Управлінська звітність: види звітів та порядок їх складання. Складаємо основні управлінські звіти Управлінська звітність приклад

09.03.2013

У статті розглядаються найпоширеніші проблеми, пов'язані зі складанням управлінської звітності та шляхи їх вирішення. Наводиться оптимальний склад управлінської звітності, щоб вона була перевантажена і водночас давала користувачам інформацію, необхідну їм прийняття управлінських рішень.

Не секрет, що часто власник бізнесу буває не задоволений складом і якістю управлінської звітності, яку він отримує.

То звітність готуватися з великим запізненням, то її достовірність викликає сумнів, то раз у раз переробляються формати управлінської звітності.

Поширена ситуація, коли у компанії немає універсального набору форм управлінської звітності.

Найпоширенішими претензіями з боку власника у такому разі бувають такі:

1. Звітність надається неоперативно: з питання до отримання відповіді може пройти кілька годин, а особливо важких випадках - днів. Зрозуміло, що коли дані, зрештою, готові, вони можуть втратити актуальність. Прийняти грамотне управлінське рішення на їхній основі буде проблематично, доведеться підключати інтуїцію. Власник ставить наступне питання, для відповіді на яке фінансистам потрібно ще кілька годин/днів… Про високу керованість бізнесом говорити в цьому випадку не доведеться.


2. Викликає сумнів достовірність звітності. Найчастіше власник, отримавши інформацію та починаючи ставити запитання, не може отримати від фінансистів швидкої, грамотної відповіді (див. причину №1), або, отримавши розшифровки, знаходить у них неточності, а знайшовши щось одне, починає сумніватися у всіх цифрах. Або власнику не зрозумілий процес формування звітності і від цього з'являється недовіра до фінансистів. Я не хочу сказати, що власник повинен розуміти технологію складання звітів, але він повинен бути впевнений, що у фінансистів є всі механізми для отримання достовірної звітності, а завдання фінансового директора у разі виникнення у власника питань простою мовою пояснити, звідки взялася конкретна цифра .


3. Формат звітів складний для сприйняття. Багато власників скаржаться на те, що їм складно самостійно читати та розуміти громіздкі таблиці, поцятковані цифрами, які їм надають фінансисти. Найчастіше власник не має фінансової освіти, або в силу індивідуальних особливостей складно читати і розуміти цифри, він краще сприймає інформацію на графіках.

Всі ці причини в сукупності можуть призвести до патової ситуації, коли власник закидає фінансистів все новими та новими запитами, а ті для відповіді на них готують нові й нові форми управлінської звітності.

Іноді власник просить розшифрувати надану інформацію і щоб таке розшифрування підготувати фінансист буквально на коліні в стислий термін винаходить нову форму.

Оскільки одним питанням, вивчаючи управлінську звітність, власник, зазвичай, не обмежується, кількість таких форм зростає і множиться в геометричній прогресії. Чи треба казати, що кожен фінансист має ще й поточну завантаженість? Відсутність затвердженого та зрозумілого всім переліку звітних форм, термінів їх надання та відповідальних осіб тягне за собою переробки та підвищує рівень стресу у фінансовому відділі.

Перше, про що завжди треба пам'ятати: склад управлінської звітності має бути достатнім, але не надмірним.

Якість управлінських рішень залежить немає кількості підготовлених звітів, як від того, наскільки швидко вони готуються, наскільки інформація у яких достовірна, наскільки вона читана і зрозуміла.

Таким чином,

• швидкість формування (своєчасність)
• достовірність даних
• простота сприйняття кінцевим користувачем
• не перевантаженість звітності зайвими формами

Це, як на мене, основні критерії, яким в ідеалі має задовольняти управлінська звітність у будь-якому бізнесі.

До складу управлінської звітності, як уже не раз говорилося (докладніше можна прочитати у статті "Зв'язок та відмінності управлінського обліку від бухгалтерського"),входять операційні (або допоміжні) та підсумкові фінансові бюджети.

І операційні, і фінансові бюджети мають формуватись як за планом, так і за фактом. За своєю суттю, операційні бюджети – це розшифрування цифр фінансових бюджетів. Якщо їхній склад достатній, жодних додаткових розшифровок до управлінської звітності не потрібно.

Загалом, рецепт на вирішення перелічених вище проблем у складанні управлінської звітності дуже простий. Ось він:

1. Крок 1: Визначити повний перелік операційних бюджетів.

Наприклад, для невеликої роздрібної торгової мережі цей перелік може бути таким:

• План з виручки
• Розрахунок планової собівартості
• План з оренди та комунальних послуг у деталізації по торгових точках та апарату управління (оренда офісу та центрального розподільчого складу).
• План з комерційних та адміністративно-управлінських витрат апарату управління.
• План із зарплати та відрахувань із зарплати продавців
• План із зарплати та відрахування співробітників апарату управління
• План із податків: ПДВ, податку з прибутку, податку майно, УСН, ЕНВД тощо.
• План з амортизаційних відрахувань
• План за прямими витратами: у деталізації по торгових точках та апарату управління

Склад операційних бюджетів для виробничого підприємства буде дещо складнішим і ширшим, принцип, гадаю, зрозумілий.

А перелік фінансових бюджетів для будь-якого бізнесу завжди буде таким:

• Бюджет доходів та витрат (БДР)
• Бюджет руху коштів (БДДЗ)
• Управлінський баланс
• Зміни капіталу (як додаткова форма)

1. Крок 2:По кожному операційному бюджету прописати та затвердити періодичність складання (варіанти: щоденно, щомісячно, щоквартально), терміни підготовки та погодження. Прописати та затвердити відповідальних. Усе це правильно як підготовки планових, так складання фактичних бюджетів.
2. Крок 3:По кожному фінансовому бюджету прописати та затвердити періодичність складання (варіанти: щодня, наприклад, БДДС, щомісяця, щоквартально), терміни підготовки та погодження. Прописати та затвердити відповідальних. Усе це теж правильно як підготовки планових, так складання фактичних бюджетів.

РАДА 1:

Я б рекомендувала прописувати терміни підготовки та погодження планових бюджетів окремо від термінів підготовки та погодження фактичних бюджетів. Тому що процес планування (бюджетний період) на відміну підготовки фактичних бюджетів, по-перше, більше розтягнутий у часі, а, по-друге, сам механізм формування планів відрізняється від механізму збору фактичних даних.

РАДА 2:

При встановленні термінів підготовки та здачі операційних бюджетів (як планових, і фактичних) необхідно йти «з кінця», тобто. спочатку визначити дату, до якої необхідно отримати підсумкові фінансові бюджети. І далі, відштовхуючись від цієї дати, «розкручувати» ланцюжок бюджетів назад. Таким чином, для планування буде розраховано дату початку бюджетного періоду.

З фактичними бюджетами ситуація інша: треба відштовхуватися від дат готовності операційних бюджетів, т.к. вони залежить від термінів, яких вдається зібрати первинні документи, і від них виходити дату здачі фактичних фінансових бюджетів.

1. Крок 4:розробити уніфіковані формати операційних та фінансових бюджетів. Тут рекомендація проста: треба прагнути до того, щоб формати операційних та фінансових бюджетів були уніфікованими для всіх підрозділів компанії. Це особливо важливо виконувати та контролювати для компаній холдингового типу, у яких кілька напрямків бізнесу, а також для компаній із розвиненою мережею філій.

Якщо цю вимогу не виконати, то консолідація даних забиратиме колосальний час і призведе до зростання кількості помилок.

Ось, власне, і весь алгоритм для вирішення найпоширеніших проблем, пов'язаних із складанням управлінської звітності.

Ви можете сказати, що міркувати теоретично легко, але в практиці одних рекомендацій недостатньо.

І так і ні. Якщо для вирішення проблем з управлінською звітністю взяти наведений вище алгоритм і чітко відповідно до нього все продумати і реалізувати, запевняю вас, ваші найскладніші проблеми з управлінською звітністю підуть. Інша річ, що так, вам доведеться самим дуже над цим попрацювати. Продумати склад бюджетів, їх взаємозв'язок та терміни непросто. Але реалізовано.

Бажаю вам усіляких успіхів у цьому починанні! Свої запитання ви можете надсилати мені на електронну пошту.

Через особливості законодавства підприємства у Росії мають деякі зобов'язання, пов'язані з поданням різної звітності до державних органів. Для грамотного складання необхідних документів часто потрібна консолідація великих обсягів внутрішньокорпоративних ресурсів. У більшості компаній формується у тому числі й управлінська звітність, яку необов'язково надавати до державних органів, але багато фірм складають ці документи. То навіщо необхідний цей вид звітності?

Навіщо складається управлінська звітність

Управлінська звітність підприємства є внутрішніми документами, які містять певні цифри, що відображають різні аспекти бізнес-активності компанії.

Така звітність є важливим компонентом планування у бізнесі. Документи, що її формують, відображають дані, які мають досить велике значення при підрахунку перспектив будь-яких управлінських рішень. Коли завершується той чи інший етап розвитку компанії, ці документи дозволяють провести аналіз та виявити помилки керівництва фірми, а також причини цих недоліків та можливі варіанти інших рішень.

Важливо розуміти, що фінансова, бухгалтерська, управлінська звітність відрізняються одна від одної. По-перше, вони мають різну методологію. Тож якщо два перших типу звітності є статистичні дані, які відбивають обороти капіталів, то управлінська звітність як відбиває статистику, а й інтерпретує цифри. Таким чином, керівництво не лише бачить цифри, а й розуміє, що вони означають.

Наприклад, управлінська звітність показує, чим зумовлюється більш висока рентабельність під час виробництва конкретних видів продукції, або, навпаки, яка причина недостатніх показників виручки та надто великих витрат у тому чи іншому ділянці бізнесу. Такі інтерпретовані цифри у цій звітності допомагають менеджерам приймати правильні рішення, оновлювати основні фонди, вчасно модернізувати устаткування тощо.

Управлінська звітність усередині фірми при правильному та своєчасному складанні сприяє визначенню менш ефективних ділянок бізнесу.

Думка експерта

Чим може бути корисною управлінська звітність

Євген Кабанов,

генеральний директор групи компаній «Кубаньагропрод», Краснодарський край

Для того щоб розуміти, навіщо необхідні управлінський облік та звітність, потрібно чітко визначити цілі, які ви переслідуєте, а також ті завдання, які потрібно вирішити. Акціонери фірми, в тому числі я, змушені знаходити відповіді на різні стратегічні питання, адже нам потрібно бачити результати своєї багаторічної бізнес-діяльності. Основним показником управлінської звітності є вартість компанії. Методика виміру цих даних передбачає розуміння алгоритму обчислення приватної вартості фірми та її від способу розрахунку вартості компанії, акції якої котируються на фондовий ринок.

Плюс до всього різні галузеві чинники дуже можуть впливати на вартість фірми. У разі нашого бізнесу ціна холдингу залежить від абсолютних та відносних показників обсягу продажу, чистого прибутку, фінансового «важеля» та запасу фінансової міцності. Ми намагаємось звертати увагу на собівартість переробки та її облік, тобто на рівень продуктивності праці. Якщо інші умови рівні, цей показник визначає переможця у межах конкурентної боротьби.

Особливого значення надається показникам нефінансового характеру (наприклад, числу покупців за певний період), клієнтської структури та інших даних. Їх дозволяє одержувати саме управлінська звітність.

На даний момент у нас у фірмі в систему управлінської звітності інформація надходить з автоматизованого бухобліку плюс формується та аналізується в Excel. Щоб унеможливити проблеми організаційного характеру та інші незручності, пов'язані зі збором, обробкою та аналізом інформації, наприкінці 2005 року ми вирішили повністю перевести облік на наших підприємствах на автоматизовану систему.

Найбільш характерний приклад – компанія Enron. Інвестори та кредитори цієї фірми втратили велику частину коштів саме через те, що всю свою увагу присвячували фінансовій звітності і за цими даними не побачили інших важливих показників, що відображають розвиток бізнесу.

Що входить до складу управлінської звітності

Управлінська звітність немає суворого регламенту рамках законодавства, вона формується у вільній формі і має відповідати виключно потребам управління певної фірми. Завдяки цьому існує велика кількість варіантів такої документації. Однак є певні нюанси, які важливо включати до звіту.

1. Звіти про операційну діяльність

Операційна діяльність є основну роботу фірми, яка спрямована на отримання прибутку (це виробництво товарів, надання послуг та інша діяльність, що приносить прибуток).

До подібної звітності входять дані про:

• виробництві товарів;
• придбання товарно-матеріальних цінностей;
• закупівлі сировини, витратних матеріалів та комплектуючих;
• запаси готової продукції на складах;
• рух грошових коштів;
• дебіторської заборгованості.

Таким чином, подібний звіт відображає стан справ компанії.

2. Звіти про інвестиційну діяльність

Інвестування є важливим частиною діяльності фірми. Адже навіть найменше підприємство виділяє кошти, що йдуть на розвиток та розширення бізнесу.

Такий вид управлінської звітності містить дані про:

• рух основних засобів;
• рух нематеріальних активів підприємства;
• довгострокових фінансових вкладах;
• планованих інвестиціях та капітальних вкладеннях;
• виконання інвестиційних проектів.

3. Звіти про фінансову діяльність

У цьому звіті йдеться про короткострокові вкладення, про залучення позикового та акціонерного капіталу, кредитування та управління готівкою.

4. Звіти про продаж або надані послуги

Ця звітність складається службою збуту для керівництва та топ-менеджерів організації. Такий документ показує, у яких обсягах реалізується продукція та з яким цінником. Іноді можуть бути відображені додаткові відомості про динаміку відвантажень, про запаси на складських приміщеннях, витрати на реалізацію продукції тощо.

5. Звіти про закупівлю

Такий звіт містить дані про закупівлю сировини, витратних матеріалів, обладнання, інструментів та інших виробничих активів. Особливо важливим є цей документ на великому виробництві, де в роботі використовують велику кількість різних матеріальних цінностей.

