Kas yra pirminiai dokumentai? Pirminiai apskaitos dokumentai yra...

Dokumentacija, pirminių dokumentų reikšmė

Pirminių dokumentų detalės, dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas

Buhalterinės apskaitos dokumentų rūšys

Dokumentų registravimo, priėmimo, tikrinimo, tvarkymo ir saugojimo tvarka

Dokumentų srauto organizavimas

1. Dokumentacija, pirminių dokumentų reikšmė

Norint visapusiškai ir nenutrūkstamai atspindėti apskaitos objektus, visų pirma būtina įrašyti kiekvieną verslo operaciją. Norėdami tai padaryti, pirmasis apskaitos metodo elementas yra dokumentacija. Dokumentacija- apskaitos objektų pirminio atspindžio metodas, leidžiantis nuolat ir nuolat juos stebėti.

Remiantis Buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės Rusijos Federacijoje nuostatomis (patvirtintos Rusijos Federacijos finansų ministerijos 1998 m. liepos 29 d. įsakymu Nr. 34-n), „visos verslo operacijos turi būti įformintos patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kurių pagrindu vykdoma apskaita.

Dokumentas išvertus iš lotynų kalbos documentum reiškia įrodymas, įrodymas.

Pirminis apskaitos dokumentas – rašytinė pažyma, patvirtinanti ūkinės operacijos faktą arba teisę ją atlikti.

Pirminė apskaita – Tai vienas, laikui bėgant, organizuotas informacijos apie ūkinę veiklą rinkimo, matavimo, fiksavimo, kaupimo ir saugojimo procesas.

Pirminių apskaitos dokumentų svarba įmonės finansinėje ūkinėje veikloje:

Dokumentai yra apskaitos duomenų teisingumo pagrindas ir patvirtinimas.

Jie naudojami veiklos vadovavimui ir valdymui.

Dokumentų pagrindu vykdomas apskaitos objektų monitoringas.

Dokumentai turi teisinę reikšmę. Jie naudojami kaip įrodymai ginčuose teisme.

Dokumentai turi kontrolinę reikšmę.

1. Pirminių dokumentų detalės, dokumentų suvienodinimas ir standartizavimas

Rekvizitas išvertus iš lotynų kalbos requisitum reiškia reikalingas, būtinas.

Rekvizitai– dokumente atsispindintys ūkinę operaciją apibūdinantys rodikliai.

Išsami informacija yra privaloma ir neprivaloma.

Pagal 2011 m. gruodžio 6 d. Federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ 9 straipsnio 2 dalį. Privalomi pirminio apskaitos dokumento duomenys:

1) dokumento pavadinimas;

2) dokumento parengimo data;

3) organizacijos pavadinimas;

5) ūkinio gyvenimo fakto natūralaus ir (ar) piniginio matavimo dydis, nurodant matavimo vienetus;

6) asmenų, atsakingų už ūkinio gyvenimo fakto įvykdymą, pareigybių pavadinimai;

7) asmeniniai nurodytų asmenų parašai, nurodant pavardes ir inicialus.

Papildoma informacija nėra teisiškai patvirtinta. Juos pati įmonė savo nuožiūra įrašo į visus dokumentus, išskyrus pirminės lėšų apskaitos dokumentus. Papildomi duomenys gali būti: organizacijos adresas ir telefono numeris, sandoryje dalyvaujančių šalių pavardės ir kt.

Iki naujojo federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ įsigaliojimo 2011 m. gruodžio 6 d. (šis įstatymas įsigaliojo 2013 m. sausio 1 d.), daug dėmesio buvo skirta pirminių apskaitos dokumentų suvienodinimui ir standartizavimui. Dokumentai buvo priimami apskaitai, jei jie buvo surašyti pagal pirminės apskaitos dokumentacijos vieningų formų albumuose esančią formą. Šiuos albumus sukūrė Rusijos valstybinis statistikos komitetas (dabar Rosstat), susitaręs su Rusijos finansų ministerija. Patvirtinta apie 250 vieningų dokumentų formų.

Unifikuoti dokumentai yra standartiniai dokumentai, skirti vienarūšiams sandoriams registruoti įvairiose nuosavybės formose ir pramonės šakose.

Be to, šakinės ministerijos taip pat parengė suvienodintus dokumentus savo ūkio šakų įmonėms. Pavyzdžiui, Rusijos žemės ūkio ministerija parengė vieningus žemės ūkio produktų, gyvulių, žemės ir kt.

