Як зробити формулу в Excel прихід витрати залишок? Ключові шаблони для ведення бюджету в Excel Грошовими потоками від поточних операцій є

План надходження та витрачання коштів розробляється на наступний рік у помісячному розрізі для того, щоб забезпечити облік сезонних коливань грошових потоків підприємства. Він складається з окремих видів господарську діяльність і з підприємству загалом. Враховуючи, що ряд вихідних передумов розробки цього плану мають слабопрогнозований характер, він складається зазвичай у варіантах - "оптимістичному", "реалістичному" і "песимістичному" Крім того, розробка цього плану носить багатоваріантний характер і за методами розрахунку окремих його показників.

Основною метою розробки плану надходження та витрачання коштів є прогнозування у часі валового та чистого грошових потоків підприємства у розрізі окремих видів його господарської діяльності та забезпечення постійної платоспроможності на всіх етапах планового періоду.

План надходження та витрачання коштів розробляється на підприємстві в такій послідовності:

У першому етапі прогнозується надходження і витрачання коштів у операційну діяльність підприємства, оскільки ряд результативних показників цього плану є вихідною передумовою розробки інших складових його елементів.

На другому етапі розробляються планові показники надходження та витрачання коштів по інвестиційній діяльності підприємства (з урахуванням чистого грошового потоку з операційної його діяльності).

На третьому етапі розраховуються планові показники надходження та витрачання коштів по фінансовій діяльності підприємства, яка покликана забезпечити джерела зовнішнього фінансування операційної та інвестиційної діяльності в майбутньому періоді.

На четвертому етапі прогнозуються валовий і чистий грошові потоки, і навіть динаміка залишків коштів у підприємству загалом.

I. Прогнозування надходження та витрачання коштів по операційній діяльності підприємства здійснюється двома основними способами:

1) виходячи з запланованого обсягу реалізації продукції;

2) виходячи з запланованої цільової суми чистого прибутку.

1. При прогнозуванні надходження та витрачання коштів по операційній діяльності виходячи з запланованого обсягу реалізації продукції розрахунок окремих показників плану здійснюється у такій послідовності.

Визначення планового обсягу реалізації продукції виходить з розробленої виробничої програмі (плані виробництва), що враховує потенціал відповідного товарного ринку.

Такий підхід дозволяє ув'язувати плановий обсяг реалізації продукції з ресурсним потенціалом підприємства та рівнем його використання, а також ємністю відповідного товарного ринку. Базовим показником розрахунку планової суми реалізації продукції виступає в цьому випадку запланований обсяг виробництва товарної продукції.

Із найбільш трудомістких етапів прогнозування грошових потоків підприємства. У його основі лежить калькулювання собівартості окремих видів продукції (виробничої та повної). До складу планової собівартості конкретного виду продукції включаються всі прямі та непрямі витрати на її виробництво та реалізацію. У найбільш загальному вигляді планова сума сукупних операційних витрат підприємства може бути представлена ​​наступним розрахунковим алгоритмом:

2. При прогнозуванні надходження та витрачання коштів по операційній діяльності виходячи з запланованої цільової суми чистого прибутку розрахунок окремих показників плану здійснюється у такій послідовності.

Визначення планової цільової суми чистого прибутку підприємства є найскладнішим етапом у системі прогнозних розрахунків грошових потоків.

Цільова сума чистого прибутку є плановою потребою у фінансових ресурсах, що формуються за рахунок цього джерела, що забезпечує реалізацію цілей розвитку підприємства в майбутньому періоді.

Результати прогнозних розрахунків цільової суми чистий прибуток підприємства у межах перелічених елементів дозволяють як сформувати вихідну базу планування його грошових потоків, а й визначити внутрішні пропорції майбутнього її використання.

Визначення планової суми операційних витрат із виробництва та реалізації продукції у своїй методі прогнозування носить узагальнений характер, оскільки передбачає, що виробнича програма під цільову суму прибутку ще сформована.

Розрахунок планової суми чистого грошового потоку ґрунтується на раніше розглянутих алгоритмах. Цей показник може бути визначений шляхом підсумовування цільової суми чистого прибутку та амортизаційних відрахувань або як різниця між сумою надходження та витрачання коштів у запланованому періоді.

ІІ. Прогнозування надходження та витрачання коштів по інвестиційній діяльності здійснюється методом прямого рахунку. Основою здійснення цих розрахунків є:

1. Програма реального інвестування, що характеризує обсяг вкладення коштів у межах окремих здійснюваних чи намічених до реалізації інвестиційних проектів.

2. Проектований до формування портфель довгострокових фінансових інвестицій. Якщо такий портфель для підприємства вже сформовано, то визначається необхідна сума коштів задля забезпечення його приросту чи обсяг реалізації інструментів довгострокових фінансових інвестицій.

3. Передбачувана сума надходження коштів від основних засобів і нематеріальних активів. В основу цього розрахунку має бути покладено план їхнього оновлення.