Думка експерта

В управлінській звітності мають відображатися ключові показники діяльності компанії

Наталія Газізова,

глава представництва компанії "Epicor Scala СНД", Москва

Щоб виключити у роботі фінансових служб творчий підхід до складання управлінської звітності компанії, керівник має чітко виділити основні показники діяльності фірми. При цьому ці дані мають бути інформативними та дозволяти відстежувати результати роботи та складати прогнози. У нашій компанії до таких показників ми відносимо:

• обсяг дебіторської заборгованості та невиставлених рахунків (DSO, англ. daily sales outstanding – показник неоплачених продажів);
• співвідношення обсягів продажів нинішнім клієнтам та новим за звітний період;
• валова маржа (сross маргін);
• аналіз витрат підприємства (run-rate analysis);
• внесок кожного з напрямів діяльності (кожного виду продукції) у прибуток компанії (сontribution);
• капітальні витрати.

У зв'язку з тим, що наша фірма є консалтинговою та орієнтованою на проекти, важливо також враховувати середню погодинну ставку консультанта та реалізацію (цей показник дає можливість визначити ступінь зайнятості наших консультантів у проектах).

Основні форми управлінської звітності

Існує кілька форм управлінської звітності, наприклад, управлінський баланс.

Управлінський балансздебільшого схожий на бухгалтерський. Однак є ключова відмінність від бухгалтерської управлінської звітності, яка полягає у функціональному призначенні. Цей тип звітності як відображає цифри, а й дозволяє інтерпретувати їх із погляду ефективності бізнес-моделі організації, тобто дає можливість побачити картину загального стану справ у плані активів і різних зобов'язань фірми перед партнерами, і навпаки.

Залежно від того, як інтерпретуватимуться показники управлінської звітності, формується оригінальна структура управлінської звітності. При цьому особливе значення має те, хто буде користуватися даними звітами.

Управлінський баланс є універсальним документом, тому що він включає інформацію, цікаву не тільки генеральному директору, але і його заступнику і самому власнику бізнесу.

Які ще є види управлінської звітності?

Звіт про прибутки і збиткиє документом, який має надаватися до відповідних органів. При цьому його можна використовувати як джерело під час створення управлінської звітності, цьому сприяє ще й зручна структура цього документа.

Такий звіт покликаний фіксувати результати активностей фірми у певний період із погляду фінансів. Він містить цифрові дані про доходи, витрати та фінансові результати з наростаючим підсумком. У межах управлінської звітності тут відбиваються: джерела виручки, статті витрат, прибутковість фірми. Однак, щоб це були голі цифри, а й інтерпретація, необхідно супроводити вищеописані дані додатковими джерелами, що фіксують потрібні роз'яснення щодо описаних у звіті показників.

Ще один важливий вид звітності – звіт про рух коштів. Цей документ показує надходження фінансів у кореляції із джерелами. Крім того, він відображає виплати організації відповідно до ключових напрямків витрат (за певний період часу) і дозволяє визначити кредитоспроможність компанії. Такий звіт корисний як керівному складу підприємства, а й його власникам.

Всі розглянуті види управлінської звітності можуть бути доповнені іншими джерелами, які у свою чергу можуть бути засновані на різних підходах до їх складання.

Вимоги, яким має відповідати внутрішня управлінська звітність

1. Зрозумілість.

Важливо знати, розуміння основних цілей управлінської звітності конкретного типу значно підвищує її зрозумілість для конкретного користувача. При цьому цілі звітів мають бути визначені ще під час розроблення класифікатора управлінської звітності.

Таким чином, ясно, що звіт такого роду повинен бути зрозумілий користувачеві управлінської звітності, однак є певний нюанс: цей користувач у свою чергу теж повинен мати деякі особливі знання. Основу при цьому складають фінансові та економічні відомості.

Зрозуміло, керівництво підприємств має досконало розуміти методологію формування управлінських звітів, проте усвідомлювати зміст основних показників, зазначених у звітності, і навіть знати управлінську облікову політику керівники повинні. У зв'язку з цим важливо запланувати спеціалізоване навчання, і керівників фірми теж. Більшість компаній не приділяють цьому питанню належної уваги, а відсутність навчання призводить до багатьох негативних наслідків.

Отже, інформація, що міститься у звітності, повинна бути доступною для розуміння користувачеві, який знайомий з принципами управлінської звітності та має базові знання з економіки та фінансів.

2. Значимість

Управлінська звітність завжди має відображати виключно значущі інформаційні дані. Незважаючи на те, що з назви документів зрозуміло, що такі звіти важливі для організації і повинні містити в собі лише значущі дані, однаково у багатьох фірмах вони перевантажуються зайвими відомостями. При цьому відсутність належної підготовки до ведення звітності є причиною такої інформаційної надмірності. Особливо часто не продумують основний класифікатор управлінської звітності, забувають чітко визначити цілі. Як наслідок – засмічені зайвими відомостями звіти.

Ті ж, хто любить додати до звіту додаткові дані, можуть скористатися особливими можливостями спеціалізованих програмних продуктів, які дозволяють виводити на екран не всі показники. З одного боку, можна одразу в налаштуваннях передбачити всі потенційно цікаві показники для конкретного звіту, але з іншого - при його візуалізації висвічуватиме лише частина з них.

Важливо розуміти, що той чи інший показник може бути по-різному значущим у різні періоди часу. Так, у компанії з дорожнього будівництва топ-менеджери вимагають від підрозділів виробництва надання щоденної звітності. Незважаючи на те, що віддалені роботи завжди передбачають більший контроль, такі звіти через те, що складалися щодня, мали значущість для спільної справи лише 30%. Таким чином, цей підхід виявився просто марнуванням часу співробітників ДРСУ (дорожньо-ремонтних будівельних ділянок).

Отже, всі відомості управлінської звітності мають бути корисними та сприяти прийняттю рішень, а також оцінці минулих, сьогодення та майбутніх подій, що у свою чергу дозволяє виправляти попередні оцінки або підтверджувати їх.

3. Надійність (достовірність)

Незважаючи на те, що на відміну від бухгалтерської звітності управлінська не потребує скрупульозної точності, все одно ця характеристика дуже важлива при складанні звіту. Справа в тому, що іноді керівнику найбільш важливо отримати відносно точний звіт, але в строго відведені терміни, ніж звітність, вивірену до дрібниць, але із затримкою. Однак це зовсім не означає, що управлінська звітність не потребує точності.

Основний момент:управлінський звіт повинен відображати реальний стан справ організації та не містити вагомих похибок.

Важливо виконувати певні умови для забезпечення надійної управлінської звітності.

4. Правдивість

Ця умова говорить про те, що звіт повинен відображати правдиві операції та інші події, які були основою для його підготовки. Відсутність правдивих відомостей іноді має місце через труднощі ідентифікації подій та їх оцінки. Таке може статися під час заповнення звіту та введення даних, особливо якщо введення здійснюється на підставі первинної документації, в якій неможливо чітко визначити аналітику. Ще таке трапляється, коли первинка не надійшла вчасно, а внутрішній первинний документ містив деякі помилки.

5. Нейтральність

Ця умова полягає в тому, що подані відомості мають бути неупередженими та не впливати на прийняття рішень з метою досягнення запланованого результату. Хоча відсутність нейтральності часто трапляється, коли управлінці надто сподіваються на свою інтуїцію. Інакше висловлюючись, вони тримають готове рішення у своїй голові, а управлінський звіт сприймають лише як інструмент підтвердження цього рішення. Тоді відомості можуть просто підганятися під цей готовий результат, хоча й несвідомо.

Таке підстроювання відомостей може бути укладено у виключенні з управлінської звітності тих показників, які явно демонструють слабкі сторони реалізованого або тільки рішення, що готується. Також для того, щоб підігнати звіт під картину, що дозріла в голові, може застосовуватися інша облікова політика під час розрахунку показників.

Справа в тому, що однакові показники часто мають різне значення в залежності від використання відмінних один від одного принципів визнання та оцінювання господарських операцій. Даний спосіб підстроювання відомостей можна успішно застосовувати під час розробки планових управлінських звітів (бюджетів), оскільки за фактом звітність можна отримати, виходячи лише з раніше введених даних, а отже, і управлінська облікова політика не може бути легко змінена.

Важливо розуміти, що управлінську облікову політику спочатку можна вибрати таким чином, щоб за її використання ті показники, які цікавлять власників компанії, виглядали б привабливішими.

6. Переважання сутності юридичної форми

Для забезпечення достовірності відомостей вони мають бути подані з урахуванням їхньої економічної сутності та реальності, а не лише відповідно до їх юридичної форми. Зрозуміло, що ця умова безпосередньо стосується політики управлінського обліку, а ще точніше – до будь-яких її відмінностей від політики бухгалтерського обліку.

7. Обачність(консервативність)

Дане поняття передбачає дотримання обережності для формування суджень у межах звітності, особливо у умовах невизначеності. Не варто завищувати свої активи та занижувати зобов'язання.

Якщо ступінь невизначеності дуже великий, то події слід розкривати виключно у примітках до звіту. Інакше кажучи, звіт не варто прикрашати у такий спосіб, щоб він більше сподобався керівнику чи власнику підприємства.

8. Сумісність

Важливо розуміти, що за частої зміни форматів управлінської звітності зіставляти, контролювати та аналізувати динаміку показників таких документів буде вкрай складно.

Зрозуміло, не завжди відразу виходить створити оптимальну форму управлінської звітності. І якщо хочеться до кінця бути впевненим у повноті форми, зазвичай потрібно неодноразово скласти управлінський звіт, щоб на цифрах його обкатати.

Є різні коригування форматів управлінської звітності, проте згодом краще не змінювати форму звітів без крайньої необхідності. Виникнути ця потреба може у зв'язку зі зміною стратегії фірми, що спричинить планування і контроль будь-яких нових показників, раніше не використаних при складанні звіту.

За такої ситуації формат управлінської звітності може стати іншим, проте організація зазвичай рідко змінює стратегію, а значить, і форма звіту варіює вкрай рідко.

Склад та кількість звітів можуть зазнати змін і з інших причин. Наприклад, компанія використовує систему бюджетного управління, а модель планування у зв'язку з будь-якими причинами була деталізована, що стало підставою для появи бюджетів та показників. У такому разі необхідно ще й збільшити кількість та склад фактичної управлінської звітності, щоб можна було отримувати план-фактні звіти для подальшого аналізу.

Дані дії можуть спричинити зміну вже діючих форматів фактичної управлінської звітності.

Думка експерта

Принципи формування інформативної управлінської звітності

Павло Меньшиков,

головний бухгалтер апарату управління генерального директора компанії "Мостотрест", заступник головного бухгалтера компанії "Мостотрест", Москва

Існує кілька принципів, які можуть допомогти вам організувати управлінський облік таким чином, щоб ви не витрачали на вивчення звітних документів зайвий час.

1. Нічого не треба ускладнювати.Найкраще застосовувати форму таблиці. Якщо є можливість зробити звіт графічним, слід використовувати побудова графіків і діаграм.
2. Слід оцінювати стан компанії за трьома основними формами:баланс, звіт про прибутки та збитки та звіт про рух коштів. На невеликих підприємствах з допомогою цих форм можна провести аналіз стану активів та оцінити результати діяльності. Але якщо управлінська облікова політика відрізняється від бухгалтерської, то й форми мають бути не бухгалтерські, а управлінські.
3. Стоїть ділити основні показники управлінської звітності на абсолютні та відносні. Абсолютними варто вважати показники обсягу виручки, прибуток, маржинальний дохід та собівартість. У цьому можуть бути представлені у грошовому вираженні, а й у натуральному. Друга група показників призначена для можливості оцінити ефективність діяльності фірми, підрозділу та працівників. Найкраще проводити аналіз цих показників у динаміці. Плюс до всього відносні показники дозволяють порівняти основні показники вашої фірми з показниками інших компаній галузі.
4. Чим більша ваша організація, тим частіше коштує контролювати основні показники(Один раз на місяць або на тиждень). При цьому керівник особисто повинен оцінювати невелику групу показників, тобто не варто багато брати на себе. Краще давати відповідні доручення своїм заступникам, які також стежитимуть за якимись показниками власно.
5. Збирайте якісну первинну інформацію.Так, якщо виробничому підрозділу без зважування відпускається зі складу два мішки цукру з нормативною масою 50 кг кожен, потрібно фіксувати відпустку двох 50-кілограмових мішків, а не 100 кг цукру. Зрозуміло, можна враховувати вагу і в кілограмах, але тільки тоді, коли матеріали, що відпускаються, зважують, адже нормативна маса іноді істотно відрізняється від фактичної. Також частою проблемою є якість баз даних. Наприклад, той самий контрагент може бути внесений до бази під різними назвами (ТОВ «Будмаркет», «Будмаркет», «Буд Маркет», «Буд-маркет»). Аналогічна проблема трапляється при написанні назви матеріалів. Щоб унеможливити неточності такого роду, варто пропрацювати хорошу грамотну автоматизацію. У невеликих організаціях найкраще використовувати Excel. А от якщо компанія велика та управлінську звітність складають кілька десятків осіб, то необхідно застосовувати спеціалізовану інформаційну систему.
6. Слідкуйте за єдиною базою даних.Найчастіше відомості, припустимо, про дебіторську заборгованість, є і в дирекції з продажу, і у фінансовій службі, і в бухгалтерії. При цьому кожен підрозділ має свою особисту облікову мікросистему. Щоб мати можливість оперативно отримати якісний управлінський звіт, необхідно використовувати єдину інформаційну систему і жорстко зобов'язати всі підрозділи вести облік лише у ній. Таким чином, наприклад, відвантажити продукцію зі складу або видати витратні матеріали для виробництва можна, тільки зайшовши в систему і роздрукувавши документ, що супроводжує. При цьому отримати його можна буде тільки в тому випадку, якщо всі необхідні дані були правильно внесені до бази.

Формування управлінської звітності: основні етапи

Етап 1.Складання списку людей, яким потрібно користуватися управлінською звітністю

У цьому списку варто відобразити генерального та комерційного директорів, топ-менеджерів та керуючих продажами, адже всім їм рано чи пізно буде потрібна управлінська звітність.

Етап 2.Збір існуючої управлінської звітності у тому вигляді, як вона є

У випадках, коли використовується бухгалтерська звітність, до комплекту необхідно включати і її.