Dokumentų standartizavimas – tai vienodų standartinių dydžių standartiniams dokumentams nustatymas. Tai buvo padaryta siekiant sumažinti popieriaus suvartojimą ir supaprastinti dokumentų apdorojimą bei saugojimą.

Įsigaliojus federaliniam įstatymui „Dėl buhalterinės apskaitos“ Nr. 402-FZ 2011 m. gruodžio 6 d. Įmonės atleidžiamos nuo prievolės naudoti suvienodintus Goskomstat ir sričių ministerijų parengtus dokumentus. Pagal šio įstatymo 9 straipsnio 4 dalį pirminių dokumentų formas tvirtina įmonės vadovas vyriausiojo buhalterio (arba asmens, kuriam pavesta vesti buhalterinę apskaitą) teikimu. Rengdamas dokumentų formas, buhalteris turi įtraukti visus reikiamus duomenis ir juos kompaktiškai suformuluoti. Vyriausi buhalteriai, kaip taisyklė, tvirtinti pateikia vieningas dokumentų formas.

Pirminiai apskaitos dokumentai arba pirminiai įrašai, kaip juos vadina buhalteriai, yra apskaitos, tiek apskaitos, tiek mokesčių, pagrindas. Be tinkamos registracijos, priežiūros ir pirminių dokumentų neįmanoma vykdyti legalios verslo veiklos.

2011 m. gruodžio 6 d. „Buhalterinės apskaitos įstatymas“ Nr. 402-FZ nurodo, kad „kiekvienas ūkinio gyvenimo faktas turi būti registruojamas kaip pagrindinis apskaitos dokumentas“.

Norėdami įsitikinti, ar turite visus reikiamus dokumentus, turėtumėte reguliariai tikrinti buhalterinę apskaitą, o neturintiems tam laiko rekomenduojame nemokamą apskaitos audito paslaugą.

Pirminis dokumentas raštu įrodo ūkinės operacijos faktą, patvirtina verslo išlaidų padarymą apskaičiuojant mokesčio bazę ir nustato vykdytojų atsakomybę už ūkinių operacijų atlikimą. Pirminių dokumentų mokesčių inspektoriai reikalauja tikrindami deklaracijas ir ataskaitas, jie būtini atliekant auditą.

Atsižvelgiant į tai, kad pirminius dokumentus pildo ir rengia ne tik buhalteriai, bet ir vadovai, individualūs verslininkai, pardavimų vadybininkai ir kiti darbuotojai, kviečiame susipažinti su šiems dokumentams keliamais reikalavimais.

Kas rengia pirminių dokumentų formas?

Pirminiai apskaitos dokumentai yra vieninga(kurios formą sukūrė Rosstat (buvęs Rusijos Federacijos Goskomstat) arba Centrinis bankas) ir savarankiškai sukūrė mokesčių mokėtojai.

Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnyje pateikiamas toks privalomų pirminių dokumentų (vienodų arba savarankiškai parengtų) rekvizitų sąrašas:

• dokumento pavadinimas;
• dokumento parengimo data;
• dokumentą surašiusio ūkio subjekto pavadinimas;
• ūkinio gyvenimo fakto turinys;
• ūkinio gyvenimo fakto natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus;
• sandorį, operaciją įvykdžiusio asmens pareigos ir už jos vykdymą atsakingo asmens pavadinimas;
• šių asmenų parašai.

Kalbant apie antspaudą, nors jis nėra nurodytas tarp privalomų duomenų, jei yra laukas „M.P. (vieta spausdinimui) reikalingas jos atspaudas.

Jei mokesčių mokėtojas patenkintas unifikuotomis Goskomstat formomis (laimei, jų sąrašas yra didžiulis), nereikia kurti savo formų. Taip pat yra sąvoka „modernizuotas pirminis“, t.y. suvienodinti pirminiai dokumentai, prie kurių mokesčių mokėtojas padarė savo papildymus.

Pastaba Jūs negalite savarankiškai kurti ir patvirtintišių pirminių dokumentų formos:

• grynųjų pinigų dokumentai;
• mokėjimo nurodymas ir kiti banko atsiskaitymo dokumentai;
• vieningos atsiskaitymo kasos aparatu formos;
• važtaraštis;
• darbo užmokestis ir darbo užmokestis.

Tokie pirminiai dokumentai gali būti tik suvienodinti.