4. Прогнозований розмір інвестиційного прибутку. Так як прибуток від завершених реальних інвестиційних проектів, що вступили в стадію експлуатації, показується у складі операційного прибутку підприємства, у цьому розділі прогнозується розмір прибутку лише за довгостроковими фінансовими інвестиціями - дивідендами та відсотками до отримання.

5. Суми передбачених до виплати у плановому періоді основного боргу за довгостроковими та короткостроковими фінансовими кредитами та позиками. Розрахунок цих показників здійснюється на основі конкретних кредитних договорів підприємства з банками чи іншими фінансовими інститутами (відповідно до умов амортизації основного боргу).

6. Очікуваний обсяг дивідендних виплат акціонерам (відсотків на пайовий капітал). В основі цього розрахунку лежить запланована сума чистого прибутку підприємства та здійснювана ним дивідендна політика. Розрахунки узагальнюються у розрізі позицій, передбачених стандартом звіту про рух коштів підприємства з фінансової діяльності.

Результати розрахунків надходження та витрачання коштів у розрізі основних видів діяльності та по підприємству в цілому рекомендується узагальнювати у наступній плановій формі.

Особливості бюджетного планування під час кризи

Методика складання бюджету руху коштів, звіту про його виконання, платіжного календаря, реєстру платежів

Основні засади управління грошовими потоками

Документи, що використовуються для планування грошових потоків

Інструменти побудови ефективної системи бюджетного управління

Система бюджетного управління сприймається як засіб фінансового планування та контролю, як гарантія забезпечення платоспроможності підприємства.

Бюджетне управління (бюджетування)ґрунтується на фінансових планах — бюджетах.

Інформація про грошові потоки, яка дозволяє оцінити здатність підприємства генерувати кошти та проаналізувати ці грошові потоки, консолідується за допомогою бюджету руху коштів (БДДЗ).

БДДС відображає рух грошових коштів (за розрахунковим рахунком та/або каси) - плановані надходження та витрачання коштів, тобто фінансові можливості підприємства в цілому.

Внаслідок ефективного управління грошовими потоками:

• підвищується фінансова адаптивність підприємства;
• балансуються надходження та витрата коштів;
• забезпечується маневреність коштів (наприклад, надлишок коштів можна інвестувати;
• підвищуються ліквідність та платоспроможність підприємства.

Класифікація грошових потоків

Грошові потоки підприємства поділяються на грошові потоки від поточних, інвестиційних та фінансових операцій.

Грошові потоки організації від операцій, пов'язаних із провадженням звичайної діяльності, що приносить виручку, класифікуються як грошові потоки від поточних операційЯк правило, вони формують прибуток (збиток) підприємства від продажу.

На основі інформації про грошові потоки від поточних операцій можна визначити рівень забезпеченості підприємства грошовими коштами — чи достатньо їх для погашення кредитів, підтримки діяльності на рівні, виплати дивідендів та нових інвестицій без залучення зовнішніх джерел фінансування.

Грошовими потоками від поточних операцій є:

• надходження від продажу покупцям (замовникам) продукції та товарів, виконання робіт, надання послуг;
• надходження орендних платежів, комісійних та інших аналогічних платежів;
• платежі постачальникам (підрядникам) за сировину, матеріали, роботи, послуги;
• оплата праці працівників підприємства, а також платежі на їх користь третім особам;
• платежі прибуток (крім випадків, коли прибуток безпосередньо пов'язані з грошовими потоками від інвестиційних чи фінансових операцій);
• сплата відсотків за борговими зобов'язаннями, за винятком відсотків, що включаються до вартості інвестиційних активів;
• надходження відсотків за дебіторською заборгованістю покупців (замовників);
• грошові потоки за фінансовими вкладеннями, які купуються з метою їх перепродажу в короткостроковій перспективі (як правило, протягом трьох місяців).

Грошові потоки підприємства від операцій, пов'язаних із придбанням, створенням або вибуттям необоротних активів, класифікуються як грошові потоки від інвестиційних операцій. Це:

• платежі постачальникам (підрядникам) та працівникам організації у зв'язку з придбанням, створенням, модернізацією, реконструкцією та підготовкою до використання необоротних активів, у тому числі витрати на науково-дослідні, дослідно-конструкторські та технологічні роботи;
• сплата відсотків за борговими зобов'язаннями, що включаються до вартості інвестиційних;
• надходження від продажу необоротних активів;
• платежі у зв'язку з придбанням акцій (часткою участі) в інших організаціях, за винятком фінансових вкладень, що купуються з метою перепродажу у короткостроковій перспективі;
• надання позик іншим особам;
• повернення позик, наданих іншим особам;
• платежі у зв'язку з придбанням та надходженням від продажу боргових цінних паперів, за винятком фінансових вкладень, що купуються з метою перепродажу в короткостроковій перспективі;
• дивіденди та аналогічні надходження від пайової участі в інших організаціях;
• надходження відсотків за борговими фінансовими вкладеннями, за винятком придбаних з метою перепродажу у короткостроковій перспективі.

Інформація про грошові потоки від інвестиційних операцій показує рівень витрат за придбання чи створення необоротних активів, які забезпечують грошові надходження у майбутньому.

