Lorsque vous travaillez avec de la documentation, vous êtes tôt ou tard confronté à la nécessité d'effectuer. Il est bon que ces connaissances ne soient pas acquises lors de la prochaine inspection de certains organismes autorisés. Le firmware est un élément important dans le travail de bureau, qu'il vaut mieux ne pas ignorer, afin de ne pas « se voir infliger une amende ». Si le document est mal cousu, il sera alors problématique à l'avenir de prouver qu'il n'y a pas eu de substitution d'informations. Cette publication décrit comment assembler et numéroter correctement un magazine.
Responsabilité
Certains documents revêtent une importance accrue et nécessitent donc une plus grande attention lors de leur stockage et de leur exécution. Le micrologiciel et la numérotation de la documentation ne sont pas du tout un caprice, mais une protection contre les modifications illégales en arrachant/ajoutant des pages et d'autres actions non autorisées.
Est-il nécessaire de flasher des magazines dans un bureau privé ? La réponse est oui. Peu importe la forme de propriété de l'organisation, un audit peut facilement être confié à un entrepreneur individuel ordinaire, car la loi est la même pour tout le monde.
Lors de l'embauche d'une secrétaire ou d'un commis, il est préférable de préciser immédiatement si le candidat sait relier des livres et comment il le fait ? Si des difficultés surviennent pour répondre à cette question, gardez à l'esprit : ce candidat ne deviendra pas un partenaire fiable, car la maîtrise du micrologiciel n'est pas moins importante que la capacité d'écrire correctement des lettres ou de taper rapidement des textes sur un ordinateur à l'aide de la fonction « aveugle ». méthode du doigt. Et la bonne nouvelle est que ces connaissances peuvent être facilement obtenues une fois que vous avez résolu ce problème.
Dans certaines structures, par exemple les forces de sécurité, le service d'audit interne réalise toujours un audit avec une passion particulière, et vérifie d'abord si les registres sont correctement formatés, voire même le laçage des notes du personnel !
Toutes les caisses enregistreuses doivent être cousues en premier ; tout ce qui concerne la finance est toujours au centre des services de contrôle. Il est nécessaire de flasher à la fois la comptabilité des commandes et les journaux de notes et autres.
Certains journaux sont conservés dans les entreprises pendant des années ; dans ces cas, il arrive que le fil du micrologiciel aide simplement le livre à ne pas se désagréger en raison de la vieillesse.
Comment broder et numéroter un magazine : instructions étape par étape
En effet, il est difficile de flasher uniquement son premier document. Après tout, vous ne savez pas par où commencer ni comment assembler correctement un magazine, ni comment l’aborder en général. Mais travailler avec des documents ultérieurs sera une manipulation de routine ordinaire et rien de plus.
Comment flasher un magazine ? Un exemple peut être vu sur la photo ci-dessous ; une aide visuelle fonctionne toujours mieux que des milliers de mots écrits.
Numérotage
S'il manque au moins une feuille dans le journal, cela incitera immédiatement l'organisme de contrôle à réfléchir à une falsification officielle dans l'entreprise. Si les feuilles ont été arrachées, cela signifie que certaines informations ont été cachées, et ils découvriront alors à qui cela profite et pourquoi. Si l'inspecteur veut définitivement punir l'entreprise pour quelque chose, alors les documents non lacés deviendront un excellent « indice » dans ses activités.
Vous pouvez numéroter un livre manuellement ; dans ce cas, ce sont les feuilles, et non les pages, qui sont numérotées. La couverture n’est pas une feuille ; elle est généralement placée dans le coin inférieur droit. Si une erreur a été commise lors de la numérotation manuelle, vous pouvez corriger le numéro avec un stylo et apposer à côté la signature d'un fonctionnaire, par exemple un secrétaire, chargé du classement des journaux de l'entreprise.
Le marché moderne est sursaturé de produits ; vous pouvez facilement acheter immédiatement un magazine joliment numéroté. C’est sans aucun doute pratique, car écrire des nombres de un à cent n’est pas l’activité la plus excitante.
Sujet pour le firmware
Un fil ordinaire, comme celui que nous cousons sur les boutons et que nous utilisons au quotidien, ne convient pas au travail. Si vous prélevez un échantillon fin, le fil risque de se casser avec le temps et vous devrez alors recoudre le magazine, et ce n'est pas une question de minutes.
Le plus souvent, le commis en a dans son arsenal un si solide qu'il est tout simplement impossible de le déchirer à mains nues ; il maintiendra définitivement toutes les feuilles ensemble, même si le magazine tombe accidentellement.