Kur galiu rasti suvienodintų pirminių dokumentų pavyzdžius?

Už pirminių dokumentų formų kūrimą ir tvirtinimą atsako Goskomstat (dabar Rosstat). Šiandien ir toliau naudojamos unifikuotos formos, sukurtos praėjusio amžiaus 90-aisiais. Tik Rusijos banko parengti atsiskaitymo (mokėjimo) dokumentai turi palyginti naują leidimą – nuo ​​2012 m.

Tokie dokumentai vadinami įvairiai: aktai, žurnalai, sąskaitos faktūros, išrašai, įsakymai, knygelės, instrukcijos, paskaičiavimai, įgaliojimai, įsakymai ir t. Jums reikalingi dokumentai skelbiami.

Mūsų svetainėje galite atsisiųsti vieningų pirminių dokumentų formas ir pagal .

Griežta ataskaitų forma (SRF) taip pat yra pagrindinis dokumentas, tačiau jai keliami specialūs reikalavimai. Privalomų BSO duomenų sąrašas yra platesnis nei įprastų pirminių dokumentų sąrašas, visų pirma reikalingas TIN ir antspaudas.

Straipsnyje „“ galite sužinoti, kokiais atvejais būtina naudoti vieningą šio dokumento formą, o kada galite ją sukurti patys.

Klaidos pirminiuose dokumentuose

Visų pirma, pirminiuose dokumentuose turi būti teisingai nurodyti privalomi duomenys. Finansų ministerijos teigimu, mokesčių mokėtojas pirminėje mokesčių deklaracijoje gali atsižvelgti į išlaidas, jei joje yra tik smulkių klaidų.

Tokios klaidos neturėtų trukdyti tiksliai identifikuoti pardavėją ir pirkėją, prekės pavadinimą ir vertę bei kitas dokumentais pagrįsto ūkinio gyvenimo fakto aplinkybes (iš Finansų ministerijos 2015 m. vasario 4 d. rašto Nr. 03-03-10/4547).

Deja, tipiška supaprastinta pareigūnų paaiškinimų formuluotė dažnai neleidžia aiškiai suprasti, kurie netikslumai ar klaidos pirminiuose dokumentuose bus laikomi nereikšmingais.

Pavyzdžiui, ar tai nedidelė klaida, jei mokesčių mokėtojo vardas rašomas mažosiomis, o ne didžiosiomis raidėmis? Kitame rašte - 2012-02-05 Nr.03-07-11/130 Finansų ministerija nurodė, kad tokios klaidos kaip didžiųjų raidžių keitimas mažosiomis ir atvirkščiai; raidžių apvertimas; neteisingas organizacinės ir teisinės formos nurodymas nėra kliūtis nustatyti mokesčių mokėtojo tapatybę (jei teisingai nurodytas TIN ir kiti duomenys).

Tačiau šios klaidos gali būti laikomos reikšmingomis pirminiuose dokumentuose:

• aritmetinės klaidos (neteisingai nurodyta prekės kaina/kiekis arba mokesčio suma);
• skirtingi tos pačios prekės pavadinimai (pavyzdžiui, tiekimo sutarties specifikacijoje saldainiai vadinami „Vafliniai saldainiai šokolade“, o sąskaitoje – „Meška šiaurėje“);
• netikslūs pirminius dokumentus pasirašiusiųjų pareigybių pavadinimai (pvz., įgaliojime nurodyta „Generalinio direktoriaus pavaduotojas“, o priėmimo akte – „Direktoriaus pavaduotojas“);
• sumos skaičiais nesutampa su tomis pačiomis sumomis, nurodytomis žodžiais (vietoj 155 000 rublių (šimtas penkiasdešimt penki tūkstančiai rublių), rašoma 155 000 rublių (penkiasdešimt penki tūkstančiai rublių).

Mokesčių inspekcija gali nepriimti išlaidų už tokius pirminius dokumentus sandorio šaliai taip pat gali kilti problemų atskaitant PVM.

Galite taisyti pirminius dokumentus tik korekciniu būdu(neteisingas tekstas perbraukiamas viena plona linija, o teisingas tekstas rašomas viršuje). Prie pataisymų pridedamas užrašas „Pataisyta“, data ir atsakingų asmenų parašai. Įeinančių ir siunčiamų pavedimų, banko dokumentų ir BSO taisymas yra nepriimtinas. Juos reikia sudaryti iš naujo.