Грошові потоки від операцій, пов'язані із залученням фінансування на борговій або пайовій основі та призводять до зміни величини та структури капіталу та позикових коштів організації, класифікуються як грошові потоки від фінансових операцій:

• грошові вклади власників (учасників), надходження від випуску акцій, збільшення часток участі;
• платежі власникам (учасникам) у зв'язку з викупом у них акцій (часткою участі) організації або їх виходом зі складу учасників;
• сплата дивідендів та інших платежів щодо розподілу прибутку на користь власників (учасників);
• надходження від випуску облігацій, векселів та інших боргових цінних паперів;
• платежі у зв'язку з погашенням (викупом) векселів та інших боргових цінних паперів.

Інформація про грошові потоки від фінансових операцій дозволяє прогнозувати вимоги кредиторів та акціонерів (учасників) щодо майбутніх грошових потоків організації, а також потреби організації у борговому та пайовому фінансуванні.

Зверніть увагу!

Грошові потоки підприємства, які можуть бути однозначно класифіковані відповідно до розглянутої класифікацією, класифікуються як грошові потоки від поточних операцій.

Складаємо бюджет руху коштів

Для складання БДДС можна використовувати:

• універсальні програми, придатні для вирішення будь-яких економічних завдань (наприклад, MS Excel);
• спеціалізовані програми для бюджетування (наприклад, 1С).

Ми складемо БДДЗ за допомогою MS Excel.

Етапи планування руху коштів

Упорядкування БДДС, своєчасні коригування залежно від відхилень планових значень від фактичних дозволять ефективно управляти грошовими потоками підприємства.

Крім річного бюджету необхідно складати БДДС на рік з обов'язковим розбиттям по місяцях прямим методом (табл. 1), тобто шляхом прогнозування очікуваних надходжень та витрат. Так ви зможете у тому числі проаналізувати, з чим пов'язані надходження та витрачання коштів.

Таблиця 1

БДДС (фрагмент)

Але й помісячного планування недостатньо для ефективного бюджетного управління — рекомендуємо, крім БДДС з розбивкою по місяцях, також складати звіти про виконання БДДС, платіжний календар, реєстри платежів тощо.

Планування руху коштів у кризу

Використовувати типові методи планування витрачання та надходження коштів у кризу – помилка.

Насамперед — через погіршення платіжної дисципліни та високу ймовірність касових розривів, тобто таких ситуацій, за яких підприємство не має достатньої кількості вільних коштів, щоб здійснити обов'язковий платіж.

Щоб вирішити проблему касових розривів, деякі підприємства беруть банківські кредити, позики, випускають акції, використовують інші методи залучення коштів.

У такій ситуації обов'язково проводити план-фактний аналіз виконання бюджету за місяцями, днями, тижнями чи іншим звітним періодом. Чим частіше проводитиметься такий аналіз, тим краще.

У локальному нормативному акті пропишіть терміни проведення аналізу, розробте та впровадьте на підприємстві форму звіту про виконання БДДС, наприклад, щомісяця, для подання керівнику підприємства (табл. 2).

На підставі БДДС та звіту про його виконання рекомендується переглядати бюджет та вносити коригування відповідно до отриманих фактичних показників.

До уваги

При плануванні грошових потоків варто особливу увагу приділяти замовникам (клієнтам, покупцям), які мають найбільшу питому вагу від усього обсягу грошових коштів, що надходять, та/або товару з найбільшим попитом.

У кризу переваги потенційних споживачів можуть сильно змінитися. У такому разі необхідно виділити нові категорії продукції, що мають найбільший інтерес у покупців, та сконцентрувати увагу саме на них.

Щоб щоденно контролювати платоспроможність підприємства, необхідно постійно стежити і за розмірами боргів перед іншими підприємствами. Стежити за відхиленнями платежів, моніторити залишки на рахунку 51 «Розрахункові рахунки» та/або 52 «Валютні рахунки» допоможе план платежів.

Складайте як план платежів, а й платіжний календар (оперативний план руху коштів; табл. 3), у якому відображатимуться як витрати, і надходження.

Платіжний календар варто вести щодня і наприкінці звітного дня або на початку наступного вивчати відхилення, виявляти та усувати їх причини.

Таблиця 3

Платіжний календар на 21.03.2017

№ п/п	Стаття	Контрагент	Призначення платежу	сума, руб.	Наявність прострочення	Примітка
	ПЛАТЕЖІ
	Сировина і матеріали	ТОВ «Бета»	оплата поставки за рахунком 1 від 16.01.2017
		ТОВ «Гамма»	оплата поставки за рахунком 2 від 23.12.2016
	Електроенергія	Електрозбут	оплата електроенергії
	Теплоенергія	Теплопостачання	оплата теплоенергії
	Водопостачання	Водопостачання	оплата водопостачання
	Канцелярія	ТОВ «Омега»	щомісячне придбання канцелярських товарів
	РАЗОМ витрата
	НАДХОДЖЕННЯ
	Реалізація продукції	ТОВ «Пріма»	оплата робіт за договором №212 від 14.02.2016
		АТ «Контекст»	оплата робіт за договором №74/11 від 16.11.2016
	РАЗОМ прихід
	Перевищення платежів над надходженнями
	Перевищення надходжень над платежами

Як бачимо, на початок робочого дня 21.03.2017 на рахунку підприємства має бути не менше ніж 101 400 руб. В іншому випадку доведеться чекати на платежі від контрагентів, які, можливо, можуть прийти під кінець робочого дня. Оскільки багато банків не проводять платежі після 16.00, то й наступного робочого дня.