Comment faire des trous ?
Vous pouvez faire des trous dans un magazine fin ou un cahier avec un poinçon, et progressivement, étape par étape, page par page, percer toutes les feuilles. Mais si vous devez gérer une copie de plusieurs pages, ils utilisent généralement un exercice pour vous aider. Il est particulièrement fascinant de voir avec quelle habileté la fragile jeune comptable sait manier l’outil. Et pourtant, lorsqu’on a recours à une telle artillerie lourde, mieux vaut s’assurer le soutien des hommes.
Pour que votre magazine soit soigné, ne percez pas la couverture, même si vous en avez vraiment envie. Les trous doivent être réalisés le plus près possible du dos (reliure), puis lors de l'ouverture des pages, les fils seront pratiquement invisibles et n'occuperont pas la surface utile du graphique.
Il y a généralement deux trous, la distance entre eux est de 6 à 10 centimètres. Les trous sont situés approximativement au milieu du livre.
Une fois les trous réalisés, le fil est inséré dans une grosse aiguille et tiré à travers les trous. Les deux bouts de fil doivent rester à l'arrière du magazine (entre la dernière feuille et la couverture arrière).
Longueur du filetage
Vous devez également déterminer immédiatement combien de temps couper le fil, ses deux "queues" devront rester libres d'environ 15 centimètres, mais il est préférable d'agir avec une réserve, les millimètres supplémentaires peuvent toujours être coupés. Les extrémités sont nécessaires pour qu'une feuille de contrôle avec le nombre de pages numérotées puisse être collée dessus.
Liste de contrôle
Tout l'intérêt des magazines flashés est d'utiliser une sorte de « sceau » fait maison pour fixer à jamais le nombre de feuilles qui doivent être présentes dans un document donné en toutes circonstances.
Nous aurons besoin d'un morceau de feuille découpé, d'environ 10*10 cm, sur lequel nous devrons écrire à la main ou imprimer sur un ordinateur le texte suivant : « Dans ce magazine, « ... » est numéroté et lacé. pages. Le chef d'entreprise doit inscrire sa résolution sur un carré de papier et la date de l'opération est également indiquée.
Le fil est noué et les extrémités restent libres ; la feuille de contrôle est collée au PVA sur le nœud lui-même et une partie des fils. Une fois la colle sèche, le responsable appose un tampon sur la feuille de contrôle afin qu'elle dépasse ses bords et que la marque soit présente sur la couverture elle-même. Il s'agit du schéma élémentaire utilisé pour se protéger contre les attaques sur l'intégrité des logs.
- Même le cahier d’étudiant le plus ordinaire peut devenir un journal.
- Après avoir passé au crible les informations sur la façon de flasher un magazine, vous ne tomberez peut-être pas toujours sur les conseils utiles suivants. Surveillez la tension ; les coutures doivent être faites assez lâches, sinon la dentelle/le fil coupera dans les trous et déchirera les pages, ou le livre ne pourra pas s'ouvrir complètement. Un journal bien relié ne permet pas d’écrire au centre de la page.
- Vous pouvez également trouver le formulaire standard requis sur Internet, l’imprimer, le perforer avec une perforatrice, le coudre et y coller un « contrôle ».
- Il est conseillé de fixer la feuille de contrôle avec un bâton de colle : le PVA met beaucoup de temps à sécher, et l'humidité brouille souvent la signature et le sceau apposés par le gérant pressé.
- Il existe des situations où il est encore nécessaire d'apporter des modifications au journal. Par exemple, en raison d'un oubli malheureux ou de l'irresponsabilité d'un fonctionnaire, des données incorrectes ont été saisies ou il n'y a aucune information d'enregistrement, auquel cas il est parfois nécessaire de réécrire complètement le journal.
Où acheter des magazines ?
À propos, il existe désormais de nombreux portails sur Internet qui peuvent vous proposer d'acheter n'importe quel échantillon pour peu d'argent et en peu de temps. L'avantage d'un tel achat est que les magazines vous parviendront déjà avec des trous pour le fil ou même déjà entièrement cousus, et vous n'aurez pas besoin de réfléchir à la façon de coudre le magazine vous-même.
