business Trade Василий Кузнецов. Бих искал да продължим нашия разговор за разглеждане на предложението за доставка на канал."

Всички пълни мисли в едно изречение трябва да бъдат логически разделени на абзаци, да се въведат списъци и да се използват подходящо удебеляване и подчертаване, което подобрява възприемането на информацията от читателя и намалява времето, прекарано в потапяне в темата. Като правило имейлът рядко се състои от повече от 3-5 параграфа.

Окончателен дизайн

Разумно е имейл писмата да завършват с бизнес сбогуване в стил: „С най-добри пожелания, ...“, „С уважение към вас, ...“ и т.н. Но с такива прощални думи като „Винаги ваш, .. .“, трябва да бъдете възможно най-внимателни, тъй като това е неформален тон и прекомерната близост може да се възприеме двусмислено от получателя.

Подписът трябва да бъде придружен от информация за контакт. Важно е да посочите телефонни номера, номера на факс, официалния уебсайт на представляваната организация, както и резервен имейл адрес, тъй като получателят вижда адреса за контакт в самото писмо.

Мисли, възникнали по време на подготовката на документа, не трябва да се формализират като послепис. Както знаете, такова изразяване на закъснели идеи за писане е подходящо само в лична кореспонденция. Да, и електронното въвеждане ви позволява да променяте текстовото съдържание на жалбата по всяко време. Използвайте при писане P.S. може да се възприеме негативно от получателя, който не без причина може да почувства, че адресатът е отделил време, за да включи хармонично допълнителна информация в писмото и е решил да се ограничи до прибързано допълнение.

Понякога, когато отворя ново писмо, оставам с впечатлението, че човекът е писал и е плакал. И той изобщо не искаше да изпрати това писмо, но беше принуден. И със сигурност не очаква отговор на това писмо.

Обикновено не отговарям на такива писма. Защото, ако човек ми напише писмо „майната му“, тогава очевидно не искам да работя с него.

По принцип съм от хората, които вярват, че всички около мен знаят всичко толкова добре, колкото и аз. И ако аз разбирам някои очевидни неща, значи и околните го разбират. Ето защо понякога, когато получавам писма, малко не разбирам...
Понякога хората сякаш ме молят за нещо, но пишат така, сякаш съм им длъжен.

А понякога пишат така, сякаш им таксуват всяка дума, като в телеграма. Затова пестят. Следователно от писмото им нищо не става ясно. " Здравейте! Дизайнерката Глафира Цветкова прави много яки бижута! Те са похвалени от стилистката Юлияна Потапева" Ъъъ... Страхотно. Честито! Но какво точно искаш от мен? Изводът се налага сам, че основното ти желание е да ти отговоря и да ти говоря за живота. Или да зарежа всичко и да отида да потърся в интернет кои са Глафира и Юлияна.

Между другото, изобщо нямам нищо против да получавам писма. Даже много го обичам. И много обичам и ценя, когато самите дизайнери или техни приятели или фенове ни пишат и се представят. Често се случва тези дизайнери да са наистина готини и аз се радвам да пиша за тях към списанието .

И след стотното писмо „за нищо“ си помислих: може би хората наистина просто не знаят, Как трябва да напишете писмо, за да получите отговор?

Ако някой има нужда, ще ви кажа!))
(разбира се, не мога да гарантирам, че писмо от този тип ще бъде отговорено от, да речем, VVP, но ще отговоря със сигурност)))

1. Правилата на темата!
Темата на имейла не трябва да е празна. Там трябва накратко да се посочи самата тема, защо изобщо пишеш. „Резюме“, „въпроси за интервю“, „Публикация на...“, „Искам да бъда включен във вашето списание“, „моите данни“.
Ако това не е седмичен бюлетин или търговско предложение, то целта тук не е да измислите някакво пищно заглавие, което да заинтересува човек и да го принуди да отвори писмото. Най-често е необходима тема, така че по-късно в купчина писма да бъде по-лесно да намерите това, от което се нуждаете, без да отваряте всичко. Е, и така че писмо с празна тема от непознат адрес да не бъде изпратено до спам, без да бъде отворено.

2. Поздрав
Изненадващо е, но по някаква причина малко хора казват здравей в писма. Разбира се, ако това вече е кореспонденция и диалог, тогава не е необходимо всяко писмо да започва с „здравей“. Но ако това е ПЪРВОТО писмо и дори до непознат, и дори за работа... Като цяло никой не е отменил учтивостта.
Но „здравей“ ще бъде, „добър вечер“ или „здравей“, според мен, вече е второстепенно. Зависи кой, кой пише и защо.