Atkreipkite dėmesį, kad pirminiai dokumentai būtų pasirašomi jiems pasirašyti išduoto įgaliojimo galiojimo laikotarpiu, priešingu atveju inspektoriai laikys, kad dokumentus pasirašė neįgaliotas darbuotojas. Tą patį reikia stebėti ir dėl sandorio šalių atstovų parašų jūsų pirminiame dokumente: joms išduoti įgaliojimai turi būti galiojantys.

Rengiant pirminius dokumentus reikia atkreipti dėmesį ne tik į jų pildymą, bet ir į jų datų bei kitų rekvizitų atitikimą kitiems dokumentams, pavyzdžiui, sutartims, sąskaitoms faktūroms. Taigi anksčiau nei važtaraštis išrašytos sąskaitos faktūros PVM atskaita bus ginčytina.

Klausimus mokesčių administratoriui kels anksčiau nei sutartis pasirašytos sąskaitos faktūros ar aktai, kurių įvykdymą patvirtina pirminiai dokumentai. Iš šios situacijos yra išeitis, numatyta 2 str. Rusijos Federacijos civilinio kodekso 425 straipsnis: sutarties tekste nurodykite šią sąlygą: „Šios sutarties sąlygos taip pat taikomos šalių santykiams, atsiradusiems iki jos sudarymo“.

Arba, pavyzdžiui, akte nurodyta, kad darbai buvo atlikti laikotarpiu nuo kovo 10 d. iki kovo 30 d., o sutartyje darbų laikotarpis yra nuo balandžio 10 iki balandžio 30 d. Tokiu atveju prie sutarties galite sudaryti papildomą susitarimą, kuriame nurodomas faktinis darbų atlikimo terminas arba pačiame akte nurodoma, kad darbai atlikti anksčiau nei numatyta.

Rangovai turi būti atidūs, kai užsakovas pasirašo darbų atlikimo pažymas. Jei pagal sutartį buvo įtraukti subrangovai, rangovas turi pasirašyti su jais sutartis prieš perduodamas darbus užsakovui. Jei šios datos nesutampa, mokesčių administratorius gali laikyti subrangovo išlaidas nepagrįstomis ir jų nepripažinti apskaičiuodamas mokesčio bazę.

Pirminių dokumentų dokumentų srautas

Pirminių dokumentų dokumentų srautas apima šiuos etapus:

• pirminio dokumento paruošimas;
• dokumento perdavimas į buhalteriją, kur jis patikrinamas ir įtraukiamas į registrus;
• dabartinis dokumento saugojimas ir vėlesnis perkėlimas į archyvą.

Tai nėra tuščias klausimas: kada reikia surašyti pirminius dokumentus? Atsakymas į tai yra Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnyje „Turi būti surašytas pirminis apskaitos dokumentas kai padaro ūkinio gyvenimo faktą, o jei tai neįmanoma, iškart po jo užbaigimo.

Pirminius dokumentus rengti praėjus kelioms dienoms po verslo operacijos nepriimtina. Visi darbuotojai, turintys teisę surašyti pirminę registraciją, turi laikytis dokumentų srauto grafiko, kuriame galite nustatyti, pavyzdžiui, šiuos dokumentų pateikimo buhalterijai terminus:

• gaunami ir išsiunčiami kasos orderiai – parengimo dieną;
• su pardavimo registravimu susijusius dokumentus – ne vėliau kaip kitą darbo dieną;
• išankstines ataskaitas – ne vėliau kaip per tris darbo dienas po lėšų panaudojimo;
• nedarbingumo pažymėjimai – ne vėliau kaip kitą darbo dieną grįžus į darbą ir kt.

Kalbant apie sandorio šalių pasirašytus dokumentus, įsipareigojimas juos perduoti laiku gali būti numatytas sutarties tekste, pavyzdžiui, taip: „Pirkėjas įsipareigoja perduoti Tiekėjui pasirašytų važtaraščių, aktų originalus. ir sąskaitas faktūras ne vėliau kaip per dvi darbo dienas nuo jų pasirašymo dienos.

Buhalteris, pateikdamas pasirašytą pirminį dokumentą, patikrina dokumento formą; reikalingos informacijos prieinamumas; ūkinės operacijos teisėtumas; aritmetiniai skaičiavimai. Duomenys iš patikrintų pirminių dokumentų įrašomi į apskaitos registrus.