Les ingénieurs chargés de la protection de la vie et de la santé des travailleurs s'intéressent généralement à la façon de rédiger un journal de sécurité du travail, mais il n'y a pas de sagesse particulière ici - tous ces documents sont liés selon le même principe. D'ailleurs, le journal de sécurité au travail fait partie de ceux que l'employeur doit « soigner et chérir », car si quelque chose arrive à un salarié au travail, la première chose que les autorités de régulation demanderont à propos du livre que ces mêmes salariés ont lu et signé le
Informations au responsable du personnel
Mais le livret d'enregistrement des cahiers de travail et les inserts qu'ils contiennent doivent non seulement être cousus, mais attachés ou scellés. Le schéma standard de flashage d'un journal pour saisir des informations sur les cahiers de travail ne fonctionnera pas ici.
Quelques résultats
Répétons les règles de base énoncées ci-dessus :
- Avant le travail, étudiez attentivement les instructions sur la façon de flasher le magazine.
- Choisissez un outil « perçant ».
- Ne percez pas la couverture (uniquement les feuilles elles-mêmes).
- Ne faites pas de trous loin du couvercle - le magazine sera difficile à ouvrir.
- Le fil doit être solide.
- Ne vous méprenez pas sur la longueur du fil, pour ne pas tout refaire.
- Numérotez le magazine.
- Collez une feuille de contrôle, qui indiquera le nombre de pages à assembler et la date d'assemblage.
- Scelle le.
Nous espérons qu'après avoir lu l'article, vous n'aurez aucune question sur la façon de flasher le journal de bord et les documents similaires.
Où le formulaire cousu et numéroté est-il utilisé ? Ce formulaire est nécessaire à la préparation des documents pour tout concours ou appel d'offres. Ce formulaire est utilisé pour certifier des documents si les documents sont constitués de plusieurs ou d'un grand nombre de feuilles.
Échantillon Word cousu et numéroté
Dans quel ordre ce formulaire est-il utilisé ? Vous devez d’abord coudre le document à l’aide de ficelle. Ensuite, la ficelle est nouée. Cela doit être fait à l’extérieur de la dernière feuille. Il vous faudra ensuite coller un autocollant portant le nom « cousu et numéroté » sur l’assemblage obtenu. Après ces étapes, nous procédons au remplissage des feuilles et apposons une signature ou un sceau sur le coin de l'autocollant.
Beaucoup de gens se demandent pourquoi il est nécessaire de flasher des documents ? De plus, les gens se disputent constamment sur la façon de les flasher correctement ? Les différends sur le sort des documents papier durent depuis de nombreuses années. Parfois, les documents doivent être agrafés sur plusieurs feuilles. Le collage n'est pas une option ; une agrafeuse n'est pas non plus autorisée à être utilisée à de telles fins.
Dans une telle situation, il n'y a qu'une seule issue : les documents doivent être cousus. La question de savoir comment agrafer correctement les documents est très populaire et il existe une bonne explication à cela. Les autorités qui exigent que les documents soient reliés et numérotés ne fournissent pas d'instructions précises. De plus, ces autorités ne vous aideront pas à obtenir des échantillons ni à vous familiariser avec les règles. Cette forme de paperasse est nécessaire pour sauvegarder un document composé d'un grand nombre de pages. Agrafer correctement les documents protège également contre la falsification, car cela est extrêmement difficile à réaliser. Il n'existe pas de règles claires ni d'instructions strictes concernant la reliure des documents. Diverses autorités ne présentent que des exigences générales, qui se distinguent par certaines caractéristiques subjectives.
Télécharger un exemple de mot Cousu et numéroté
La capacité d'assembler correctement des documents peut s'avérer utile plus d'une fois dans la vie. Les documents doivent être agrafés pour être soumis à l'administration fiscale. Ce besoin se pose également lors de la soumission des rapports à la Caisse de pension. Il existe de nombreux autres exemples de ce type qui peuvent être donnés. Afin d’éviter toute erreur, vous pouvez télécharger un exemple de mot « cousu et numéroté ». Si des documents doivent être déposés, ils devront également être numérotés et cousus. Les documents comptables ou de caisse sont également constamment assemblés.
Les comptables modernes travaillent avec des programmes informatiques et il semblerait que cette forme de préparation de documents devrait perdre de sa pertinence. Si l'on compare les documents papier avec les documents électroniques, ce sont le plus souvent les premiers qui ont une signification juridique. Un document électronique n'aura force de loi que si une signature électronique y est apposée.