Етап 3.Складання матриці для управлінської звітності

Складання даної матриці має на увазі вписання наступних відомостей: користувачі звітів/види звітів, на перетині необхідно прописати, що саме кожен користувач дивиться у звіті (буквально куди він дивиться, в яку комірку, на який результат - щоб виявити марну інформацію або інформацію в незручному вигляді, (користувач звіту ще щось перераховує на калькуляторі).

Крім цього, потрібно поставити відповідні питання, щоб визначити, чого саме користувачам не вистачає у звіті. Так, якщо в компанії існують показники, що використовуються як контрольні та цільові, то потрібно включити їх у таблицю в осередки тих звітів, з яких беруться їх значення. Це дуже важливо під час складання управлінської звітності.

Таблиця. Матриця управлінської звітності

	Звітні дані щодо холдингових продажів. Цільовий показник – обсяг продажів	Звітні дані щодо продажу кожної філії. Контрольний показник – обсяг продажів кожного філіального підрозділу	Звіт з дебіторської заборгованості Контрольні показники – суми дебіторської заборгованості філій	Звіт з витрат звернення. Контрольний показник – маржа
Генеральний директор	Звертає увагу на результат із продажу. Необхідно: підсумок у регіонах	Звертає увагу на результат продажу всіх філій. Необхідно: підсумок за номенклатурними групами	Звертає увагу на результат щодо простроченої заборгованості	Порівнює загальну суму витрат із маржою. Незручності: відсутність показника маржі у цьому звіті. Не варто розшифровувати витрати на дрібниці. Необхідно: відокремлювати витрати на провадження від адміністративних витрат
Комерційний директор	Звертає увагу на суму продажу у всіх регіонах.	Звертає увагу на суму продажу кожного менеджера. Необхідно: відстежувати кількість нових клієнтів кожного менеджера	Звертає увагу на прострочену та загальну заборгованість щодо кожного менеджера

На даному етапі виходить картина того, як справи насправді. З неї необхідно виділити найбільш раціональні показники, щоб за нового управлінського обліку було все, що використовувалося раніше.

Етап 4.Розробка та створення управлінського класифікатора

На даному етапі важливо створити грамотний класифікатор, де відображатимуться витрати та доходи, а також рух грошових коштів (БДДС) та бюджет інвестицій, а також містяться статті для обліку оборотів між статтями балансу.

Етап 5.Ухвалення рішення про те, які ще аналітичні довідники потрібні

Наступним етапом стає ухвалення рішення про те, які ще довідники аналітики потрібні при складанні управлінської звітності. Припустимо, звертаючи уваги на таблицю, описану вище, відразу можна зробити висновок про те, що необхідними стануть довідники по підрозділах (філіях), регіонах, номенклатурних груп, менеджерів, а також, можливо, ще й за статтями витрат і контрагентів. Грошова управлінська звітність, як правило, потребує аналітичного обліку місць зберігання фінансових коштів (розрахункових рахунків, кас, підзвітних осіб). Дані довідники треба взяти з вже розроблених баз даних (з бухгалтерської бази даних можна взяти довідник за контрагентами, наприклад) або самостійно скласти нові, але узгодити їх потрібно з усіма особами, які користуються звітом по даному конкретному посібнику.

Етап 6.Складання основних форм звітності

Наразі необхідно розробити основні форми управлінської звітності (БДР, БДДС, Баланс). Потрібно перевірити, щоб звітність містила ту інформацію, якою керівництво користувалося раніше. Отже, форми мають бути складені реальних даних. Так, якщо форми розробляються в таблиці Excel, не забудьте додати до неї весь необхідний аналітичний облік (припустимо, згідно зі статтями оборотів), вивести регіони чи номенклатурні групи, а колонки зробити за місяцями.

Якщо ж для створення форм використовується програмне забезпечення «Бізнес-планування», можна обійтися лише заповненням довідника «Форми бюджетів» і потім провести перевірку на предмет виведення у звіті розшифровки аналітики, яка вам потрібна.

Етап 7.Складання інших форм звітності

На основі аналітичних довідників, що використовуються, потрібно створити інші форми управлінської звітності. Спочатку слід зробити форми, які будуть аналогічні використовуваним в організації. Далі варто розглянути матеріали схожих з вашою фірмою організацій та оцінити їх користувачів, потім треба висунути пропозицію щодо впровадження додаткових форм звітів.

Етап 8.Додавання до створених звітів формул і значень, що обчислюються

На даному етапі документація починає набувати вигляду управлінської звітності.

Етап 9.Заповнення форм звітності

Заповнювати форми потрібно виключно тими даними, які реальні, за той самий місяць. Також необхідно провести погодження заповнених форм із тими особами, які раніше займалися складанням управлінської звітності.

Етап 10Погодження звітності з користувачами

Заповнена звітність має бути узгоджена з користувачами. При цьому є ймовірність, що доведеться виправляти та доопрацьовувати управлінську звітну документацію відповідно до отриманих зауважень.

Отже, складання управлінської звітності відбувається за етапами. При цьому кожен із них дуже важливий, і потрібно стежити за правильним його проходженням. Тільки тоді звіт буде грамотно складеним.

З якою періодичністю необхідне складання управлінської звітності

Як часто необхідно складати управлінську звітність, кожен керівник вирішує в індивідуальному порядку. Основний критерій під час виборів періодичності – своєчасність прийняття рішень, заснованих на даних звітах. При цьому для нижніх рівнів управління оперативність прийняття рішень важливіша, ніж для верхніх. Тому й періодичність складання звітів на нижніх рівнях має бути більшою.

Прийнято виділяти три умовні базові періоди подання управлінської звітності.

1. Короткостроковазвітність складається максимально часто – щодня чи раз на тиждень. Але підсумковий термін залежить лише від специфіки виробництва. Така звітність формується на основі первинних документів з різних аспектів. Інакше кажучи, це найбільш актуальна для компанії інформація, що відображає найважливіші сторони виробництва, що динамічно змінюються. Найчастіше такий формою управлінської звітності користуються керуючі середніх рівнів, які приймають рішення на основі даних документів.
2. Середньостроковазвітність формується щотижня чи щомісяця. У ній поєднуються показники поточні та прогнозовані. Так можна відстежити зміну цін на сировину, використовуючи дані за завершений місяць та прогнозуючи подальші зміни на основі змінних ринкових цін. Основні споживачі цих звітів – топ-менеджери та керівники підприємства. Рішення, які приймаються на основі цих звітів, мають особливо важливе значення для компанії та суттєво впливають на підсумки її діяльності.
3. Періодична (або довгострокова)управлінська звітність складається щомісячно або 1 раз на півроку. Основна її мета – встановити зв'язок із фінансовою звітністю для відображення змін та взаємозв'язків між управлінськими показниками та звітними даними. У зв'язку з тим, що в кожній компанії є квартальні звіти, цей вид управлінської звітності є виключно стратегічним та аналітичним інструментом. Так як реагувати на ситуаційні зміни відповідно до фінансової звітності потрібно щокварталу, найбільш важливою стає все ж таки короткострокова управлінська звітність, що відображає зміни в динаміці.

Незважаючи на те, що формування звітності визначається індивідуально самою фірмою, дуже важливо складати відповідний графік, адже такі звіти – невід'ємна частина загальної системи внутрішнього контролю в організації.

Якщо своєчасного зворотного зв'язку немає, є велика ймовірність втрати контролю з боку керівника. Тоді всі цілі втрачають свою актуальність і залишаються просто нереалізованими планами, записаними на папері. Якщо немає способу оперативно дізнаватися, наскільки ефективна діяльність організації, керівник втрачає можливість вносити корективи, створені задля розв'язання різноманітних проблем. Внутрішня управлінська звітність – важливий інструмент у руках керівника, який несе велику відповідальність за досягнення всіх намічених цілей та виконання всіх поставлених завдань.

Найголовнішим недоліком внутрішніх звітів при традиційних підходах до їх формування є надмірна увага до помилок замість надання необхідної для топ-менеджерів інформації, яка справді дозволить зробити ефективні дії. Таким чином, і зворотний зв'язок часто спрямований лише на організацію проведення ревізії або пошук недоглядів, які вже неможливо виправити, а акцент на минулих подіях не залишає можливості працювати з перспективою.

З якими складнощами може бути пов'язана підготовка управлінської звітності

Експерти в галузі бізнесу та менеджменту вважають, що основна проблема при складанні управлінської звітності полягає у відсутності достатньої лояльності до такої документації з боку як працівників організації, так і в деяких випадках з боку керуючих та власників бізнесу. Часто це пов'язано з небажанням витрачати час на формування додаткових звітів, адже компанії й без цього мають зобов'язання щодо надання до держорганів певних офіційних документів, на що теж йде багато часу та сил. Тому трапляється, що управлінську звітність просто не сприймають як документацію, яка справді варта уваги. Причому так думати може не лише директор, а й самі власники бізнесу, як уже говорилося вище. Справа в тому, що найчастіше керівництво сприймає таку звітність як черговий метод для введення представників управління (менеджменту) в оману, особливо коли виникає необхідність відвернути увагу від будь-яких невдалих показників виробництва.

Яким може бути вирішення цієї проблеми?Зазвичай аналітики радять розпочати з керівного рівня. У складанні управлінської звітності мають бути зацікавлені насамперед топ-менеджери, адже саме вони можуть сформувати усі необхідні локальні правові акти, за якими інші працівники мають сприяти у формуванні відповідних документів.

Інша складність при вирішенні цього завдання полягає в необхідності безперервного вироблення нових підходів до інтерпретації цифр, які містяться у звіті. Має місце обумовленість цього факту через зміни у структурі виробництва бізнесу. Працюючи з бухгалтерської та фінансовою звітністю немає необхідності інтерпретувати цифри, отже, можна використовувати стандартизовані форми, у яких фіксуються відповідні показники.

Управлінська звітність покликана вирішувати інші завдання. Насамперед ці звіти потрібні самій компанії, а чи не будь-яким державним органам (на відміну бухгалтерської та фінансової форм звітності). Навіть коли інтерпретація цифр, що містяться в управлінській звітності, при заданій структурі виробництва у певний період відіграла позитивну роль, немає жодної гарантії, що вона буде так само корисною за умови, що характеристики тих чи інших бізнес-процесів змінилися.

Якщо у виробничій сфері виникають будь-які зміни, то упорядник звітної документації змушений буде вдосконалювати підходи до інтерпретації цифрових даних. Це досить тривалий процес, адже укладачеві швидше за все доведеться витрачати не лише свій час, а й особистий час колег, до яких він може звертатися за порадою, думкою або за допоміжними показниками, які відображають результати діяльності підприємства.

Відмінним вирішенням цієї проблеми є налагоджені комунікації між колегами (наприклад, наради, де розглядаються поточні показники та розробляються заходи щодо їх поліпшення, у тому числі за допомогою введення нових методів звітності, таких як управлінська).

Що передбачає аналіз управлінської звітності

Вкрай важливо як правильно складати управлінську звітність, а й чітко інтерпретувати отримані показники і дані. Для кращого і наочного сприйняття слід використовувати як електронні таблиці, а й графічні зображення (зокрема і діаграми) з текстовими описами. Буде корисним порівняльний аналіз показників поточного періоду з аналогічними минулими роками тощо.

Ціль аналізу управлінської звітності – оцінка ефективності діяльності підприємства за звітний період.

Проведення аналітичної роботи ведеться з метою оцінки:

• розрахунку операційної та чистої, а також інших видів прибутку;
• співвідношення позикового капіталу та власного, можливості оплачувати взяті він зобов'язання.

Варто скористатися групами фінансових показників ліквідності, ділової активності, платоспроможності, ринкової активності та структури капіталу. Вони розробляються з урахуванням основних потреб управління, та його можна використовувати у сукупності, а й окремо.

До показників, які надалі планується використовувати для ухвалення стратегічних рішень, потрібно ставитись вкрай уважно. У тих випадках, коли при їх обчисленні застосовуються неточні дані або допущені грубі методологічні помилки, ви сильно ризикуєте, оскільки можете створити серйозні помилки в рамках управління, які спричинять чималі фінансові труднощі.

Ще один важливий пункт – розуміння фундаментально важливих відмінностей між російськими та міжнародними стандартами фінансової звітності. Справа в тому, що деякі поняття при перекладі на російську мову можуть бути інтерпретовані по-різному (наприклад, у Російській Федерації грошові ресурси розуміються як кошти, що знаходяться в касі підприємства або на банківському рахунку, а в рамках Міжнародних стандартів до грошових ресурсів ще відносять всі високоліквідні активи, які можна перевести у валютний еквівалент). Ще однією важливою відмінністю є спосіб обліку: так, в РФ часом використовується метод нарахування, тоді як МСФЗ приймається тільки касовий метод.

МСФЗ представляє найнеобхіднішу для управлінського обліку інформацію, вона оперативніше і найчастіше використовується фінансовими директорами.

Коли потрібна автоматизація управлінської звітності

Приступати до автоматизації управлінської звітності варто тоді, коли ви вже маєте розроблені процедури ведення обліку такого роду, або ж у тих випадках, коли ви можете спочатку скласти зрозуміле та грамотне технічне завдання для програмістів, які працюватимуть з обраним програмним продуктом.

Впровадження автоматизованого ведення управлінської звітності має бути поступовим. Починати треба з автоматизації обліку фінансів. Складати бюджет руху фінансових коштів слід у деталях за точками відповідальності, статтями надходжень, витрат. Все це являє собою контрольований процес обліку.

Якщо в компанії зовсім немає управлінського обліку або він перебуває в процесі розробки, варто розглянути підхід «перехід від простого до складного».

Для грамотного складання управлінської звітності необхідно:

• визначити схему точок відповідальності;
• встановити формат бюджету коштів, що потребує грамотного виділення статей цього бюджету;
• внести заявку на платіж.

При цьому, щоб автоматизувати систему управлінської звітності, необов'язково купувати дорогу ERP-систему. Є великий вибір програм обліку, які дозволять автоматизувати управлінську звітність.

Якщо у вас ще немає 1С для початку автоматизації управлінської звітності, варто придбати цю програму. Вона допомагає автоматично відстежувати пересування коштів. Зрозуміло, є варіанти дорожчих програм, проте слід враховувати таке.