Einamasis pirminių dokumentų saugojimas dažniausiai vykdomas buhalterijoje, o metų pabaigoje dokumentai sugrupuojami pagal datas, surenkami į ryšulius ir perduodami į archyvą. Pirminiai dokumentai turi būti saugomi mažiausiai penkerius metus.

Apskaitos atskaitos taškas yra dokumentai.

Apskaitos dokumentai yra organizacijos valdymo dokumentų sistemos dalis pagal Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD), patvirtintą 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos valstybinio standarto dekretu Nr. 299.

Apskaitos dokumentus galima suskirstyti į tris lygius: pirminė apskaitos dokumentacija, apskaitos registrai ir ataskaitinė apskaitos dokumentacija.

Sutelkime dėmesį į pirminius apskaitos dokumentus. Tai dokumentai, kuriuose užfiksuoti ūkinės operacijos faktai. Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas operacijos metu, o jei tai neįmanoma, iškart po jos užbaigimo.

Dokumentų formų pavyzdžius tvirtina valstybinės įstaigos. Tokios dokumentų formos vadinamos standartinėmis arba unifikuotomis.

Apskaitos dokumentai klasifikuojami pagal kelis kriterijus:

Pagal paskirtį:

Administracinis. Pavyzdžiui: Įsakymai dėl apskaitos politikos, dėl atostogų suteikimo, dėl inventorizacijos ir kt.

Išteisinamoji (vykdomoji). Pavyzdžiui: gaunami ir išsiunčiami kasos pavedimai, prekių ir transporto sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, aktai, sąskaitos faktūros ir kt. Sąskaita yra važtaraščio priedas. Surašyta mokesčių inspekcijos interesais

Buhalteriniai dokumentai. Pvz.: darbo užmokesčio lapeliai, atostoginių apskaičiavimas, laikinojo neįgalumo pašalpų apskaičiavimas, nusidėvėjimo skaičiavimas ir kt.

Kombinuoti dokumentai – turi abu elementus. Pavyzdžiui, kasos kvitai.

Pagal sudarymo vietą:

vidinis. Pavyzdžiui: sąskaita už vidinį judėjimą, PKO, RKO, aktai.

išorės. Pavyzdžiui: TTN, sąskaita faktūra

Pagal verslo operacijų apibendrinimo laipsnį;

pirminis. Pavyzdžiui: PKO, RKO, TTN, aktai, sąskaitos faktūros.

santrauka. Pavyzdžiui: kasos ataskaita, prekių ataskaita, avanso ataskaita, medžiagų ataskaita.

Pagal naudojimo tvarką;

vieną kartą Pavyzdžiui: PKO, RKO, aktai.

kaupiamasis. Pavyzdžiui: kasdienio paėmimo lapas, limito paėmimo kortelė.

2.2. Duomenys apie apskaitos dokumentus

Dokumentai susideda iš atskirų rodiklių, kurie vadinami detalėmis (iš lotyniško žodžio „reikia, būtina“).

Dokumento detalių rinkinys lemia jo formą.

Kad dokumentas atliktų savo paskirtį, jis turi būti surašytas pagal šiai dokumentų kategorijai priimtą formą.

Tačiau bet kuriuo atveju dokumente turi būti ši privaloma informacija:

Dokumento pavadinimas (forma)

Formos kodas

Paruošimo data

Organizacijos, surašiusios dokumentą, pavadinimas

Verslo operacijų matuokliai

Atsakingų asmenų pavardės ir pareigos, jų asmeniniai parašai.

Jei dokumentas yra išorinis dokumentas, tai be asmeninių parašų, prie dokumento turi būti pritvirtintas apvalus organizacijos antspaudas.

Elektroniniame dokumente pateikiama ta pati informacija kaip ir popieriniame dokumente Elektroninio dokumento turinį galima peržiūrėti kompiuterio ekrane. Elektroninis dokumentas gali būti spausdinamas popierine forma. Elektroninis dokumentas gali būti atkurtas didžiuliu skaičiumi visiškai identiškų kopijų ir gali būti akimirksniu išsiųstas į kitą kompiuterį bet kurioje pasaulio vietoje naudojant el.

Tačiau elektroninį dokumentą lengviau suklastoti nei popierinį, nebent, žinoma, imamasi specialių saugumo priemonių.

Gali būti išspręstos apsaugos nuo elektroninių dokumentų klastojimo problemos. Rusijoje, kaip ir daugelyje kitų pasaulio šalių, buvo priimtas Elektroninio parašo įstatymas, kuriuo siekiama išspręsti šią problemą.