Malgré la variété des programmes comptables, les services comptables continueront longtemps à traiter des documents papier. La nécessité d'agrafer des documents présente également quelques difficultés. Les documents peuvent avoir différentes significations, ainsi que la forme des feuilles. Les recommandations et règles de préparation des documents dans une telle situation peuvent également différer légèrement. Les objets de couture peuvent être divisés en plusieurs catégories principales. La première catégorie comprend des feuilles aux formats tels que A4. La deuxième catégorie comprendra toutes les pièces de trésorerie et comptables. À en juger par les différences externes, les premiers documents seront assemblés d’eux-mêmes. Habituellement, vous devez coudre chaque feuille séparément. Les papiers de caisse doivent souvent être agrafés dans des dossiers. Le nombre de documents pour chaque cas peut varier considérablement.
Enregistrement de la charte
De nombreux entrepreneurs sont souvent confrontés à la nécessité d’agrafer des documents. Avant de commencer à installer le firmware, vous devez préparer tous les documents. Les documents sont généralement cousus dans trois trous. Beaucoup de gens ne savent pas comment cela se fait, mais il n’y a aucune difficulté ici. Après le flashage, vous devrez numéroter les feuilles. Traditionnellement, des fils plus épais sont utilisés pour la couture. Les documents peuvent être cousus deux fois et il n'y aura alors aucun doute sur leur solidité. La certification des documents est un autre point important. Ce phénomène devient pertinent si les documents sont cousus pour l'administration fiscale. Il est nécessaire de confirmer qui a tamponné les documents et quand cela s'est produit. Si un entrepreneur est familier avec une procédure telle que le flashage de documents, il pourra alors éviter de nombreux problèmes et garder ses nerfs en ordre.
Parfois, il devient nécessaire de flasher la charte. S'il est prêt, il faudra le coudre et le numéroter. Un exemple de mot « cousu et numéroté » pour la charte vous aidera à comprendre toutes les nuances et règles. Il n'est pas nécessaire de numéroter la première feuille de la charte. Il faut cependant tenir compte du fait que la numérotation devra être prise en compte à l'avenir. À l'endroit où la charte est cousue, c'est-à-dire au verso, vous devez coller un sceau, c'est-à-dire un morceau de papier qui contient l'inscription suivante « cousue et numérotée ». L'inscription doit également contenir des informations sur le nombre de feuilles contenues dans la charte. Le sceau du directeur de la société et sa signature sont également apposés.
De nombreux entrepreneurs se demandent comment est préparée une photocopie de la charte ? Dans ce cas, une méthode de firmware similaire est utilisée. Une photocopie de la charte doit être faite pour toutes les pages, y compris la page de titre. La photocopie doit également être agrafée et une feuille de scellage collée sur le document. La seule différence est que la copie ne nécessite aucun cachet ni signature sur la feuille de scellement. Il n’est pas non plus nécessaire de laisser des notes sur cette feuille. Documents confirmant le paiement de l'État les tâches doivent également être cousues correctement. Le reçu de paiement est agrafé au formulaire de demande, et les frais d'affrètement sont agrafés à la demande de délivrance.
Il est nécessaire d'assembler les documents pour les organiser.
Les entreprises et les institutions assemblent les documents qui doivent être transférés aux archives.
Il est pratique de conserver les documents reliés et, si nécessaire, de les soumettre aux autorités de contrôle sans se soucier de leur sécurité et de la possibilité de substitution.
Quelles normes régissent la couture ?
Théoriquement, une question aussi simple que des documents contraignants n'est pas réglementée par des réglementations. Il n'y a que des instructions sur la façon de procéder :
- Recommandations méthodologiques approuvées par l'Ordre des Archives fédérales du 23 décembre 2009 ;
- GOST 51141 pour le travail de bureau ;
- En outre, des règles de travail de bureau contenant des exigences de dépôt de documents élaborées par les départements industriels (Banque centrale de la Fédération de Russie, ministère des Impôts et des Droits, etc.).
Quels documents nécessitent un tel enregistrement ?
Dans les institutions et les entreprises, les documents sont cousus par presque toutes les divisions structurelles.
Employés service du personnel Les documents suivants sont systématisés et cousus séparément à la fin de l'année civile : 
- ordres du personnel,
- les ordres généraux,
- tableau des effectifs.
Comptables point:
- rapports de dépenses,
- fiches de chiffres d'affaires des biens matériels,
- les factures,
- les factures,
- attestations de travaux réalisés,
- les lettres de voiture,
- livre de caisse,
- déclarations de réception des salaires par les employés de l'institution dans le cas où les salaires sont remis aux employés entre leurs mains.
Commis: documentation entrante et sortante.