1. Вашій компанії не обов'язково потрібний широкий спектр функцій.
2. Якщо у вашій організації ще не розвинена управлінська звітність, то ви не зможете одразу скласти грамотне технічне завдання програмістам. Крім того, чим більше напрямів своєї бізнес-діяльності ви плануєте облікувати, тим більше часу вам знадобиться на відповідні налаштування.
3. Не кожне стандартне рішення, яке запропонує вам консультант, підійде саме для вашого бізнесу. Якщо ви хочете йти в ногу зі стандартами, вам потрібно або змінити своє виробництво під програму, або підлаштувати програму під ваше виробництво, проте не всі програмні продукти піддаються такій обробці. До того ж для цього буде потрібен час.
4. Не варто думати, що якщо ви заплатили багато грошей відомому постачальнику на ринку, то успішна автоматизація вам гарантована. У будь-якому випадку створювати технічне завдання вам доведеться самостійно, тому що, якщо складати його будуть представники компанії-постачальника, навряд чи зможуть врахувати всі важливі нюанси саме вашого бізнесу.

Коли налагоджені процедури управлінського обліку відсутні, складання та узгодження технічного завдання вимагатимуть відпрацювання всіх аспектів вашого бізнесу із самого початку. При цьому вкрай важливо не змарнувати час і не зупинити весь цей процес.

Формування управлінської звітності за допомогою аутсорсингу

Якщо ви вирішили почати використовувати у своїй організації управлінську звітність, але при цьому не розумієте, з чого потрібно почати, варто обрати фахівців у даній сфері і доручити цю справу їм. Ось основні ознаки, які характеризують справжніх профі у цій сфері.

1. Оперативність надання звітності

У випадках, коли звітна документація надається повільно та із запізненням, дані втрачають актуальність. Такі звіти не мають цінності зовсім, адже неможливо прийняти правильне рішення, ґрунтуючись на даних, які втратили актуальність.

У випадках, коли звітність надходить набагато пізніше за запит від керівника, вона не має цінності – подумайте про впровадження нової системи від іншої аутсорсингової компанії.

1. Достовірність інформації

У тих випадках, коли дані підтвердити неможливо, а працівники не можуть пояснити, звідки беруть початок ті чи інші цифрові дані, варто зробити висновок - система далека від досконалості або нею не вміють грамотно користуватися. За будь-яких розкладів винні ті, хто впроваджував таку систему управлінської звітності.

1. Звітність надається у простому та зрозумілому для сприйняття форматі

Найчастіше керівники не володіють таким часом, щоб присвятити себе розумінню складних таблиць і графіків, а також пошуку важливої ​​інформації серед зайвих даних. Тому управлінська звітність має бути зрозумілою, лаконічною та структурованою. Однак варто пам'ятати про те, що надмірна деталізація така ж погана, як і зайві відомості. Таким чином необхідно знайти золоту середину.

Інформація про експертів

Євген Кабанов, Генеральний директор групи компаній "Кубаньагропрод", Краснодарський край. ДК «Кубаньагропрод» – агропромислова вертикально інтегрована компанія, яка контролює весь технологічний процес виробництва кормового соєвого білка для сільськогосподарських тварин (закупівля соєвих бобів, зберігання, переробка) та продаж кінцевих продуктів – соєвого білка та соєвої олії. До складу групи входять три компанії у Краснодарському краї та торгове представництво у Москві. Форма організації: ТОВ. Місце розташування: Краснодарський край

Наталія Газізова, голова представництва компанії "Epicor Scala СНД", Москва. Компанія «Epicor Scala СНД» займається розробкою та впровадженням інформаційних систем автоматизації управління класу ERP, SCM (англ. supply chain management – ​​комплексне управління матеріальними та інформаційними потоками протягом ланцюжка постачання), CRM та ESA (enterprise service automation – автоматизація сервісних компаній та проектно -орієнтованого бізнесу). Компанія має офіси в Москві, Санкт-Петербурзі, Алма-Аті та Києві. Штаб-квартира знаходиться в Ірвіні (США, штат Каліфорнія), офіси та філії розташовані по всьому світу. Серед корпоративних клієнтів у СНД: Novotel, Marriott, Hyatt, "Тетра Пак", ABB, Danone, CPC Foods, фабрика "Більшовик", Челябінський електрометалургійний комбінат, ВАТ "Світлогірськ", Новоросійське морське пароплавство.

Павло Меньшиков, Головний бухгалтер апарату управління генерального директора компанії "Мостотрест", заступник головного бухгалтера компанії "Мостотрест", Москва. Павло Меньшиков закінчив Московський інститут сталі та сплавів (МІСіС). Експерт із побудови ефективно працюючих підрозділів та впровадження корпоративних інформаційних систем. До приходу в компанію «Мостотрест» керував консалтинговими проектами у різних галузях (від сфери послуг до промисловості; виконував замовлення найбільших індустріальних холдингів, зокрема Об'єднаної металургійної компанії та компанії «Уралкалій»). Проводить семінари з управлінського обліку, документообігу та організаційного розвитку. Автор книги «Бухгалтерія без авралів та проблем. Як налагодити ефективну роботу бухгалтерії. Практичний посібник для директора та бухгалтера» (М.: Добра книга, 2010).

Дмитро Рябих Генеральний директор ТОВ «Альт-Інвест», Москва

На які запитання Ви знайдете відповіді у цій статті

• У чому відмінність фінансової та управлінської звітності від бухгалтерської.
• Які практичні висновки дозволяє зробити аналіз рентабельності продажів
• Які показники управлінської звітності мають бути відомі Генеральному директору
• На що звертають увагу потенційні інвестори

Є три види звітності підприємства: бухгалтерська (податкова), фінансова та управлінська. Розберемося, в чому особливості кожної з них.

Бухгалтерську (податкову) звітністьскладають усі російські компанії. Ця звітність включає «Бухгалтерський баланс», «Звіт про прибутки та збитки», податкові декларації та низку інших форм. Цікава вона тим, що підлягає перевірці державними органами, тому бухгалтерська звітність — перше, що захочуть вивчити Ваші кредитори або партнери компанії. Однак якщо Ваша компанія використовує в роботі сірі схеми, дані звітності будуть спотворені, і Ви навряд чи зможете адекватно оцінити ситуацію в компанії. Саме тому в компанії має бути ще або фінансова та управлінська звітність, або просто управлінська.

Фінансова звітністьзовні може бути схожим на бухгалтерську (податкову). Однак фінансова звітність має важливу відмінність. Її складають не з міркувань відповідності законодавчим нормам та оптимізації податків, а орієнтуючись на найточніше відображення реальних фінансових процесів у бізнесі. Це, наприклад, стосується врахування зобов'язань, списання витрат, амортизації, оцінки акціонерного капіталу.

Управлінська звітністьконцентрується на внутрішніх аспектах підприємства. Наприклад, це можуть бути будь-які виробничі дані (таку управлінську звітність для Вас може готувати директор з виробництва), інформація про роботу з дебіторами та кредиторами, дані щодо запасів тощо. Не відображаючи повної картини бізнесу, управлінська звітність дає хорошу основу для постановки завдань та контролю за їхніми досягненнями. Особливо важливо складати управлінську звітність у невеликих та середніх компаніях, які не всі дані проводять офіційно. По суті, тільки керуючись управлінською звітністю, Ви зможете оцінити реальний стан справ у компанії (див. також Два принципи роботи з будь-якою звітністю).

Ключові показники фінансової звітності

Фінансову звітність складають, зазвичай, великих підприємствах. При цьому керуються Міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ) або американським стандартом GAAP. Керівникам невеликих і середніх компаній я рекомендую описані нижче показники формувати хоча б у рамках управлінської звітності. Цю роботу Ви можете доручити фінансовому директору чи головному бухгалтеру.

1.Рентабельність продажів.Це найважливіший показник, саме на нього Вам потрібно звернути увагу насамперед. Рентабельність продажів, тобто ставлення чистий прибуток до обороту, будь-коли розраховують з урахуванням бухгалтерської звітності, тут потрібен саме фінансовий звіт. Якщо його немає, тоді Вам слід аналізувати управлінську звітність. Зростання рентабельності продажів це добре, а падіння вказує на проблеми. Норма рентабельності зазвичай визначається самим підприємством; її значення залежить від сектора ринку, обраної стратегії та низки інших факторів.

Висока рентабельність — сигнал до того, що компанія може набагато вільніше вкладати кошти у довгострокові проекти та витрачатися на розвиток бізнесу та підвищення конкурентоспроможності. Успіх треба розвивати та закріплювати. При низькій рентабельності необхідно визначити набір заходів, спрямованих або зростання продажів, або зниження собівартості. Або ж прагнути вплинути і на продаж, і на собівартість. Наприклад, можна знизити інвестиції в довгострокові проекти, постаратися позбутися невиробничих витрат.

2.Оборотний капітал.Аналізувати оборотний капітал Ви можете як з урахуванням фінансової, і з урахуванням бухгалтерської звітності. Проте висновки будуть різними. У фінансовій звітності оцінюється якість фактичного управління обіговим капіталом. Аналіз включає вивчення таких найпоширеніших показників:

• оборотність запасів (відбиває швидкість реалізації запасів, у своїй висока оборотність запасів підвищує вимоги до стабільності поставок матеріалів і може зашкодити стійкості бізнесу);
• оборотність дебіторську заборгованість (показує середній час, необхідне стягнення цієї заборгованості, відповідно низьке значення коефіцієнта може свідчити труднощі зі стягненням коштів);
• оборотність кредиторської заборгованості.

Запаси та дебіторська заборгованість - це кошти, заморожені в поточних бізнес-процесах компанії. Якщо вони великі, то компанія стане малорухливою, приноситиме акціонерам низький прибуток, вимагатиме залучення кредитів. Але з іншого боку, зниження запасів може поставити під удар виробництво чи торгівлю, а жорсткі вимоги до дебіторів вплинуть на привабливість Вашої компанії потенційних клієнтів. Кожна компанія має визначити для себе оптимальні значення показників і серед завдань фінансового менеджменту, якими треба цікавитись Генеральному Директору, не останнє місце займе регулярний контроль рівня оборотного капіталу.

Кредиторська заборгованість зі збільшенням може давати безкоштовне джерело фінансування. Але, як і з дебіторською заборгованістю, її не можна просто нарощувати — це вплине на ліквідність та платоспроможність компанії. Тут також слід визначити оптимальне значення, якого слід прагнути.

Аналіз статей оборотного капіталу на основі бухгалтерської звітності (зокрема, розділу II бухгалтерського балансу «Оборотні активи») покаже Вам, наприклад, наскільки добре у компанії налагоджено документообіг. Для цього порівняйте оборотність за бухгалтерським балансом із оборотністю, підрахованою за даними фінансової або управлінської звітності, а також з Вашими оптимальними значеннями. Якщо дані будуть розходитися, то до бухгалтерії доходять не всі фінансові документи. Через це на рахунках бухобліку і відповідно в балансі починають накопичуватися неіснуючі запаси, активи, зобов'язання. Наприклад, якісь витрати вже були списані у виробництво, однак у балансі вони все ще значуться за статтею «Запаси». Поява такого «сміття» ще говорить про те, що Ваша компанія несе непотрібні податкові ризики, а також не використовує легальні можливості для зниження податкових платежів.

3. Активи та зобов'язання. Ці показники визначають фінансове становище підприємства у довгостроковій перспективі. В оперативному управлінні за цими показниками мають стежити фінансові служби. Але і Вам корисно періодично задаватися рядом питань із цієї сфери:

• Чи достатньо у компанії основних засобів? Чи підтримуються вони у новому стані? Це порівняно просто перевірити. Щорічні вкладення обладнання та транспорт повинні бути не менше, ніж амортизація майна (а як правило, більше на 20-30%, щоб компенсувати інфляцію).
• Яка загальна сума зобов'язань компанії? Яку частку зобов'язання займаю в активах компанії? Наскільки річний обіг покриває зобов'язання?
• Якою є частка відсоткового боргу (банківських кредитів та інших зобов'язань, за якими треба виплачувати жорстко визначені відсотки)? Наскільки річний прибуток покриває процентні платежі?

В іншому фінансову звітність Ви можете залишити для аналізу фінансовому директору.

Управлінська звітність

Якщо фінансова та бухгалтерська звітність будується за єдиними правилами та охоплює всю діяльність компанії, то управлінські звіти індивідуальні та, як правило, зосереджені на окремих аспектах роботи. Серед управлінських звітів, які вивчає Генеральний директор, найчастіше присутні:

1. Звіт за виробничими показниками,тобто фізичні обсяги роботи. Зміст цього звіту залежить від виду бізнесу. Якщо це промислове виробництво, то у звіті вказують кількість вироблених та відвантажених одиниць товару покупцям. У торгівлі це може бути або фінансові показники продажів, або фізичні обсяги продажу за ключовими товарами. У проектному бізнесі такий звіт може будуватись на графіках виконання планів роботи.

2. Аналіз структури доходів та витрат.Звіт може включати собівартість проданої продукції і на рентабельність її продажу, а може відображати лише ситуацію в цілому. Завдання Генерального Директора щодо цих звітів — побачити статті витрат, які необґрунтовано зростають, а також виявити, що якісь з послуг або продуктів компанія починає продавати собі в збиток. Відповідно, структура витрат підбирається так, щоб на її основі можна було легко сформулювати завдання, які потребують вирішення. Дуже поширеним варіантом є структурування всіх витрат як за статтями, так і за місцем виникнення (підрозділи, філії тощо).

Зведемо все сказане вище у єдиний план, яким Генеральний Директор може будувати свою роботу зі звітністю. Ви можете доопрацювати цей план відповідно до особливостей свого бізнесу. Однак спочатку можна використовувати його і без змін (див. таблицю).