Якщо немає необхідного залишку та надходжень (відображаються за дебетом рахунки 51 «Розрахункові рахунки»), борги перед контрагентами зростатимуть. Показник залишків на початок робочого дня за рахунком 51 «Розрахункові рахунки» також можна включити до плану платежів, щоб контролювати їхнє витрачання.

Якщо коштів щодо платежів недостатньо, варто подивитися оборот за цим рахунком за попередній день: у дебеті відображається прихід, а кредиті — витрата.

Якщо коштів на погашення платежів не вистачає, класифікуйте всі платежі за строковістю погашення, рівнем штрафних санкцій, розміром платежів та необхідністю проведення цієї оплати у визначений день (наприклад, необхідно терміново сплатити поставки сировини або матеріалів, щоб виробничий процес був безперебійним).

Для більш ефективного управління грошовими потоками встановіть у платіжному календарі ліміти, щоб ефективно управляти витратами.

За допомогою платіжного календаря ви зможете забезпечити необхідний залишок коштів на рахунку та/або у касі на певну дату.

Оцінюючи платоспроможності підприємства не обійтися без аналізу дебіторську та кредиторську заборгованість.

Дебіторська заборгованість — сума коштів, яку мають підприємству дебітори. Кредиторська заборгованість — сума коштів, яку має саме підприємство.

Поява дебіторської чи кредиторської заборгованості неминуча через тимчасовий розрив між платежами та передачею готової продукції (виконаної роботи, наданої послуги).

Звіти про заборгованість складаються на певну дату (табл. 4). А сам факт заборгованості як кредиторської, так і дебіторської виникає після придбання товарів, надання послуг або виконання робіт і до її погашення.

Основні завдання обліку кредиторської та дебіторської заборгованості:

• облік інформації про стан розрахунків;
• контроль за виконанням обов'язків.

Дебіторська заборгованість у бухгалтерському балансі відображається як власні кошти підприємства, а кредиторська — як позикові кошти. Тому аналіз заборгованостей підприємства насамперед необхідний визначення його платоспроможності.

Таблиця 4

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованості на 21.03.2017

№ п/п	Дебітори/ Кредитори	сума, руб.	Відвантаження		Здійснена оплата (авансування)		Сума заборгованості на 21.03.2017
			Дата	сума, руб.	Дата	сума, руб.
	Дебітори
	ТОВ «Бета»
	ТОВ «Гамма»
	ТОВ «Омега»
	Кредитори
	ТОВ «Норман»
	ТОВ «Діксіт»

Включайте до звіту про дебіторську та кредиторську заборгованість не тільки постачальників сировини та матеріалів, необхідних для безпосереднього виконання робіт основної діяльності підприємства, а й постачальників електроенергії, води, зв'язку, транспортні організації, організації, що надають комунальні послуги, тощо.

При управлінні заборгованістю особливу увагу варто приділяти найдавнішим боргам та найбільшим сумам заборгованості.

Рівень платоспроможності та фінансової стійкості підприємства безпосередньо залежить від швидкості оборотності дебіторської та кредиторської заборгованості.

Коефіцієнт оборотності кредиторської заборгованості(До ОКЗ) розраховується як ставлення виручки від середнього значення кредиторську заборгованість. Показує, скільки разів підприємство погасило свою кредиторську заборгованість за аналізований період.

Коефіцієнт оборотності дебіторської заборгованості(Додз) дорівнює відношенню виручки від реалізації до середнього значення дебіторської заборгованості. Показує швидкість трансформації товарів (послуг, робіт) підприємства на кошти.

Розрахуємо коефіцієнти оборотності за звітний 2016 р. для підприємства, що аналізується:

До ОКЗ = стор. 2110 ф. 2 / ((стор. 1520 ф. 1 на початок періоду + стор. 1520 ф. 1 на кінець періоду) / 2) = 188537 / ((39770 + 42391) / 2) = 4,6;

До ОДЗ = стор. 2110 ф. 2 / ((стор. 1230 ф. 1 на початок періоду + стор. 1230 ф. 1 на кінець періоду) / 2) = 188537 / ((26158 + 29286) / 2) = 6,8.

Нормативів значень для коефіцієнтів оборотності немає, позитивною тенденцією є зростання значень. Що значення коефіцієнта оборотності кредиторську заборгованість, то вище платоспроможність підприємства, що стоїть значення коефіцієнта оборотності дебіторську заборгованість, то вище швидкість обороту коштів між аналізованим підприємством та її контрагентами.

Добре, якщо значення ОКЗ більше значення ОДЗ. Дотримання такої нерівності збільшує рентабельність підприємства.