Vous pouvez flasher des documents à l'aide des outils suivants :
- Agrafeuse;
- Fils ;
- Équipement spécial.
Mais les documents cousus avec des fils sont garantis de ne pas être remplacés, ce qui est important dans la réalité moderne.
Ourler les choses avec du fil est considéré comme le plus fiable.
Règles générales de conception
Les documents qui devront ensuite être reliés sont d'abord triés par date, soigneusement attachés les uns aux autres, et chaque feuille est numérotée à droite avec des chiffres arabes. La numérotation commence par le chiffre 1. L'inventaire n'est pas numéroté.
Pour la couverture, choisissez une couverture cartonnée spéciale « Business ». Il existe en différentes tailles et qualités. Pour agrafer les documents standards, un classeur au format A4 classique est utilisé.
Les enveloppes sont également numérotées dans les documents. Dans ce cas, l'enveloppe est numérotée en premier, suivie des feuilles et photographies qui s'y trouvaient.
Si une erreur a été commise lors de la numérotation des documents, elle est barrée d'une ligne et la numérotation continue. Dans ce cas, la feuille devra être certifiée avec l'inscription « Croire corrigé », signée par la personne responsable et scellée.
Instructions étape par étape pour cette procédure
Avant d'agrafer des documents, vous devez retirer tous les trombones et agrafes de l'agrafeuse. Organisez par date ou importance et numérotez chaque feuille du document. Si le fichier obtenu est composé de plusieurs feuilles, vous pouvez joindre les documents avec des trombones spéciaux et commencer à les assembler.
Préparez ce qui suit outils et matériaux:
- Fils. Il est préférable d'utiliser des nylons.
- Aiguille. Sélectionnez le format en fonction de l'épaisseur des documents à agrafer.
- Colle à papier.
- Une feuille de papier vierge.
- Dossier papier, carton.
Procédure:
- Retirez les trombones et les agrafes du document.
- Posez les feuilles proprement et uniformément, vérifiez la fiabilité de la numérotation.
- En fonction de l'épaisseur du paquet obtenu, prenez un poinçon ou une aiguille et, en vous éloignant du bord, faites au moins 3 trous traversants. Les trous doivent être alignés, verticalement par rapport au bord du papier, à une distance de. 2,5 à 3 centimètres les uns des autres. Le trou du milieu doit être centré.
- En fonction de l'épaisseur de la pile de papiers obtenue, prenez un fil de 70 à 80 centimètres de long.
- Insérez l'aiguille du bas du dos du document dans le trou central.
- Passez par le haut dans le trou le plus haut.
- Puis par le dos du document jusqu’à l’extrême bas.
- On revient à celui central par la face avant.
- Après une telle couture, le fil sera à l'envers. Si vous assemblez un document comportant un grand nombre de feuilles, alors cette manipulation doit être effectuée plusieurs fois pour les sécuriser.
- Faites un nœud dans le dos. Le reste doit mesurer au moins 8 centimètres de long.
- Collez un morceau de papier en forme de rectangle sur le nœud obtenu. Sur lequel est faite au préalable l'inscription : « Rodées et numérotées.____ feuilles Directeur____Nom I.O. ». Si la position du gestionnaire est différente, elle est indiquée en conséquence selon la documentation.
- Une signature et un sceau sont apposés sur le document relié, la feuille de papier spécifiée. Une partie de la signature et du sceau doivent figurer sur une feuille de papier et au dos du document.
Il faut dire que si vous devez coudre un plus grand nombre de feuilles en même temps, vous devez faire au moins 4 trous. Cela donnera stabilité et fiabilité lors du stockage du document relié.
Une méthode simplifiée pour flasher des documents est donnée dans cette instruction vidéo :
Qui assure et comment
Les documents sont certifiés conformes par le chef d'entreprise ou l'entrepreneur individuel. Il est important qu'une partie de la signature figure à la fois sur le papier collé et sur le document.
Il faut dire qu'en signant les documents reliés, le gestionnaire s'engage sur leur contenu ou désigne par arrêté une personne autorisée pour l'exactitude.
Caractéristiques de l'enregistrement de la documentation comptable
L'agrafage de documents comptables est similaire à l'assemblage de documents ordinaires. Mais il y a une différence. Pour l'assemblage des documents comptables, 5 trous sont pratiqués puisque les dossiers finissent par être plus épais. Seul un employé autorisé peut agrafer des documents. Souvent, le responsable est le comptable qui gère les affaires.
La numérotation se fait avec un simple crayon. Lors de l'agrafage de documents, un inventaire des pièces du dossier est dressé.