Elektroniniai dokumentai jau plačiai naudojami įmonių bendravimui su bankais ir mokesčių institucijomis.

Visi dokumentai buhalterijoje yra kruopščiai tikrinami iš trijų pusių: teisinės, registracijos ir aritmetinės.

Patvirtinti dokumentai įrašomi į dokumentų registravimo žurnalą.

Grynųjų pinigų ir banko dokumentų taisyti neleidžiama. Kitų pirminių apskaitos dokumentų taisymai gali būti daromi tik ūkinių operacijų dalyvių sutikimu, kuris turi būti patvirtintas tų pačių dokumentus pasirašiusių asmenų parašais, nurodant taisymų datą.

Šiuo metu ypatingas dėmesys skiriamas dokumentų suvienodinimui ir standartizavimui. Dokumentų suvienodinimas yra vieningos Rusijos dokumentų formos, skirtos vienarūšių verslo sandorių registravimui įvairiose organizacijose, sukūrimas. Rusijoje suvienodintos kasos dokumentų formos, banko dokumentai ir kt.

Jie yra privalomi visoms veiklos sritims. Kartu su unifikavimu svarbus dokumentų standartizavimas. Standartizavimas – tai vienodų standartinių dydžių standartinių dokumentų formų nustatymas. Tvarkant buhalterinę apskaitą, svarbu nustatyti racionalų dokumentų srautą, t.y. optimali buhalterinės apskaitos dokumentų formavimo, priėmimo į apskaitą, perkėlimo po įmonę, esamo saugojimo ir perdavimo į archyvą sistema. Tai užtikrina aukštą apskaitos patikimumo lygį su minimaliomis laiko ir pinigų investicijomis.

Pirminė dokumentacija užima gana svarbią vietą tarp visos apskaitos skyriaus tvarkomos dokumentacijos. Jį nuolat tikrina mokesčių tarnyba ir jis turi būti parengtas pagal reikiamas normas ir Rusijos Federacijoje galiojančius įstatymus. Savo straipsnyje aptarsime, kas susiję su pirmine dokumentacija, kaip ją teisingai įforminti ir surašyti, kad vėliau nekiltų problemų su mokesčių inspekcija.

Pirminiai dokumentai buhalterijoje – kas tai?

Pirminiai dokumentai yra pagrindas, kuriuo remiantis gali būti daromi apskaitos įrašai ir įrašomi į bendrąjį registrą. Tai svarbi įmonės ar organizacijos valdymo dokumentų dalis.

Visose įmonėse, kurias valstybė privertė vesti buhalterinę apskaitą, ūkinės operacijos turi būti įformintos pagal pirminę dokumentaciją. Verslo sandoris suprantamas kaip bet kokia įmonės veikla, susijusi su lėšų judėjimu ar jos turto struktūra.

Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą pirminės dokumentacijos rengimas turi vykti kartu su verslo veiksmais, tai yra nedelsiant dokumentuoti. Bet jei tai neįmanoma, dokumentus galite sudaryti iškart po veiksmo pabaigos.

Pirminė dokumentacija gali būti rengiama tiek popierine, tiek elektronine forma. Tačiau antruoju variantu visi popieriai turi būti patvirtinti elektroniniu parašu, kitaip jie tiesiog neturės teisinės galios. Bet jei sutartyje aiškiai nurodyta, kad yra popierinė dokumento versija, ji turi būti prieinama.

Pirminiai dokumentai bus saugomi 4 metus. Per šį laikotarpį mokesčių inspekcija turi teisę bet kuriuo metu paprašyti, kad jie patikrintų jus ir jūsų sandorio šalį. Turėtumėte būti ypač atsargūs dėl dokumentų, kuriuose ką nors perkate. Atminkite, kad būtent jų dėka galėsite kreiptis į teismą, jei iškils poreikis.

Dokumentų atskyrimas pagal veiklos etapus

Visos įmonės ar organizacijos vykdomos operacijos gali būti suskirstytos į 3 etapus:

1. Sandorio sąlygų aptarimas. Šiuo metu turite aptarti visus niuansus ir prieiti prie bendros nuomonės. Šio etapo rezultatas bus sutarties pasirašymas ir sąskaitos apmokėjimui išrašymas.
2. Apmokėjimas pagal sandorį. Tai turi būti patvirtinta išrašu iš savo atsiskaitomosios sąskaitos, jei mokėjimas atliktas banko pavedimu, arba čekiais ir griežtomis ataskaitų formomis, jei mokėjimas buvo atliktas grynaisiais.
   Antruoju variantu dažnai naudojasi organizacijos darbuotojai, kai ima lėšas į sąskaitą.
3. Apmokėtų prekių ar paslaugų gavimas. Turi būti įrodymai, patvirtinantys, kad prekės buvo gautos ar paslauga suteikta, antraip mokesčių paslauga tiesiog neleis sumažinti išrenkamo mokesčio sumos.