Ще один документ, який необхідний не лише у кризовій ситуації, — реєстр платежів. Він являє собою таблицю, в яку вносяться всі заявки, що надійшли на платежі від усіх структурних підрозділів підприємства.

Реєстри платежів можуть складатися за касовими операціями та за розрахунковим рахунком.

Узгоджений із головним бухгалтером реєстр платежів затверджується керівником підприємства.

Найчастіше на підприємствах у кризу розробляється та затверджується такий локальний нормативний акт, як положення про планування руху коштів. У ньому розкривають методику формування бюджету руху коштів, особливості план-фактного аналізу, вказують терміни подання, обов'язки та відповідальність відповідних посадових осіб, наводять перелік та бланки всіх необхідних звітних документів.

Таке становище обов'язково до застосування всім структурних підрозділів підприємства міста і значно спрощує управління грошовими потоками.

Система бюджетування необхідна для побудови раціональної системи управління грошовими потоками та ефективної роботи підприємства загалом. Вона дозволяє здійснювати довгострокові, короткострокові та оперативні плани, контролювати показники платоспроможності, ліквідності та фінансової стійкості.

Основні етапи управління грошовими потоками:

• аналіз грошових потоків підприємства за попередні періоди (не все доцільно проводити в кризову ситуацію, оскільки показники попередніх періодів сильно відрізнятимуться);
• класифікація та структуризація грошових потоків підприємства;
• визначення оптимального рівня коштів та встановлення лімітів грошових коштів на певний період;
• планування грошових потоків.

Висновки

Основа бюджетного управління - бюджет руху коштів, який відображає заплановані надходження та витрачання коштів у процесі підприємницької діяльності.

БДДС є основним, але далеко не єдиним документом, який дозволяє побудувати ефективну систему управління грошовими потоками. Крім нього обов'язково потрібні звіт про виконання БДДС, платіжний календар та реєстр платежів.

Тільки комплексне застосування розглянутих документів дозволить контролювати та прогнозувати грошові потоки.

Варто пам'ятати, що дефіцитний грошовий потік, ні надлишковий не дозволить підприємству ефективно функціонувати. У разі дефіциту грошового потоку можна залучити позиковий капітал, знизити витрати підприємства чи скоротити інвестиційну програму, і навпаки, зайві кошти можна інвестувати, спрямувати розширення бізнесу чи рахунок погашення заборгованостей (за їх наявності).

Для планування грошових потоків підготуйте щоденний план грошових надходжень. Для цього призначте відповідального співробітника, який щоденно фіксуватиме фактичні дані у плані. Відпрацюйте інформаційний обмін та регулярно контролюйте його якість.

Важливо, щоб грошовий потік у компанії, що формуєте за рахунок надходжень від основної діяльності, покривав поточні витрати. Точніше спланувати їх допоможуть невеликі хитрощі, запозичені з кризового досвіду 1998 року. Щоправда, щоб їх застосувати, фінансовому директорові доведеться розширити межі своїх функцій.

Як краще деталізувати інформацію для достовірного планування грошових потоків

План надходження коштів від основної діяльності - це похідна від плану продажу. У кризовій ситуації планування, що ґрунтується на досягнутих результатах, не працює. Різко зростають ризики та нормативи оборотності дебіторської заборгованості, а платіжна дисципліна клієнтів падає. Щомісяця коригувати бюджет у таких умовах недостатньо. Слідкуйте за змінами щодня, щоб перед очима був актуальний фінансовий план.

За підсумками отриманого на даний момент факту та з урахуванням особливостей вашого бізнесу перегляньте бюджет руху коштів на залишок року.

Перші два місяці розпишіть по днях і найнижчому рівню з можливих об'єктів обліку. Це той ступінь деталізації, який компанія може собі дозволити. Наприклад, раніше планували за групами магазинів у містах. А тепер докладно вкажіть передбачувані надходження за категоріями товарів для кожної торгової точки.

Третій і четвертий місяці розпишіть понеділок і за найнижчим рівнем з можливих об'єктів обліку. Далі плануйте щомісяця як цільові показники без зайвої деталізації.

Основне завдання – локалізувати «гірські піки» та «альпіністів». "Гірські піки" - це регулярні парафії від основної діяльності. "Альпіністи" - джерела таких надходжень: великі клієнти або товари, які користуються найбільшим попитом. Якщо у вас сфера діяльності «В2В», то плануєте в розрізі: клієнт/договір/замовлення (етап). Якщо «В2С» — то в розрізі: філія (магазин)/категорійна група товару/вид товару/ціновий сегмент/марка.

Коли фірма невелика, всі ці додаткові заходи можна зробити самостійно разом із економістом. Якщо компанія середня чи велика, то створіть робочу групу у тому, щоб підвищити точність планування грошових надходжень. До неї увімкніть:

• економіста, який займається бюджетним контролем та управлінським обліком, проводить план-факт аналіз.
• комерсанта, який добре знає клієнтів, або бізнес-аналітика, якщо працюєте в «B2С» сегменті.
• спеціаліста з IT, який розбирається в обліковій базі та може витягувати з неї конкретні дані та звіти.