Inventaire se compose des sections suivantes :
- Titre du document,
- la date à laquelle l'inventaire a été dressé,
- liste des documents,
- signature de la personne responsable.
Caractéristiques de la préparation des documents à soumettre aux archives
Les documents à soumettre aux archives sont préparés par les employés des divisions structurelles. La préparation elle-même comprend : 
- Systématisation des documents.
- Numérotage.
- Classement des documents dans un seul dossier en fonction de leur destination.
- Remplir l'inventaire.
- Conception de la couverture du document.
La procédure de dépôt des documents ci-dessus implique leur stockage à long terme, c'est-à-dire au moins 25 ans.
Si les documents seront conservés dans les archives de l'organisation moins de 10 ans, certains assouplissements sont autorisés, à savoir que les éléments suivants ne peuvent pas être effectués :
- Numérotation des feuilles du dossier.
- Systématisation des fiches dans l'affaire.
- Cousez avec des fils et laissez ranger dans un classeur.
La procédure de couture est la même que pour la couture normale. Si dans un cas sujet à couture plus de 250 feuilles, vous devez alors le diviser en plusieurs volumes. Chaque volume est relié.
S'il est prévu de stocker des documents plus de 25 ans, puis en préparation de la couture, une couverture en carton supplémentaire est placée sur le boîtier, ce qui protège les documents et les fils des frottements excessifs et donne au boîtier un plus bel aspect.
Lors du dépôt de fichiers pour les archives, vous devez vous assurer que le texte reste lisible. Numérotage réalisé avec un simple crayon dans le coin supérieur droit. Il n'est pas recommandé d'utiliser à ces fins des stylos à bille et gel, des crayons de couleur et des feutres.
Feuille A3 numéroté en une seule feuille, ourlé jusqu'au bord gauche et plié. Si le drap est ourlé au milieu, alors 2 draps seront comptés.
Photos ou images, et diagrammes et cartes numéroté au dos dans le coin supérieur gauche. Les enveloppes sont numérotées en premier et séparément de leurs pièces jointes papier.
Si le dossier est composé de plusieurs volumes, ceux-ci (les volumes) sont numérotés chacun séparément.
Couverture formaté comme suit :
- Indiquez le nom de l'organisation ou de l'institution.
- Subdivision.
- Durée de conservation.
- Nom du cas.
Il est important de respecter certaines exigences. Nom de l'institution peut changer. Ainsi, lors de la rédaction de la couverture d'un document, il est nécessaire d'indiquer 2 titres. Les noms des établissements sont indiqués au cas nominatif. L'ancien nom est pris entre parenthèses, le nouveau devra être en dessous.
De plus, il est indiqué sujet de l'affaire. Il peut s'agir d'actes, de factures, de commandes, etc. puis l'unité structurelle et la période pour laquelle les documents s'y trouvent ou l'année civile. Ce sont les premières et dernières dates des documents.
Si les documents sont assemblés pour une année civile, vous devez alors indiquer, par exemple, « Commandes de 20015 ». Également indiqué durée de conservation: permanent ou définitif.
L'inventaire n'est pas pris en compte lors de la numérotation des feuilles du dossier. Les cas peuvent être classés par ordre d’importance. Par exemple, charte, protocoles, plans.
Un didacticiel vidéo sur la façon de concevoir un dossier pour l'archivage est examiné ici :
Préparation à la soumission au bureau des impôts
Pour vous inscrire en tant qu'entrepreneur ou personne morale, ainsi que pour apporter des modifications aux informations au bureau des impôts, les documents soumis sont cousus en présence d'un notaire. Les innovations ne s’appliquent pas dans ce cas, puisque le notaire garantit ainsi qu’aucune correction ne suivra après avoir certifié la signature du demandeur.
Depuis juillet 2013, vous pouvez déposer une déclaration au bureau des impôts sans coudre le document. Cet élément est exclu des recommandations méthodologiques. Au gré des entrepreneurs, il existe désormais le choix de soumettre des documents simplement agrafés ou cousus.
Cependant, personne n'a annulé les règles du travail de bureau. Et il est donc conseillé d'assembler les documents constitutifs manuellement.
Parmi les papiers courants et d’archives, on trouve souvent des documents au dos desquels figure l’inscription « numérotés, lacés et cachetés ». Quand et à quelles fins cette méthode de conception est-elle utilisée ? Cela mérite d’être étudié plus en détail.