Patvirtinimas gali būti važtaraštis arba kvitas, kai gaunama prekė, arba pažyma apie darbų atlikimą, kai teikiama paslauga.

Kokie dokumentai reikalingi?

Priklausomai nuo operacijos, kuri bus atliekama, reikalingų dokumentų sąrašas gali skirtis. Pažvelkime į dažniausiai naudojamų dokumentų sąrašą. Paprastai visus dokumentus rengia arba rangovas, arba prekių tiekėjas.

Dokumentų sąrašas atrodo taip:

Buhalterinės apskaitos registro ypatybės

Parengus pirminius dokumentus, jų forma ir turinys tikrinamas. Po to, jei viskas padaryta teisingai, jie įforminami ir vyksta joje esančių duomenų ekonominis grupavimas bendrojoje apskaitos sistemoje. Tam visa informacija apie įmonės turto likutį, grynuosius pinigus, ūkines operacijas iš pirminių (nemokamų) dokumentų perkeliama į apskaitos registrus.

Patys apskaitos registrai yra specializuotos lentelės, kurios sudaromos griežtai nurodyta forma, visiškai laikantis informacijos apie įmonės turtą ir jo atsiradimo šaltinius ekonominę grupavimą.

Visi esami registrai yra suskirstyti į 3 grupes:

• Paskyrimu. Pagal šį kriterijų registrai skirstomi į chronologinius, sisteminius ir kombinuotus. Kiekvienas atskiras tipas turi savo duomenų išsaugojimo tvarką.
• Remiantis duomenų apibendrinimu, registrai skirstomi į integruotus ir diferencijuotus. Kiekvienas gali būti svarstomas nuo konkretaus iki bendro arba atvirkščiai, nuo ataskaitų teikimo iki pirminių dokumentų.
• Pagal išvaizdą. Jie gali turėti beveik savavališką formą: knyga, žurnalas, atvirutė, spausdinti lapai.

Apskaitos registruose turi būti:

• Visas pavadinimas.
• Nurodytas verslo operacijų registravimo laikotarpis ir su kuriuo atsiskaitymo laikotarpiu jis susijęs.
• Atsakingų asmenų parašai ir inicialai. Tai leidžia, iškilus ginčytiniems klausimams, surasti ir nurodyti sandoryje dalyvavusius asmenis.

Atlikti verslo sandoriai turi tiksliai atspindėti laikotarpį, kuriuo jie buvo atlikti. Jei dokumentinis atspindys negali būti atliktas tiesiogiai verslo operacijos metu, registracija turi būti atliekama iškart po jos užbaigimo.

Paprastai apskaitos registrai kuriami siekiant kaupti ir susisteminti informaciją apie pirminius priimtus registruoti dokumentus, kad būtų galima rodyti finansines ataskaitas. Jeigu įmonės finansinė ir pirminė dokumentacija saugoma spausdinta, tai kitų verslo dalyvių ar teisėsaugos institucijų prašymu (jei tai priklauso jų kompetencijai) kopijas turi pateikti juos surašęs asmuo ir pateikė juos pasirašyti.

1c buhalterinės apskaitos pirminė dokumentacija

Vykdydamas finansinę ir verslo veiklą, buhalteris turės dirbti su didžiuliu kiekiu dokumentų. Tai įvairios formos, sutartys, ataskaitinė dokumentacija, sąmatos ir skaičiavimai. Kai kurie iš jų nėra labai svarbūs ir yra antraeiliai, tačiau yra ir labai svarbių dokumentų, kuriuose net menka klaida gali sukelti pražūtingų padarinių visai įmonei ir atskiriems pareigūnams. Tai yra pagrindiniai organizacijos dokumentai.

1C programos pagalba galėsite jas valdyti ir valdyti daug lengviau. Jo funkcijos apima siuntimo ir piniginių dokumentų, sandėlio dokumentų ir su mažmenine prekyba susijusių dokumentų tvarkymą.