Таблиця. Які показники звітності слід вивчати Генеральному директорові

найменування показника	Коментарі
Фінансова звітність.Надається фінансовим директором щомісяця. Зміни у показниках мають бути прокоментовані фінансовим директором.
EBITDA (чистий операційний прибуток до відрахування податку на прибуток, відсотків за кредитами та амортизації)	Це показник того, який чистий прибуток від поточної діяльності. Отримані гроші можна витрачати на розвиток та підтримання поточного рівня компанії. Якщо сума EBITDA падає, тобто привід подумати про скорочення бізнесу або інші антикризові заходи. Негативне значення EBITDA є сигналом про те, що ситуація дуже серйозна.
Загальне покриття боргу (ставлення чистого припливу грошей до виплати відсотків та основного боргу)	Цей показник має бути більшим за 1. Причому, чим менш стабільними є надходження, тим вищі вимоги до покриття. Крайні значення шкали можуть бути приблизно такими: для стійкого виробництва прийнятні значення більше 1,1-1,2; для проектного бізнесу з нестабільними грошовими потоками бажано підтримувати покриття понад 2
Швидка ліквідність (ставлення поточних активів до короткострокових зобов'язань)	Значення менше 1 є приводом для уважного вивчення ситуації та посилення контролю над бюджетом.
Період обороту запасів у днях (ставлення середніх запасів до обсягу продажу)	Вивчається насамперед у торгівлі. Зростання показника потребує обговорення ситуації з політикою закупівель
Управлінська звітність. Надається керівниками відповідних напрямків щомісяця. Показники рентабельності є фінансовим директором.
Фізичні обсяги продажу	Товари групуються в укрупнені категорії - 3-10 шт.. Керівники підрозділів повинні дати коментарі щодо зміни продажів у кожній категорії, якщо ця зміна виявилася більшою, ніж звичайні коливання в обсягах.
Структура витрат	Витрати групуються за джерелами (придбання матеріалів, закупівля товарів, оренда, зарплата, податки тощо). Вимагайте пояснень, якщо значення за тими чи іншими статтями витрат від звичайних.
Чистий прибуток (управлінський прибуток, розрахований з урахуванням усіх фактичних доходів та витрат компанії)	Потрібно визначити цільовий рівень прибутку для компанії. Також потрібно порівняти поточні показники зі значеннями за той же період минулого року.
Рентабельність активів (ставлення чистого прибутку до середніх сумарних активів)	Відбиває загальну ефективність використання активів підприємства міста і здатність компанії забезпечувати обслуговування своїх активів. Значення нижче 10% для невеликих копань і нижче 5% для великих говорять про проблеми.
Бухгалтерська звітність. Представляється фінансовим директором раз на квартал. Кожне значення супроводжується аналогічним показником, розрахованим за фінансовою чи управлінською звітністю.
Розмір дебіторської заборгованості	Відхилення від суми у фінансовій (управлінській) звітності вимагають пояснень фінансового директора та, за необхідності, наведення порядку у бухгалтерському обліку.
Сума кредиторської заборгованості	Аналогічно
Вартість запасів	Аналогічно
Відношення власного та позикового капіталу	Для виробничих підприємств і компаній сфери послуг цей показник має бути більшим за 1. У торгівлі показник може бути меншим за 1, але чим він нижчий, тим менша стійкість компанії.

Компанія очима кредитора чи інвестора

Останній елемент фінансового аналізу, який Ви можете виконувати, – оцінка компанії з позиції акціонерів та кредиторів. Робити її краще на основі бухгалтерської звітності, оскільки саме цю звітність використовуватиме банк. Найпростіший варіант оцінки включає:

• розрахунок кредитного рейтингу компанії за методикою одного із банків;
• розрахунок вартості бізнесу Один із способів розрахунку – порівняння з іншими компаніями. При цьому визначаються один — два ключові «драйвери вартості» та обчислюються ринкові коефіцієнти для них.

Розраховувати ці показники з нуля може бути незручно. Але, включивши їх у набір стандартної звітності, що надається фінансовими службами, Ви матимете перед очима хорошу картину, яка відображатиме стратегічний погляд на стан справ у компанії.

Відомо, що компанія, яка працює з добрим банком або інвестором, часто має стабільний фінансовий стан. Пов'язано це навіть з тим, що за її діяльністю ведеться регулярний контроль, що спирається на об'єктивні дані звітності, а відхилення від рекомендованих показників викликає жорстку реакцію інвестора. Аналогічного результату може досягти будь-яка компанія. Але для цього Ви повинні частіше спиратися у своїх судженнях та розпорядженнях на дані фінансової та управлінської звітності.

Два принципи роботи з будь-якою звітністю

1. Жоден звіт не є ідеальним та універсальним. Одні аспекти відбиваються гірше, інші краще. Тому важливо розуміти, що було найважливішим при підготовці звіту, що вивчається Вами, і концентруватися тільки на цьому. Як правило, з кожного звіту Ви зможете отримати два-три показники, найбільш вірно відображені в ньому, тому Вам неминуче доведеться працювати з різними джерелами даних для аналізу.

2. Вивчайте лише те, чим можете керувати. Якщо на основі якогось звіту Ви не плануєте ставити цілі своїм підлеглим, то цей звіт може бути цікавим, але не має прямого відношення до керівництва компанією. Його краще відставити на другий план. Першорядне значення мають звіти, які можна безпосередньо використовувати у стратегічних чи тактичних цілях компанії та за яким можна прорахувати ступінь досягнення цих цілей.

Управлінські звіти, їх призначення

Відмінні риси управлінської звітності від звичної бухгалтерської

Фінансовий аналіз та планування на основі управлінських звітів

Формувати управлінські звіти треба було завжди, просто до таких внутрішніх звітів не застосовувався термін «управлінський».

Управлінська звітність- це сукупність внутрішніх звітів підприємства, що формуються на добровільній основі. Основна мета їх складання — отримати достовірну інформацію про стан справ підприємства на конкретну дату, наприклад, надання керівництву чи власникам підприємства.

Уніфікованих форм управлінської звітності законодавством РФ не передбачено з добровільності її формування, тому кожне підприємство має право самостійно розробляти форми звітності. Як правило, за основу беруться звичні форми бухгалтерської звітності.

Основна відмінність бухгалтерської звітності від управлінської - в одержувачі, кінцевому користувачеві. Обов'язкова бухгалтерська звітність необхідна керівникам для аналізу діяльності підприємства за минулий звітний період, для аудиторів і податкової служби для перевірки правильності відображення фактів діяльності.

Добровільна управлінська звітність необхідна виключно для керівника підприємства, його заступників або інших уповноважених осіб (управлінський персонал та менеджери, наприклад), а також для власників підприємства для аналізу роботи підприємства та планування подальшої діяльності у короткостроковій чи довгостроковій перспективі.

Крім того, бухгалтерська звітність складається в цілому по підприємству, а управлінську звітність по необхідності подають у розрізі структурних підрозділів, відокремлених підрозділів, дочірніх компаній тощо. Така деталізація дозволяє виявити проблемні місця.

Зверніть увагу!

Експерти зі складання управлінської звітності зазначають, що перевантажувати звіти інформацією не варто, інакше документ буде складно сприймати.

Періодичність складання та склад управлінської звітності залежать виключно від вимог кінцевих користувачів (наприклад, керівництва). Звіти можуть складатися щодня, щотижня, щомісяця, щоквартально та за рік.

Як правило, управлінські звіти включають планові та фактичні показники. Це дозволяє проводити план-фактний аналіз та розраховувати відносні коефіцієнти, що характеризують ефективність фінансово-господарської діяльності.

Це не повний перелік звітів, які можуть бути включені до складу управлінської звітності. Повторимося, що призначення та наповненість звітів безпосередньо залежать від вимог отримувачів. Тому можуть формуватися такі другорядні управлінські звіти:

• про фактичну собівартість продукції порівняно з плановими показниками;
• про виконання виробничого плану;
• виконання маркетингового плану;
• з незавершеного виробництва;
• про запаси сировини та готової продукції;
• про дебіторську заборгованість;
• про кредиторську заборгованість та ін.

Звіт про фінансові результати

Це чи не найважливіший управлінський звіт. У ньому відображається інформація про реальний прибуток/збитки підприємства.

Форму звіту про фінансові результати (форму № 2) бухгалтерської звітності затверджено Наказом Мінфіну Росії від 02.07.2010 № 66н (в ред. від 06.04.2015) «Про форми бухгалтерської звітності організацій» і має досить розгорнутий вигляд.

В управлінському звіті допустимо як згруповувати деякі рядки звіту, так і, навпаки, давати більш детальне розшифрування (насамперед це стосується витрат підприємства).

Кінцеві одержувачі документа можуть запросити і деталізацію за виручкою (наприклад, з розбивкою за видами продукції).

Фрагмент управлінського звіту про фінансові результати – у табл. 1.

Таблиця 1

Фрагмент управлінського звіту про фінансові результати, тис. руб.

Найменування	Значення
Собівартість продажів
Валовий прибуток (збиток)
Прибуток (збиток) від продажу
Відсотки до сплати
Інші витрати
Поточний податок на прибуток
чистий прибуток (збиток)

Основне, що ми бачимо з цього звіту, — позитивний фінансовий результат діяльності підприємства: виручка перевищує витрати підприємства, яке понесло для випуску та реалізації продукції.

Однак, кожне підприємство постійно прагне збільшити прибутки. Для цього, як правило:

• збільшують ціну реалізації одиниці виробленої продукції (що, як наслідок, збільшує обсяг виручки);
• скорочують собівартість продажів (при постійному розмірі виручки це підвищує прибуток, зокрема прибуток із одиниці виробленої продукції).

При плануванні фінансових результатів на основі управлінської звітності враховують фактичний та запланований обсяги реалізації. Таке планування досить умовне, оскільки до складу собівартості продажів входять як постійні, і змінні витрати, причому перші мало змінюються зі зростанням чи зниженням обсягу реалізації.

Проведемо попередні розрахунки для складання планового звіту про фінансові результати.

Нам відомо, що виторг у розмірі 68 074 тис. руб. отримано з реалізації 257 од. продукції за ціною 264880,00 руб. за од. (Аналізоване підприємство випускає один вид продукції).

У наступному звітному періоді планується реалізувати 294 од.

Таким чином, запланована виручка складе 77 875 тис. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) При собівартості 64 767 тис. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).

Прогнозний звіт про фінансові результати – у табл. 2.

Таблиця 2

Прогнозний звіт про фінансові результати, тис. руб.

Найменування	Значення
Собівартість продажів
Валовий прибуток (збиток)
Прибуток (збиток) від продажу
Відсотки до сплати
Інші витрати
Прибуток (збиток) до оподаткування
Поточний податок на прибуток
чистий прибуток (збиток)

При такому плануванні показники рентабельності (продукції, підприємства, продажу тощо) залишаються незмінними, адже при прогнозуванні враховуються лише коливання обсягу реалізації.

Розрахуємо основні показники рентабельності, що характеризують прибутковість підприємства та економічну доцільність його діяльності.

Рентабельність основної діяльності (R 1) - це відношення прибутку до оподаткування до виручки від реалізації продукції. Цей коефіцієнт показує, яку частину становить прибуток у складі виручки.

У нашому випадку R 1 = 10078 / 68074 × 100% = 11728 / 77875 × 100% = 15%.

Що розмір прибутку стосовно виручці, то більше прибутковим вважається підприємство.

Рентабельність продукції (R 2) - це відношення чистого прибутку до повної собівартості. Цей показник дуже важливий для аналізу ефективності діяльності: він показує, наскільки прибутковою вироблена продукція, скільки прибутку отримало підприємство із загальних витрат за її виробництво.

У нашому випадку R2 = 8062 / 56616 × 100% = 9382 / 64767 × 100% = 15%.

До відома

На етапі аналізу управлінської звітності та планування діяльності у коротко- чи довгостроковій перспективі можна виявити проблемні зони, такі як високі витрати підприємства на виробництво продукції, низька виручка та ін.

За результатами аналізу формують політику подальшого розвитку підприємства, приймають рішення, наприклад, про відмову від виробництва будь-якого виду продукції, про розширення ринку збуту, оптимізацію витрат, підвищення/зниження роздрібної ціни та ін.

Управлінський баланс

Форму управлінського балансу не затверджено на законодавчому рівні, тому рекомендуємо скористатися бланком звичного бухгалтерського балансу.

До відома

Залежно від побажання кінцевого користувача можна видалити непотрібні рядки балансу, згрупувати окремі статті або, навпаки, детально розписати їх (наприклад, позикові кошти, якщо їхня питома вага у валюті балансу є значною).

Приклад управлінського балансу – у табл. 3.

Таблиця 3

Управлінський баланс, тис. руб.

Актив	Значення
I. Необоротні активи
Нематеріальні активи
Основні засоби
Разом у розділі I
ІІ. Оборотні активи
Дебіторська заборгованість
Разом у розділі II
БАЛАНС
ПАСИВ
ІІІ. Капітал та резерви
Статутний капітал
Резервний капітал
Разом за розділом III
Разом у розділі IV
Позикові кошти
Кредиторська заборгованість
Разом у розділі V
БАЛАНС

Звичну форму бухгалтерського балансу ми зробили простіше — видалили статті з нульовими значеннями, за винятком розділу IV, щоб наголосити на тому, що довгострокових зобов'язань у підприємства немає.

З управлінського балансу розраховують основні показники фінансового становища підприємства. На даному етапі не потрібен комплексний аналіз звітності — достатньо наголосити на проблемних зонах підприємства:

Коефіцієнт забезпеченості власними коштами(К ОСС) розраховується як відношення різниці власного капіталу та необоротних активів до оборотних:

К ОСС = (Підсумок по розділу III - Підсумок по розділу I) / Підсумок по розділу II,

у прикладі К ОСС = (11 042 - 4 806) / 40 875 = 0,15.

Значення показника говорить про незадовільну структуру балансу та високу ймовірність неплатоспроможності підприємства в цілому.

Про хороший фінансовий стан підприємства та про можливість проводити їм незалежну фінансову політику говорить про значення показника більше 0,5.

Коефіцієнт заборгованості(К з) розраховується як відношення загальних заборгованостей підприємства до власних коштів:

К з = (Підсумок по розділу IV + Підсумок по розділу V) / Підсумок по розділу III;

на аналізованому підприємстві К з = 34639 / 11042 = 3,14.

Нормативне значення показника - нижче 1. В іншому випадку говорять про перевищення розміру позикових коштів над власними.

З отриманих результатів можна спрогнозувати модель бухгалтерського балансу наступного звітний період, наприклад методом відсотка від продажів.

Щоб його скласти, необхідні дані:

• про фактичні продажі за звітний період (для нашого прикладу — 257 од.), за який складався управлінський баланс;
• про запланований обсяг продажів у наступному періоді (для нашого прикладу — 294 од.).