La nécessité de flasher des documents
Dans le cadre du travail de bureau, les spécialistes doivent parfois traiter des documents de plusieurs pages. S'il s'agit de correspondance ordinaire ou de papier à usage quotidien, les feuilles qu'il contient sont généralement reliées à l'aide de trombones ou d'une agrafeuse. Cette méthode permet de diviser le document en parties ou en feuilles d'échange à tout moment. Cependant, dans certains cas, cela est absolument inacceptable. Il est nécessaire de maintenir l'intégrité du document :
- lors de son transfert aux archives ;
- pour la certification de copies individuelles ;
- pour soumettre des déclarations au bureau des impôts et à d'autres fonds ;
- lors de la soumission d'un ensemble de documents pour l'enregistrement.
Dans ce cas, il est d’usage de coudre des documents commerciaux de plusieurs pages, et enfin de placer au verso une inscription de certification telle que « numéroté, lacé et scellé ».
Une option de conception similaire a été introduite sur la base de GOST R 51141-98 « Travail de bureau et archivage », ainsi que de l'arrêté des Archives fédérales n° 76 du 23 décembre 2009. Ces réglementations détaillent les exigences relatives aux documents en cours de traitement, ainsi que la méthodologie et les recommandations pour leur firmware. Un élément obligatoire dans ce cas est une fiche de certification sur laquelle il est écrit « numéroté, lacé et cacheté ».
Règles du micrologiciel
Afin de combiner des pages individuelles en un seul document multi-feuilles, vous aurez besoin de :
- fils denses;
- aiguille à chas large;
- poinçon;
- ciseaux;
- feuille de papier blanc.
L'option de couture la plus simple est réalisée avec trois trous. Tous les travaux se déroulent en plusieurs étapes :
- Tout d'abord, sur le côté gauche de la pile de documents, vous devez faire 3 trous à l'aide d'un poinçon, situés à la même distance les uns des autres.
- Enfilez le fil dans l'aiguille et passez-le, en partant de l'arrière, à l'endroit de la piqûre médiane. Dans ce cas, il doit rester en stock au moins 7 centimètres de fil.
- Depuis le côté avant, enfilez l'aiguille dans le trou situé à gauche. Il devrait y avoir un point.
- Par l'envers, passez l'aiguille et le fil dans le trou libre restant situé à droite.
- Passez le fil au milieu (au début de la couture).
- Attachez les deux fils restants sur l'envers avec un nœud afin que le point soit à l'intérieur.
- À l'aide de ciseaux, découpez un morceau rectangulaire de 2 x 8 centimètres dans une feuille entière de papier, puis collez-le sur le nœud et les extrémités des fils.
- Sur la feuille collée, faites l'inscription « numérotée, lacée et scellée », indiquant le nombre de feuilles reliées (en chiffres et en lettres). Ci-dessous la signature et son explication.
Un document ainsi cousu peut être envoyé en toute sécurité à sa destination.
Journaux du micrologiciel
Selon les règles de tenue des registres, de nombreux livres comptables dans lesquels les employés responsables enregistrent les documents entrants nécessitent également un micrologiciel. Ceci est nécessaire pour la protection des informations qu’ils contiennent et pour faciliter la recherche. Bien entendu, il est plus facile de feuilleter quelques pages au bon moment que de consulter une pile de documents qui, par exemple, ne devraient pas être accessibles à des tiers. À ces fins, de nombreuses entreprises commencent ce livre par un enregistrement permanent de documents d'un certain type (cahiers de travail, procurations délivrées, ordonnances, instructions introductives sur la sécurité au travail et autres).
Le journal de bord doit avoir une couverture suffisamment rigide pour le protéger de l’usure normale. De plus, toutes les feuilles à l'intérieur doivent être numérotées et cousues avec du fil solide. Les extrémités du laçage doivent rester à l'intérieur de la couverture et scellées avec une feuille de papier vierge, sur laquelle est généralement inscrite une inscription de certification standard.
Fiche d'attestation
Une fois le firmware installé, les documents doivent être certifiés par la signature du chef d'entreprise et le sceau de l'entreprise. Il s'agit d'une mesure nécessaire qui permet d'empêcher certains employés peu scrupuleux de commettre des contrefaçons et de remplacer une partie des registres d'immatriculation. En règle générale, une feuille de papier rectangulaire vierge est utilisée comme feuille de certification. Il doit être collé de manière à recouvrir au maximum les éléments du firmware (nœud de connexion et restes de filetage). En plus, l'employé responsable doit faire une inscription d'un certain type. Dans certaines entreprises, un formulaire spécial « lacé, numéroté et scellé » est utilisé à cet effet.