3. Представете се
Разбира се, много хора имат автоматичен подпис в края на писмото. Ако обаче това е първото писмо, все пак е по-добре да се представите накратко в самото начало, така че човекът веднага да развие лична връзка с вас. В противен случай дълго време ще си мисли, че чете някакъв бюлетин и не разбира какво е какво.
Например, започвам такива писма с фразата „Казвам се Елена, представлявам списанието за аксесоари little-thing.ru.“

4. Кой е изтекъл информацията?
Ако човек не е публикувал контактите си в публичното пространство, тогава е по-добре веднага да му кажете кой го е предал)) И споменаването на общ приятел насърчава приятелската комуникация.
„Вася Петров ми даде адреса ти“, „Намерих те в Instagram“, „Видях публикацията ти в общността...“

5. Разкажете подробно за себе си (но без фанатизъм)
Тук можете да се представите по-конкретно и да прикачите линкове към всички ваши сайтове, творби, портфолио и всичко, което може да ви характеризира положително. В крайна сметка трябва да получите отговор на писмото, което означава, че трябва да се покажете в най-благоприятната светлина.

6. Защо изобщо пишеш?
След като се представихте и разказахте всичко за себе си, е време да преминете към същината и ясно да напишете това, от което имате нужда.
Искам фотосесия, искам да се уча от вас, искам да се присъединя към вашето списание...
Формулировката, разбира се, зависи от това какво и на кого пишете. Ако писмото е много официално, тогава вместо „Искам“ би било по-подходящо да напишете: „Ще ви бъда много благодарен, ако ми кажете как мога да се запиша за вашите курсове“.
Но ако от другата страна сте на същата възраст и знаете със сигурност, че сте на същата добродушна, проста вълна, тогава можете да пишете като човек. В човешки аспект дори по-добре.

7. Кажете сбогом
Често автоматичният подпис върши отлична работа за това. Като, с уважение, Маша Иванова. Но ако имате нужда от някакво конкретно действие (така че да ви се обадят или отговорят преди такава и такава дата или нещо друго), то това определено си струва да се спомене.

В резултат на това, ако преминете през точките, добро писмо се оказва така:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Искам да бъда във вашето списание!
2. Здравейте!
3. Казвам се Маргарита Сивакова, дизайнер на бижута.
4. Търсих статии за бижута в интернет и намерих вашето списание. И съдържа вашия адрес и съобщение за това, което можете да напишете!
5. Правя бижута по техниката Suntundai от 100 500 години. Моите творби можете да разгледате тук тук и тук.
6. Моля, кажете ни при какви условия публикувате информация за дизайнери в списанието?
7. Наистина очаквам отговора ви! На Ваше разположение……

Изглежда толкова просто, но в действителност по някаква причина не работи за всички))

И по отношение на по-нататъшната кореспонденция, между другото, има още 2 бонуса.

аз НИКОГА НЕ ИЗТРИВАЙТЕ ОРИГИНАЛНИЯ ИМЕЙЛ!Нека там да се простира огромна лента, но е много по-удобно, когато цялата дълга кореспонденция е в едно писмо. И можете да намерите телефонния номер или подробности, от които се нуждаете, като просто отворите последната си входяща кутия, вместо да преглеждате цялата си кореспонденция в търсене на същото проклето писмо.

II. ВИНАГИ ПИШЕТЕ ОТГОВОРА СИ НАГРЕ!Просто защото отдолу има огромна лента. И когато получите писмо, превъртете надолу цялата тази проклета емисия и там просто виждате „ок“, искате да забраните подателя завинаги.

Всички сме молили някого за нещо в един или друг момент. Не се чудете. Дори тези, които сега упорито отричат ​​самия факт на всяка отправена петиция.

Спомнете си как като деца искахме от родителите си пари за сладолед, после молехме за добра оценка от учителите, когато ни липсваше съвсем малко, и по-късно молехме за допълнителен ден почивка от работа...

Ежедневните и ежедневни проблеми обаче не са единствените „придружители“ на исканията.

Бизнес животът на съвременния човек също е тясно свързан с петициите. А писмото с искане отдавна се смята за мощен инструмент за постигане на дадена цел от подателя.

Това е неразделна и много важна част от бизнес кореспонденцията. Съответно крайният резултат зависи от това как е написано писмото – дали молбата ще бъде удовлетворена или ще получите любезен отказ:

Уважаеми директор на фирма ____!

Имаме спешна нужда от средства, за да постигнем ____. Искате ли да участвате?

На Ваше разположение, ____.

Мислите ли, че такова писмо може да има положителен отговор? Може да се предположи, че дори отказът тук няма да бъде съвсем учтив.

Важно е да можете правилно да съставите писмо с молба, за да се доближите максимално до поставената цел. В противен случай ще бъдете игнорирани и само ще си губите времето.

номер 1. Лично обжалване

Тук няма нищо изключително. Всеки знае добре тази техника. Но много хора забравят за това. Срамота е! Защото личният призив „работи“ много по-добре от безличния.

Кой обича да се обръщат към него „общо взето“?! Това е като улично "ей...". Съгласете се, по-вероятно е да отговорите на името си, отколкото на обаждане в стил „хей, скъпи!“

Така е и в молбата. Отправяте молба към конкретно лице, затова се опитайте да разберете пълното име на получателя на писмото.

Разбира се, има ситуации, в които този подход е невъзможен. Във всеки случай се опитайте да персонализирате съобщението си, доколкото е възможно.