Коефіцієнт зміни обсягу реалізації (К ізм) розраховується таким чином:

до ізм = Q 2 / Q 1 ,

де Q 1 - обсяг реалізації продукції за попередній період, шт.;

Q 2 - обсяг реалізації продукції на запланований період, шт.,

у нашому випадку К ізм = 294 / 257 = 1,144.

Розмір чистого прибутку за даними прогнозу (див. Табл. 2) - 9382 тис. руб. за умови, що підприємство не розподілятиме прибутку на дивіденди через високий рівень короткострокових зобов'язань, які необхідно погасити.

Чистий прибуток можна спрямувати, наприклад, збільшення нерозподіленого прибутку (5486 тис. крб.) і погашення зобов'язань (3896 тис. крб.).

Складемо виходячи з даної методики прогнозний баланс (табл. 4).

Таблиця 4

Прогнозний баланс, тис. руб.

Актив	Значення
I. Необоротні активи
Нематеріальні активи
Основні засоби
Разом у розділі I
ІІ. Оборотні активи
Дебіторська заборгованість
Кошти та грошові еквіваленти
Разом у розділі II
БАЛАНС
ПАСИВ
ІІІ. Капітал та резерви
Статутний капітал
Резервний капітал
Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)
Разом за розділом III
IV. Довгострокові зобов'язання
Разом у розділі IV
V. Короткострокові зобов'язання
Позикові кошти
Кредиторська заборгованість
Разом у розділі V
БАЛАНС

На підставі запропонованих змін розрахуємо коефіцієнти:

До ОСС = (16528 - 5498) / 46761 = 0,24;

До з = 35731 / 16528 = 2,16.

Отже, завдяки заходам, сформованим на основі управлінської звітності, вдалося наростити незалежність підприємства від позикових джерел фінансування та покращити співвідношення власних та позикових коштів.

Для закріплення ефекту варто проаналізувати прибутковість підприємства та знайти можливість збільшити рівень прибутку для зміцнення фінансової незалежності.

Звіт про доходи та витрати

Звіт про доходи та витрати дозволяє аналізувати обсяги грошових потоків, виручки від реалізації продукції та витрат на її виробництво та реалізацію, розраховувати коефіцієнти, що характеризують ділову активність та фінансову стійкість підприємства.

Спочатку на підприємстві формується плановий документ про майбутні доходи та витрати, а вже на його основі — фактичний управлінський звіт. На його основі та аналізуються планові та фактичні показники.

Приклад звіту про доходи та витрати подано в табл. 5.

Таблиця 5

Управлінський звіт про доходи та витрати

№ п/п	Найменування доходів (витрат)	План	факт
	Доходи	18 560,00	16 704,00
	Авансування ТОВ «Бета»
	Авансування ТОВ «Гамма»
	Авансування ТОВ «Омега»
	Остаточний розрахунок ТОВ «Бета»
	Остаточний розрахунок ТОВ «Гамма»
	Остаточний розрахунок ТОВ «Омега»
	Витрати
	Оплата заробітної плати + страхові внески
	Аванс постачальнику ТОВ «Норман»
	Аванс постачальнику ТОВ «Діксіт»
	Остаточний розрахунок із постачальником ТОВ «Норман»
	Остаточний розрахунок із постачальником ТОВ «Диксит»
	Орендна плата
	Комунальні послуги
	Витрати на телефонію та інтернет
	Амортизаційні відрахування

Представляючи керівництву управлінські звіти, треба бути готовим відповідати на запитання. Наприклад, якщо немає доходів – «чому?» У разі необхідно з'ясувати, чому не надійшли кошти — був відвантажень, замовник затримує оплату тощо.

Якщо сильно змінилася витратна частина звіту, можливо, доведеться підготувати більш детальний звіт за певними статтями.

Аналіз звіту про доходи та витрати дозволить заздалегідь зрозуміти, що в певний період на рахунку не буде достатньої кількості коштів, наприклад, для авансування постачальникам. Тоді керівництво матиме можливість оперативно відреагувати на ситуацію, наприклад, домовитися про перенесення термінів авансування.

Звичайно, такі звіти постійно коригуються залежно від змін у планованих платежах.

Звіт про рух коштів

Звіт про рух коштів (ОДДС) містить інформацію про грошові потоки (за розрахунковим рахунком та/або каси), відображаючи як плановані, так і фактичні надходження та витрачання коштів.

За структурою схожий бюджет руху коштів (БДДС), відмінна риса — наявність фактичних показників, характеризуючих виконання бюджету.

ОДДС дозволяє оцінити фінансові можливості підприємства, відстежувати наявність коштів на рахунку та в касі підприємства, збалансувати надходження та витрачання коштів, а отже, контролювати ліквідність та платоспроможність підприємства.

В ОДДС, як і в БДДС, включаються грошові потоки від поточних інвестиційних та фінансових операцій.

Поточні грошові потоки- Це надходження від реалізації продукції, орендні платіж, витрати на оплату послуг постачальників та підрядників, оплата праці працівників підприємства, податкові платежі та ін.

Інвестиційні грошові потоки- Це операції, пов'язані з придбанням, створенням або вибуттям необоротних активів, наприклад витрати на дослідно-конструкторські та технологічні роботи, надання позик, платежі у зв'язку з придбанням акцій та ін.

До грошових потоків від фінансових операційвідносяться надходження від операцій, пов'язаних із залученням фінансування (грошові вклади, виплати у зв'язку з викупом акцій, сплата дивідендів, погашення векселів та ін.).

Щоб ефективно планувати витрати та надходження коштів, необхідно проводити план-фактний аналіз, особливо в кризовій ситуації, коли погіршується платіжна дисципліна і підприємство може не вистачати грошей для здійснення платежів.

Управлінський ОДДС підвищує ефективність планування та бюджетування загалом.

Приклад звіту про рух коштів подано в табл. 6.

Таблиця 6

Звіт про рух коштів за липень 2017 р., тис. руб.

№ п/п	Показник	План	факт
	Залишок коштів на початок місяця	12 200,00	12 200,00
	Надходження коштів
	Надходження з основної діяльності
	Аванси замовників
	ТОВ «Гама», договір №212/Т від 28.06.2017
	Виторг від реалізації товарів (робіт та послуг)
	ТОВ «Альфа», договір №12 від 30.01.2017
	ТОВ «Гама», договір №212/Т від 28.04.2017
	ТОВ «Бета», договір №17 від 24.03.2017
	ТОВ «Омега», договір №1 від 23.12.2016
	ТОВ «Норма», договір №7 від 16.02.2017
	Надходження щодо фінансової діяльності
	Надходження інвестиційної діяльності
	Витрата коштів
	Витрата по основній діяльності
	Розрахунки з постачальниками
	Розрахунки за комплектуючі
2.1.1.1.1	Виріб №1
	Завод ім. І. І. Іванова
	АТ "Альфа"
	ТОВ «Діагональ»
	АТ «Ярославль»
	Інші постачальники
2.1.1.1.2	Виріб №2
	Завод ім. І. І. Іванова
	АТ "Альфа"
	ТОВ «Діагональ»
	Інші постачальники
	Оплата праці
	Підрозділ №1 (Москва)
	Страхові внески
	Підрозділ №1 (Москва)
	Підрозділ №2 (Санкт-Петербург)
	Загальногосподарські витрати
	Підрозділ №1 (Москва)
	Послуги зв'язку
	Оплата праці (рахунок 26)
	Страхові внески (рахунок 26)
	Транспортні витрати
	Інші витрати
	Послуги зв'язку
	Оплата праці (рахунок 26)
	Страхові внески (рахунок 26)
	Витратні матеріали, оргтехніка
	Витрати на утримання транспорту
	Інші витрати
	Витрати за загальновиробничими витратами
	Підрозділ №1 (Москва)
	Оплата праці (рахунок 25)
	Страхові внески (рахунок 25)
	Інструменти, матеріали виробничого призначення
	Інші витрати
	Підрозділ №2 (Санкт-Петербург)
	Оплата праці (рахунок 25)
	Страхові внески (рахунок 25)
	Інші витрати
	Податки
	Податок на прибуток
	Податок на майно
	Витрачання фінансової діяльності
	Витрата інвестиційної діяльності
	Cash flow від основної діяльності
	Cash flow від фінансової діяльності
	Cash flow від інвестиційної діяльності
	Надлишок/недолік коштів на кінець місяця
	Залишок коштів на кінець місяця

Перше, що зверне увагу керівник чи інший кінцевий користувач ОДДС — негативне значення показника cash flow.

До відома

Cash flow - це розрахунковий показник по кожному типу грошового потоку (поточна, фінансова та інвестиційна діяльність), що є різницею між надходженнями та витрачаннями грошових коштів.

Негативне значення cash flow свідчить про те, що надходження коштів нижче витрат. І якби у підприємства не було залишку коштів із попереднього місяця, воно не змогло б вносити платежі.

У прикладі ОДДС представлений в розбивці по виробах і відокремлених підрозділах (Москва і Санкт-Петербург). Посібник може вимагати більш детальну розбивку, наприклад, якщо планові показники значно відрізняються від фактичних.

На підставі ОДДС, наприклад, на місяць, прогнозується рух коштів на наступний місяць з урахуванням очікуваних надходжень.

Аналіз фактичних витрат коштів за місяць дозволяє класифікувати витрати з погляду постійності та обов'язковості, сформувати якусь «константу», тобто такий розмір витрати коштів, який необхідний щомісяця.

На основі реєстрів платежів та платіжних календарів щодо надходжень авансів та остаточних розрахунків від замовників формується доходна частина ОДДС.

Таке планування руху коштів забезпечує ефективність управління грошовими потоками.

Зверніть увагу!

План-фактний аналіз ОДДС дозволяє встановити ліміт на залишок коштів на кінець місяця, щоб забезпечити платоспроможність підприємства на початку наступного звітного місяця та на випадок неплатоспроможності контрагентів.

Звіт про фактичну собівартість продукції

Одне з основних завдань кожного підприємства — сформувати таку ринкову ціну, щоб вона покривала витрати на виробництво продукції, що була реалізована, при цьому була конкурентоспроможною, відповідала якості продукції і забезпечувала попит на ринку.

Після того, як ринкова або контрактна фіксована ціна сформована, необхідно постаратися утримати собівартість — у разі перевищення собівартості над ціною підприємство не отримає прибутку. Контролювати ситуацію можна за допомогою управлінського звіту про фактичну собівартість продукції(Табл. 7).

Таблиця 7

Звіт про фактичну собівартість продукції, руб.

№ п/п	Стаття калькуляції	План	факт	Зміни, +/-
	Витрати на матеріали
	Страхові внески
	загальновиробничі витрати
	Загальногосподарські витрати
	Позавиробничі витрати
	Повна собівартість
	Ціна без урахування ПДВ

У цьому звіті відображаються відхилення планових показників калькуляції собівартості фактичних. І якщо вони значні, потрібний додатковий аналіз для з'ясування причин.

Як правило, на даному етапі складання управлінської звітності також встановлюють групу витрат, що мають найбільшу питому вагу у складі собівартості та на підставі цього формують політику скорочення витрат для збільшення прибутковості продукції. Наприклад, щоб скоротити статті матеріальних витрат, переукладають договори з постачальниками на вигідніших умовах або шукають нових; щоб зменшити фонд оплати праці, скорочують чисельність робітників, залучають сторонні організації до виконання робіт тощо.

З урахуванням заходів щодо оптимізації структури собівартості планується оновлена ​​структура на наступний звітний період.

Розглянемо приклад складання запланованої калькуляції собівартості продукції з урахуванням зростання обсягів за збереження загальногосподарських витрат (як незмінної складової структури собівартості незалежно від коливань обсягу) колишньому рівні (табл. 8).

Фактичні загальногосподарські витрати на одиницю продукції (див. табл. 7) - 41642,70 руб. при обсязі продажів 257 од. продукції у звітному періоді. Отже, загальний обсяг загальногосподарських витрат — 10 702 173,90 крб. (41642,70 руб. × 257 шт.).

Запланований обсяг реалізації на наступний звітний період – 294 од. Розділимо загальний обсяг загальногосподарських витрат (10 702 173,90 крб.) на запланований обсяг, отримаємо питомі загальногосподарські витрати на одиницю продукції (36 401,95 крб.).

Інші статті витрат приймаються до планованого періоду у незмінному вигляді за фактичними даними звіту про собівартість.

Таблиця 8

Планування структури собівартості з урахуванням запропонованих заходів, руб.

№ п/п	Найменування статей калькуляції	факт	План	Зміни, +/-
	Витрати на матеріали
	Витрати на оплату праці основних виробничих робітників
	Страхові внески
	загальновиробничі витрати
	Загальногосподарські витрати
	Виробнича собівартість
	Позавиробничі витрати
	Повна собівартість
	Ціна без урахування ПДВ

Ми залишили незмінними всі статті витрат, що включаються до собівартості, за винятком загальногосподарських витрат, які умовно не змінюються в залежності від зростання обсягів реалізації.

Завдяки оптимізації запланована питома прибуток на одиницю продукції за збереження роздрібної ціни колишньому рівні буде збільшено на 5 240,75 крб., на загальний прогнозний обсяг продажу — 1 540 780,50 крб.

Якщо не планується жодних заходів щодо оптимізації витрат, до складу планованої структури собівартості, як правило, беруться фактичні дані за попередній період.

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованість

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованість може бути поєднаний в один управлінський документ або розбитий на два самостійні документи. Він дозволяє оцінити платоспроможність підприємства міста і відстежити оборотність заборгованостей з допомогою відносних коефіцієнтів.

Сам факт утворення дебіторської та кредиторської заборгованості неминучий за рахунок тимчасового розриву між платежами та передачею готової продукції.

До відома

Дебіторська заборгованість — кошти, які мають підприємству дебітори; кредиторська заборгованість — кошти, які має підприємство своїм кредиторам.

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованість складається на конкретну дату, і кінцевий одержувач бачить інформацію про стан розрахунків із контрагентами і може оперативно контролювати виконання обов'язків.

Приклад управлінського звіту про дебіторську та кредиторську заборгованості підприємства- У табл. 9.