Економістам доручіть вивчити докладну статистику з минулих продажів та підготувати для вас звіт, в якому вказати: які клієнти за якими товарними категоріями в яких магазинах та регіонах найбільше купували. Потім зверніться до комерсантів і маркетологів з питанням, які товарні категорії більш затребувані в поточній ситуації та з найбільшою ймовірністю матимуть успіх. Саме надходження від контрагентів, які набували цієї продукції у великих обсягах, і потрібно поставити в новий план і щодня контролювати.

Приклад 1

У другій половині 90-х я працював у компанії, яка займалася оптовою торгівлею побутовою хімією, парфумерією та іншими товарами. У зоні моєї відповідальності був і облік товарного руху — закупівля та реалізація. Надходження грошей планували "від досягнутого". При цьому додавали відсоток від очікуваного зростання з урахуванням розширення орендованих складських площ, збільшення операторів у залі витягу товарів та додаткових номенклатурних позицій. Приклад звіту за таким планом наведено в таблиці 1.

Економічна криза у серпні 1998 року змінила правила гри. Продажі встали. Нам довелося переглядати плани IV квартал 1998 року. Раніше їх робили у сумових обсягах у щотижневій розбивці. У нових умовах почали готувати звіт щодня і відбивати у ньому надходження від великих покупців. Для кожного на дату передбачуваної оплати складали детальний план. У ньому розписували передбачувану покупку з категорією, видом, маркою, обсягом та вартістю товару. Перший місяць після початку кризи планувався днями.

Нові звіти нагадували матрьошку. Спочатку для великих клієнтів аналізували минулу інформацію та складали план продажівна дату за основними товарними позиціями, які він раніше закуповував (див. табл. 2).

У таблиці видно, що клієнт приїде та придбає конкретний товар за вказаною ціною. Є й інший товар, який не могли прогнозувати. По кожному великому клієнту робили таку таблицю попри всі дати планованих покупок.

Великі клієнти приїжджали раз на тиждень чи двічі на місяць. Ціни ми купували з поточного прайс-листа. Товарні позиції з великих і частих закупівель клієнта. Також додавали позицію «інший товар», яка дозволяла підігнати очікувану суму закупівлі. Потім планові дані щодо основних клієнтів збирали у підсумковий звіт (див. табл. 3).

У тижневому звіті передбачили рядок для дрібних або погано прогнозованих клієнтів. Їх вносили у сумових значеннях. У планових формах також з'явилися дані щодо клієнтів, товарних позицій, термінів та сум. Надалі при ітераціях планування до форматів звітів додавали нові облікові регістри. Так ми змогли деталізувати дані та аналізувати відхилення факту від плану у вужчих розрізах та оперативно реагувати на зміну ситуації.

Таблиця 1. Початковий формат звіту за плановими показниками надходжень за липень 1998 року

Таблиця 2. План продажів по клієнту ТОВ «Регіональний оптовик» станом на 1 вересня

Таблиця 3. Підсумковий звіт з основних клієнтів, тис. руб.

Покупці						Разом (за контрагентом):
«Регіональний оптовик» ТОВ
«Все для господині» ТОВ
«Побутова хімія Південь» ТОВ
Іванов І. І. ІПП
Петров С. С. ІП
«1000 дрібниць для дому» ЗАТ
Інші клієнти
Разом (за день):

Як зробити план надходження коштів ковзним

Інструментарій плану продажу, що регулярно переглядається, не новий. Особливість мого підходу – частота перегляду. Щодня співробітник фінансової служби вносить факт минулого дня і править планові дані з урахуванням нової інформації, що надійшла.

Переглядайте на предмет гірських піків не весь план продажу компанії, а коригуйте саме бюджет руху коштів як особистий інструмент фінансового директора. Проводьте план-факт аналіз щонайменше раз на тиждень. Оптимально два рази: у п'ятницю ввечері на наступний тиждень і в середу ввечері на дні, що залишилися. Це потрібно для того, щоб завжди знати, чи вистачає вашій компанії коштів з урахуванням поточних зобов'язань, чи ви наближаєтеся до небезпечного порога. Контролюйте як підсумкову величину внесених коригувань, а й їх причини.

Приклад 2

Припустимо, 1 вересня мав приїхати регіональний партнер та придбати велику партію товару на 100 тис. руб. Це «гірський пік». При порівнянні факту із планом видно, що товар не реалізований, гроші не надійшли.

Потрібно з'ясувати причину. Наприклад, клієнт закрив бізнес. Отже, слід скоригувати бюджет руху коштів: виключити із нього 100 тис. крб. Якщо клієнт затримується і приїде 4 вересня, але готовий витратити лише 80 тис. руб., то оновіть бюджет руху грошей з урахуванням цієї інформації

Через місяць подивіться, чи правильний підхід ви вибрали. Проаналізуйте ще раз ситуацію разом із робочою групою. Уточніть, чи клієнтів і категорії товарів ви віднесли до «альпіністів». Ймовірно, прогнози попиту змінилися і потрібно при плануванні сконцентруватися на іншій продукції. Зробивши кілька таких ітерацій, ви зможете з високою точністю прогнозувати надходження коштів. У результаті підвищите достовірність платіжного календаря компанії та швидко виявите проблемні зони.