Vous pouvez taper le texte sur un ordinateur, puis imprimer des échantillons prêts à l'emploi dans la quantité requise. En règle générale, sous l'inscription principale, le poste de l'employé responsable (responsable) est indiqué, ainsi que sa signature avec une explication détaillée. Une telle fiche de certification se termine par la date de firmware de ce document.
Volume de documents certifiés
Avant de commencer à flasher le firmware, vous devez numéroter toutes les feuilles incluses dans ce document. Il y a certaines règles pour cela :
- Ce ne sont pas les pages qui sont numérotées, mais les feuilles.
- Les numéros sont généralement placés dans le coin supérieur droit par ordre croissant.
- Les inscriptions sont effectuées en chiffres arabes (dans de rares cas, il est permis d'utiliser des chiffres romains).
- La feuille contenant des fragments individuels est numérotée dans l'ordre général. De plus, son inventaire est dressé séparément.
- S'il y a des collages, la feuille entière reçoit un numéro régulier.
- Si le document contient des annexes internes, celles-ci doivent également être numérotées séparément.
- Parfois, lors de l'archivage, il y a des lettres dans le fichier. Dans ce cas, l'enveloppe est numérotée en premier, puis ce qu'elle contient.
Le nombre total de feuilles est indiqué deux fois dans le texte de la certification. Tout d'abord, la valeur numérique est notée, puis entre parenthèses - en mots.
Depuis 2013, de nouvelles exigences relatives à l'exécution des documents transférés à d'autres organisations sont entrées en vigueur en Russie. Mais, malgré le fait qu'il ne dit rien sur le firmware obligatoire, de nombreuses entreprises continuent d'utiliser cette méthode de préparation de documents à l'ancienne.
Divers incidents surviennent toujours dans la vie d'un comptable. Soit ils ne trouvent pas les factures (peut-être qu'ils ont roulé sous le placard), soit du coup le bureau des impôts n'avait plus de stylo avec eux, soit du coup ils n'ont pas le document nécessaire à portée de main. Dans de tels cas, notre fidèle assistant Google vient à la rescousse. Indispensable à notre époque de super vitesses et du World Wide Web qui a enveloppé le globe entier. On y trouve de tout. Enfin, ou presque tout. Et vous pouvez télécharger gratuitement un échantillon de l'étiquette « Cousue, numérotée » dans un format « Word » pratique directement depuis notre site Web.
Et c'est ainsi que j'ai dû tomber par hasard sur une bagatelle aussi simple qu'une étiquette qu'il fallait coller au dos du magazine. Alors j'ai soudain réalisé qu'une étiquette aussi absurde qu'une étiquette avec l'inscription « Tout est cousu, numéroté et scellé... » n'était pas là exactement au moment où nous en avions besoin. J'ai passé des heures à parcourir les étendues infinies du World Wide Web. Je n'ai rien trouvé de convenable. Uniquement des images et des dessins dans d'autres formats. Tout cela est beau, mais pour moi ce n’est pas très pratique. Et puis ça m’est venu à l’esprit. Ou peut-être que quelqu’un d’autre que moi devra également faire face à un problème similaire.
En général, je me suis assis, j'ai travaillé un peu avec ma tête et je l'ai fait moi-même. Ensuite, j'ai décidé de le publier pour que tout le monde puisse le voir. Personnellement, j'ai trouvé que c'était très pratique que ce soit comme ça. Chacun peut entrer ce qu'il veut ici. N’importe quelle date, n’importe quel numéro, n’importe quel nom. Police, taille des lettres, couleur, remplissage, épaisseur et dimensions de l'étiquette elle-même. Vous pouvez, si vous le souhaitez, même insérer un smiley. Bref, tout ce que votre coeur désire.
Nous attirons votre attention sur une courte vidéo sur le thème « Comment bien coudre et sceller un document » :
Eh bien, voici de courtes astuces vidéo « Comment flasher correctement des documents »
Également sur notre site Internet dans la section « Documentation », vous pouvez trouver, consulter et télécharger toutes sortes de documents différents. Modèles, formulaires, échantillons de contrats, lettres, lettres de félicitations et procurations pour toutes occasions. J'ose espérer qu'au moins une partie de cette variété vous sera utile.
Téléchargez et utilisez. J'accepte les remerciements et les vœux. Je ne bois ni fleurs ni bonbons.