Таблиця 9

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованості на 21.07.2017

№ п/п	Дебітори/ Кредитори	сума, руб.	Відвантаження		Здійснена оплата (авансування)		Сума заборгованості на 21.07.2017
			Дата	сума, руб.	Дата	сума, руб.
	Дебітори
	ТОВ «Бета»
	Кредитори
	ТОВ «Норман»

Аналізуючи дані звіту, керівник побачить, що підприємство 09.06.2017 проавансувало на 80% ТОВ «Норман» (880 000,00 руб.). Продукція відвантажена у повному обсязі 15.06.2017. Але на 21.07.2017 підприємство ще не розрахувалося остаточно - борг у розмірі 220 000,00 руб.

Одночасно з цим ТОВ «Бета» внесло аванс (50%) у розмірі 5 500,00 тис. руб., Продукція в повному обсязі відвантажена 23.06.2017. Але остаточний платіж у вигляді 50 % підприємством не отримано.

Як правило, у договорах з контрагентами вказуються умови поставок та тимчасовий проміжок між поставкою та остаточним розрахунком (наприклад, остаточний розрахунок здійснюється протягом п'яти робочих днів з дати приймання покупцем продукції, що поставляється). За порушення термінів оплати передбачаються санкції (наприклад, пеня у розмірі 0,1 % від суми затриманого платежу за кожний день затримки).

Тому у разі пред'явлення вимог кредиторів підприємство буде змушене не лише здійснити остаточний розрахунок, а й виплатити штрафні санкції, а це додаткові непередбачені витрати.

Інші управлінські звіти

Управлінський звіт про виконання виробничого плану

Містить планові та фактичні показники. На запит кінцевого одержувача деталізується по цехах.

В ідеальному варіанті такого роду звіти необхідно формувати щомісяця. Це дозволить контролювати виконання річної виробничої програми, бачити загальну виробничу картину.

Зазначимо ще й те, що, зазвичай, премії виробничих працівників безпосередньо залежить від виконання планів. Тому можна передбачити також форми пояснювальної записки у разі невиконання виробничого плану, яку мають оформлювати начальники цехів чи інші уповноважені особи підприємства, обов'язково вказуючи причини зриву строків (наприклад, виявлення додаткових несправностей, відсутність на складі необхідних матеріалів для завершення виробництва продукції та ін.).

Управлінський звіт про виконання маркетингового плану

Маркетинговий план (прогноз обсягів реалізації), зазвичай, становить відділ маркетингу.

У звіті про виконання маркетингового плану відображаються планові та фактичні показники. Допустимими вважаються коливання план-фактних значень у межах 10%. В іншому випадку необхідно коригувати план з урахуванням виявлених відхилень.

Крім того, необхідно аналізувати причини відхилень. Можливо, на ринку з'явився конкурент з нижчими цінами, покупці не в змозі купувати товари за запропонованими цінами та ін.

Управлінський звіт про виконання маркетингового плану дозволяє «тримати руку на пульсі» щодо коливань у зовнішньому середовищі та оперативно реагувати на зміни:

• моніторити дії конкурентів (зокрема потенційних);
• підвищувати чи підтримувати конкурентоспроможність підприємства;
• відстежувати попит на продукцію та платоспроможністю покупців.

Управлінський звіт з незавершеного виробництва

Незавершене виробництво (НЗП) – це продукція, яка не пройшла весь виробничий цикл. Питома вага витрат на НЗП у загальних витратах підприємства може бути дуже значною.

Як правило, управлінський звіт з незавершеного виробництва деталізується - вказуються всі витрати, що включаються до собівартості (матеріальні витрати, оплата праці, накладні витрати та ін), відсоток виконання робіт та витрачання коштів за нормативом (наприклад, витрачено матеріалів на суму 1000,00 руб ., а норматив готової продукції - 2000,00 руб., Отже, відсоток витрачання - 50).

До звіту можуть включатися і дані щодо трудомісткості виконання робіт.

Звіт про запаси сировини та матеріалів

Запаси сировини та матеріалів повинні забезпечити безперебійність виробничого процесу.

Часто постачальники пропонують знижки для придбання великих партій товарів, сировини, комплектуючих. Але підприємствам слід пам'ятати, що витрати на утримання та зберігання цих ТМЦ можуть перевищувати вигоду, отриману за рахунок знижки. Водночас, купуючи великі партії, можна заощадити на транспортних витратах.

Як говорилося раніше, однією з причин невиконання виробничого плану може бути брак матеріалів складі. Тому звіт про запаси сировини та матеріалів має бути сформований відповідно до плану виробництва.

Формують цей звіт зазвичай постачальницькі структурні підрозділи підприємства (відділ матеріально-технічного постачання, служба матеріального забезпечення та ін.).

При плануванні запасів сировини та матеріалів необхідно враховувати дані виробничого плану (зазвичай річні) та нормативи витрачання сировини та матеріалів на одиницю продукції. Також слід передбачити страховий запас матеріалів на випадок змін у зовнішньому середовищі (зростання попиту, збільшення терміну постачання матеріалів, збільшення вартості ТМЦ тощо).

В управлінському звіті про запаси сировини та матеріалів мають відображатися і фактичні показники з прив'язкою до виробничого плану.

Звіт про запаси готової продукції

Формувати запаси готової продукції необхідно задля забезпечення безперебійності виробничого процесу. Але й тут є свої підводні камені: збільшення запасів готової продукції збільшує витрати на їх зберігання. А у разі спаду попиту ця готова продукція може взагалі виявитися незатребуваною. Ситуація тільки погіршиться, якщо продукція швидкопсувна і має певний термін придатності.

На підприємстві слід встановити такий оптимальний обсяг запасів готової продукції, який буде відповідати потребам споживачів.

Звіт включає планові та фактичні показники. Іноді керівники вимагають додаткову інформацію — запланований обсяг виробництва та реалізації, щоб у одному управлінському звіті було представлено всі рухи готової продукції.

Крім того, аналогічно звіту про запаси сировини та матеріалів тут також потрібно враховувати страховий запас на випадок виникнення шлюбу на виробництві, непередбачених та форс-мажорних обставин, а також на випадок відхилень прогнозу обсягу продажів від фактичних показників.

Повинна забезпечувати всіх користувачів інформацією, яка потрібна на прийняття рішень. Тому слід визначитися і з самим переліком управлінських звітів, і з їх змістом.

Потрібно зазначити, що ця робота, на жаль, не має якоїсь чіткої та однозначної технології. Можна сміливо сказати, що розробка форм управлінської звітності є свого роду мистецтвом.

Адже треба зуміти розробити такі формати управлінських звітів, які, з одного боку, містили б справді корисну інформацію, а з іншого боку, вартість отримання цієї інформації була б прийнятною для керівництва компанії.

До речі, питання співвідношення корисності та вартості виникатимуть протягом усього проекту щодо постановки та автоматизації управлінського обліку.

Таким чином, у цій статті розглянуто всі практичні аспекти, пов'язані із розробкою системи управлінської звітності. Зокрема, при розробці форматів управлінської звітності слід враховувати основні характеристики, яким вони повинні задовольняти.

Крім того, у цій статті представлено класифікацію управлінської звітності та показників, які можуть у ній утримуватися.

Характеристики управлінської звітності

Управлінська звітність, переважно, може характеризуватись лише якісними вимогами. Хоча деякі компанії можуть використати й кількісні параметри.

Мабуть найпоширенішою кількісною характеристикою управлінської звітності є кількість сторінок в управлінському звіті. Вважається, що один звіт повинен розміщуватись на одній сторінці, інакше його буде дуже складно аналізувати. Щоправда, при цьому не уточнюється, про який формат сторінки йдеться і про який шрифт.

Мені доводилося в деяких компаніях, які неухильно дотримувалися цього принципу, бачити звіти, надруковані на сторінці формату А3, причому дуже дрібним шрифтом. Так, формально ці звіти розміщувалися на одній сторінці, але скористатися ними було дуже складно.

Загалом, не варто так прямолінійно застосовувати це кількісне обмеження. Якщо управлінський звіт розміщується на двох сторінках формату А4, і при цьому дійсно ніякі дані такого управлінського звіту не є зайвими, то зовсім не обов'язково роздруковувати його дуже дрібним шрифтом, щоб розмістити на одній сторінці.

Хоча досить часто при більш уважному вивченні таких довгих управлінських звітів з'ясовується, що їх можна спокійно розмістити на одній сторінці. В одній компанії, наприклад, був управлінський звіт, який, незважаючи на використання дуже дрібного шрифту, ледве містився на двох сторінках.

Причому суттєві статті управлінського звіту деталізувалися недостатньо, а менш значущі статті було представлено надмірної деталізацією. Після нескладної процедури (скоротили зайву деталізацію несуттєвих статей) управлінський звіт без проблем вмістився на одній сторінці, і їм стало набагато легше користуватися практично.

Іноді управлінську звітність роблять "великою", тому що про всяк випадок закладають у ній максимально можливу деталізацію. Наприклад, таку статтю управлінського звіту, як "Виручка від реалізації", у звіті про продаж можна роздрукувати з деталізацією до груп, а можна – з деталізацією до конкретної позиції.

Зрозуміло, що у другому випадку управлінський звіт може вийти набагато громіздкішим. До речі, щоб не було таких проблем із візуалізацією управлінської звітності, її можна переглядати в електронному вигляді за допомогою програмного продукту, який за необхідності дозволяє розгорнути той чи інший ієрархічний показник.

Отже, якщо повернутись до розгляду якісних характеристик управлінської звітності, то серед найважливіших можна виділити такі:

зрозумілість;

значимість;

надійність (достовірність);

сумісність.

Зрозумілість управлінської звітності

Відразу слід зазначити, що знання цілей підготовки конкретного управлінського звіту може суттєво підвищити його зрозумілість для користувача. Цілі підготовки управлінських звітів повинні визначатися ще під час розробки класифікатора управлінської звітності.

Отже, очевидно, що управлінська звітність має бути зрозумілою користувачам, але тут необхідно зробити одне важливе застереження. Для того щоб розбиратися в управлінській звітності, користувачі повинні мати певні знання. Зокрема потрібно знати хоча б основи економіки та фінансів.

Звичайно ж, керівники компанії зовсім не зобов'язані детально знати методику формування управлінської звітності, але вони повинні розуміти сенс кожного показника управлінського звіту, що використовується. До цих знань належить, зокрема, і знання управлінської облікової політики, оскільки від неї залежать значення більшості показників управлінської звітності.

Тому в рамках проекту щодо постановки та автоматизації управлінського обліку має бути заплановане навчання, у тому числі й керівників компанії. До речі, відсутність навчання в подібних проектах дуже негативно позначається на підсумкових результатах, проте дуже часто цьому питанню приділяється занадто мало уваги.

Таким чином, інформація, що міститься в управлінській звітності, має бути доступною для розуміння користувачам, знайомим із принципами управлінського обліку та основами економіки та фінансів.

Значимість управлінської звітності

Крім зрозумілості, управлінські звіти повинні мати ще одну важливу властивість – містити значну інформацію. Здавалося б, очевидно, що управлінська звітність готується до ухвалення рішень, а не просто для того, щоб бути. Проте досить часто управлінські звіти перевантажуються зовсім непотрібними даними.

Знову ж таки, однією з причин такої інформаційної перевантаженості управлінської звітності є відсутність необхідної підготовки та планування проекту щодо постановки управлінського обліку.

Зокрема класифікатор управлінської звітності заздалегідь не продумується, цілі звітів не визначаються і т.д. У результаті виходить так, що поступово майже всі управлінські звіти засмічуються зовсім непотрібною інформацією. Мається на увазі, що непотрібна для даного управлінського звіту.

До речі, любителі додавання до управлінських звітів додаткової інформації, так би мовити, про всяк випадок можуть скористатися можливостями програмних продуктів, які дозволяють виводити на екран не всі показники. З одного боку, можна одразу в налаштуваннях передбачити всі потенційно цікаві показники для конкретного звіту, але, з іншого боку, при його візуалізації висвічуватиме лише частина з них.

Слід зазначити, що значимість тієї чи іншої показника в управлінських звітах може залежати від періоду, протягом якого він складається. Наприклад, в одній компанії, що займається дорожнім будівництвом, апарат управління вимагав від своїх виробничих підрозділів (ДРСУ – дорожньо-ремонтні будівельні ділянки), що розкидані по всій області, щоденну управлінську звітність.

Зрозуміло, що видалені об'єкти потребують оперативного контролю. Але, як виявилося під час аналізу управлінської звітності, серед показників, які збиралися щодня, справді значущими були трохи більше 30%. Підготовка решти всіх щоденних звітів була просто неефективним витрачанням часу фахівців, які працюють у ДРСУ.

Отже, інформація, що міститься в управлінській звітності, має бути корисною для прийняття рішень та допомагати оцінювати минулі, справжні та майбутні події, підтверджувати чи виправляти минулі оцінки.

Надійність (достовірність) управлінської звітності

Надійність управлінської звітності також є цілком логічною характеристикою, як і попередні. Хоча одна з відмінностей управлінського обліку від бухгалтерського полягає в тому, що тут не завжди потрібна дуже скрупульозна точність.

Адже часом для керівника набагато важливіше отримати не абсолютно точний управлінський звіт, але в потрібний термін, ніж звіт, вивірений до копійки, але із запізненням. Дане зауваження зовсім не означає, що для управлінського обліку точність взагалі не має жодного значення.

Але найголовніше полягає в тому, що управлінська звітність має розкривати реальну діяльність та стан справ у компанії, бути вільною від суттєвих помилок.

Існують певні умови для забезпечення надійності управлінської звітності:

правдивість;

нейтральність;

переважання сутності юридичної форми;

обачність (консервативність).

Правдивість управлінської звітності

Правдивість означає, що управлінська звітність має правдиво відбивати операції та інші події, виходячи з яких вона підготовлена. Недостатня правдивість може бути зумовлена ​​труднощами ідентифікації подій та їхньої оцінки.

Таке може статися, наприклад, під час заповнення значень аналітик під час введення даних до облікової бази, особливо у випадках, коли з урахуванням первинних документів аналітику визначити неможливо.

Або може бути так, що оригінал первинного документа не надійшов у термін, а "внутрішня" первинка містила помилки.