Приклад 3

Наші фактичні продажі вересня 1998 року були далекі від планових показників переглянутого бюджету. Стало зрозуміло, що контролювати план раз на місяць недостатньо. Ми перейшли на ковзний бюджет. Бюджет руху коштів перетворився на гібрид плану продажу та платіжного календаря, куди ми оперативно вносили зміни. Я отримував фактичні дані про оплату та відвантаження раз на тиждень: по понеділках, після того, як у систему потрапляла банківська виписка за п'ятницю минулого тижня.

Приклад звіту за планом тиждень представлений у таблиці 4. Він призначений для порівняльного аналізу оплат і відвантажень компанії. У «План надходжень (відвантаження)» потрапляла сума відвантаження за день з таблиці 3. При цьому окремо враховували умови оплати за договорами — відстрочення платежів, аванси, і якщо оплата за відвантаження була запланована на пізніший час, то вказували її окремо у рядку « План платежів (оплата)». Сума за рядком «План залишку» дорівнює різниці між «План надходжень (відвантаження)» та «План платежів (оплата)». Усі фактичні дані вносили у міру появи. Користувалися звітом так. 1 вересня мав приїхати клієнт та придбати продукцію на 120 тис. руб. За фактом він купив лише на 70 тис. руб. Дізналися причини та в залежності від них внесли зміни до бюджету руху коштів на майбутні періоди. Аналогічно надаємо з даними щодо відвантаження по решті днів і з прогнозними відомостями з платежів.

Таблиця 4. Підсумковий звіт на тиждень, тис. руб.

План надходжень (відвантаження)
Факт надходжень (відвантаження)
Відхилення
План платежів (оплата)
Факт платежів (оплата)
Відхилення
План залишку
Факт залишку
Відхилення

Будьте чутливі до будь-якої зміни у плані та намагайтеся з'ясувати справжні причини. Ви можете інтерпретувати їх так, як не зможе комерційна служба.

Приклад 4

Фінансовий директор телекомунікаційної компанії "Смартфон" з'ясував, що запланованого 20 червня надходження від важливого корпоративного клієнта в розмірі 600 тис. руб. не буде. Він дізнався у комерсантів, що контрагент пішов до конкурента «Дзвінок». Потім зв'язався з фінансовою службою клієнта та уточнив, з якої причини. Виявилося, що конкурент запропонував велику знижку, оскільки йому надають фінансування акціонери. А у «Смартфону» у портфелі короткострокові та дорогі кредити. Поточна структура витрат не дозволяє надавати великі знижки та на рівних конкурувати зі «Дзвінком». Фінансовий директор разом із генеральним повідомили власникам про цю ситуацію, обґрунтували раптове падіння грошових надходжень та запропонували можливе рішення. Щоб фірма конкурувала на ринку на рівних умовах, потрібно замінити короткострокові банківські кредити за ставкою 22 відсотки на фінансування від акціонерів за ставкою на п'ять відсотків.

Що допоможе підвищити реалістичність плану продажу

Як правило, план продажу компанії – це не тільки інструмент. , а й основа для мотивації топ-менеджерів та багатьох інших співробітників. Тому є ризик, що система мотивації, що діє, негативно позначиться на точності планування надходжень грошей. Краще змінити алгоритм розрахунку КПЕ, щоб вони не були прив'язані до цього показника.

Приклад 5

Факт продажів вересня 1998 року гостро поставив питання якості планування. Наша компанія намагалася вижити, потрібні були реалістичні прогнозні показники надходжень грошей. Від них дуже багато залежало: обсяги закупівель, оренда складів, чисельність персоналу, обсяги оборотного капіталу. При цьому варіант від досягнутого не підходив. Тоді ми проаналізували склад основних великих покупців та налагодили збір інформації щодо планів закупівель. Запитували, коли вони збираються в нас купувати наступного разу, на яку суму та який товар. Інформацію відображали у планових показниках. Головне, не перетворювати це на зобов'язання для клієнта. Завдяки відкритому обміну даними зробили планування більш точним та вибудували довірчі стосунки з партнерами. Згодом клієнти ділилися не лише планами із закупівель, а й побажаннями щодо асортименту та сервісу, оцінювали ситуацію на місцях, робили зустрічні пропозиції щодо співпраці у нових напрямках.

На яких продажах сфокусуватись

При плануванні грошових надходжень необхідно сконцентруватися насамперед основних продуктів, клієнтах і каналах продажів. Для цього використовуйте . Він ґрунтується на принципі італійського економіста Вільфредо Парето. Вчений сформулював правило: відстеження невеликої кількості елементів дозволяє керувати ситуацією загалом. Тому контролюйте дані щодо основних клієнтів (номенклатурних позицій, каналів продажів), які формують більшу частину загального обсягу надходжень грошей.

При плануванні враховуйте, що знання про минулі ключові об'єкти можуть у кризу виявитися неактуальними. Покупці змінюють свої переваги та стратегію споживання. Виявіть нові категорії товарів, які забезпечують основний приплив грошей, та сконцентруйте увагу на них.