Мога:« Дами и господа!" Но по-добре: " Уважаеми колеги възпитатели и учители!».

Мога: « Мили деца!" Но по-добре: " Скъпи наши момчета и момичета!».

Смятаме, че схващате основната идея.

номер 2. Защо ТОЧНО той?

Обяснете на получателя на писмото със заявка защо сте изпратили заявката си до него. Човек трябва да разбере, че той е уникален за вас и успехът на това или онова събитие зависи от него.

• Вие сте експерт в областта на ____.
• Вашата компания заема водеща позиция в сегмента ____.
• Само вашият отдел работи без ____.

Опитайте се да спечелите получателя - внимателно добавете комплименти (в разумни граници):

• Завършихте ____ блестящо наведнъж.
• Вие сте ненадминат майстор на ____ в нашия град.
• Вашите проекти предоставиха безценна услуга ____.

Помня! Комплиментите трябва да бъдат заслужени (истински качества, действия, регалии), а не „пресилени“.

номер 3. И отново ползите

Ползи. Да, няма измъкване. Всеки търси своята изгода и то не винаги в „парично изражение“.

Посочете основните причини и аргументи, според които е изгодно за получателя на писмото с искане да удовлетвори вашето искане. „Играйте“ на човешките слабости.

Какво ще бъде? Всичко зависи от конкретната ситуация.

Изповед. Вие, като заслужили ____, ще се радвате да наблюдавате специално оборудваните и оградени детски площадки в родния си град...

Амбиция. Днес трябва да се формират специалистите, с които ще трябва да работите утре. Затова можете да инвестирате ____ своите знания, опит и...

Съчувствие. За съжаление проблемът с децата на улицата днес е особено наболял. Броят на децата, живеещи по улиците на града ни, вече наближава ____. Децата имат нужда от участие, помощ, съпричастност. Те не могат да се справят без нас...

номер 4. Вашите успехи

Адресатът трябва ясно да разбере, че има работа със сериозен човек, който не е първият ден „в работата си“ (малко много ще се съгласят да си сътрудничат с „непроверени“ новодошли).

Ето защо, ако има някакви успехи и постижения във вашия „досие“, по-добре е да ги посочите в писмото за заявка. Така безопасно ще преодолеете бариерата на недоверието и съмнението.

Не забравяйте за „постиженията“ в проекта, за който се свързвате с адресата. Човешката природа е такава, че ни е много трудно да започнем от нулата. Но да продължите (или да завършите) започнатото е друг въпрос.

• Строителството на ____ вече е завършено на 87%. Но без вашата помощ няма да бъде завършен навреме. Предлагаме ви…
• Вече имаме ____ на наше разположение. За да постигнем дадена цел, имаме нужда САМО от ____.

номер 5. Конкретна заявка

Не бъркайте около храста. Не завоалирайте молбата си с купчина ненужни и неясни думи. Изложете ясно проблема.

В какво трябва да се изрази това?

Първо, адресатът, след като отвори писмото, трябва да разбере какво искат от него, а не да решава пъзели по темата „питат ме или ми дават“. Второ, искането ви трябва да бъде изразено в точни числа и действия.

Искате ли конкретна помощ? След това помолете получателя на писмото да предприеме КОНКРЕТНИ действия.

• Имаме нужда от $3250 за ____ преди завършването на проекта ____.
• Очакваме ви на ____. Събитието за събиране на ____ ще се проведе на 17 ноември от 14:30 ч. в ____.
• Молим ви да намалите таксата за кола под наем на $10 на ден.

номер 6. Големи имена

Друга интересна техника, която повишава ефективността на писмо с искане. Състои се от обхващане на лица (фирми), които вече са дали съгласието си за участие в проекта.

Правейки това, насърчавате получателя да приеме положителен резултат (“ Да, ако ____ се съгласи, тогава защо съм по-лош?!»).

• ____ ВЕЧЕ участват активно в нашия ____.
• Вече има регистрирани хора за обявения от нас професионален „маратон“ на тема ____ ____.

номер 7. Важни резултати

Тук всичко е просто. Не забравяйте да обобщите резултатите (значими моменти и основни акценти) в края на писмото.

• Успешното завършване и по-нататъшното благосъстояние на ____ сега зависи от вашето решение.
• ____ млади професионалисти възлагат надежди на вас.
• Млади майки и техните бебета с нетърпение очакват да се появят в нашия град ____.

№ 8. Контакти

« И е толкова ясно!", ти каза. Разбираемо, но не за всеки. Информацията за контакт трябва да бъде предоставена изцяло.

Няма нужда обаче да „преувеличавате“ и да посочвате всички възможни форми на обратна връзка или обратното - когато изпращате имейл, е наивно да вярвате, че обратният адрес е напълно достатъчен.

Предложете на получателя на писмото с искане 2-3 варианта за информация за контакт. Това е напълно достатъчно.

Ремарк

Ето защо…

Бъдете възможно най-открити и искрени, когато пишете писмото си с молба.

Това е правилото за първия резултат.

Приятен ден и винаги в добро настроение!