Šiandien 1C programinė įranga užima lyderio poziciją tarp mūsų šalyje nuolat naudojamų apskaitos programų.

Tarp populiariausių 1C funkcijų yra šios:

• Pilnas visų tipų apskaitos automatizavimas.
• Darbuotojų darbo užmokesčio skaičiavimas.
• Personalo ir gamybos apskaitos tvarkymas.

Programa turi daugybę režimų ir nustatymų, su kuriais galite ją visiškai pritaikyti sau, pritaikyti taip, kaip jums patogu.

Pirminės dokumentacijos rengimas yra sudėtinga ir kruopšti užduotis, tačiau tiesiog būtina. Jums padės modernios kompiuterinės technologijos ir aukštos kvalifikacijos darbuotojai. Jei kreipsitės į tai su visa atsakomybe ir išmanydami šį klausimą, problemų nekils.

Susisiekus su

1. Kiekvienas ūkinio gyvenimo faktas turi būti įregistruotas pirminiame apskaitos dokumente. Neleidžiama priimti į apskaitos dokumentus dokumentų, kuriuose dokumentuojami neįvykę ūkinio gyvenimo faktai, įskaitant menamas ir apsimestines operacijas.

2. Privalomi pirminio apskaitos dokumento rekvizitai:

1) dokumento pavadinimas;

2) dokumento parengimo data;

3) dokumentą surašiusio ūkio subjekto pavadinimas;

5) ūkinio gyvenimo fakto natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus;

6) sandorį, operaciją įvykdžiusio asmens (asmenų) ir už jos vykdymą atsakingo asmens (-ų) pareigybės arba asmens (-ų), atsakingo (-ų) už įvykdyto įvykio įvykdymą, pareigos. ;

(žr. tekstą ankstesniame leidime)

7) šios dalies 6 punkte numatytų asmenų parašai, nurodant jų pavardes ir inicialus ar kitus duomenis, būtinus šiems asmenims identifikuoti.

3. Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašomas, kai įvyksta ūkinio gyvenimo faktas, o jei tai neįmanoma, iš karto po jo užbaigimo. Už ūkinio gyvenimo fakto registravimą atsakingas asmuo užtikrina savalaikį pirminių apskaitos dokumentų perdavimą juose esantiems duomenims įregistruoti apskaitos registruose, taip pat šių duomenų patikimumą. Asmuo, kuriam pavesta tvarkyti buhalterinę apskaitą, ir asmuo, su kuriuo sudaryta buhalterinės apskaitos paslaugų teikimo sutartis, neatsako už kitų asmenų surašytų pirminių apskaitos dokumentų atitiktį įvykdytiems ūkinio gyvenimo faktams.

(žr. tekstą ankstesniame leidime)

4. Pirminių apskaitos dokumentų formas nustato ūkio subjekto vadovas pareigūno, atsakingo už buhalterinės apskaitos tvarkymą, teikimu. Viešojo sektoriaus organizacijų pirminių apskaitos dokumentų formos nustatomos pagal Rusijos Federacijos biudžeto įstatymus.

(žr. tekstą ankstesniame leidime)

5. Pirminis apskaitos dokumentas surašomas popieriuje ir (ar) elektroninio dokumento forma, pasirašytas elektroniniu parašu.

6. Jeigu Rusijos Federacijos teisės aktai ar sutartis numato pirminį apskaitos dokumentą pateikti kitam asmeniui ar valstybės institucijai popieriuje, ūkio subjektas kito asmens ar valdžios institucijos prašymu privalo savo savo lėšomis daryti pirminio apskaitos dokumento, surašyto elektroninio dokumento forma, kopijas popieriuje.

7. Taisymai leidžiami pirminiame apskaitos dokumente, nebent federaliniai įstatymai ar valstybės apskaitos reguliavimo institucijų norminiai teisės aktai nustato kitaip. Pataisoje pirminiame apskaitos dokumente turi būti įrašyta taisymo data, taip pat dokumentą, kuriame taisyta, surašiusių asmenų parašai, nurodant pavardes ir inicialus ar kitus duomenis, būtinus šiems asmenims identifikuoti.

8. Jeigu pagal Rusijos Federacijos teisės aktus paimami pirminiai apskaitos dokumentai, taip pat ir elektroninio dokumento forma, paimamų dokumentų kopijos, padarytos Rusijos Federacijos teisės aktų nustatyta tvarka. įtrauktas į apskaitos dokumentus.