Автоматизуйте процес планування надходження коштів. Не важливо, на якій платформі ви це зробите. Важливо, щоб система видавала необхідні звіти.

Постарайтеся під час планування надходжень коштів поглянути стандартні процеси під іншим кутом, вийти із зони комфорту і врахувати описані нюанси.

Підготовлено за матеріалами журналу

Шаблони Excel для контролю витратвідіграють важливу роль у бухгалтерському обліку, тому що вони допомагають бути в курсі фінансового становища. Ці
не тільки служать для контролю фінансів підприємства, але і для контролю особистих витрат. Таким чином, завдяки реєстру витрат та доходів у розрахункових листах ми можемо щодня вести облік сімейного бюджетута підприємства. Крім цього, він служить як доповнення до розрахунку .

Як контролювати витрати в Excel

Для того щоб контролювати витрати в Excel, потрібно реєструвати в розрахункових аркушах витрати та прибутки, а потім взяти різницю між ними за допомогою функцій Excel. Це дозволяє бачити руху приходу та догляду коштів. Крім цього ми можемо розрахувати та спланувати наступні дії залежно від фінансового стану, оскільки за допомогою розрахункового листа витрат та доходівми маємо можливість також знати, чи добре ми керуємо нашим капіталом і чи потрібно змінити наш спосіб дій, оскільки різниця може бути позитивною чи негативною.

Контроль витрат у Excel для скачування

Немає необхідності вміти користуватися програмою Excel для того, щоб контролювати витрати, оскільки є кілька варіантів зразків розрахункових листів для безкоштовного скачування, серед яких:

• Шаблони Excel для щоденних витрат
• Шаблони Excel для витрат та доходів компанії
• Шаблони Excel для контролю особистих витрат

Ви спитаєте, навіщо потрібно вести облік фінансів? Яка взагалі мета фінансового обліку? Почнемо з того, що однією з перших речей, яку треба зробити, це розібратися зі своїми фінансовими справами. Ви хочете дізнатися, куди йдуть ваші гроші? На що вони йдуть? Чи були думки про те, гроші витрачаються невідомо куди?

Мета фінансового обліку витрат та доходів

Поки ви не розумієте, що відбувається, як ви можете змінити це? Фінансовий облік доходів та витратнеупереджено покаже вам куди йдуть ваші гроші. Це як карта чи розклад, що покаже реальну ситуацію. Не дарма ж фінансовий облік ведуть навіть маленькі фірми та підприємства, не кажучи вже про великі. Як каже Роберт Кійосакі, відомий бізнесмен-інвестор та автор серії книг «Багатий тато рекомендує» — ставтеся до ваших фінансів як до бізнесу. У свою чергу наставник Роберта його «Багатий тато» говорив: «Щоб стати багатим, потрібно перш за все вчитися фінансової грамотності та вчитися читати цифри».

Після того, як отримаєте більш-менш ясну картину поточної фінансової ситуації за допомогою таблиці фінансового обліку, другим кроком буде зміна ситуації, напрямки руху туди, куди ви хотіли б йти (у бік багатства, наприклад).

Якщо ж ви не хочете стати багатим, тоді можна не морочитися з будь-якими обліками, далі витрачати все зароблене праворуч і ліворуч і брати необдумані кредити, щоб потішити своє его.

Однак, якщо ви опинилися на цьому сайті, то це не випадково і означає шукали ви придатну інформацію щодо особистих фінансів та вкладення грошей.

Після того, як людина почне вести таблицю обліку витрат і доходів хоча б місяць-два, можна буде зробити деякі висновки. Стане ясно, які витрати можна скоротити (безболісно) і що найбільше виймає гроші з вашої кишені. Це можуть бути дорогі покупки чи непогашені кредити чи розваги у клубах та ресторанах тощо. - Все покаже облік.

Ось у цьому й полягає мета фінансового обліку.

Тепер щодо самого обліку витрат і доходів.

1. Вести облік витрат і доходів зовсім не складно і не забирає багато часу — лише кілька хвилин на день.
2. Спочатку може бути незвично, але потім ви втягнетеся в цю справу і ймовірно, вам сподобається навіть вести облік.
3. Ведіть облік як вам зручно – записуючи в блокнот, за допомогою комп'ютера та спеціальних програм обліку фінансів типу «Домашня бухгалтерія».
4. Також, якщо ви товаришуєте з Екселем (програма Microsoft Excel), то рекомендую користуватися ним, бо по-перше дуже зручно, а по-друге, ви самі зможете налаштувати екселівську таблицю обліку витрат і доходів на свій смак.

Насамкінець наводжу вам зразок простенької таблички у форматі Ексель. Просто заносите туди свої витрати за категоріями (можете створювати свої). Наприклад, позавчора ви купили продуктів на 500 рублів, учора на 300, а сьогодні на 1000 рублів. Тоді в осередок "Їжа" впишіть "=500 +300 +1000", а Ексель вже сам вважає, що ви витратили 1800 рублів.