Нейтральність управлінської звітності

Нейтральність передбачає те, що інформація, що міститься в управлінській звітності, має бути неупередженою і не повинна впливати на прийняття рішень з метою досягнення запланованого результату. Таке може досить часто зустрічатися у тих випадках, коли менеджери надто сподіваються на свою інтуїцію.

Тобто готове рішення вони вже мають у голові, а за допомогою управлінського звіту вони тільки хочуть підтвердити його правильність. У таких випадках може відбуватися "підгонка" управлінського звіту під готовий результат. Природно, що тут не йдеться про якесь свідоме спотворення даних.

"Припасування" може полягати, наприклад, у виключенні з управлінського звіту показників, які явно показують мінуси підготовленого або вже реалізованого рішення. Ще одним способом "припасування" може бути застосування іншої облікової політики при розрахунку деяких показників.

Адже одні й самі показники можуть мати різні значення при використанні різних принципів визнання та оцінки господарських операцій. Правда, такий спосіб "припасування" можна з успіхом застосувати, в основному, при розробці планової управлінської звітності (бюджетів), т.к. фактичні звіти можна отримати лише на основі вже введеної інформації, а отже, управлінську облікову політику при цьому змінити досить складно.

Щоправда, управлінську облікову політику спочатку можна обрати таким чином, щоб при її використанні показники, які цікавлять власників компанії, виглядали б привабливішими.

Переважання сутності юридичної форми управлінських звітів

Переважна більшість сутності над юридичною формою також є цілком логічною умовою забезпечення достовірності управлінської звітності.

Події повинні представлятися відповідно до їх економічної сутності та економічної реальності, а не тільки з їх юридичною формою, які не завжди відповідають одна одній.

Очевидно, що ця умова має пряме відношення до управлінської облікової політики, точніше кажучи – до можливих відмінностей управлінської облікової політики від бухгалтерської.

Обачність (консервативність) управлінської звітності

Обачність або консервативність управлінської звітності означає, що в умовах невизначеності необхідно бути обережними при формуванні суджень так, щоб активи не були завищені, а зобов'язання занижені.

При великій мірі невизначеності події повинні розкриватися лише у примітках до звітів. Іншими словами, управлінська звітність не повинна "прикрашатися" так, щоб вона більше сподобалася керівництву та/або власникам компанії.

Сумісність управлінської звітності

Така характеристика управлінської звітності, як сумісність, не менш важливою, ніж попередні три, розглянуті вище. Зрозуміло, що якщо формати управлінської звітності змінюватимуться надто часто, то буде дуже складно контролювати та аналізувати динаміку показників таких звітів.

Звичайно, не завжди з першого разу виходить розробити потрібну форму управлінського звіту. Щоб остаточно переконатися у повноті форми, зазвичай потрібно кілька разів скласти управлінський звіт, щоб на цифрах його обкатати.

При цьому можливі коригування форматів управлінської звітності, але надалі бажано не вносити зміни до форм управлінських звітів без необхідності. Така необхідність може бути обумовлена ​​зміною стратегії компанії, що може вимагати планування та контролю нових показників, яких раніше не було в управлінській звітності.

Так, у такому разі формати управлінських звітів можуть бути змінені, але все-таки компанія зазвичай не так часто змінює свою стратегію, тому форми управлінської звітності не повинні часто змінюватися.

Кількість та склад управлінської звітності може змінитися і з іншої причини. Якщо в компанії діє система бюджетного управління і модель планування з певних причин була деталізована, що призвело до виникнення нових бюджетів і нових показників, то, природно, при цьому потрібно буде збільшити кількість і склад фактичної управлінської звітності, щоб можна було отримувати план-фактні звіти для подальшого аналізу.

Такі дії, звичайно ж, можуть призвести і до зміни вже чинних форматів фактичної управлінської звітності.

Класифікація показників управлінської звітності за параметром "час"

Усі показники управлінської звітності за параметром "час" можна розбити на три групи:

інтервальні (оборотні);

миттєві (сальдові);

змішані.

Інтервальні чи оборотні показники управлінської звітності дають інформацію за певний період (день, тиждень, місяць, квартал, рік тощо). До таких показників можуть бути віднесені, наприклад, обсяг продажів, прибуток від реалізації, прибуток, фінансовий потік і т.д.

Миттєві чи сальдові показники управлінської звітності дають інформації на конкретний час. Такими показниками можуть бути, наприклад, залишок коштів, дебіторська/кредиторська заборгованість, товарно-матеріальні запаси тощо.

Змішані показники формуються з інтервальних та миттєвих. Прикладами таких показників може бути оборотність активів (всіх чи якихось елементів: дебіторську заборгованість, товарно-матеріальних запасів тощо.), рентабельність активів, рентабельність власного капіталу тощо.

Необхідно звернути увагу, що для аналізу управлінської звітності краще не використовувати в чистому вигляді миттєві показники, т.к. вони можуть дуже сильно змінюватись у кожному періоді. Краще спиратися на інтервальні або змішані (інтервальні разом з миттєвими) показники.

Наприклад, якщо у компанії зростає дебіторська заборгованість або товарний запас, то на підставі цієї інформації не можна зробити однозначного висновку. Якщо збільшується період оборотності дебіторської заборгованості чи товарно-матеріальних запасів, це явно негативна тенденція, але саме собою зростання дебіторки чи ТМЗ мало що говорить.

Класифікація управлінської звітності за тимчасовими характеристиками показників

Вся управлінська звітність за тимчасовими характеристиками показників може розбиватися на три основні групи:

фактична управлінська звітність;

планова управлінська звітність;

план-фактна управлінська звітність.

З назви цих груп звітів очевидно, яка інформація в них міститься. Але все-таки потрібно зробити кілька коментарів.

При формуванні фактичної та планової управлінської звітності повинна використовуватися та сама управлінська облікова політика компанії. В іншому випадку це важко аналіз план-фактної управлінської звітності.

Адже деякі план-фактні відхилення можуть виникати лише через відмінності в облікових політиках, які використовувалися при плануванні та обліку.

p align="justify"> При формуванні план-фактної управлінської звітності по центрах фінансової відповідальності (ЦФО) потрібно пам'ятати про те, що в цьому випадку необхідно використовувати принципи гнучкого бюджетування.

Таким чином, при формуванні план-фактних бюджетів ЦФО спочатку необхідно розрахувати гнучкий план, а потім уже розраховувати план-фактні відхилення. Якщо цього зробити, то оцінка результатів роботи ЦФО у звітному періоді буде некоректною.

Класифікатор управлінської звітності (за типами звітів)

Перед початком розробляти формати управлінської звітності, потрібно спочатку сформувати класифікатор звітів, тобто повний перелік всіх необхідних звітів з коротким описом їхнього змісту.

Звісно, ​​управлінські звіти можна класифікувати по-різному. Насправді не так важливо, яка конкретно класифікація буде використовуватися в кожній конкретній компанії. Головне, щоб її було проведено та чітко зафіксовано у відповідних регламентуючих документах.

Як правило, класифікація управлінської звітності міститься у Положенні про управлінський облік. Звичайно, що класифікація управлінської звітності повинна бути зручною для використання на практиці.

Приклад можливої ​​класифікації управлінських звітів подано на малюнку 1. Відразу слід зазначити, що назви груп звітів не є загальноприйнятими. Кожна компанія може використовувати свою класифікацію звітів.

Рис.1. Класифікація управлінської звітності

Хоча щодо фінансової звітності вже склалися певні стандарти. Тобто у кожній компанії незалежно від її напрямів діяльності, організаційної структури, бізнес-процесів тощо. повинні складатися три фінансові звіти: звіт про доходи та витрати, звіт про рух грошових коштів та баланс (див. Мал. 1).

Це потрібно для того, щоб контролювати фінансово-економічний стан компанії. Як правило, основними користувачами фінансових звітів є власники та генеральний директор компанії. Слід зазначити, що участь генерального директора у створенні форматів управлінської звітності, по крайнього заходу, фінансових звітів, є необхідною умовою успішності проекту з постановці управлінського обліку.

Це зовсім не означає, що генеральний директор сам повинен розробляти формати, але він повинен розглядати проекти форм управлінської звітності, які пропонують робоча група проекту з постановки управлінського обліку і, природно, повинен вникати в суть цих звітів.

Насправді однією з причин байдужості генерального директора в подібних проектах може бути його звичка керувати не системою, а "очима". Фінансовий директор однієї компанії на початку консалтингового проекту з постановки управлінського обліку скаржився нашій команді консультантів на генерального директора.

Він казав, що якщо оголосити генеральному директору, що той має розбиратися у трьох фінансових звітах, то, швидше за все, із цієї витівки нічого не вийде. Фінансовий директор пояснював, що вже кілька років робив подібні спроби, так би мовити, привчити генерального директора до використання управлінської звітності в управлінні компанією, але навіть один звіт – це дуже багато.

Нам дійсно знадобилося досить багато часу, щоб переконати генерального директора в тому, що по-іншому домогтися керованості фінансово-економічним станом, особливо в компаніях, що швидко ростуть, просто неможливо. Тому ми з ним проводили індивідуальні заняття спочатку щодо вивчення фінансових звітів, а потім і операційних.

До речі, фінансові звіти так називаються тому, що вони містять лише вартісні показники. Фінансові звіти, звичайно, можуть містити і відносні показники (наприклад, рентабельність продажів або рентабельність активів), але ці показники є похідними від вартісних.

Тобто у фінансових звітах немає показників, які вимірюються, наприклад, у штуках, кілограмах, кілометрах тощо. Усі статті фінансових звітів вимірюються у грошах. А ось в операційних звітах якраз крім вартісних показників можуть бути й натуральні.

Об'єкти управлінського обліку

Операційні звіти насправді можуть складатися з кількох груп (див. Мал. 1). Для того щоб легше розібратися в прикладі класифікації управлінських звітів, що розглядається, потрібно поєднати класифікатор управлінської звітності з класифікатором об'єктів обліку (див. Мал. 2).

Рис.2. Зв'язок класифікатора управлінських звітів та об'єктів управлінського обліку

Фінансові звіти складаються за таким об'єктом, як компанія загалом чи групою компаній, якщо йдеться про холдинг. До речі, складання консолідованої фінансової звітності з холдингу може бути досить складним завданням.

Якщо холдинг складається з компаній, які між собою ніяк не пов'язані на операційному рівні, завдання консолідації фінансової звітності вирішується досить просто. Якщо ж між компаніями холдингу здійснюються господарські операції, то в цьому випадку не все так очевидно, адже потрібно буде враховувати взаємні операції, щоб на рівні холдингу в консолідованій звітності не спотворити дані про доходи та витрати, активи та зобов'язання.

Отже, фінансові звіти надають інформацію про фінансово-економічний стан компанії загалом. Але щоб зрозуміти, чому вийшли саме такі значення показників фінансових звітів, необхідно зануритися на нижчий (операційний) рівень. Управлінські звіти нижнього рівня можуть бути різного типу, залежно від об'єктів обліку.

Серед об'єктів обліку нижнього рівня можуть бути виділені бізнес-процеси, проекти та підрозділи. Причому проекти можуть поділятися на поточні та інвестиційні. Справа в тому, що поточна діяльність, за рахунок якої компанія заробляє прибуток, може бути організована по-різному.

Одні компанії (процесні) заробляють у тому, що організували ланцюжок регулярних бізнес-процесів від постачання до продажу, інші (проектні) – у тому, що побудували систему виконання обмежених у часі дій (проектов). До процесних компаній можуть бути віднесені, наприклад, організації, що займаються масовим виробництвом, або торгові компанії, що займаються регулярними оптовими або роздрібними продажами.

Типовими представниками проектних компаній є будівельні організації, т.к. вони заробляють прибуток за рахунок будівництва та реалізації певних об'єктів. Будівництво таких об'єктів у цьому випадку – це і є поточні проекти. Як правило, всі ці об'єкти є унікальними, тому даний вид діяльності не можна вважати таким же більш-менш типовим, як масове потокове виробництво.

Насправді останнім часом дедалі сильніше виявляється тенденція стирання грані між процесною та проектною організацією поточної діяльності. Наприклад, деякі виробничі компанії можуть працювати з використанням позамовного принципу, який може розцінюватися як проектна діяльність. Серед будівельних компаній є такі, які регулярно будують більш-менш типові об'єкти, наприклад, вишки для стільникових операторів.

Таких більш-менш типових об'єктів у компанії протягом року може бути кілька сотень. Проте поточна діяльність будь-якої компанії більшою мірою стосується або процесної, або проектної. Це закладається в основу при розробці класифікатора об'єктів управлінського обліку та класифікатора управлінської звітності.

Таким чином, процесна компанія такого об'єкта, як поточні проекти, просто не має. Але, крім поточних проектів, незалежно від організації поточної діяльності, у будь-якій компанії можуть бути проекти розвитку. Ціль цих проектів принципово відрізняється від цілей поточних проектів.

Поточні проекти дозволяють компанії заробляти прибуток за рахунок наявного потенціалу, а проекти розвитку призначені для суттєвої зміни потенціалу компанії, що в майбутньому, звісно, ​​має позитивно позначитися на підсумковому фінансово-економічному стані компанії.

p align="justify"> Отже, для контролю поточної діяльності процесних компаній використовуються функціональні (процесні) управлінські звіти, які містять інформацію про фінансово-економічні показники, що характеризують ефективність реалізації бізнес-процесів. Кількість та склад функціональних звітів визначаються індивідуально у кожній компанії.

Для контролю поточної діяльності проектних компаній використовуються управлінські звіти щодо поточних проектів, що містять інформацію про фінансово-економічні показники, що характеризують ефективність реалізації бізнес-проектів.

Для контролю за ефективністю інвестиційної діяльності використовуються інвестиційні звіти, які містять інформацію про фінансово-економічні показники, що характеризують ефективність реалізації проектів розвитку.

І нарешті, для контролю роботи центрів фінансової відповідальності (ЦФО) використовуються звіти щодо ЦФО, які містять інформацію про фінансово-економічні показники, що характеризують ефективність роботи тих підрозділів, яким надано статус ЦФО.

Примітка: докладніше тема цієї статті розглядається на семінарі-практикумі